Personalmanagement
Für HR- Assistenten
Für HR- Assistenten
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Flashcards
Aufgaben und Ziele
- Dienstleistungstelle für interne und externe Kunden
- Bereitstellen von Formularen, Unterlagen, Daten
- Pflege und Analyse von Personaldaten
- Drehscheibenfunktion: Informationsfluss zwischen HR, Führung, Behörden
- Schnittstellen zu anderen Abteilungen
Schnittstellen
- Übergabe von Leistungsbeurteilungen an PE
- Rückmeldungen aus Austrittgesprächen an Führung
- Zusammenarbeit mit Buchhaltung, IT, Behörden (AHV, BVG, UVG)
Flow-Chart (Flussdiagramm)/ Prozesse
- Darstellung von Abläufen (Wer? Was? Wann? Womit)
- Beispiele: Rekrutierungsprozesse, Onboarding
Instrumente der Arbeitserleichterung
- Vorlagen
- Musterbriefe
- Checklisten
- Textbausteine
Vorteile: Einheitlichkeit, Effizienz, Fehlervermeidung
ICT Einsatzmöglichkeiten
- Textverarbeitungsprogramme
- Tebellenkalkulationen
- Serienbriefe
- Textbausteine
- Grafikprogramme
PIS Personalinformationssystem
- Datenerfassung
- Datenspeicherung
- Anzeige von Daten
- Verarbeitung von Daten
- Verknüpfung von Daten
- Übermittliung von Daten
- Analyse von Daten
Inhalt: Personalplanung, Rekrutierung, Stammdaten, Zeiterfassung, Absenzen, etc
Vorteil: Vermeidung von Doppelerfassung
MIS Managementinformationssystem
Inhalt: Statistiken, Berichte, Kennzahlen
Anwendung: Schnittstellen zu Buchhaltung und Verkauf
Informationen an Führung
Moderne HR-Software Funktionen
- Digitale Personalakten
- Onboarding (Einführung)
- Offboarding (Entlassung)
- Self-Service
- Dokumentenmanagement
- Workflow
- Lohnabrechnung
- Zeugnisgenerator
- E-Learnings
Einsatzmöglichkeiten KI
- Erstellung von Stelleninseraten
- Automatisietes Screening von Lebensläufen
- Chatbots für Bewerber und Mitarbeiter
- Analyse von Feedback, Performance und Potenzial
Vorteile von KI
- Effizienzsteigerung
- Zeitersparnis
- Objektivere Entscheidungen
- Personalisiertere Weiterentwicklung
- Matching von Kompetenzen und Stellenprofilen
Nachteile KI
- Fehlene Emphatie
- Risiko Datenverzerrung
- Datenschutzrisiken
- Hohe Implementierungkosten
Inhalte des Datenschutzgesetzes
Schutz der Persönlichkeit und Daten
Privacy by Design
Datenschutz von Anfang an in Systeme, Produkte, Prozesse eingebaut wird, nicht erst nachträglich
Privacy by Default
Datenschutz als Voreinstellung bedeutet, dass der höchste Datenschutz gilt, ohne dass Nutzer aktiv etwas einstellen müssen
Informationspflicht bei Datenerhebung
Bearbeitungsverzeichnis ab 250 MA Pflicht
Besonders schützenswerte Daten
- Gesundheit
- Religion
- Politische Tätigkeit
- Genetische und biometrische Daten
- Strefrechtliche Daten
Rechte der betroffenen Personen bezüglich DSG
- Auskunftsrecht
- Einschränkungen bei überwiegenden Interessen Dritter
Datensicherheit vs. Datenschutz
Datensicherheit
- Schutz vor Verlust, Zerstörung, Manipulation
Datebschutz
- Schutz vor unberechtigtem Zugriff
Gleichstellungsgesetz GIG
- Diskriminierungsverbot
- Schriftliche Begründung bei Nichteinstellung
- Verpflichtung Lohngleicheitsanalyse ab 100 MA
Mitwirkungsgesetz (MWG)
- Mitsprache der MA ab 50 MA
- Bereiche: Arbeitssicherheit, Massenentlassung, Betriebsübernahme
