Beschaffung/Evaluation
ICT-Applikations-entwickler
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Cartes-fiches
Bei der Gegenüberstellung der gesamten Einsatzkosten und des Gesamtnutzens aus der Bewertung lassen sich grundsätzlich vier Fälle unterscheiden; welches sind diese und welche Bedeutung haben sie ?
- Kosten hoch / Nutzen tief: Offerte ist abzulehnen
- Kosten hoch / Nutzen hoch: Offerte nochmals überprüfen, evtl. lassen sich die Kosten ohne spürbare Verminderung des Gesamtnutzens senken
- Kosten tief / Nutzen hoch: Offerte nochmals überprüfen, ob alle Kosten berücksichtigt wurden
- Kosten tief / Nutzen tief: Offerte ist uninteressant
Welche Möglichkeiten zur Entscheidung gibt es, wenn mehrere Offerten im Kosten-/Nutzwertdiagramm sehr nahe beieinander liegen ?
- Kosten-/Wirksamkeitsanalyse
- Risikobeurteilung
- Geschäftsinteressen
- personelle Aspekte
Als Hilfsgrösse für die Kosten-/Wirksamkeitsanalyse wird der sogenannte Kosten/Nutzwert-Faktor ermittelt; wie ergibt er sich und welche Aussage hat er ?
- Q1 = Kosten : Nutzwert (Anstreben des Minimums)
- Q2 = Nutzwert : Kosten (Anstreben des Maximums)
Welche Aussage kann man generell zum Quotient, welcher als Hilfsgrösse für die Kosten-/Wirksamkeitsanalyse ermittelt wird, machen ?
- Er darf nicht isoliert zur Bestimmung der besten Alternative herangezogen werden.
Welches Ziel hat der Evaluationsbericht ?
- Er soll die Ergebnisse der verschiedenen Schritte der Evaluationsphase zuhanden des Entscheidungsträgers in schriftlicher, kompakter Form zusammenfassen.
Was wäre ein zweckmässiger Aufbau eines Evaluationsberichtes ?
- Zielsetzung und Auftrag
- Ablauf der Evaluation
- Beurteilung
- Anhang
Der Evaluationsbericht beinhaltet den Abschnitt "Zielsetzung und Auftrag", was soll in diesem Abschnitt konkret dargelegt werden ?
- Ausgangslage für die Beschaffung
- Ziele, welche mit der Beschaffung erreicht werden sollen
- Lösungsumriss, Abgrenzung
- Kurze Angaben zur Projektorganisation
Der Evaluationsbericht beinhaltet den Abschnitt "Ablauf der Evaluation", was soll in diesem Abschnitt konkret dargelegt werden ?
- Es soll der gesamte Evaluationsprozess, angefangen bei den Vorbereitungen, über die Erstellung des Pflichtenheftes und der Bewertungsdokumente, der Auswahl der Offertsteller, bis zur Vor- und Detailevaluation inklusive Kostenermittlung, festgehalten werden. Die Ausführungen sollen aber bewusst knapp gehalten werden, evtl. mit Verweisen auf die jeweiligen Dokumente.
Der Evaluationsbericht beinhaltet den Abschnitt "Beurteilung", was soll in diesem Abschnitt konkret dargelegt werden ?
- Dieser Abschnitt ist als Schwerpunkt des Evaluationsberichtes zu sehen.
- Die aus der Detailevaluation verbliebenen Lösungsvarianten sollen hier in knapper, übersichtlicher Form festgehalten werden
- Kommentieren der Lösungen
- Nutzwerte z.B. verdichtet auf Stufe Hauptkriterien
- Kostenzusammenfassung
- Kosten/Nutzwert-Analyse
Welchen Inhalt sollte der "Antrag für den Entscheid" haben ?
- Die Ausführungen beschränken sich auf den Vorschlag und die Begründung für die gewählte Lösung, Nutzwerte, Kosten, Termine, besondere Stärken, mögliche Risiken
- Die Ausführungen sind kurz zu halten, Details können dem Evaluationsbericht entnommen werden.
Wer wird den eigentlichen Entscheid vornehmen und auf welcher Basis ?
- Der Entscheidungsträger
- Auf der Basis der Evaluationsergebnisse und den Schlussfolgerungen des Evaluationsteams
Nachdem der interne Entscheid gefällt wurde, sind welche Punkte noch zu regeln ?
- Randbedingungen für Vertragsverhandlungen definieren
- Projektorganisation für das weitere Vorgehen festlegen
- Erfüllungskontrolle mit Überwachungs- und Rapportierungswesen sicherstellen
Nach dem internen Entscheid sind zur Absicherung der offerierten Leistung ein oder mehrere Verträge mit dem Realisierungspartner abzuschliessen, welche Vertragsbestandteile bestehen in der Regel ?
- Individueller Vertrag, evtl. ergänzt durch AGB's
- Anhänge für Leistungsbeschrieb, Terminpläne usw.
- bereinigtes Pflichtenheft
- bereinigte Offerten
- weitere Dokumente wie Nachträge, Abreden, Zusicherungen
Nach der Unterzeichnung der Verträge sind die "Verlierer" zu benachrichtigen, was ist dabei besonders zu beachten ?
- schriftliche oder mündliche Benachrichtigung
- positive Würdigung der geleisteten Arbeit, Dank an die Mitarbeiter des unterlegenen Offertstellers
