Assistenz und Sekretariat
Wahlqualifikation
Wahlqualifikation
-
- 1 / 100
-
Flashcards
Grenzen Sie die Begriffe Zeitmanagement und Selbstmanagement voneinander ab.
Zeitmanagement:
- Zeitmanagement ist die Fähigkeit, sinnvoll mit seiner Zeit umzugehen.
- Dazu gehören i. W. die Planung und Priorisierung von Tätigkeiten unter der Berücksichtigung auch von Puffern und regelmäßigen Pausen.
Selbstmanagement:
- Selbstmanagement ist die Fähigkeit, seine persönliche und berufliche Entwicklung zu gestalten.
- Dazu gehören nicht nur gutes Zeitmanagement, sondern z.B. auch
- Ziele setzen
- Arbeitsalltag planen
- Entscheidungskompetenz
- Selbstdisziplin und Selbstreflexion
Bei allen organisatorischen Aufgaben, so auch bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, ist ein strukturiertes und effizientes Vorgehen von großer Bedeutung.
Nennen Sie 3 Methoden des Zeitmanagements.
• To-do-Liste
• ABC-Analyse von Aufgaben
• Eisenhower-Matrix (das Wichtige vor dem Dringenden)
• ALPEN-Methode
• Pareto-Prinzip (auch 80:20-Regel genannt)
Erläutern Sie die ABC-Analyse.
• A-Aufgaben
- o Hauptaufgaben (Kernaufgaben)
- o können nicht delegiert werden è zuerst erledigen
• B-Aufgaben
- o Routine- und Alltagsaufgaben
- o stehen bzgl. ihrer Wichtigkeit zwischen A und C
- o sollten – sofern möglich – delegiert werden
- o ansonsten im Anschluss an die A-Aufgaben erledigen
• C-Aufgaben
- o relativ unwichtig („Nice to have“)
- o sollten – sofern möglich – ebenfalls delegiert werden
- o ansonsten ignorieren (ab in den Papierkorb) oder irgendwann erledigen, wenn genügend Zeit dafür vorhanden
Erläutern Sie die Eisenhower-Methode.
Nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower
Prioritäten werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gesetzt:
o A-Aufgaben = wichtig und dringend --> sofort selbst erledigen
o B-Aufgaben = wichtig, aber nicht dringend --> Aufgaben terminieren und im Anschluss an die A-Aufgaben selbst erledigen
o C-Aufgaben = nicht wichtig, aber dringend --> zur sofortigen Bearbeitung an geeignete Mitarbeiter delegieren
o D-Aufgaben = nicht wichtig und nicht dringend --> später bearbeiten oder in den Papierkorb
Erläutern Sie die ALPEN-Methode.
• Aufgaben und Termine aufschreiben (einfache To-do-Liste)
• Länge der Tätigkeiten schätzen
• Pufferzeit einplanen (nach 60:40-Regel möglichst 40 % Zeitpuffer einplanen)
• Entscheidungen treffen (z. B. Prioritäten, Delegation)
• Nachkontrolle der Zielerreichung und Identifizierung von Zeitfressern
Erläutern Sie das Pareto-Prinzip.
• Häufig kann ein Großteil des Ergebnisses schon mit relativ kleinem Aufwand erzielt werden.
- --> 80/20-Prinzip
• Das bedeutet, dass z. B.
- 20 % der Besprechungszeit häufig 80 % der Resultate ergeben
- 20 % der Kunden häufig 80 % des Umsatzes beitragen
• Man sollte also die wirklich wichtigen Aufgaben priorisieren und diese vorrangig erledigen.
• Die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben können besser delegiert werden.
Erläutern Sie die SMART-Methode zur Formulierung von Zielvorgaben.
• Mit der SMART-Formel kann recht einfach überprüft werden, ob eine Zielformulierung klar und struk turiert vorgenommen wurde.
• Sie kann im geschäftlichen wie auch im privaten Umfeld angewendet werden.
