7 - GP2
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Rollen im Geschäftsprozessmanagement (4 RACI)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Die Aufgaben im Geschäftsprozessmanagement werden Rollen zugeordnet
Eine Rolle ist eine personenunabhängige Bündelung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung und werden in Rollenbeschreibungen festgelegt.
Rollenträger können einzelne Personen oder Gremien/Teams sein
Die Definition von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten unterstützt die
RACI-Methode
- Responsible: Ist für die Durchführung der Aktivität zuständig.
- Accountable: Ist verantwortlich im Sinne von «genehmigen»$
- Consulted: Muss/soll beteiligt werden, liefert Input.
- Informed: Ist über den Fortschritt zu informieren
Rollen im Geschäftsprozessmanagement
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
In der Regel sollte pro Geschäftsprozess, Teilprozess, Prozessschritt und Aktivität nur eine Rolle accountable sein. Dagegen können mehrere Rollen responsible, consulted oder informed sein
Rollen im Geschäftsprozessmanagement - Rollenübersicht (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Definition Risiko 1
** Risikomanagement **
Wenn das Ergebnis einer Handlung ungewiss ist und die Zielsetzung nicht oder nicht vollständig erfüllt werden kann.
Das Risiko wird allgemein als Produkt aus Eintrittswahrscheinlichkeit eines unerwünschten
Ereignisses und Schadensschwere als Konsequenz aus dem Ereignis angesehen
Ein Risiko ist eine nach Häufigkeit (Eintrittserwartung) und Auswirkung bewertete Bedrohung eines zielorientierten Systems. Das Risiko betrachtet dabei stets die negative, unerwünschte und ungeplante Abweichung von System-Zielen und deren Folgen
Definition von Risiko 2
** Risikomanagement **
Das Mass des Risikos ist der erwartete Verlust oder Schaden
Das Mass des Risikos wird aus der Multiplikation von möglichen Verlusten/Schäden mit Wahrscheinlichkeiten ihres Eintretens ermittelt.
Das Risiko ist umso grösser, je höher die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Ausmass des potenziellen Verlustes oder Schadens sind.
Bei Geschäftsprozessen können Schäden finanzieller oder nicht finanzieller Natur sein
Risiken in Geschäftsprozessen - Anforderungen an Geschäftsprozesse (4)
** Risikomanagement **
Vielfältige Anforderungen werden an Geschäftsprozesse gestellt. Die Ergebnisse sollen:
- Kunden zufriedenstellen
- hohe Prozessqualität aufweisen
- kurze Prozesszeiten haben
- niedrige Prozesskosten verursachen
Mit steigenden Anforderungen wachsen Risiken, diese Prozessziele zu erreichen.
Risiken in Geschäftsprozessen sind auch Risiken für das Geschäft
=> Notwendigkeit die Prozessrisiken systematisch zu identifizieren, zu überwachen, zu steuern und zu beherrschen
Risiken in Geschäftsprozessen - Ursachen (3 x 3)
** Risikomanagement **
- Unternehmensexterne Einflüsse
- Veränderungen Wettbewerber, Absatz- und Beschaffungsmarkt, Arbeitsmarkt
- technologischer Wandel
- mangelhafte Qualität externer Zulieferer
- Unternehmensinterne Einflüsse
- mangelhafte Geschäfts- oder Prozessstrategie
- unzureichende Ressourcen (Finanzen, Personal, etc.)
- mangelhafte Qualität interner Zulieferer
- Prozessinterne Einflüsse
- niedrige Prozessreife
- mangelhafte Ziel- und Durchführungsplanung
- Zielabweichungen bei der Prozessführung (Kundenzufriedenheit, Prozesszeiten, etc.)
