Anwenden von Methoden der Information,Kommunikation und Planung

Evaluation (Bedarfsanalyse)--Definition--Auftrag--Planung--Durchführung--Dokumentation--

Ist ein Prozess, der unmittelbar die Erzielung von Projektergebnissen bewirkt

*Phase 1: Projektdefinition 2: Projektphasenplanung und -steuerung 3:Projektdurchführung 4:Projektcontrolling 5:Projektabschluss (Wesentliche Phasen der Durchführung sind 2-4, wobei Phase 3+4 parallel läuft)

-Projektabgrenzung und Festlegung der Projektinhalte -Sachliche, zeitliche und räumliche Kriterien des Projektauftrags festlegen -Problem- und Zieldarstellung

*Projektstrukturplan ( PSP, z.b. in Form eines Balken-, Fließdiagramms) -Zu erledigende Aufgaben / Teilaufgaben -Schnüren von Arbeitspaketen -Nach Bottom-Up oder Top-Down-Prinzip ( Bottom up= von unten nach oben, z.B. Vorschläge von Projektteam zur Leitung, Top-Down=von oben nach unten, z.B. Aufträge die von Leitung zum Projektteam kommen) Der PSP soll eine Übersicht verschaffen und transparent die einzelnen Maßnahmen zum Projektziel/ erfolg darstellen

-Terminierung der Arbeitspakete -Kostenschätzung -Risikoplanung -Definition von Zwischenzielen und setzen von Meilensteinen - Abstimmen des zu erwartenden Aufwand an personellen und materiellen Kapazitäten

-Zeitliche Anordnung -Realistische Zeitspannen - Kalendarische Festlegung von Terminen -Start- und Ausführungstermine, Meilensteine und Endtermine Projektsteuerung ist Hauotaufgabe der Projektleitung Projektsteuerung ist wichtig vor allem in Phase 3. -Projektsteuerung= Daten sammeln, verdichten, überwachen und kontrollieren

-Wichtigste Projektphase -wird von Orojektcontrolling ( Phase 4) ständig begleitet WICHTIG: Bei Feststellung unerwünschter Abweichungen unverzüglich entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten!!!

-Terminkontrolle -Aufwands- Kostenkontrolle -Sachfortschrittskontrolle -Qualitätssicherung -Projektdokumentation

-Projektabnahme -Projektabschlussanalyse -Erfahrungssicherung -Projektauflösung -Projektabschlussbericht

-Übergabe des Projektergebnisses, Projektbericht -Auflösung des Projekts -Reintegration der Teammitglieder ( außer bei ständiger Taskforce)

-Abweichungen der Projektsteuerung sind zeitnah zu analysieren -Änderungen unverzüglich zu veranlassen -Umsetzbarkeit prüfen -Maßnahmen lückenlos dokumentieren

-Erreichen des Projektziels -Veränderte Rahmenbedingungen -Weisung des Auftraggebers

-Fachliche Kompetenz -Führungskompetenz -Soziale Kompetenz -Keine Überheblichkeit -Zuverlässigkeit -Fairer Umgang im Team

-Planungsaufgaben ( Aufgabenstellung, Planungsaspekte) -Steuerungsaufgaben ( Umsetzung, Personalführung inkl. Delegation) -Kontrollaufgaben ( Meilensteine, Korrekturmaßnahmen) -Dokumentationsaufgaben ( Zwischen-, Abschlussberichte )

Medium um das Projekt zu analysieren und Bewerten -Projektteam ( PL, Projektteam, Experten) -Enges Projektumfeld ( BGM.) -Erweitertes Projektumfeld ( Gemeinderat, Stadtrat) -Äußeres Projektumfeld ( Presse, Bürger)

TEAM: Gruppe von Personen, die gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten WICHTIG: In einem Projektteam befinden sich alle Mitglieder auf der selben Hirachieebene ( außer Projektleiter)

- Kernteam -Experte ( erweitertes Team, arbeitet punktuel am Projekt mit) -Gesamtteam

*FACHKOMPETENZ: -Fachliches Wissen -Berufserfahrung -Experten *SOZIALKOMPETENZ: -Teamfähigkeit -Kommunikationsfähigkeit METHODENKOMPETENZ: -Kentnisse über Projektmanegement -Präsentation

1. FORMINGPHASE (Findungsphase) -Gruppenbildung -Höflichkeit -Unklarheit 2.STORMINGPHASE: -Unterschwellige Konflikte -Mühsames Vorwärtskommen 3.NORMINGPHASE: -Optimirung -Wertschätzung -Wir-Gefühl 4.PERFORMINGPHASE (Arbeitsphase) -Leistungsfähigkeit -Hilfsbereitschaft -Akzeptanz

