Compendio Grundlagen der Personalarbeit für HR-Assistentinnen
Lernkarteien für den HR Assistent:innen Lehrgang 2026
Lernkarteien für den HR Assistent:innen Lehrgang 2026
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Lernkarten
Was enthält ein Unternehmensleitbild?
Das Leitbild beschreibt:
- Zweck des Unternehmens
- Ziele
- Werte
- Grundprinzipien des Handelns
Es dient als Orientierung für Mitarbeitende und Anspruchsgruppen.
Was ist der Zusammenhang zwischen Vision, Unternehmenspolitik und Leitbild?
Vision → beschreibt das langfristige Zukunftsbild.
Unternehmenspolitik → definiert Grundprinzipien und Regeln für Entscheidungen.
Leitbild → fasst Ziele, Werte und Zweck des Unternehmens schriftlich zusammen.
Alle drei bilden die Grundlage der Unternehmensführung (normatives Management).
Was ist Personalpolitik?
Die Personalpolitik ist ein Teilbereich der Unternehmenspolitik.
Sie legt Grundsätze fest für:
Personalbeschaffung
Lohnpolitik
Personalentwicklung
Führung
Freisetzung von Mitarbeitenden.
Was ist Personalmanagement (HRM)?
Personalmanagement umfasst alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Prozesse zur Verwaltung und Entwicklung von Mitarbeitenden.
Ziel:
Personal in der richtigen Qualität und Quantität
zum richtigen Zeitpunkt
am richtigen Ort bereitstellen.
Welche Hauptaufgaben umfasst das Personalmanagement?
Personalplanung
Rekrutierung
Auswahl
Einstellung
Vergütung
Personalentwicklung
Leistungsbeurteilung
Freisetzung
In welchem Spannungsfeld arbeitet HR?
HR arbeitet im Spannungsfeld von:
Umweltsphären
Anspruchsgruppen (Stakeholder)
Unternehmenszielen
Mitarbeitendeninteressen.
Welche vier Umweltsphären beeinflussen ein Unternehmen?
1 Gesellschaftliche Umweltsphäre
2 Ökonomische Umweltsphäre
3 Technologische Umweltsphäre
4 Ökologische Umweltsphäre.
Wie beeinflusst die gesellschaftliche Umweltsphäre das HRM?
Beispiele:
Wertewandel
Arbeitsrecht
Gleichstellung
Demografie
Bildung
HR muss diese Veränderungen in Personalpolitik und Arbeitsbedingungen berücksichtigen.
Wie beeinflusst die ökonomische Umweltsphäre das HRM?
Arbeitsmarkt
Konjunktur
Wettbewerb
Lohnniveau
HR muss sicherstellen, dass Personalkosten und Personalbedarf wirtschaftlich sinnvoll sind.
Wie beeinflusst die technologische Umweltsphäre das HRM?
Digitalisierung
HR-Software
Social Media Recruiting
Automatisierung
Neue Anforderungen entstehen an Kompetenzen der Mitarbeitenden.
Wie beeinflusst die ökologische Umweltsphäre das HRM?
Nachhaltigkeit
Umweltbewusstsein
«Grüne» Arbeitsplätze
nachhaltige Mobilität
HR unterstützt eine umweltfreundliche Unternehmensstrategie.
Was sind Anspruchsgruppen (Stakeholder)?
Anspruchsgruppen sind Personen oder Gruppen, die Erwartungen an ein Unternehmen haben oder von ihm betroffen sind.
Nenne wichtige interne Anspruchsgruppen.
Kapitalgeber
Mitarbeitende
Führungskräfte
Nenne wichtige externe Anspruchsgruppen.
Kunden
Lieferanten
Staat
Öffentlichkeit
Mitbewerber
Welche Erwartungen haben Mitarbeitende an HR?
fairer Lohn
Arbeitsplatzsicherheit
Entwicklungsmöglichkeiten
Anerkennung
Sinnvolle Arbeit
Warum ist die Personalpolitik wichtig für HR?
Sie definiert Grundsätze für alle HR-Massnahmen.
Beispiele:
Lohnsystem
Weiterbildung
Rekrutierung
Führungsstil.
Welche Teilpolitiken können aus der Unternehmenspolitik entstehen?