Risikomanagement in Geschäftsprozessen – nach ISO 31000:2009 (3 zentrale Fragen)
** Risikomanagement **
Risikomanagement umfasst alle Aufgaben zur Identifikation, Analyse, Bewertung, Steuerung, Überwachung und Reporting von Risiken
- Zentrale Fragen des Risikomanagements
- Welche Risiken können auftreten
- Wie hoch sind die Risiken und mit welcher Wahrscheinlichkeit treten sie auf
- Wie können die Risiken beeinflusst und gesteuert werden
Ziele und Aufgaben des Risikomanagements in Geschäftsprozessen - Grafik
** Risikomanagement **
Bild
Risikobeurteilung (Risk assesment) (3 Sub Schritte)
** Risikomanagement **
- Risikoidentifikation
- Suche und Identifikation potenzieller Prozessrisiken
- Risikoanalyse
- Analyse der Risikoursachen
- Ermitteln der Eintrittswahrscheinlichkeit des Prozessrisikos
- Risikobewertung
- Priorisierung der Prozessrisiken und ihre Bewertung im Hinblick auf das
Erreichen der Prozessziele
- Priorisierung der Prozessrisiken und ihre Bewertung im Hinblick auf das
Risikosteuerung (Risk Control) WICHTIG
+ Massnahmen (4)
** Risikomanagement **
- Planen und umsetzen von Massnahmen zur Begrenzung des Prozessrisikos
- Massnahmen können sein
- Neugestaltung von Geschäftsprozessen mit sehr hohen Risiken (vermeiden)
- Senken der Eintrittswahrscheinlichkeit von Prozessrisiken und/oder Reduzierung des wirtschaftlichen Verlustes (mindern)
- Streuen von Prozessrisiken
- Überwälzen des Prozessrisikos auf Dritte bzw. Versichern (übertragen)
- Akzeptieren von Prozessrisiko
Risiko in Geschäftsprozessen - Risikomatrix (Grafik)
** Risikomanagement **
Bild
Methoden zur Risikobeurteilung und –überwachung - Prozessportfolio (Grafik)
** Risikomanagement **
bild
Attraktivitäts-Risiko-Portfolio (4 Vorteile / 2 Nachteile)
** Risikomanagement **
- Vorteile
- strategieorientierte Bewertung von GP
- kollektive Beurteilung in interdisziplinären Teams
- relativ einfache, nachvollziehbare und übersichtliche Darstellung
- hohe Informationsverdichtung
- Nachteile:
- Während Einführungsphase nur qualitative Bewertung möglich. Erst in der Durchführungsphase kann eine quantitative Betrachtung vorgenommen werden.
- Auswahl, Gewichtung, zeitliche Wirkung und Aggregation der Bewertungskriterien erfordern viel Erfahrung
Methoden zur Risikobeurteilung und –überwachung - Projektassessment
** Risikomanagement **
Nutzwertanalyse
Prozesscontrolling
** Risikomanagement **
Zielabweichungen stellen Risikofaktoren dar, die unmittelbar die Effektivität und Effizienz und damit den Erfolg des Geschäftes tangieren
Über Grenzwerte ist festzulegen, wieviel Risiko in den einzelnen Geschäftsprozessen akzeptiert wird.
Integrierte Risikosteuerung in Geschäftsprozessen (Grafik)
** Risikomanagement **
bild
Definition und Ziele eines internen Kontrollsystem (IKS) (6)
** Risikomanagement **
Unter IKS versteht man die Gesamtheit der internen Kontroll-Massnahmen, welche dazu beitragen, dass die Unternehmensziele effektiver und effizienter erreicht werden
der Erreichung der geschäftspolitischen Ziele durch eine wirksame und effiziente Geschäftsführung,
der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (compliance)
dem Schutz des Geschäftsvermögens
der Verhinderung, Verminderung und Aufdeckung von Fehlern und Unregelmässigkeiten
der Sicherstellung, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Buchführung und
der zeitgerechten und verlässlichen finanziellen Berichterstattung
Anforderungen an ein internes Kontrollsystem (IKS)
** Risikomanagement **
bild
Internes Kontrollsystem (IKS) als Bestandteil eines Risikomanagements (4)
** Risikomanagement **
Nachhaltige Steigerung der Unternehmensexistenz
Steigerung von Effektivität und Effizienz der operativen Geschäftstätigkeit
Gewährleistung von Vollständigkeit und Korrektheit der Finanzberichterstattung
Umsetzung von Risikomanagement-Rahmenwerken (z.B. ISO 31000)
Gestaltung und Organisation von Geschäftsprozessen (6)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
- Am Anfang des Geschäftsprozessmanagements steht die Identifizierung der Geschäftsprozesse (top-down und bottom-up Ansatz s.a. Lernschritt 03/04).!
