4.21 Gestion administrative du personnel
MRH - Jérôme Monnier
MRH - Jérôme Monnier
4.29.1 Organiser mon bureau
Kerry Gleason expert en productivité personnelle donne des principes pratiques et utiles sur l'organisation personnelle. Veuillez le décrire.
3 corbeilles de classements : IN, EN COURS, OUT
pour le flux de papiers journaliers ( attention pas pour le stockage)
In = entrée EN COURS = écheance court terme ex. attente tel. OUT = sortie
Pour supérieur trier par thème dans chemises séparés ( ex. à signer, urgent, mémo à lire pour une bonne gestion des priorités
4.29 Technique de travail
Gestion du temps
Veulliez décrire la méthode GTD de l'auteur David Allen
Getting things done David Allen
4.29.2 Organiser ma place de travail
Donner une courte éxplication sur l'organisation géographique de votre place de travail
Bureau = un plan de travail ou les seul documents présents sont ceux qui seront traîté maintenant.
3 corbeilles :
1. dossier courant (working files)
2. dossier de référence -> 80% de mes dossiers doivent être proche
3. dossier archive -> hors du bureau conservé pour question legal
4.29.2 Organiser ma place de travail
Donnez qulques rubriques de dossiers courants.
Informations clés - liste téléphone, liste d'adresse, codes, directives)
Points à discuter - pour les séances et reunions avec RH et responsable.
Tâches routinière - infos nécessaire pour réaliser tâches jour/semaine/ mois
Projets courants - 1 dossier pour chaque projet
Echéancier - 1-12 pour mois // 1-31 pour les jours = outil performant pour le suivi des dossier outil de rappel idéal.
4.29.2 Décrivez la technique des 5 S de Gleeson
1. Situer ou et pourquoi
2. Séléctionner
3. Nettoyer
4. Standardiser
5. Suivre (follow up)
4.29.3 Organiser les documents éléctronique
Décrivez le concept de 3 clics pour arriver à l'information
L'organisation du bureau = disque dur du PC
1Courant
2Référence
3Archive
4.29.4 Gérer son temps de façon efficace
1. Donner une définition de la gestion du temps
2. Décrire les 6 étapes de la gestion du temps selon l'acronyme PASSAT (J.Monnier)
1.
Etapes sont indispensables
Les etapes de la gestion du temps sont un processus structuré nécessitant l'utilisation d'étapes concrètes de clarification d'objectifs, de planification et de mise en oeuvre.
2. voir photo
4.29.5 Communication et présentation de mon travail
Comment travailler avec mon chef de manière efficace ?
- Fais lui définir les objectifs, moyens, délais
- Prépare tes interventions ( préparation documents, questions à poser
- Etre précis
- Réspecter les délais et horaires
- Choisir le "bon" moment pour déranger si ce n'est pas urgent
- Donne-lui ton feedback sur ce qui marche ou ne va pas
- Vends tes idées, motive-les
4.29.5 Comment travailler avec mes collegues avec efficacité ?
Définir comment travailler ensemble dans le respet mutuel du travail de chacun (Qui fait quoi ?)
Fixer heure pour séance: heure de début / heure de fin (timekeeper)
Préparer séances et reunions : grouper les sujets
Motivation vendez vos idées, bénéfices
4.29.5 Comment convoquer une séance pour un groupe de travail ?
L'email doit contenir :
Lieu, But, Durée, Date, Forme, Intervenant, Logistique
(attention question examen 2007)
4.29.5 Structurer pour présenter avec efficacité
Décrivez la pyramide inversée ( auteur Ali et al. )
Pyramide est ideal pour écrire des informations générales => communication droit au but
Rajouter pyramide
4.29.5 Ecrire un mémo avec un losange
Veuillez décrire son utilité et donner un exemple
pour informer des collaborateurs ou managers des derniers développement dans un département.
Intéressant également pour faire des présentations
photo losange
4.29.5 Comment présenter une PPT
Donner la structure nécessaire à une présentation powerpoint
La structure en forme de losange est bonne pour décliner les thèmes d'une présentation en public.
1. Introduction : slide / dia d'accroche ( idée choc, question, image)
2. Plan / Programme: 1 dia (menu, order du jour)
3. Thème principal: 2 - 4 dias (compter max 5 min. de parole par dia)
4. Conclusion: dia de fin ( résumé, appel à l'action )
=> la conclusion doit laisser une impression marquante au public
4.29.5 PPT Régles de bases pour des dias lisibles et utiles !
Merci de développer !
1. Dias = support visuel pour accompagner l'orateur. Elle doit contenir peu de texte avec une police grande (24-36 Arial/Verdana)
Les régles conseillés sont :
- Par dia pas plus de 6 points, 6 lignes
- Insérer une image par dia (photo, schema)
- Employer des points-clés sans verbes ou phrases très très courtes
- Utiliser de gros caractère et lisibles
- Ne JAMAIS lire à l'écran mais sur PC/feuille, pour garder le contact visuel
4.21 La mise au concours / L'engagement du personnel
Décrire la procédure de mise au concours ?
