Betriebswirtschaft Teil B

Manchmal unterbricht man sich selbst beim arbeiten. Z.B. wegen einem Telefon oder Post durchschauen usw. Jede unterbrechung brauch eine erneute Aufwärmphase bis man wieder richtig arbeiten kann. Mann sollte sich selbst disziplinieren und angefangene Dinge zu Ende machen. Wenn es einen Unterbruch braucht, dann an einer sinnvollen Stelle.

1. Damit man sich gedanklich darauf einstellen kann

Lesen, Umgang mit elektronischen Geräten, Aufschieben, Organisation, Delegieren, Nein-Sagen

1. Bei der Lesemethode oder bei der bearbeitung des Lesestoffes

2. Durch Lesetraining wird die Lesegeschwindigkeit erhöht. Auch wird der Verstehen- und Behaltungsgrad verbessert.

3. Überblick über die Papiere verschaffen und sie nach Wichtigkeit ordnen. 

4. Was muss man sofort lesen, weil man die Info für die tägliche Arbeit benötigt?

Was kann für ein Lesetag aufgehoben werden?

Was sollte man nur überfliegen und weitergeben?

Was kann man kopieren und so ablegen, dass man den Brief schnell findet?

Was kann ungelesen weitergegeben werdem oder ins Altpapier werfen?

4. Was muss man sofort lesen, weil man die Info für die tägliche Arbeit benötigt?

Was kann für ein Lesetag aufgehoben werden?

Was sollte man nur überfliegen und weitergeben?

Was kann man kopieren und so ablegen, dass man den Brief schnell findet?

Was kann ungelesen weitergeleitet oder gelöscht werden?

1.

- Alle aufegschobenen Aufgaben notieren und Argumente für das Aufschieben oder für die Erledigung aufschreiben.

- Schauen welche Argumente stärker sind und diese dann machen oder streichen

- Vielfach steigt die Motivation, ungeliebte und lange aufgeschobene Aufgaben schliesslich doch anzugehen, wenn man sich beim Erreichen jedes Teilzieles etwas gönnt. Z.B. ein Buch, ein Konzertbesuch usw.

Blätter einordnen und nach alphabet oder nach Kriterien ordnen.

Auch im Computer Ordnung halten, Dateien analog zu den schriftlichen ablegen.

Die ABC Analyse. Die Frage die man sich dort stellen kan ist: Warum gerade ich?

1. Wir möchten anderen helfen.

Wir wurden dazu erzogen, hilfbereit zu sein.

Wir freuen uns, dass wir unentbehrlich sind.

Wir wollen die anderen nicht beleidigen.

Wir haben Angst, nicht geliebt zu werden.

Man sollte nich immer nein sagen, jedoch auf die eigenen Vorteile schauen. Auch wir sind manchmal auf andere angewiesen. Es geht darum ein richtige Mass zu finden. Wir sollten jedoch nicht "Ja" sagen wenn wir "nein" meinen.

- Das Ziel der Besprechung muss klar sein. Bei der Einladung muss stehen, ob es um Informationen gibt, ein Problem gelöst werden muss oder eine Entscheidung getroffen werden soll.

- Das Treffen muss inhaltlich vorbereitet sein

- Der Beginn sowie das Ende der Besprechung muss nekannt sein. (Zeit von wann bis wann) Pünktlich anfangen und pünktlich aufhören

- Zu Beginn des Treffens muss bekannt sein, wie viel Zeit der einzelnen Punkte der Tagesordnung zur Verfügung steht.

- Ganz wichtig: Es muss festgehalten werden, was entschieden wurde bzw. worauf man sich geeinigt hat.

1. - Überlegen, was der Grund für das Gespräch ist und was erreicht werden soll.

- Unterlagen anschauen, die die Grundlage des Gespräches sein soll.

- Einwände und Fragen des Gesprächspartners vorauszusehen, und überlegen, wie ich reagieren könnte.

-  Nach einem kurzen Einstieg wie "Wie geht es Ihnen?" schnell zur Sache kommen. Sagen warum ich das Gespräch suche.

- Wenn das Gesprächsziel erreicht ist, Wiederholen was vereinbart wurde und wie es weiter geht. Evt. auch wer macht was bis wan?

- Noitzen vom Gespräch mache und zu den Unterlagen legen, falls man sie noch benötigt.