- Im weiteren können die Geschäftsprozesse für die strategische Relevanz gewichtet werden.
- Es folgen die Gestaltung und Strukturierung der Geschäftsprozesse nach einem bestimmten Regelwerk
- Die Ergebnisse der Prozessgestaltung sind zu dokumentieren
- Die erforderlichen Rollen sind je nach Ausgangslage festzulegen.
- Integration der Geschäftsprozesse in die gewählte Organisationsstruktur (funktions- oder prozessorientierte Organisationsformen
Gestaltung der Geschäftsprozesse – organisatorische Gestaltungsregeln (9) WICHTIG
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Regel 1: (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Geschäftsprozesse beginnen und enden bei Kunden
Geschäftsprozessgrenzen sind so festzulegen, dass jeder Geschäftsprozess mit dem Bedarf resp. Anforderungen des Kunden beginnt und mit der Übergabe der Prozessergebnisse an den Kunden endet
Regel 2: (5 Ebenen)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Jeder Geschäftsprozess ist ein Teilprozess, Prozesse- und Arbeitsschritte zu unterteilen.
- Prozessebene 1: Geschäftsprozesse!
- Prozessebene 2: Teilprozesse!
- Prozessebene 3: Prozessschritte!
- Prozessebene 4: Arbeitsschritte!
- Prozessebene 5: Aktivitäten
Gestaltung des Prozessaufbaus – Prozessstruktur (Prozessarchitektur Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Gestaltung des Prozessaufbaus - Prozessaufbaustruktur (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Gestaltung des Prozessaufbaus – Dekomposition der Geschäftsprozesse (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Regel 3:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
In Geschäftsprozessen werden Geschäftsfälle bzw. Prozessobjekte komplett bearbeitet
Die Ausführung von Geschäftsprozessen wird durch Geschäftsfälle angestossen. In einem Geschäftsfall wird ein Prozessobjekt komplett bearbeitet
Durch die «Wertschöpfung» ändert sich der Zustand des Prozessobjektes im Zuge der Prozessausführung bis zum abschliessenden Prozessergebnis (Output).
In jedem Geschäftsprozess, Teilprozess und Prozessschritt sollten nur homogene Prozessobjekte bearbeitet werden (z.B. im Prozess «Produkt liefern» nur Kundenaufträge bearbeiten)
Das Objekt eines Geschäftsprozesses wird über Dekomposition in Teilobjekte aufgespalten. Die komplette Bearbeitung eines Teilobjektes wird auch als Transaktion bezeichnet. Ein Geschäftsfall setzt sich aus vielen Transaktionen zusammen, welche auf unterschiedlichen Prozessebenen ablaufen
Regel 4:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Für jeden Geschäftsprozess ist ein zeit- und ressourcengünstiger Ablauf festzulegen (Ablaufstruktur).
Die Ablaufstrukturierung hat zur Aufgabe, die logische und zeitliche Ablauffolge der in der Aufbaustruktur definierten Teilprozesse, Prozess-, Arbeitsschritte bzw. Aktivitäten festzulegen
Gestaltung des Prozessablaufs – Grundformen der Ablaufstruktur
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Regel 5:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Nicht wertschöpfende Teilprozesse, Prozess- und Arbeitsschritte sind zu eliminieren.