Marketingpolitik
Finanzpolitik
Personalpolitik
Umweltpolitik.
Was ist eine funktionale Organisation?
Organisation nach Tätigkeiten/Funktionen.
Beispiele:
HR
Marketing
Produktion
Finanzen.
Vorteile der funktionalen Organisation.
Spezialisierung
hohe Fachkompetenz
klare Zuständigkeiten
Nachteile der funktionalen Organisation.
Silodenken
schwierige Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
Was ist eine divisionale Organisation?
Organisation nach:
Produkten
Regionen
Kundengruppen.
Jede Division hat eigene Funktionen.
Vorteile der divisionalen Organisation.
starke Kundenorientierung
schnelle Entscheidungen.
Nachteile der divisionalen Organisation
Doppelspurigkeiten
höhere Kosten.
Was ist eine Matrixorganisation?
Kombination aus:
funktionaler Organisation
divisionaler Organisation.
Mitarbeitende haben zwei Vorgesetzte.
Nachteil der Matrixorganisation.
Konflikte zwischen zwei Vorgesetzten
hoher Abstimmungsbedarf.
Was ist eine Stellenbeschreibung?
Dokument, das beschreibt:
Aufgaben
Verantwortung
Kompetenzen
hierarchische Stellung
Stellvertretung.
Was ist ein Anforderungsprofil?
Teil der Stellenbeschreibung.
Es definiert die Qualifikationen und Kompetenzen, die eine Person für eine Stelle mitbringen muss.
Welche Kompetenzarten gibt es?
Fachkompetenz
Methodenkompetenz
Sozialkompetenz
Selbstkompetenz.
Was ist ein Funktionendiagramm?
Matrixdarstellung der Aufgabenverteilung zwischen Stellen.
Typische Abkürzungen:
E = Entscheiden
D = Durchführen
K = Kontrolle
M = Mitwirkung.
Vorteil eines Funktionendiagramms.
klare Kompetenzregelung
weniger Konflikte
bessere Zusammenarbeit.
Was sind die Hauptziele der Personaladministration?
Die Personaladministration sorgt für:
korrekte administrative Abwicklung der Personalprozesse
Unterstützung der Führungskräfte
rechtssichere Personaldatenverwaltung
effiziente HR-Prozesse
Informationsversorgung für Mitarbeitende und Management
Welche Aufgaben hat die Personaladministration?
Typische Aufgaben sind:
Personalstammdaten pflegen
Arbeitsverträge erstellen
Mutationen bearbeiten
Eintritte und Austritte administrieren
Lohnadministration unterstützen
Zeugnisse erstellen
HR-Dokumente verwalten
Was versteht man unter Personalprozessen?
Personalprozesse sind strukturierte Abläufe im HR, zum Beispiel:
Personalplanung
Rekrutierung
Einführung
Entwicklung
Beurteilung
Freisetzung
Was sind Instrumente der Personaladministration?
Instrumente sind Hilfsmittel zur Durchführung von HR-Prozessen.
Beispiele:
Stellenbeschreibung
Personalakten
Checklisten
HR-Software
Personalstatistiken
Personalhandbuch
Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte enthält alle wichtigen Informationen über eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter.
Beispiele:
Bewerbungsunterlagen
Arbeitsvertrag
Zeugnisse
Lohninformationen
Beurteilungen
Was bedeutet ICT im HR?
ICT bedeutet:
Information and Communication Technology
Also digitale Systeme zur Unterstützung der HR-Arbeit.
Wofür werden ICT-Systeme im HR eingesetzt?
Beispiele:
Personalverwaltungssysteme (HR-Software)
Lohnprogramme
Bewerbermanagementsysteme
Zeitmanagementsysteme
Personalstatistiken
Vorteile von ICT im HR?
effizientere Prozesse
weniger Fehler
schnellere Informationsverarbeitung
bessere Datenanalyse
Warum ist Datenschutz im HR besonders wichtig?
HR arbeitet mit sensiblen Personendaten, zum Beispiel:
Lohn
Gesundheitsdaten
Bewerbungsunterlagen
Diese Daten müssen geschützt werden.
Welche Grundsätze gelten beim Datenschutz?
Daten nur für einen bestimmten Zweck verwenden
nur notwendige Daten erfassen
Daten schützen
Zugriff nur für berechtigte Personen