• Die Abkürzung SMART hat folgende Bedeutung:
- S = spezifisch: Ziel einfach formuliert und selbst beeinflussbar
- M = messbar: nachprüfbare Messlatte, genau überprüfbar
- A = attraktiv: positive Formulierung, begehrenswert, motivierend
- R = realistisch: Ziel realistisch, also auch erreichbar
- T = terminiert: Ziel mit einem eindeutigen Termin
Nennen Sie 3 Vorteile des Arbeitens mit Checklisten zur Vorbereitung von Be sprechungen oder Veranstaltungen.
- Checklisten werden für wiederkehrende komplexe Aufgaben erstellt.
- Sie zerlegen die Hauptaufgabe in mehrere Teilaufgaben und bieten damit einen guten Überblick.
- Dadurch stellen sie sicher, dass keine Teilaufgabe vergessen wird.
- Sie können ständig aktualisiert bzw. verbessert werden. • Sie entlasten das Gedächtnis (es kann nichts vergessen werden).
- Einsparung von Zeitaufwand und somit Kosten
Nennen Sie 3 Beispiele für Zeitfresser (Zeitdiebe).
keine Priorisierung der To-dos → Tagesziele setzen, zuerst das Wichtige erledigen
Stress durch Aufschieben → Tagesziele festlegen und Aufgaben strukturieren
E-Mail-Flut → E-Mails nur 1–2 Mal pro Tag bearbeiten
inhaltsleere Meetings → klare Meeting-Kultur (Agenda, Zeitplan, Teilnehmer begrenzen)
unangemeldete Besucher → Rückzug ermöglichen, z. B. „Bitte nicht stören“-Schild
häufige Telefonstörungen → Telefon umstellen oder Anrufbeantworter einschalten
Kaffee- und Raucherpausen → Pausen bewusst planen und begrenzen
zu vieles gleichzeitig machen → priorisieren und Aufgaben nacheinander abarbeiten
alles selbst erledigen → Unwichtiges, aber Dringendes delegieren
nicht „Nein“ sagen können → lernen, klar und sachlich Nein zu sagen
Unordnung am Arbeitsplatz → regelmäßig aufräumen und Ordnung halten
Ablenkung durch Social Media → Handy weglegen und fokussiert arbeiten
Perfektionismus → Pareto-Prinzip (80/20-Regel) anwenden
Wodurch werden Sie selbst unter Stress gesetzt?
Stress wird verursacht z. B. durch
• gleichzeitige Anliegen von Kollegen/Chef/Kunde
• zu viele Aufgaben (Überlastung)
• Aufschieben unangenehmer Aufgaben
• zu wenig Anerkennung oder sogar Kritik für die eigene Leistung
• mangelnde Entwicklungsmöglichkeiten
Erläutern Sie den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz.
• Effektivität:
- bedeutet, die richtigen Dinge zu tun
- Fähigkeit, das Ziel bzw. das Ergebnis zu erreichen
- Beispiele: § Reise von Düsseldorf nach Köln per Flugzeug (Ziel erreicht, Methode aber fragwürdig) § Erreichen des Ziels „Erhöhung Marktanteil um 5 %“ durch höheren Werbeetat
• Effizienz:
- bedeutet, die Dinge richtig zu tun
- Fähigkeit, das Ziel bzw. das Ergebnis mit minimalem Aufwand zu erreichen
- Maß für Wirtschaftlichkeit (Ertrag/Aufwand)
Beispiele:
- Reise von Düsseldorf nach Köln per Zug
- Kostenreduzierung um 5 % durch Analyse und Optimierung der Prozesse
Wie dokumentieren Sie den Verlauf und die Ergebnisse von Besprechungen so wie die Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung?
Durch Protokollführung während des Meetings bzw. während der Durchführung der Veranstaltung.
Nennen und erläutern Sie 3 Protokollarten.
