Fachwirt Büro und Projekt
Prüfungsvorbereitung
Prüfungsvorbereitung
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Flashcards
Warum als Unternehmen DIN EN ISO 9001 ?
- Zertifizierung wird von Kunden und Lieferanten als Nachweis gefordert, z. B . in Produkthaftungsfällen
- Zertifizierung leistet einen Beitrag zur Vertrauensbildung und verbessert s o die Wettbewerbsfähigkeit
- kann Voraussetzung für eine Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen sein
Aufgaben des Qualitätsmanagements
- Sicherstellung gleichbleibend guter und stabiler Prozesse
- Vorbeugung und Vermeidung von Fehlern
- Nutzung von Fehlererfahrungen zur kontinuierlichen Verbesserung
- Durchführung von Qualitätsplanung, -kontrolle, -prüfung und -steuerung
Prinzipien des KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
- Ständige, schrittweise Verbesserung von Prozessen
- Einbeziehung aller Mitarbeitenden
- Fehler als Chance zur Verbesserung nutzen
- Orientierung am PDCA-Zyklus (Plan–Do–Check–Act)
- Kunden- und Prozessorientierung
Kurz-Merksatz:
KVP bedeutet laufende Verbesserungen durch alle Beteiligten auf Basis von Erfahrungen und Fehlern.
KVP - Prinzipien an Praxisbeispielen
- Sauberkeit und Ordnung
- Standardisierung
- Schaffen und Einhalten von Regeln
- Vermeiden (z.B. bücken-> Regal sortieren nach dem was man häufiger benötigt)
- aufräumen und pflegen (Werkzeugpflege Reiko ;) )
- aussortieren
Fünfstufiges Informationskonzept (QM):
- Informationsbedarf – objektiv notwendige Informationen
- Informationsnachfrage – subjektiv angeforderte Informationen
- Informationsangebot – tatsächlich verfügbare Informationen
- Informationsaufbereitung – Speichern, Verarbeiten, Übermitteln
- Informationsbereitstellung/-nutzung – verständliche Ausgabe und Nutzung
Prüfungs-Merksatz:
Bedarf → Nachfrage → Angebot → Aufbereitung → Nutzung
Fehlerursachenanalyse Im Qualitätsmanagement
Analyse mithilfe eines Ishikawa-Diagramms (Ursachen-Wirkungs-Diagramm, Fischgrät-Diagramm) + Analyse mit der 5-W-Methode:
Fragetechnik, mit der fünfmal nach dem Warum gefragt wird
Welche Informationen sollten nach einem Workshops weiterge-
geben werden, und in welchem geeigneten Kommunikationsweg.
- Führungskräfte - Ablauf und Ergebnisse des Workshops - Präsentation im Leitungsteam
- Vertriebsmitarbeiter - Fotodokumentation und Ergebnisse - Unternehmensserver / E-Mail
- Mitarbeiter anderer Abteilungen - nur Veranstaltungsbeschreibung - Intranet
- Betriebsrat - alle erforderlichen Informationen gemäß Betriebsverfassungsgesetz -Betriebsratssitzung
Möglichkeiten der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, ohne dass eine arbeitgeberseitige Kündigung erfolgt
- Zeitarbeit
- fehlende Qualifikation (keine Abfindung)
- VorRuhestand
- Aufhebungsvertrag
- Auslauf einer Befristung
Kriterien für eine Datensicherungsstrategie
- Speicherort und Speichermedium
- DSGVO Verantwortlicher
- Speicherhäufigkeit
- Umfang der gespeicherten Daten
- Zeitpunkt der Speicherung (Nachts)
Nenne für die Abkürzungen AIDA die vier Phasen
- Attention (Aufmerksamkeit steigern )
- Interest (Interesse weiter vertiefen )
- Desire (Verlangen / emotionale Bindung )
- Action (zum handeln/ kaufen bewegen)
Bis zu welcher Grenze können Waren komplett abgeschrieben werden
Anschaffungen von Gütern unter 1.000 € Anschaffungswert (ohne Umsatzsteuer) können im gleichen Jahr in vollem Umfang als Aufwand gebucht werden.
Merkmale eines Projektstrukturplanes (Wie mache ich einen)
man zerlegt ein Projekt schrittweise in kleinere, handhabbare Teile (Phasen, Teilprojekte, Arbeitspakete) mit Top-Down oder Bottom-Up Methode, visualisiert dies als Baumstruktur
Worauf sollte man bei einem Projektstrukturplan achten ?
Wichtig ist beispielsweise
eine sinnvolle Nummerierung -
Projektenene 1
Teilprojektebene 1.1 / 1.2 usw.
Arbeitspakete 1.1.1 / 1.1.2 oder 1.2.1 / 1.2.2
Doppelte Arbeitspakete oder Tätigkeiten vermeiden,
Welche drei Arten von Projektstrukturplänen gibt es ?
Phasenorientiert und Objektorientiert und Funktionsorientiert
Was ist ein Compliance Beauftragter und wo kann er integriert werden?