Procédure dépend du choix de canal de recrutement choisi.
Attention au respect des délais car plusieurs entités sont impliqués dans le processus. ( candidats, direction, site internet etc)
Avant la rédaction de l'annonce il faut avoir une bonne connaissance du poste à repourvoir.
4.21 Engagement du personnel - Le processus de recrutement
Développer selon T. Gonzales
Les processus de recrutement sont différents dans chaque entreprise. Important de les connaitre avant de repourvoir un poste.
Check book pg. 48 ???
4.21 Le traitement des dossiers de candidatures
Décrire une systématique administrative efficace pour la gestion de dossier de candidatures.
Ensuite détailler pourquoi c'est important.
Respect doit rester é l'esprit du gestionnaire de dossier de candidature.
Les régles suivantes doivent être respécté:
- le dossier n'appartient pas à l'entreprise mais à son titulaire. Les annotations doivent être sur une feuille à part.
- Indiquer avec un timbre la date de réception
- Envoyer une quittance aux candidats sous la forme d'un accusé de réception avec un délai de réponse.
- Toute postulation donne lieu à une réponse définitive ou intermédiaire dans le mois qui a suivi sa réception
- Les dossiers de candidatures doivent être retournés à leur propriétaire ! Si sera conservé informer le propriétaire.
Difficile de personnaliser les réponse négatives mais si devrait reflèter les raisons de l'écartement au vu du nombre important de candidatures ( travail administratif trop grand ...)
4.21 Les support administratifs pour la phase de séléction
Détailler examples de formulaire
Voir page 50 du support word annexe du CD formulaire matrice de décision
4.21 L'engagement du nouveau collaborateur
Décrire les differentes étapes
Annoncer au plus vite au nouveau collaborateur par téléphone ou vive voix.
Ensuite cette annonce doit être confirmé par écrit par une lettre d'engagement et fixe qulques modalités de type heure, date d'entrée en fonction, durée période d'essai, salaire, le réglement d'entreprise et ses conditions doivent également figurer dans cette lettre afin d'être valable.
Sinon dans petites entrprise envoi du contrat de travail si pas de réglement ou pas de convention collective .
Les deux Documents doivent être contresigné et retourné par le collaborateur.
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Cartes-fiches
4.29.1 Organiser mon bureau
Kerry Gleason expert en productivité personnelle donne des principes pratiques et utiles sur l'organisation personnelle. Veuillez le décrire.
3 corbeilles de classements : IN, EN COURS, OUT
pour le flux de papiers journaliers ( attention pas pour le stockage)
In = entrée EN COURS = écheance court terme ex. attente tel. OUT = sortie
Pour supérieur trier par thème dans chemises séparés ( ex. à signer, urgent, mémo à lire pour une bonne gestion des priorités
4.29 Technique de travail
Gestion du temps
Veulliez décrire la méthode GTD de l'auteur David Allen
Getting things done David Allen
4.29.2 Organiser ma place de travail
Donner une courte éxplication sur l'organisation géographique de votre place de travail
Bureau = un plan de travail ou les seul documents présents sont ceux qui seront traîté maintenant.
3 corbeilles :
1. dossier courant (working files)
2. dossier de référence -> 80% de mes dossiers doivent être proche
3. dossier archive -> hors du bureau conservé pour question legal
4.29.2 Organiser ma place de travail
Donnez qulques rubriques de dossiers courants.
Informations clés - liste téléphone, liste d'adresse, codes, directives)
Points à discuter - pour les séances et reunions avec RH et responsable.
Tâches routinière - infos nécessaire pour réaliser tâches jour/semaine/ mois
Projets courants - 1 dossier pour chaque projet
Echéancier - 1-12 pour mois // 1-31 pour les jours = outil performant pour le suivi des dossier outil de rappel idéal.
4.29.2 Décrivez la technique des 5 S de Gleeson
1. Situer ou et pourquoi
2. Séléctionner
3. Nettoyer
4. Standardiser
5. Suivre (follow up)
4.29.3 Organiser les documents éléctronique
Décrivez le concept de 3 clics pour arriver à l'information
L'organisation du bureau = disque dur du PC
1Courant
2Référence
3Archive
4.29.4 Gérer son temps de façon efficace
1. Donner une définition de la gestion du temps
2. Décrire les 6 étapes de la gestion du temps selon l'acronyme PASSAT (J.Monnier)
1.
Etapes sont indispensables
Les etapes de la gestion du temps sont un processus structuré nécessitant l'utilisation d'étapes concrètes de clarification d'objectifs, de planification et de mise en oeuvre.