Die Eliminierung nicht wertschöpfender Aktivitäten spielt im Geschäftsprozessmanagement eine zentrale Rolle
Konzentration auf Wertschöpfung – Ablauf der Wertschöpfungsanalyse
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Regel 6:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Mit den Lieferanten der Geschäftsprozesse sind Leistungsvereinbarungen (Service Level Agreements) zu treffen
Jeder Geschäftsprozess benötigt Inputs (Personal, technische Ressourcen, Werkstoffe, Methoden, IT-Tools, Dienstleistungen, Informationen, etc.) für die Bearbeitung der Prozessobjekte und die Erzeugung der gewünschten Ergebnisse
Inputs werden Lieferanten zur Verfügung gestellt. Lieferanten können Geschäftsprozesse, prozessinterne oder –externe Teilprozesse, sonstige unternehmensinterne Leistungsstellen oder externe Lieferanten sein
Mit den Lieferanten sollte man Leistungsverträge (Service Level Agreements) abschliessen
Regel 7:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Geschäftsprozesse sind zu dokumentieren und zu gewichten
Wichtige Prozessdokumente sind: Geschäftsprozessmodell und Prozesslandkarte (Wirkungszusammenhänge); Beschreibung der Geschäftsprozesse, Teilprozesse, Prozessschritte und gegebenenfalls der Arbeitsschritte; Prozess-Organisations-Diagramm
Prozessdokumentation = teuer, nur das nötigste dokumentieren
BPM-Tools können die Dokumentation unterstützen und Prozessportale können den Zugang zu Prozessdokumenten erleichtern
Beschreibung und Dokumentation von Prozessen - Dokumentationsstruktur (3 Ebenen)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Beschreibung und Dokumentation von Prozessen - Geschäftsprozessmodell (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Beschreibung und Dokumentation von Prozessen - Prozessbeschreibung WICHTIG (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Beschreibung und Dokumentation von Prozessen! Prozess-Organisations-Diagramm
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
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Regel 8:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Jeder Geschäftsprozess hat einen Verantwortlichen
Die Führungsaufgaben in Geschäftsprozessen werden Geschäftsprozessverantwortlichen (Process Owner, Prozesseigner) übertragen.
Die Ernennung von Geschäftsprozessverantwortlichen verändert das Führungssystem in traditionellen Funktionsorganisationen
Regel 9:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Geschäftsprozesse sind in die Unternehmensorganisation zu integrieren.
Das Festhalten an der Funktionsorganisation blockiert nicht nur das Geschäftsprozessmanagement, sondern verursacht zusätzliche Probleme.
Das Nebeneinander von Funktionen und Geschäftsprozessen behindert nicht nur die Geschäftsprozesse, sondern steigert zusätzlich die organisatorische Komplexität.
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Lernkarten
Gestaltung und Organisation von Geschäftsprozessen (6)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
- Am Anfang des Geschäftsprozessmanagements steht die Identifizierung der Geschäftsprozesse (top-down und bottom-up Ansatz s.a. Lernschritt 03/04).!
- Im weiteren können die Geschäftsprozesse für die strategische Relevanz gewichtet werden.
- Es folgen die Gestaltung und Strukturierung der Geschäftsprozesse nach einem bestimmten Regelwerk
- Die Ergebnisse der Prozessgestaltung sind zu dokumentieren
- Die erforderlichen Rollen sind je nach Ausgangslage festzulegen.
- Integration der Geschäftsprozesse in die gewählte Organisationsstruktur (funktions- oder prozessorientierte Organisationsformen
Gestaltung der Geschäftsprozesse – organisatorische Gestaltungsregeln (9) WICHTIG
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Regel 1: (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Geschäftsprozesse beginnen und enden bei Kunden
Geschäftsprozessgrenzen sind so festzulegen, dass jeder Geschäftsprozess mit dem Bedarf resp. Anforderungen des Kunden beginnt und mit der Übergabe der Prozessergebnisse an den Kunden endet
Regel 2: (5 Ebenen)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Jeder Geschäftsprozess ist ein Teilprozess, Prozesse- und Arbeitsschritte zu unterteilen.
- Prozessebene 1: Geschäftsprozesse!
- Prozessebene 2: Teilprozesse!
- Prozessebene 3: Prozessschritte!
- Prozessebene 4: Arbeitsschritte!
- Prozessebene 5: Aktivitäten
Gestaltung des Prozessaufbaus – Prozessstruktur (Prozessarchitektur Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Gestaltung des Prozessaufbaus - Prozessaufbaustruktur (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
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Gestaltung des Prozessaufbaus – Dekomposition der Geschäftsprozesse (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
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Regel 3:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
In Geschäftsprozessen werden Geschäftsfälle bzw. Prozessobjekte komplett bearbeitet
Die Ausführung von Geschäftsprozessen wird durch Geschäftsfälle angestossen. In einem Geschäftsfall wird ein Prozessobjekt komplett bearbeitet
Durch die «Wertschöpfung» ändert sich der Zustand des Prozessobjektes im Zuge der Prozessausführung bis zum abschliessenden Prozessergebnis (Output).