-Interdisziplinärer(wenn 2 oder mehrere verschiedene Berufsgruppen beteiligt sind) Charakter -Funktionsübergreifender Charakter - Fachübergreifender Charakter

-Einmaligkeit ( keine Routine) -Anfang und Ende ( zeitlich befristet) -Projektbezogenes Buget -Eindeutige Zielvorgabe -Teamarbeit

-Es ist nicht sinnvoll Routineaufgaben als Projekt zu behandeln ( z.B.kein eigenes Buget) -i.d.R. legt die Behördenleitung die Definition eines Projekts fest -Klare Trennung von Projekten und Nicht-Projekten ist ohne Ermessensentscheidung der Leitung schwierig

-Entwicklungsprojekte (Forschungsprojekte) z.B. Technik- oder Produktentwicklung

-Entwicklungsprojekte (Forschungsprojekte) z.B. Technik- oder Produktentwicklung -Investitionsprojekte z.B. Neu-, Bau-, Umbauprojekte -Organisationsprojekte z.B. Umorganisation eines Betriebes, Outsourcing

-Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen

-Die "Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts"

*Institutional: Einordnen des Projektes in die Aufbauorganisation, d.h. in die Kommunikations-und Machtstruktur des Unternehmens *Funktional: Einordnung des Projekts in die Ablauforganisation, d.h. Planung, Steuerung und Kontrolle der Projektarbeitsschritte Instrumental: Sammlung von Methoden und Verfahren zur Zielerreichung

* Gesteigerte Anforderung an Effektivität und Effizienz des Unternehmens * Technische Weiterentwicklung * Höhere Umweltziele der Unternehmen Ohne Projektmanagement: Erhöhtes Fehler und Kostenrisiko

* Auftraggeber ( Geschäftsführer oder Kunde ) - setzt die Ziehle - stellt die Aufgabe - genehmigt das Projekt - genehmigt die Ressourcen * Auftragnehmer ( Projektleiter und Mitglieder des Projektteam)

*Soziales Problem ( Menschen z.B. Flüchtlinge unterbringen) *Okologisches Problem ( Umweltaspekte) * Funktionales Problem ( Technik oder Organisation) * Ökonomisches Problem ( Kosten)

*FUHRUNGSAUFGABEN -Zielsetzung -Planung - Koordinierung/ Steuerung/ Kontrolle *FÜHRUNGSAUFBAU - Projektorganisation -Projektgremien ( Stadtrat)

QUALITÄTSMANAGEMENT: -Planung, Sicherstellung und Steuerung der Qualität des Projekts PERSONALMANAGEMENT: -Teamentwicklungsmaßnahmen und effiziente Zuordnung der Personal Ressourcen nach Fähigkeiten KOSTENMANAGEMENT: -Schätzung und Aufstellung des erforderlichen Aufwands - Einhaltung des genehmigten Bugets KOMMUNIKATIONSMANAGEMENT: Steter Austausch mit allen Beteiligten um aktuellen Informationsfluss ( schriftlich/ mündlich) RISIKOMANAGEMENT: Enthält Risikoplanung, -identifizierung sowie -analysen TERMINMANAGEMENT: Termingerechter Abschluss aller Prozesse ( Pünktlichkeit) BESCHAFFUNGSMANAGEMENT: Regelt Beschaffung mit Partnern und Lieferanten ( Vertragsabwicklung mit denen) UMFANGSMANAGEMENT: stellt Umfang und erforderliche Arbeiten sicher INTEGRATIONSMANAGEMENT: Einbeziehung aller Beteiligten und ganzheitliche Organisation

*Projektdokumentation *Effiziente Zusammenarbeit *Bildung von Projektgruppen *Projektleitung (PL)

*Aufgabenteilung zwischen Aufgabenträgern *Hirachie bzw. Weisungsbeziehungen *Kommunikationsbeziehungen

1. Auftraggeber 2. Stadtrat ( Lenkungsausschuss) 3. Projektleitung 4. Mitarbeiter

*Projektleitung *Mitarbeiter

*Linien-Projektorganisation *Einfluss- Projektorganisation *Matrix- Projektorganisation *Reine Projektorganisation *Projektgesellschaft ( Schweiz)

*Keine eigenständige Organisation *Übliche Aufgaben im jeweiligen Bereich werden in Form eines Projekts organisiert *PL wird benannt und ist Abteilungsleiter direkt unterstellt *Zeit und Kostenplan *Gut für kleine Projekte MALEN BILD SKRIPT