Ziele Persobalmarketing
- Motivation & Bindung von Ma
- Atteaktiver Arbeitgeber
- Senkung der Rekrutierungskosten
- Employer Branding (Arbeitgebermarke)
Instrumente des Personalmarketings
- Flexible Arbeitszeiten
- Benefits
- Karrieremöglichkeiten
- Jobmessen
- Medienpräsenz
Personalplanung
- Zeit, Ort, Menge, Qualität
- Optimale MA-Einsatz
- Minimierung der Kosten
- Nachhaltiger Nutzen von Wissen
- Erfahrung und Kreativität
Quantitative Personalplanung
Anzahl benötigter Mitarbeiter für zukünftige Zeiträume
Langfristige Planung
Qualitative Personalplanung
Welche Kompetenzen zukünftig benötigt werden (Schulungen, Fähigkeiten)
Unternehem & Personalplanung
Personalplanung ist eingebettet in die Gesamplanung
Erruierung mit PIS Einteitte, Abgänge, Absenzen
Basiert häufig auf Erfahrungswerten und Benchmarks
Bereiche der Personalbedarfs
- Ersatzbedarf (Kündigung, Pensionierung)
- Neubedarf (neue Stelle besetzen)
- Personalabbau
Personalgewinnungsprozess
- Bedarfsmeldung
- Personalsuche
- Selektion
- Anstellung
- Einführung
Vor- und Nachteile der internen Personalsuche
Vorteile:
- Geringere Kosten, Schnellere Besetzung, Mitarbeiter kennen Unternehmen, geringeres Fehlbesetzungsrisiko
Nachteile:
- Begrenzter Bewerberkreis, Betriebsblindheit, wenig neue Ideen, interner Konflikt der MA, neue Vakanz
Vor-und Nachteile der externen Personalsuche
Vorteile:
- Grosser Bewerberkreis, neue Ideen, spezifischere Suche, keine internen Verschiebungen
Nachteile:
- Höhere Kosten, längere Einarbeitungszeit, höheres Risiko Fehlbesetzung, noch keine Kenntnisse
Stellenbesetzungsmöglichkeiten mit und ohne Kündigung
Ohne Kündigung:
- Interne Versetzung, Natürliche Fluktuation nützen, Pensionierte nicht ersetzen, Beförderungsmöglichkeiten prüfen
Mit Kündigung:
- Aufhebungsvereinbarung, ordentliche Kündigung mit Freistellung, Probezeitkürzung, einvernehmliche Lösung
Stellenbeschreibung
- Regelt Aufgaben, Verantwortung, Kompetenzen
- Bildet Grundlage für Leistungsbeurteilung
- Bildet Grundlage für Mitarbeitergespräche
- Bildet Grundlage für Lohnsystem
Anforderungsprofil
Fach-, Methoden-, Sozial-, Selbst-, Führungskompetenzen
Einsatz Stellenbeschreibung und Anforderungsprofile
Personalplanung, Personalsuche, Lohnwesen, Führung, Personalentwicklung, Freisetzung
Stelleninserat
Inhalt: Wir sind..., Wir erwarten..., Wir bieten..., Ihre Bewerbung
Gestaltung nach AIDA
Grobanalyse Personaldossier
- A= passend
- B= teilweise passend
- C= ungeeignet/überqualifiziert
Feinanalyse Personaldossier
- Vollständigkeit
- Plausibilität
- Qualität
- Abreitszeugnisse
Selektionsinstrumente
Indirekt:
- Dossier, Referenzen, graphologische Gutachten
Diekt:
- Interviews, Assesments, Tests, Arbeitsproben, Gruppengespräche, Job- Speed Dating
Onboarding
- Schnelle Einführung
- Leistungserreichung
- Motivation
- Fehler vermeiden
- Frühfluktuation senken
Mögliche Unterstützung durch Götti/Mentor
Marketinginstrumente
- Leitbild
- Kultur
- Kommunikation
- Personalentwicklungsmassnahmen
- Vergütung
- Sozialleistungen
Mitarbeitergespräche
- Mitarbeiterbeurteilung
- Zielvereinbarung
- Potenzialbeurteilung
- Fördergespräch
- Coaching
- Standortbestimmung
- Disziplinargespräch
