Beschaffung/Evaluation
ICT-Applikations-entwickler
ICT-Applikations-entwickler
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Lernkarten
Was könnte die Problematik für die Beschaffung in einem Informatikprojekt sein ?
- die Vielfalt und Breite des Angebots an Informatiklösungen
- unübersichtliche Marktsituation
- fehlendes Know how im Unternehmen
- diese Situation zwingt zu einem methodischen Vorgehen und dem Einsatz geeigneter Werkzeuge und Tools
Was sind mögliche Gründe für eine Beschaffung ?
- Vermeidung von Entwicklungskosten durch Einsatz einer Standardsoftware
- weniger personalintensiv
- weniger zeitintensiv
- fehlendes Know how im Unternehmen
- verbessern des Ist-Zustandes, durch Einsatz moderner Software und Technologien
Welche typischen Merkmale verkörpert ein IT Beschaffungsvorhaben ?
- gewisse Einmaligkeit
- zeitliche Begrenzung
- hoher Stellenwert
- hoher Novitätsgrad
In welcher Phase im Projektablauf wird die Beschaffungsphase eingeordnet ?
- kann situativ im Projektablauf eingeordnet werden
- sinnvollerweise in der Phase Vorstudie oder Hauptstudie, da die Erarbeiteten Resultate wichtige Bestandteile des Konzeptes sind
- unter Umständen ist es zweckmässig ein eigenes Teilprojekt für die Beschaffung zu bilden
Welche Projektorgane kommen für ein Beschaffungsprojekt in Frage ?
- Projektlenkung, Steuerungsausschuss (Entscheidungsträger)
- Projektleitung
- Projektteam
- Externe Berater
Welches sind wichtige Voraussetzungen für die Durchführung eines Beschaffungsprojektes ?
- Aufbau einer Projektorganisation
- Projektorgane besetzen
- regelmässige und frühzeitige Information der vom Projekt Betroffenen
Betreffend der Auswahlverfahren kann zwischen zwei grundlegenden Verfahren unterschieden werden, welche ?
- eindimensionale Verfahren
- mehrdimensionale Verfahren
Was versteht man unter den eindimensionalen Auswahlverfahren und welche könnten dies sein ?
- die eindimensionalen Verfahren stützen sich bei der Entscheidungsfindung nur auf eine Gruppe von gleichartigen Bewertungskriterien z.B. nur auf Kosten oder nur auf Leistungsmerkmale
- monetäre Bewertung (statische und dynamische Verfahren)
- Einfache Nutzwertbestimmung
Was versteht man unter den mehrdimensionalen Auswahlverfahren und welche könnten dies sein ?
- die mehrdimensionalen Verfahren versuchen möglichst alle Gesichtspunkte, welche die Lösung ausmachen zu erfassen und darzustellen. Es werden monetäre Aspekte mit dem sogenannten Nutzwert der Lösung verknüpft.
- Nutzwertanalyse
- Kosten- / Nutzenverfahren
Auch die besten Auswahlverfahren bieten keine Gewähr für den besten Auswahlentscheid, was wären mögliche Gründe dafür ?
- Lücken in der Analyse und der Interpretation der Benutzerwünsche
- Realitätsfremde Einschätzung von Zielen
- Die Auswahl potentieller Offertsteller
- Unsicherheit über den Wahrheitsgehalt von Informationen
- Bewertungsschwierigkeiten
Die methodisch gestützte Beschaffung besteht aus einem schrittweisen Vorgehen. Welches sind die wesentlichen Schritte ?
- Ausarbeitung Pflichtenheft
- Erstellung der Bewertungsdokumente
- Auswahl möglicher Offertsteller
- Einholen von Offerten
- Bewertung
- Erstellen eines Evaluationsberichtes
- Fällen eines internen Entscheides
- Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss
Welches sind die Vorzüge dieses schrittweisen, methodischen Vorgehens ?
- dadurch dass mehrere Alternativen geprüft werden, kann überhaupt eine Lösung als die Beste Lösung erkoren werden. Risiken werden minimiert
- ganzheitliches Vorgehen drängt subjektive Einflüsse zurück, das wichtige wird in den Vordergrund gerückt
- durch den frühzeitigen Einbezug der Benutzer wird die Motivation der Betroffenen gefördert und die Akzeptanz und Richtigkeit der Lösung ist besser
- es werden gute Voraussetzungen für die Vertragsverhandlungen geschaffen
- unliebsame Überraschungen durch Kosten und Terminüberschreitung können somit weitgehend verhindert werden
Welche Randbedingungen müssen unter Umständen für eine Beschaffung beachtet werden ?
- Richtlinien der Informatikstrategie
- Umweltparameter
- politische Aspekte
- Unternehmenskultur
Welche wichtige Aspekte rechtfertigen den Aufwand für ein methodisches Vorgehen bei einer Beschaffung ?