Verlaufsprotokoll
hält den vollständigen Verlauf eines Meetings mit Ergebnissen und Beschlüssen in knapper und sachlicher Form im Präsens fest
auch einzelne Reden und Diskussionsbeiträge werden mit Namensnennung in indirekter Rede aufgezeichnet
hat eine hohe Beweiskraft, ist jedoch übersichtlicher als ein Wortprotokoll
Wortprotokoll
ist eine Sonderform des Verlaufsprotokolls
ist die einzige Protokollart mit direkter Rede
gibt den Wortlaut und alle Äußerungen vollständig wieder
besitzt die höchste Beweiskraft
wird z. B. im Bundestag oder bei Gericht durch Stenographen eingesetzt
Kurzprotokoll
enthält Ergebnisse und Beschlüsse
enthält Arbeitsaufträge
enthält Argumente und Gründe für diese Ergebnisse
ist nur geeignet, wenn keine höchste Beweiskraft erforderlich ist
Beschluss- / Ergebnisprotokoll
hält lediglich die Ergebnisse, Beschlüsse und Arbeitsaufträge der Besprechung fest
enthält keine Argumente und keine Begründungen
Gedächtnisprotokoll
wird im Anschluss an ein Meeting erstellt
relevante Informationen werden aus dem Gedächtnis niedergeschrieben
die Qualität hängt von der Erinnerungsfähigkeit des Protokollanten ab
dient dazu, Informationen später rekonstruieren zu können
Simultanprotokoll
wird bereits während der Besprechung angefertigt
ist am Ende der Besprechung sofort unterschriftsreif
Nennen Sie 3 Funktionen von Protokollen.
Zweck und Nutzen eines Protokolls
dient der Dokumentation einer Besprechung sowie deren Ergebnisse und Beschlüsse
stellt eine Gedächtnisstütze zum späteren Nachschlagen und Rekonstruieren dar
informiert Nicht-Anwesende, Beteiligte und Vorgesetzte
schafft Verbindlichkeit und ermöglicht die Kontrolle der Einhaltung von Arbeitsaufträgen (To-dos)
ist in bestimmten Situationen zwingend vorgeschrieben, zum Beispiel bei:
Mitgliederversammlungen
Betriebsratssitzungen
Protokoll als Beweismittel
dient als Beweismittel in Bezug auf die Rechtmäßigkeit von Ergebnissen und Beschlüssen
dient als Beweismittel für Arbeitsaufträge und Zuständigkeiten
dient als Beweismittel bei Behauptungen der Teilnehmer
In welcher Zeitform wird ein Protokoll geschrieben?
Protokolle werden grundsätzlich in der Gegenwartsform geschrieben, damit sich Dritte beim Lesen im Nachhinein besser in die Situation hineinfinden können
Die Vergangenheitsform wird nur verwendet, wenn in der Besprechung auf bereits Geschehenes Bezug genommen wird
Beispiel: „Herr Meier fasst zusammen, welche Ergebnisse beim Meeting am letzten Montag erzielt wurden“
Redebeiträge während der Besprechung werden in indirekter Rede im Konjunktiv wiedergegeben
Nennen Sie 3 Eigenschaften, die ein Protokoll erfüllen muss.
Protokolle müssen objektiv verfasst werden
Protokolle sind sachlich zu formulieren
Eigene Meinungen, Bewertungen oder Gefühle des Protokollanten dürfen nicht enthalten sein
Die Formulierungen müssen auch für Nicht-Teilnehmer verständlich sein
Der Inhalt ist auf die wesentlichen Aspekte zu beschränken (Ausnahme: Wortprotokoll)
Wie wird ein Protokoll nach DIN 5008 aufgebaut?
Protokollkopf
enthält den Namen des Unternehmens bzw. der verantwortlichen Abteilung
enthält die Protokollart, zum Beispiel Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll
enthält das Thema sowie die Agenda der Besprechung
enthält Datum, Uhrzeit, Beginn und Ende der Besprechung
enthält die Teilnehmer oder eine Teilnehmerliste als Anhang
enthält die Namen der Besprechungsleitung, der Protokollführung und des Timekeepers
Protokollinhalt / Hauptteil
der Hauptteil richtet sich grundsätzlich nach der jeweiligen Protokollart
die DIN 5008 beschreibt das häufig verwendete konventionelle Verlaufsprotokoll
der Hauptteil kann folgende Inhalte enthalten:
Agenda-Punkte
bei ausführlichen Protokollen: Namen und Beiträge der Redner
den Verlauf der Sitzung
Ergebnisse wie Anträge, Beschlüsse, Termine oder Ähnliches
zusätzlich können in Spalten Hinweise auf Verantwortliche (wer?), Aufgaben (was?) und Termine (bis wann?) aufgenommen werden
alternativ kann am Ende des Protokolls eine separate To-do-Liste ergänzt werden
Protokollschluss
enthält das Datum der Protokollerstellung
enthält die Namen und Unterschriften der Besprechungsleitung und der Protokollführung
enthält einen Verteiler, auch für gegebenenfalls nicht anwesende Personen
enthält gegebenenfalls Anlagen, zum Beispiel Tischvorlagen oder Präsentationen
Welche Möglichkeiten zur internen Kommunikation kennen Sie?