2. voir photo
4.29.5 Communication et présentation de mon travail
Comment travailler avec mon chef de manière efficace ?
- Fais lui définir les objectifs, moyens, délais
- Prépare tes interventions ( préparation documents, questions à poser
- Etre précis
- Réspecter les délais et horaires
- Choisir le "bon" moment pour déranger si ce n'est pas urgent
- Donne-lui ton feedback sur ce qui marche ou ne va pas
- Vends tes idées, motive-les
4.29.5 Comment travailler avec mes collegues avec efficacité ?
Définir comment travailler ensemble dans le respet mutuel du travail de chacun (Qui fait quoi ?)
Fixer heure pour séance: heure de début / heure de fin (timekeeper)
Préparer séances et reunions : grouper les sujets
Motivation vendez vos idées, bénéfices
4.29.5 Comment convoquer une séance pour un groupe de travail ?
L'email doit contenir :
Lieu, But, Durée, Date, Forme, Intervenant, Logistique
(attention question examen 2007)
4.29.5 Structurer pour présenter avec efficacité
Décrivez la pyramide inversée ( auteur Ali et al. )
Pyramide est ideal pour écrire des informations générales => communication droit au but
Rajouter pyramide
4.29.5 Ecrire un mémo avec un losange
Veuillez décrire son utilité et donner un exemple
pour informer des collaborateurs ou managers des derniers développement dans un département.
Intéressant également pour faire des présentations
photo losange
4.29.5 Comment présenter une PPT
Donner la structure nécessaire à une présentation powerpoint
La structure en forme de losange est bonne pour décliner les thèmes d'une présentation en public.
1. Introduction : slide / dia d'accroche ( idée choc, question, image)
2. Plan / Programme: 1 dia (menu, order du jour)
3. Thème principal: 2 - 4 dias (compter max 5 min. de parole par dia)
4. Conclusion: dia de fin ( résumé, appel à l'action )
=> la conclusion doit laisser une impression marquante au public
4.29.5 PPT Régles de bases pour des dias lisibles et utiles !
Merci de développer !
1. Dias = support visuel pour accompagner l'orateur. Elle doit contenir peu de texte avec une police grande (24-36 Arial/Verdana)
Les régles conseillés sont :
- Par dia pas plus de 6 points, 6 lignes
- Insérer une image par dia (photo, schema)
- Employer des points-clés sans verbes ou phrases très très courtes
- Utiliser de gros caractère et lisibles
- Ne JAMAIS lire à l'écran mais sur PC/feuille, pour garder le contact visuel
4.21 La mise au concours / L'engagement du personnel
Décrire la procédure de mise au concours ?
Procédure dépend du choix de canal de recrutement choisi.
Attention au respect des délais car plusieurs entités sont impliqués dans le processus. ( candidats, direction, site internet etc)
Avant la rédaction de l'annonce il faut avoir une bonne connaissance du poste à repourvoir.
4.21 Engagement du personnel - Le processus de recrutement
Développer selon T. Gonzales
Les processus de recrutement sont différents dans chaque entreprise. Important de les connaitre avant de repourvoir un poste.
Check book pg. 48 ???
4.21 Le traitement des dossiers de candidatures
Décrire une systématique administrative efficace pour la gestion de dossier de candidatures.
Ensuite détailler pourquoi c'est important.
Respect doit rester é l'esprit du gestionnaire de dossier de candidature.
Les régles suivantes doivent être respécté:
- le dossier n'appartient pas à l'entreprise mais à son titulaire. Les annotations doivent être sur une feuille à part.
- Indiquer avec un timbre la date de réception
- Envoyer une quittance aux candidats sous la forme d'un accusé de réception avec un délai de réponse.
- Toute postulation donne lieu à une réponse définitive ou intermédiaire dans le mois qui a suivi sa réception
- Les dossiers de candidatures doivent être retournés à leur propriétaire ! Si sera conservé informer le propriétaire.
Difficile de personnaliser les réponse négatives mais si devrait reflèter les raisons de l'écartement au vu du nombre important de candidatures ( travail administratif trop grand ...)
4.21 Les support administratifs pour la phase de séléction
Détailler examples de formulaire
Voir page 50 du support word annexe du CD formulaire matrice de décision
4.21 L'engagement du nouveau collaborateur
Décrire les differentes étapes
Annoncer au plus vite au nouveau collaborateur par téléphone ou vive voix.
Ensuite cette annonce doit être confirmé par écrit par une lettre d'engagement et fixe qulques modalités de type heure, date d'entrée en fonction, durée période d'essai, salaire, le réglement d'entreprise et ses conditions doivent également figurer dans cette lettre afin d'être valable.
Sinon dans petites entrprise envoi du contrat de travail si pas de réglement ou pas de convention collective .
Les deux Documents doivent être contresigné et retourné par le collaborateur.