- die unternehmensstrategische Reichweite des Entscheides
- die fast irreversible Bindung an den Lieferanten bzw. Hersteller
- der starke Einfluss auf die eigene Organisation durch Anpassung der Abläufe und Strukturen, Umschulungen usw.
Wie gross ist der Aufwand bei einer methodisch gestützten Beschaffung, bezogen auf die Gesamtkosten der angestrebten Lösung und wie gross ist die Durchlaufzeit etwa ?
- zwischen 2 und 20 % der Gesamtkosten
- zwischen vier bis längstens neun Monate, zügige Abwicklung ist gefragt !
Um eine Evaluation beginnen und erfolgreich zu Ende führen zu können, müssen einige wichtige Voraussetzungen erfüllt sein, welche ?
- klare Formulierung des Auftrages und der generellen Zielsetzungen
- angemessene Projektorganisation
- Bereitstellung personeller und finanzieller Ressourcen
- evtl. eine abgeschlossene Vorstudie
Für eine effiziente Führung eines Evaluationsvorhabens ist es sinnvoll ein sogenanntes Evaluationshandbuch anzulegen, was wäre eine geeignete Gliederung ?
- Zielsetzung und Auftrag
- Projektorganisation
- Terminplan
- Berichtswesen
- Vorhandene Unterlagen
- Pflichtenheft
- Bewertungsdokumente
- Korrespondenz
- Evaluationsbericht
Welche Angaben sollte ein Auftrag für die Durchführung einer Evaluationsphase haben ?
- Ausgangslage, Problemstellung
- Generelle Ziele, welche mit der geplanten Beschaffung erreicht werden sollen
- Lösungsumriss, Abgrenzung
- Kurze Angaben zur Projektorganisation
- Randbedingungen (Richtlinien, Informatikstrategie, Umwelt)
- Budget für die Evaluation
- Ecktermine (Meilensteine)
- Weiteres Vorgehen
Welche organisatorischen Vorkehrungen sind neben der Aufbauorganisation (Institutionelle Organisation) zu treffen ?
- es ist eine funktionelle Organisation zu vereinbaren z.B. für die Form und den Umfang der Informationen (Berichtswesen) und Bestimmungen über die Geheimhaltung, Kontakt mit externen Stellen, Personaleinsatz
Zu welchem Zweck ist neben dem generellen Terminplan mit Vorteil noch ein aktivitäten- und personenbezogener Terminplan zu erstellen ?
- damit soll die Belastung der einzelnen Mitarbeiter des Evaluationsteams sichtbar gemacht werden.
Im Zusammenhang mit der Auswahl von Anbietern gibt es welche Möglichkeiten der Informationsbeschaffung ?
- Fachliteratur
- Messebesuche
- Kontakte zu Anbietern
Nach welchen Kriterien könnte man eine Vorselektion der Anbieter vornehmen ?
- erste Eindrücke
- Prospekte
- Vorführungen
- Referenzen
Welche Angaben sollten vorhanden sein, um ein Pflichtenheft und die Bewertungsdokumente erstellen zu können ?
- Ausgangslage inklusive Lösungsabgrenzung
- IST-Situation mit Stärken und Schwächen
- Mengengerüst
- Zielsetzungen
- Anforderungen und Lösungsansätze
- Erste Kosten-/Nutzenvorschau
- Weiteres Vorgehen (z.B. Termine)
Wie wird das Pflichtenheft, welches innerhalb einen jeden Beschaffungsvorganges eine zentrale Stelle einnimmt auch noch genannt ?
- Anforderungskatalog
Was beinhaltet das Pflichtenheft ?
- Es werden die wesentlichen Ziele, sowie Anforderungen und Wünsche an das künftige System festgehalten.
Was ist der Sinn und Zweck eines Pflichtenhefts ?
- Grundlage für die Einladung möglicher Lieferanten zur Offerteingabe
- Es bildet die Basis für den Aufbau und die Substanz der Offerten, eine einfache Bewertung der Angebote sowie für Vertragsverhandlungen.
Was wird sinnvollerweise gleichzeitig mit dem Pflichtenheft erstellt, und warum ?
- gleichzeitig werden die Bewertungsdokumente (z.B. Kriterienkatalog) erstellt, da die Anforderungen im Projekt den Entscheidungskriterien im Kriterienkatalog entsprechen.
In welche Kapitel kann man zweckmässig ein Pflichtenheft unterteilen, kurze Beschreibung des Inhaltes ?
- Ausgangslage künftiger Anwender stellt sich dem Offertsteller vor mit seiner Ausgangssituation im Zusammenhang mit der geplanten Beschaffung. Es soll ein Überblick über die Organisation und das Umfeld das von diesem Vorhaben betroffen ist vermittelt werden
- Istzustand die vom Beschaffungsprojekt betroffenen Arbeitsabläufe und wichtigsten Ausprägungen und technische Hilfsmittel festhalten. Konzentration auf das wirklich wichtige unter Anwendung der 80:20 Regel.