2. - Fragen nach dem Zweck des Besuchs/Anrufes

- Evt. um Geduld bitten, dass man die Unterlagen hervornehmen kann und kurz anzuschauen um aktuell zu sein

- Ziel des Gesprächs im Auge behalten. Anstehenden Fragen ausdiskutieren. Falls man keine Zeit hat, einen Termin vereinbaren.

Manuelle Instrumente wie Termin-Kalender oder Zeitplanbuch

Elektronische Instrumente wie Computerprogramme, Elektronische Organizer (PDA) oder Smartphones

1. Die Zuordnung von Daten und Wochentagen, die Platz für persönliche Einträg bieten (Termine, Notizen usw.) Tisch- und Taschenkalender haben häufig einen Informationsteil indem man z.B. Feiertage, Ferientermine, Vorwahle, Postgebühren usw. sieht. Auch erhalten sie meistens Jahresübersichten.

2. Ringbuch, Organisationsteil, Kalender

3. Gibt es teilweise mit Kunstleder. In verschiedenen Grössen zwischen DIN A7 und DIN A5. Meistens im A6 Format für z.B. die Innentasche der Jacke. Es sind Zeitplanbücher.

4. Register / Besprechungsplan / Notzipapier / Adressregister / Liste geplanter Akitvitäten / Liste für wichtige Daten / Geburtstagskalender / Fahrtenbuch / Druckbleistift mit Radiergummi / Notziblock

5. Jahreskalender / Montasübersicht / Seiten für jede Woche oder jeden Tag des Jahres / Kalender fürs Folgejahr (Übersicht) / Infos üver Messen, Ferien, Feiertage, Postgebühren

6. Vorteile:

- Es hat nicht nur Platz für Termine sondern auch für nicht-terminierte-Aufgaben + übergeordnete (Lebens-)Ziele.

- Sobald man eine Idee hat, kann man sie notieren und in der passenden Rubrik ablegen. Z.B. alphabethisch. Es ist so ordentlich.

- Adressen und feste Termine (Geburtstag usw.) müssen nicht in jedes Jahr übertragen werden.

- Wichtige Infos sind jederzeit zur Hand.

7. Nachteile:

- Das Zeitplanbuch nützt nur etwas, wenn es regelmässig + systematisch aktualisiert und benutzt wird. Alte Infos löschen, neue dazutun.

- Das Zeitplanbuch ist teurer. Das gilt für die Erstanschaffung, Ausstattung mit Kalendern und Formblättern sowie die Archivierung.

- Man kann nicht einfach auf ein anderes Zeitplanbuch umsteigen. Die Formulare der verschiedenen Hersteller unterscheiden sich. Haben unterschiedliche Abmessungen und Formate. Deshalb ist es nicht möglich bei Änderungen der Bedürnisse die Formulare eines Anbieters in das Zeitplanbuchs eines anderen Herstellers zu legen auch wenn es das gleiche Format hat.

1. -Computer / -Elektronische Organizer (PDA) / -Smartphones

2. Leute die viel mit dem Computer arbeiten und den Laptop immer dabei haben, damit keine Termine vergessen gehen. Es gibt Adressverzeichnisse, Platz für Notizen und Aktivitätenlisten. Die Vorteile sind z.B. kann man eine Erinnerung mit Ton einstellen, automatische Warnmeldungen wenn sich ein Termin mit einem anderen schneidet. Computerprogramme kann automatisch fixe z.b. Jahrestermine für alle Jahre speichern. Alles kann überschrieben oder ganz einfach gelöscht werden. Man kann auch ein Zeitplanbuch mit dem Programm verbinden und ganz einfach sachen ausdrucken.

3. Ist für Leute die viel unterwegs sind gedacht. Der Vorteil ist, es braucht wenig Platz und ist handlich. Der Organizer kann am PC angeschlossen werden, das alle wichtigen Daten übertragen werden. Es hat wie die anderen einen Kalender, Adressverzeichnis, Notizen usw. Die einen haben eine Tastatur oder einen Stift. Es hat viele Zusatzptogramme und Zusatzfunktionen. Z.B. Reisekostenabrechnung, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation usw.