In jedem Geschäftsprozess, Teilprozess und Prozessschritt sollten nur homogene Prozessobjekte bearbeitet werden (z.B. im Prozess «Produkt liefern» nur Kundenaufträge bearbeiten)
Das Objekt eines Geschäftsprozesses wird über Dekomposition in Teilobjekte aufgespalten. Die komplette Bearbeitung eines Teilobjektes wird auch als Transaktion bezeichnet. Ein Geschäftsfall setzt sich aus vielen Transaktionen zusammen, welche auf unterschiedlichen Prozessebenen ablaufen
Regel 4:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Für jeden Geschäftsprozess ist ein zeit- und ressourcengünstiger Ablauf festzulegen (Ablaufstruktur).
Die Ablaufstrukturierung hat zur Aufgabe, die logische und zeitliche Ablauffolge der in der Aufbaustruktur definierten Teilprozesse, Prozess-, Arbeitsschritte bzw. Aktivitäten festzulegen
Gestaltung des Prozessablaufs – Grundformen der Ablaufstruktur
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Regel 5:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Nicht wertschöpfende Teilprozesse, Prozess- und Arbeitsschritte sind zu eliminieren.
Die Eliminierung nicht wertschöpfender Aktivitäten spielt im Geschäftsprozessmanagement eine zentrale Rolle
Konzentration auf Wertschöpfung – Ablauf der Wertschöpfungsanalyse
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Regel 6:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Mit den Lieferanten der Geschäftsprozesse sind Leistungsvereinbarungen (Service Level Agreements) zu treffen
Jeder Geschäftsprozess benötigt Inputs (Personal, technische Ressourcen, Werkstoffe, Methoden, IT-Tools, Dienstleistungen, Informationen, etc.) für die Bearbeitung der Prozessobjekte und die Erzeugung der gewünschten Ergebnisse
Inputs werden Lieferanten zur Verfügung gestellt. Lieferanten können Geschäftsprozesse, prozessinterne oder –externe Teilprozesse, sonstige unternehmensinterne Leistungsstellen oder externe Lieferanten sein
Mit den Lieferanten sollte man Leistungsverträge (Service Level Agreements) abschliessen
Regel 7:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Geschäftsprozesse sind zu dokumentieren und zu gewichten
Wichtige Prozessdokumente sind: Geschäftsprozessmodell und Prozesslandkarte (Wirkungszusammenhänge); Beschreibung der Geschäftsprozesse, Teilprozesse, Prozessschritte und gegebenenfalls der Arbeitsschritte; Prozess-Organisations-Diagramm
Prozessdokumentation = teuer, nur das nötigste dokumentieren
BPM-Tools können die Dokumentation unterstützen und Prozessportale können den Zugang zu Prozessdokumenten erleichtern
Beschreibung und Dokumentation von Prozessen - Dokumentationsstruktur (3 Ebenen)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
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Beschreibung und Dokumentation von Prozessen - Geschäftsprozessmodell (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
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Beschreibung und Dokumentation von Prozessen - Prozessbeschreibung WICHTIG (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Beschreibung und Dokumentation von Prozessen! Prozess-Organisations-Diagramm
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Regel 8:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Jeder Geschäftsprozess hat einen Verantwortlichen
Die Führungsaufgaben in Geschäftsprozessen werden Geschäftsprozessverantwortlichen (Process Owner, Prozesseigner) übertragen.
Die Ernennung von Geschäftsprozessverantwortlichen verändert das Führungssystem in traditionellen Funktionsorganisationen
Regel 9:
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Geschäftsprozesse sind in die Unternehmensorganisation zu integrieren.
Das Festhalten an der Funktionsorganisation blockiert nicht nur das Geschäftsprozessmanagement, sondern verursacht zusätzliche Probleme.
Das Nebeneinander von Funktionen und Geschäftsprozessen behindert nicht nur die Geschäftsprozesse, sondern steigert zusätzlich die organisatorische Komplexität.
Integration der Geschäftsprozesse in die Organisation des Unternehmens (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Formen der prozessorientierten Aufbauorganisation (3 / Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Einfluss-Prozessorganisation (3)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
- In der Einfluss-Prozessorganisation werden Prozesse der bestehenden funktionalen Organisationsstruktur untergeordnet und abteilungsbezogen festgelegt.
