BPR: Planung von Arbeitsprozessen & Terminen (Lernfeld 3, Seite 107 ff.)
Aufgabenplanung (S. 109 - 114) Terminarten (S. 116 / 117) Hilfsmittel zur Eintragung & Überwachung von Aufgaben & Terminen (S. 120 / 121)
Aufgabenplanung (S. 109 - 114) Terminarten (S. 116 / 117) Hilfsmittel zur Eintragung & Überwachung von Aufgaben & Terminen (S. 120 / 121)
Kartei Details
| Karten | 50 |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | Berufskunde |
| Stufe | Berufslehre |
| Erstellt / Aktualisiert | 23.05.2015 / 14.11.2015 |
| Weblink |
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Hauptprinzip GTD-Methode (exaktj)
Nutzer notiert alle anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem und hat dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres frei, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.
GTD-Methode strebt an, ... (exakt)
den gesamten Arbeitsalltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen
Termine sind (exakt)
feststehende Zeitpunkte an denen etwas Wichtiges stattfindet
Wichtig bei der GTD-Methode ist ... (exakt)
ein regelmäßiges Abarbeiten & ein wöchentlicher Rückblick, um z.B. Unerledigtes auf die nächste Woche übertragen zu können
Bei der GTD-Methode benötigt man (5P)
- Posteingangskorb (als Eingangsbox) -> hier werden aufgelaufene Schriftstücke aufbewahrt
- ein Wiedervorlagesystem (z.B. Wiedervorlageboxen)
- Mappen zum Sammeln von Informationen
- eigenhändig geschriebene Listen (alle an einem Ort aufbewahren)
- Terminkalender / Zeitplanbuch
Fristen sind (exakt)
Zeiträume bis zu einem Termin
Kriterien Terminarten (6)
- Beweglichkeit
- Bedeutung
- Fristen
- Ort
- Verhältnis zur Arbeit
- Funktion bei der Terminüberwachung
Kriterium Beweglichkeit: welche Terminart + Definition & Beispiel (2P)
- fester Termin: findet so oder so statt, auch wenn eigene Teilnahme abgesagt wurde = z.B. Messe
- flexibler / variabler Termin: Gesprächspartner können Termin verschieben = z.. Kundenbesuch
Kriterium Bedeutung: welche Terminart + Definition & Beispiel (3P)
- dringend = Termin muss wahrgenommen werden (z.B. Zahlung fälliger Rechnung)
- wichtig = wichtig um Geschäftsbeziehung fortzusetzen (.z.B. Kundenbesuch eines Vertreters)
- zukunftsentscheidend = sehr wichtig für weitere Entwicklung, wie dieser Termin verläuft (z.B. Vorstellungsgespräch)
Kriterium Fristen: welche Terminart + Definition & Beispiel (4P)
- kurzfristig = Tage, Wohen (z.B. Gehaltszahlungstermin kurz vor Monatsende)
- mittelfristig: Monate, Quartal, Halbjahr (z.B. Quartalsmeeting)
- langfristig: Jahr (z.B. nächste Inventur in einem Jahr)
- längerfristig: mehrere Jahre (z.B. Zuarbeit zum Band über 100-jähriges Jubliäum)
Kriterium Ort: welche Terminart + Definition & Beispiel (2P)
- intern: Termin im Unternehmen/im Hause (wöchentliche Sitzung)
- extern: Termin außer Haus, wichtig: Pufferzeiten einplanen (z.B. Termin beim Kunden)
Kriterium Verhältnis zur Arbeit: welche Terminart + Definition & Beispiel (2P)
- geschäftlich: betrieblich bedingt (z..B. Steuerberaterinnenbesuch)
- privat: nicht betrieblich bedingter Termin (z.B. eigener Arzttermin)
Kriterium Funktion bei der Terminüberwachung: welche Terminart + Definition & Beispiel (3P)
- gesetzlich vorgeschriebener Termin: Termin, der durchs Gesetz vorgeschrieben
- Erledigungstermin: vereinbarter Termin zur Abgabe versprochener Ausarbeitung bei Projekten (z.B. Deadline für Marketing-Studie)
- Kontrolltermin: Termin für Prüfung eines Sachverhaltes mit Rücksprache (z.B. Betriebsprüfung durch Finanzamt)
was hat Vorrang: der feste oder der flexible Termin? (exakt)
der feste Termin hat Vorrang
was hat Vorrang: externe oder interne Termine (exakt)
externe Termine haben Vorrang vor internen Terminen
Definition Aufgabe (exakt)
Auftrag, den man sich entweder selbst vorgenommen oder als Verpflichtung übernommen hat
Strukturierungsmethoden von Aufgaben (7)
- To-do-Liste
- Pareto-Prinzip / 80:20-Regel
- Ziele setzen
- ABC-Analyse
- Eisenhower-Matrix
- ALPEN-Methode
- GTD-Methode
Wie wird die To-do-Liste sonst noch genannt? (2)
- Aufgabenliste
- Liste offener Posten
Was sind Deadlines (exakt)
Abgabetermine
Arbeitsschritte To-do-Liste (6P)
- Aufgaben ungeordnet auflisten
- nach Wichtigkeit durchnummerieren & neu aufschreiben
- Prioritäten evtl. farbig kennzeichnen (bessere Übersicht)
- Deadlines vermerken
- gleichartige Termine evtl. zusammenfassen & nacheinander abarbeiten
- erledigte Arbeiten durchstreichen / abhaken
elektronische Art To-do-Liste (exakt)
Microsoft Outlook
genauere Erläuterung Pareto-Prinzip (exakt)
steckt man gesamte Energie in Erledigung eher unwichtiger Dinge, bleibt keine Energie mehr für wichtige Dinge
Pareto-Prinzip: wieso auch 80:20-Regel genannt (exakt)
bereits 20% der richtig eingesetzten Zeit ergeben 80% des Ergebnisses
Pareto-Prinzip: wovon hängt Erfolg ab (exakt)
von der richtig eingesetzten Zeit
Ziele setzen: wieso muss geplant werden? (exakt)
um sich nicht im täglichen "Kleinklein" zu verzetteln muss man sich die Ziele vor Augen führen
Ziele im Berufsleben (2P)
- Unternehmensziele
- eigene berufliche Ziele
ABC-Analyse: wonach wird eingeteilt (2)
- Wert & Wichtigkeit
was ist bei der Analyse von Aufgaben nötig
sich Ziele zu vergegenwärtigen
A-Aufgaben werden auch ... genannt (3)
- Hauptaufgaben
- Kernaufgaben
- Schlüsselaufgaben
Können A-Aufgaben delegiert (= an andere weitergegeben) werden? (exakt)
nein, sie müsse selbst ausgeführt werden
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