4. Sie sind afig recht ähnlich. Phones haben auch Terminkalender usw. Smartphones vereinen die Funktionen eines Mobiletelefones und eines PDAs in einem Gerät. Es ist Handy, Organizer, Email und mobiles Internet in einem Gerät. Vorteil: Man muss nurnoch ein Gerät mittragen.

1. Es soll dabei helfen, die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll zu nutzen. Was sinnvoll ist, muss jeder selber entscheiden.

2. Entscheiden heisst Prioritäten setzten. ABC-Analyse = Frage nach den Konsequenzen, die die Erfüllung / nicht Erfüllung einer Aufgabe hat. Eisenhower-Prinzip = Teilt Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ein. Pareto-Prinzip = Macht deutlich, dass für eine gute Erledigung einer Aufgabe meistens weniger Zeit benötigt wird als für die Perfekte erledigung. 20:80.

3. - Morgendliche Routine machen, bei der man sich wohl fühlt. Dies trägt zu einem guten Tag bei.

- Anspruchsvolle und wichtige Aufgaben bei einem Leistungshoch erledigen.

- Eine Tätigkeits- und Zeitanalyse durchführen.

- Aufgabenliste erstellen und die Aufgaben nach Prioritäten ordnen.

- Arbeitsblöcke bilden, bei denen die gleichen Arbeiten erledgit werden.

- Nur ca. 60% der Zeit verplanen und die restlichen 40% für unerwartete und kreative Tätigkeiten.

- Pausen einplanen

- Phase schaffen, bei der man ungestört arbeiten kann. Ideal wäre bei einem Leistungshoch.

- Sich selbst nich unterbrechen und Dinge zu Ende führen

- Schon am Vorabend sich auf den nächsten Tag einstellen, indem man ihn plant.

4. Einführung eines Zeittagebuchs. So findet man die Gründe für den Misserfolg. Es gibt persönliche Zeitdiebe wie Umgang mit Informationen, Organisationder Arbeit, Aufschieben von Arbeiten, und von aussen auf uns einwirkende Zeitdiebe wie Besprechungen oder Telefongespräche.

5. Terminkalender / Zeitplanbuch / Zeitplansoftware / elektronische Organizer / Smartphones. Es ist keines besser als das andere. Es hängt vom Nutzer ab. Elektronische sind sicher besser für Leute, die viel am Computer arbeiten und viele Termine haben.

1. Es werden Ergebnisse einer Besprechung oder Vorgänge kurz und präzis dokumentiert. Aktnnotizen sind Gedächtnisstützen. Sie dienen auch zur Vorbereitung von Besprechungen.

2. Bei einem Telefonat, Sitzung oder wichtigem Gespräch

3. Dass man weiss was zu tun ist und was besprochen wurde

4. Datum, Uhrzeit / Gesprächsteilnehmende / Kontaktdaten / Art der Besprechung (Telefin, Besuch usw.) / Thema / Wichtigste Inhaltliche Punkte / Weiteres Vorgehen / Verfasser der Notiz / An wem die Notiz geht

1. - Wörtliches Protokoll = Alle Äusserungen werden wörtlich festgehalten. Beim Gericht oder Parlament wird es genutzt.

- Ergebnis-/ Beschlussprotokoll = Es hält Ergebnisse und Beschlüsse einer Disskusion / Verhandlung fest.

- Zusammenfassendes Protokoll / Kurzprotokoll = Es hält neben Ergebnissen und Beschlüssen auch die wichtigsten Überlegungen und Argumente fest.

2. Bezeichnung des Anlasses mit Ort, Datum, Zeit / Anwesende, Entschuldigte, Namen der Sitzungsleitung/Protokollführung / Thema der Sitzung, Traktanden / Protokolltext / Termin für nächsten Anlass / Ort, Datum, Untreschrift

3. Informieren sich über: Teilnehmende, Traktanden, Thema bzw. Inhalt, Fachbegriffe. Laptop oder A4 Block einen Protokollrahmen vorbereiten, Vorlage machen

4. konzentriert zuhören, Stichworte machen wer was sagt, Wenn sprechende Person wechselt, eine neue Zeile beginnen, bei jedem neuen Traktandum einen neuen Abschnitt oder neue Seite anfangen, Anträge/Beschlüsse/wichtige Aussagen ausführlich Aufschreiben, auf Zahlen und Daten achten

5. Das Protokoll wird im Präsens erfasst, Die Sprache ist objektiv und sachlich. Es sind nur Fakten erwähnt. KEINE persönlichen Bemerkungen, Wertungen oder Erläuterungen. Die Sprache ist klar, knapp und präzise. Kurze aber ganze Sätze mit vielen Verben aber wenig Adjektive.