- Die abteilungsbezogene Prozessorientierung ermöglicht lokale Verbesserungen, jedoch organisationsübergreifende Effekte wie stärkere Kundenorientierung lassen sich nur schwer realisieren.
- Trotz der Nachteile ist die Einfluss-Prozessorganisation in der Praxis stark verbreitet (keine nennenswerten Veränderungen der bestehenden Funktionsorganisation).
Matrix-Prozessorganisation (3 Typen)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
- Bei der Matrix-Organisation bleibt die funktionale Aufbauorganisation im Prinzip erhalten, wird aber von Geschäftsprozessen als weitgehend eigenständige, funktionsübergreifende Organisationseinheiten überlagert
- Es gibt unterschiedliche Ausprägungen der Matrix-Organisationen (MO
- ressourcenorientierte MO = stellen die Funktionen den Geschäftsprozessen benötigte Ressourcen nach Bedarf zur Verfügung
- leistungsorientierte MO = stellen die Funktionen auf Anforderung Leistungen bereit
- kompetenzorientierte MO = Kompetenzzentren sind eigenständige funktionale Stellen, welche Fähigkeiten bündeln und den Geschäftsprozessen bereitstellen
Reine Prozessorganisationen
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
In der Einfluss-Prozessorganisation werden Prozesse der bestehenden funktionalen Organisationsstruktur untergeordnet und abteilungsbezogen festgelegt.
Die abteilungsbezogene Prozessorientierung ermöglicht lokale Verbesserungen, jedoch organisationsübergreifende Effekte wie stärkere Kundenorientierung lassen sich nur schwer realisieren.
Trotz der Nachteile ist die Einfluss-Prozessorganisation in der Praxis stark verbreitet (keine nennenswerten Veränderungen der bestehenden Funktionsorganisation
Rollen im Geschäftsprozessmanagement (4 RACI)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Die Aufgaben im Geschäftsprozessmanagement werden Rollen zugeordnet
Eine Rolle ist eine personenunabhängige Bündelung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung und werden in Rollenbeschreibungen festgelegt.
Rollenträger können einzelne Personen oder Gremien/Teams sein
Die Definition von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten unterstützt die
RACI-Methode
- Responsible: Ist für die Durchführung der Aktivität zuständig.
- Accountable: Ist verantwortlich im Sinne von «genehmigen»$
- Consulted: Muss/soll beteiligt werden, liefert Input.
- Informed: Ist über den Fortschritt zu informieren
Rollen im Geschäftsprozessmanagement
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
In der Regel sollte pro Geschäftsprozess, Teilprozess, Prozessschritt und Aktivität nur eine Rolle accountable sein. Dagegen können mehrere Rollen responsible, consulted oder informed sein
Rollen im Geschäftsprozessmanagement - Rollenübersicht (Grafik)
** Gestalltung von Geschäftsprozessen **
Bild
Definition Risiko 1
** Risikomanagement **
Wenn das Ergebnis einer Handlung ungewiss ist und die Zielsetzung nicht oder nicht vollständig erfüllt werden kann.
Das Risiko wird allgemein als Produkt aus Eintrittswahrscheinlichkeit eines unerwünschten
Ereignisses und Schadensschwere als Konsequenz aus dem Ereignis angesehen
Ein Risiko ist eine nach Häufigkeit (Eintrittserwartung) und Auswirkung bewertete Bedrohung eines zielorientierten Systems. Das Risiko betrachtet dabei stets die negative, unerwünschte und ungeplante Abweichung von System-Zielen und deren Folgen
Definition von Risiko 2
** Risikomanagement **
Das Mass des Risikos ist der erwartete Verlust oder Schaden
Das Mass des Risikos wird aus der Multiplikation von möglichen Verlusten/Schäden mit Wahrscheinlichkeiten ihres Eintretens ermittelt.
Das Risiko ist umso grösser, je höher die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Ausmass des potenziellen Verlustes oder Schadens sind.