Compliance-Beauftragter (oder Compliance Officer)
stellt sicher, dass ein Unternehmen alle geltenden Gesetze, interne Richtlinien und ethischen Standards einhält, um rechtliche Risiken, Strafen und Reputationsschäden zu vermeiden, indem er Richtlinien entwickelt, Schulungen durchführt und Risiken wie Korruption oder Datenschutzverletzungen überwacht.
- Stabsstelle der Geschäftsleitung
VIER TYPISCHE PROJEKTMANAGEMENTPHASEN
1. Initiierungsphase (Act)
2. Planungsphase (Plan)
3. Controllingphase/Steuerungsphase (Check)
4. Abschlussphase (Do)
Was ist eine Stakeholderanalyse?
ist ein
systematischer Prozess, um alle Personen, Gruppen oder Organisationen (Stakeholder) zu identifizieren, die ein Projekt beeinflussen können oder davon betroffen sind, deren Interessen und Einfluss zu bewerten und daraus Strategien für das Management dieser Beziehungen abzuleiten, um den Projekterfolg zu sichern
Was ist eine Marktanalyse ?
ist die
systematische Untersuchung eines Zielmarktes, um dessen Eigenschaften, Größe, Trends, Zielgruppen und Wettbewerber zu verstehen, damit fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden können
Was ist Anlagevermögen in der Bilanz ?
Anlagevermögen umfasst alle Vermögensgegenstände, die dem Unternehmen langfristig dienen und nicht für den kurzfristigen Verkauf bestimmt sind.
4 Beispiele für Aktiva und 4 für Passiva / und Eselsbrücke
Aktiva
- Gebäude
- Maschinen
- Fahrzeuge
- Kasse / Bank
- Forderungen
Merksatz: Aktiva zeigen, was das Unternehmen hat.
Passiva
Kapital & Schulden
- Eigenkapital
- Bankdarlehen
- Verbindlichkeiten
- Rückstellungen
Merksatz:Passiva zeigen, woher das Geld kommt.
Was sagt der Anlagendeckungsgrad | aus ?
Der Anlagendeckungsgrad 1
gibt an, wie viel Prozent des langfristigen Anlagevermögens (Maschinen, Gebäude etc.) durch Eigenkapital gedeckt ist, also ohne Fremdfinanzierung
Was sagt die Anlagenintensität aus ?
Die Anlagenintensität zeigt, wie viel vom Gesamtvermögen eines Unternehmens langfristig in Sachwerten (Maschinen, Gebäude etc.) gebunden ist, was Aufschluss über die Vermögensstruktur, Kapitalbindung und vor allem die finanzielle Flexibilität gibt
Bei steigender Anlagenintensität nimmt die Flexibilität bei Beschäftigungsschwankungen und die Anpassungsfähigkeit an veränderte Marktsituationen ab.
Was sagt die Eigenkapitalquote aus ?
Die Eigenkapitalquote zeigt den Anteil des Eigenkapitals am Gesamtkapital eines Unternehmens und gibt Aufschluss über dessen finanzielle Stabilität, Unabhängigkeit und Krisenfestigkeit
. Eine hohe Quote bedeutet, das Unternehmen ist weniger verschuldet und unabhängiger von externen Geldgebern, was die Bonität verbessert und die Kreditfähigkeit erhöht.
Was sind die Kernelemente agiler Führung
✓ Flexibilität
✓ Anpassungsfähigkeit
✓ Kommunikation auf Augenhöhe
✓ Vertrauen
✓ Selbstorganisation
✓ situatives Führen
✓ Kundenfokus
✓ Lernkultur
Agile Leadership: Vor- und Nachteile
Vorteile
-Schnellere Reaktion auf Veränderungen
-Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
-Bessere Produkt- und Servicequalität
-Gesteigerte Innovation
-Erhöhte Transparenz
-Effizientere Ressourcennutzung
-Stärkerer Kundenfokus
-Verbesserte Teamarbeit
Nachteile
- Herausfordernder Kulturwandel
-Unsicherheit bei manchen Mitarbeitenden
-Schwierige Koordination
-Unklare Verantwortlichkeiten
-Höhere Anforderungen an Führungskräfte
-Schwierige Planbarkeit
-Dokumentationsdefizite
-Messbarkeit von Fortschritt
5 Instrumente der Marketingkommunikation
Instrumente der Marketingkommunikation stellen die Mediawerbung, Public Relations, die Verkaufsförderung, das Sponsoring sowie das Event Marketing dar
Wie ist eine Mitteilung (z.B. Presse) aufgebaut
- Überschrift/Headline
- Unterzeile/Subheadline
- Anreißer/Teaser (5 W - wer hat - was - wann - wo und warum gemacht?)
- Mittelteil (detaillierte Informationen: Hintergründe, Erklärungen, Perspektiven, Meinungen, Stimmungen)
-Boilerplate (Hintergrundinformationen: Unternehmensname, Adresse, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Verweis auf Webseite)
Unterschied Aufbau- und Ablauforganisation
- Aufbauorganisation
Regelt die Struktur des Unternehmens
→ Wer ist wem unterstellt?