6. Man benutzt die indirekte Rede. z.B. HM ist der Meinung, diese Aussagen seien unverhältnismässig.

1. Englisch und bedeutet Instuktion oder Anweisung.

2. Der Auftragegeber formuliert den Auftrag an den Auftragnehmer

1. Zeitmanagement hilft dabei, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst sinnvoll zu nutzen. Dabei kommt es draufan, was einem wichtig ist und was mann erreichen will.

2. a) Definition der Ziele

b) Planung (es wird geschaut welche Ziele erreicht werden sollen)

c) Entscheidung (Prioritäten setzen und festlegen in welchen Schritten auf das Ziel hin, in welcher Reihenfolge unternommen werden sollen)

d) Plan wird durchgeführt und d) schliesslich kontrolliert

1. Welche Aufgaben sollen verwirklicht werden? / In welcher Reihenfolge sollen die Aufgaben angegangen werden? / Welcher Perfektionsgrad soll erreicht werden?

2. a) ABC-Analyse / b) Eisnhower-Prinzip / c) Pareto-Prinzip

1. Ziele setzten / 2. Pläne erstellen / 3. Prioritäten setzten

1. A= Aufgaben, die unbedingt erfüllt werden müssen / B=diese sind die nächstwichtigsten Aufgaben nach A / C= diese Aufgaben sind eher untergeordnet

2. Mit Welchen Aufgaben kann ich meine Ziele erreichen?

Welche Aufgaben haben die stärkste Auswirkung auf andere Aufgaben, müssen erledigt sein, um andere anzugehen?

Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige? Wenn ich diese Aufgabe nicht mache, bekomme ich dann ärger?

Durch das erledigen welcher Aufgaben erziele ich die grösste Annerkennung bzw. den grössten persönlichen Nutzen?

1. Wichtigkeit und Priorität

2. Um neben den dringenden Aufgaben, die wichtigen nicht zu vergessen

3. der amerikanische General und späteren Präsidenten der Vereinigten Staaten Dwight D. Eisenhower

1. Bei der Prioritätensetzung. Was ist wichtig.

2. der italienische Volkwirtschaftler und Soziologe Vilfredo Pareto

3. Er fand heraus, dass 20% der Bevölkerung Italiens 80% des Volksvermögens besassen

4. In 20% der aufgewendeten Zeit werden 80% der Ergebnisse erreicht.  Umgekehrt gilt: In den übrigen 80% der Zeit werden nur 20% der Ergebnisse erreicht. 

1. -den Tag "gut" beginnen

-Persönliche Leistungsfähigkeit berücksichtigen

-Tätigkeits- und Zeitanalyse druchführen

-Aufgabenliste erstellen

-Arbeitszeitblöcke bilden

-Nur einen Teil der Arbeitszeit verplanen

-Pausen einplanen

-Störungsfreie Zeit vereinbaren

-Arbeiten abschliessen

-Am Abend den nächsten Tag planen

Es nicht drauf an WIE man den Tag beginnt, sondern dass man sich mit der Lösung wohlfühlt.

Nach hoher Leistungsfähigkeit sind Erholungsphasen notwendig. Man sollte seine Aktivitäten nach der Leistungsfähigkeit einteilen.

1. - wichtige Aufgaben möglichst bei Leistungsstarken zeiten machen

- Leistungsschwache Phasen überbrücken mit Routinearbeiten

- Beim Tagesanlauf einen Rythmus haben und dafür sorgen, immer um die gleiche Zeit schlafen zu gehen, auzustehen und zu essen

rund ein Drittel der Zeit benötigen wir.

Die mit hoher Priorität immer zuerst.

Eine Liste erstellen was man tun muss und was wichtig ist.

1. Man sollte gleichartige Tätigkeiten zusammenfassen und in einem bestimmten Zeitabschnitt erledigenn. Nach 90min sollte man eine Pause machen. Die einzelnen Arbeitsblöcke sollten sich durch verschiedenartige Tätigkeiten voneinander unterscheiden.