- Ziele was soll mit der geplanten Beschaffung erreicht werden. Ausgangspunkt für die Formulierung dieser Ziele ist der Auftrag zur Durchführung der Evaluation. Die dort festgehaltenen Ziele und Randbedingungen gilt es hier zu konkretisieren. Es wird unterschieden zwischen nutzenrelevanten und systemischen Zielen, wobei die letzteren aus den nutzenrelevanten abgeleitet werden, man spricht von einen multiplen Zielsystem. Der Formulierung der Ziele ist ein hoher Stellenwert beizumessen. Aus den Zielen werden die Kriterien abgeleitet, somit sind sie auch massgebend für die Kriterienhierarchie.
- Anforderungen es gibt Wunsch und Muss Anforderungen, Unterteilung nach Applikationssoftware, Systemplattform, Anbieter. Die Anforderungen entsprechen exakt den Kriterien des Kriterienkataloges
- Mengengerüst, Verarbeitungshäufigkeiten gibt Auskunft, welche und wie viele Daten verarbeitet werden sollen
- Aufbau und Inhalt der Offerte Vorgaben für den Offert Aufbau, zwecks Erhalt vollständiger und transparenter Offerte
- Administratives Angaben über Vertraulichkeit, Evaluationsschwerpunkte, Rückfragen, Termine, Abgabe der Offerte
- Fragenkatalog geschlossene Fragen, welche mit ja/nein oder Zahlen (Zeiten, Mengen, Beträgen) beantwortbare sind
Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Erstellung der Bewertungsdokumente und warum ist das so wichtig ?
- erfolgt gleichzeitig mit der Erstellung des Pflichtenheftes und somit vor dem Eintreffen der Offerten
- das ist die Voraussetzung zur Wahrung der Objektivität
Welche Bewertungsdokumente sind die häufigsten ?
- Kriterienkatalog
- Bewertungsliste
- KO-Kriterienliste
Dürfen die Gewichte der Kriterienhierarchie nach dem Eintreffen der Offerte nochmals geändert werden ?
- sie dürfen keinesfalls geändert werden, da dies die Objektivität bei der Bewertung der Offerten beeinträchtigen könnte.
Die Struktur des Kriterienkataloges beinhaltet verschiedene Kriterien Bereiche und teilt sich in nutzenrelevante und kostenrelevante Kriterien Bereiche; Aufzählen und zuordnen !
- Nutzenrelevante Kriterien Bereiche sind: Applikationssoftware Systemtechnische Kriterien Aggregierte Kriterien Anbieterbezogene Kriterien
- Kostenrelevanter Kriterien Bereich ist: Preise und Kosten
Was versteht man unter dem Kriterien Bereich Applikationssoftware?
- Bewertung der Gesamtapplikation, Teilapplikationen
Was versteht man unter dem Kriterien Bereich Systemtechnische Kriterien?
- Bewertung Systemkonzept, Hardwarekomponenten, Systemsoftware
Was versteht man unter dem Kriterien Bereich Aggregierte Kriterien ?
- Zusammenfassung vom Charakter her gesehen, gleicher Einzelkriterien aus Applikationssoftware und systemtechnischen Kriterien, damit Leistung oder z.B. Benutzbarkeit ganzheitlich über alle Lösungsträger hinweg beurteilt werden kann.
Was versteht man unter dem Kriterien Bereich Anbieterbezogene Kriterien
- Beurteilung der Dienstleistung, Hersteller- bzw. Lieferantenmerkmale, Referenzen, Verträge
Was versteht man unter dem Begriff Dekomposition ?
- Die Dekomposition ist eine Zerlegung der Hauptkriterien in Teilkriterien und Einzelkriterien.
Was ist der Sinn der Dekomposition ?
- Da die Hauptkriterien nicht unmittelbar messbar sind, wird eine Unterteilung in Teilkriterien und Einzelkriterien vorgenommen und erreicht somit eine zunehmende Konkretisierung bis eine mess- und bewertbare Stufe erreicht ist
Bei der Dekomposition ist die Kriterien Unabhängigkeit zu beachten, was wird darunter verstanden ?
- Kriterien dürfen sich inhaltlich und sachlich nicht überlappen, wenn sie zu übergeordneten Kriterien zusammengefasst werden sollen, da sie sonst mehrfach bewertet werden würden und das Resultat verfälschen würden.
- In der Praxis ist jedoch eine volle Redundanzfreiheit nicht immer erreichbar.
Wie tief reicht die Strukturierung im Kriterienkatalog in Bezug auf die Dekomposition in der Regel ?
- ein bis zwei Ebenen vor der letzten Ebene der Dekomposition also ohne Aufführung der Einzelkriterien.