→ Welche Aufgaben, Stellen, Abteilungen und Verantwortlichkeiten gibt es?
(statisch, langfristig) - Ablauforganisation
Regelt die Arbeitsprozesse im Unternehmen
→ Wer macht was, wann, wie und in welcher Reihenfolge?
(dynamisch, anpassungsfähig)
Merksatz:
Aufbauorganisation = Wer mit wem
Ablauforganisation = Wer macht was wann
Matrixorganisation – Vor- und Nachteile (Je 3)
Vorteile
- Hohe Flexibilität
→ Schnelle Anpassung an Markt- und Projektanforderungen - Bessere Nutzung von Fachwissen
→ Mitarbeitende bringen Know-how in mehrere Projekte ein - Fördert Zusammenarbeit & Kommunikation
→ Austausch zwischen Funktionen und Projekten
Nachteile
- Mehrfachunterstellung
→ Mitarbeitende haben mehrere Vorgesetzte - Hoher Abstimmungsaufwand
→ Zeitintensive Kommunikation und Koordination - Konfliktpotenzial
→ Unklare Zuständigkeiten und widersprüchliche Anweisungen
Merksatz:
Matrix = flexibel & fachlich stark, aber komplex & konfliktanfällig
PDCA-Zyklus im kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) erklären
PDCA = systematisches Vorgehen zur kontinuierlichen Verbesserung
• Plan (Planen)
→ Problem analysieren
→ Ziele festlegen
→ Verbesserungsmaßnahmen planen
• Do (Umsetzen)
→ Maßnahmen im kleinen Rahmen umsetzen
→ Mitarbeitende einbeziehen
• Check (Überprüfen)
→ Ergebnisse messen und mit Zielen vergleichen
→ Wirksamkeit bewerten
• Act (Anpassen / Standardisieren)
→ Erfolgreiche Maßnahmen standardisieren
→ Abweichungen korrigieren
→ Neuer PDCA-Zyklus startet
Bezug zu KVP: PDCA ist das Kerninstrument des KVP und sorgt für dauerhafte, schrittweise Verbesserungen.
Merksatz: Planen – Machen – Prüfen – Handeln = immer besser werden
Was sind die drei Präsentationsphasen
• Eröffnungsphase: Aufmerksamkeit, Spannung und Interesse erzeugen
• Präsentationsphase Erläutern und Begeistern für das neue Leitbild
Abschlussphase: Festigen der Informationen zum Leitbild durch Zusammenfassung und Visualisierung;
Ausblick; Appell
Unterschied zwischen Primär und Sekundärforschung im Marketing
Primärforschung:
-Eigene, erstmalige Erhebung neuer Marktdaten
-z. B. Befragungen, Interviews, Beobachtungen
-Aktuell, aber zeit- und kostenintensiv
Sekundärforschung:
-Auswertung bereits vorhandener Daten
-z. B. Statistiken, Studien, interne Auswertungen
-Schnell und kostengünstig, aber evtl. weniger passend
Merksatz : Primär = selbst erheben, Sekundär = vorhandene Daten nutzen
Was ist Event Marketing
Integration von Veranstaltungen als strategischem Marketing- und Engagement-Instrument.
Was bedeutet (SEO) Search Engine Optimization
Strategien zur Verbesserung der Sichtbarkeit in Suchmaschinen.
Basiselemente einer Werbebotschaft
• Basisbotschaft (das Kommunikationsziel),
• die Nutzenbotschaft (Consumer Benefit),
• die Nutzenbegründung (Reason Why) und
• die Tonalität (Tonality).
Aufgaben eines Betriebsrates
Der Betriebsrat vertritt die Interessen der Arbeitnehmer im Betrieb und hat folgende Aufgaben:
- Mitbestimmung bei sozialen Angelegenheiten
(z. B. Arbeitszeit, Pausen, Urlaubsgrundsätze) - Mitwirkung bei personellen Maßnahmen
(z. B. Einstellungen, Versetzungen, Kündigungen) - Überwachung der Einhaltung von Gesetzen, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen
- Förderung der Gleichstellung und Integration
- Ansprechpartner für Mitarbeitende bei Problemen und Beschwerden
Rechtsgrundlage:
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Arten von Wissensmanagment
-Explizites Wissen (dokumentiert, z. B. Anleitungen)
-Implizites Wissen (Erfahrungswissen, „Kopf-Wissen“)
Merksatz: Explizit = aufgeschrieben, implizit = im Kopf
Was sind Stakeholder?
Person oder Gruppe, die Interesse oder Berührungspunkte an einem Projekt haben
Schritte einer Stakeholderanalyse
https://studyflix.de/wirtschaft/stakeholderanalyse-6474
Wie kann man eine Stakeholderanalyse darstellen
Mit einer Stakeholderanalyse Matrix oder auch Stakeholder-Map gemeint.
Y Achse = Interesse
X Achse = Einfluss