Bei Geschäftsprozessen können Schäden finanzieller oder nicht finanzieller Natur sein
Risiken in Geschäftsprozessen - Anforderungen an Geschäftsprozesse (4)
** Risikomanagement **
Vielfältige Anforderungen werden an Geschäftsprozesse gestellt. Die Ergebnisse sollen:
- Kunden zufriedenstellen
- hohe Prozessqualität aufweisen
- kurze Prozesszeiten haben
- niedrige Prozesskosten verursachen
Mit steigenden Anforderungen wachsen Risiken, diese Prozessziele zu erreichen.
Risiken in Geschäftsprozessen sind auch Risiken für das Geschäft
=> Notwendigkeit die Prozessrisiken systematisch zu identifizieren, zu überwachen, zu steuern und zu beherrschen
Risiken in Geschäftsprozessen - Ursachen (3 x 3)
** Risikomanagement **
- Unternehmensexterne Einflüsse
- Veränderungen Wettbewerber, Absatz- und Beschaffungsmarkt, Arbeitsmarkt
- technologischer Wandel
- mangelhafte Qualität externer Zulieferer
- Unternehmensinterne Einflüsse
- mangelhafte Geschäfts- oder Prozessstrategie
- unzureichende Ressourcen (Finanzen, Personal, etc.)
- mangelhafte Qualität interner Zulieferer
- Prozessinterne Einflüsse
- niedrige Prozessreife
- mangelhafte Ziel- und Durchführungsplanung
- Zielabweichungen bei der Prozessführung (Kundenzufriedenheit, Prozesszeiten, etc.)
Risikomanagement in Geschäftsprozessen – nach ISO 31000:2009 (3 zentrale Fragen)
** Risikomanagement **
Risikomanagement umfasst alle Aufgaben zur Identifikation, Analyse, Bewertung, Steuerung, Überwachung und Reporting von Risiken
- Zentrale Fragen des Risikomanagements
- Welche Risiken können auftreten
- Wie hoch sind die Risiken und mit welcher Wahrscheinlichkeit treten sie auf
- Wie können die Risiken beeinflusst und gesteuert werden
Ziele und Aufgaben des Risikomanagements in Geschäftsprozessen - Grafik
** Risikomanagement **
Bild
Risikobeurteilung (Risk assesment) (3 Sub Schritte)
** Risikomanagement **
- Risikoidentifikation
- Suche und Identifikation potenzieller Prozessrisiken
- Risikoanalyse
- Analyse der Risikoursachen
- Ermitteln der Eintrittswahrscheinlichkeit des Prozessrisikos
- Risikobewertung
- Priorisierung der Prozessrisiken und ihre Bewertung im Hinblick auf das
Erreichen der Prozessziele
- Priorisierung der Prozessrisiken und ihre Bewertung im Hinblick auf das
Risikosteuerung (Risk Control) WICHTIG
+ Massnahmen (4)
** Risikomanagement **
- Planen und umsetzen von Massnahmen zur Begrenzung des Prozessrisikos
- Massnahmen können sein
- Neugestaltung von Geschäftsprozessen mit sehr hohen Risiken (vermeiden)
- Senken der Eintrittswahrscheinlichkeit von Prozessrisiken und/oder Reduzierung des wirtschaftlichen Verlustes (mindern)
- Streuen von Prozessrisiken
- Überwälzen des Prozessrisikos auf Dritte bzw. Versichern (übertragen)
- Akzeptieren von Prozessrisiko
Risiko in Geschäftsprozessen - Risikomatrix (Grafik)
** Risikomanagement **
Bild
Methoden zur Risikobeurteilung und –überwachung - Prozessportfolio (Grafik)
** Risikomanagement **
bild
Attraktivitäts-Risiko-Portfolio (4 Vorteile / 2 Nachteile)
** Risikomanagement **
- Vorteile
- strategieorientierte Bewertung von GP
- kollektive Beurteilung in interdisziplinären Teams
- relativ einfache, nachvollziehbare und übersichtliche Darstellung
- hohe Informationsverdichtung
- Nachteile:
- Während Einführungsphase nur qualitative Bewertung möglich. Erst in der Durchführungsphase kann eine quantitative Betrachtung vorgenommen werden.
- Auswahl, Gewichtung, zeitliche Wirkung und Aggregation der Bewertungskriterien erfordern viel Erfahrung
Methoden zur Risikobeurteilung und –überwachung - Projektassessment
** Risikomanagement **
Nutzwertanalyse