E-Mail
Fax (nur noch sehr selten)
Brief oder Kurznotiz
Telefonat
Schwarzes Brett
Intranet
MS Teams, Skype oder Zoom (Anruf, Video, Chat)
Welche Wege zur externen Kommunikation kennen Sie, z. B. mit Kunden?
persönliches Gespräch
E-Mail
Fax (nur noch sehr selten)
Brief
Telefonat
Messaging (z. B. WhatsApp)
Internetseite
Werbung
Social Media (z. B. Instagram, LinkedIn oder Facebook)
Erläutern Sie an einem Beispiel je einen Vor- und einen Nachteil für ein Kommunikationsmittel.
Telefon
Vorteile: hohe Priorität, sehr dringlich, persönliche Klärung, direkte Ansprache
Nachteile: keine Dokumentation der Inhalte, Adressat muss erreichbar sein
Messaging
Vorteile: hohe Priorität, sehr dringlich, persönliche Klärung, direkte Ansprache
Nachteile: Nachricht kann auch später abgerufen werden, keine Information oder Dokumentation zum Nachrichten-Empfang
Vorteile: direkte Ansprache, kann auch später abgerufen werden, Dokumentation vorhanden
Nachteile: Nachricht kann auch später abgerufen werden, keine direkte Reaktion erkennbar
Intranet und Internet
Vorteil: weite Erreichbarkeit
Nachteil: keine Verpflichtung des Lesens
Erläutern Sie das sog. Eisbergmodell.
Das sog. Eisbergmodell wurde vom Psychologen Sigmund Freud entwickelt und besagt, dass der Hauptteil der Kommunikation unbewusst über die Beziehungsebene wahrgenommen wird.
Das Modell vergleicht unsere Psyche mit einem Eisberg, der als Symbol für die Kommunikation verwendet wird.
20 % des Eisbergs liegen über Wasser
Diesen nur kleinen Teil des Eisbergs nehmen wir bewusst wahr.
Ebenso besteht auch die Kommunikation nur zu einem sehr kleinen Teil aus bewussten Gedanken, Überzeugungen und Absichten, der sog. Sachebene.
Auf der Sachebene werden Daten und Fakten übermittelt.
80 % des Eisbergs liegen dagegen unter Wasser
Der große Teil des Eisbergs unter Wasser repräsentiert alles, was außerhalb unserer bewussten Wahrnehmung liegt.
Hierunter fallen unbewusste Wünsche, unterdrückte Gefühle, ungelöste Konflikte, Vorurteile und Ängste, die sog. Beziehungsebene.
Diese unterschwelligen unbewussten Aspekte beeinflussen unser Verhalten und erschweren oft die Kommunikation.
Erläutern Sie die 4 Seiten einer Nachricht nach dem „4-Ohren-Modell“ von Frie demann Schulz von Thun.
Vier-Ohren-Modell (Schulz von Thun)
Definition:
Weiterentwicklung des Eisbergmodells um zwei weitere Ebenen
Entwickelt, um Missverständnisse in der Kommunikation zu erklären
4 Seiten einer Nachricht:
Sachinhalt:
Welche Daten und Fakten werden übermittelt?
Appellinhalt:
Welchen Appell richtet der Sender an den Empfänger?
Beziehungsinhalt:
Wie ist die Beziehung zwischen Sender und Empfänger?
Selbstoffenbarung:
Was drückt der Sender über sich selbst aus?
Wichtig:
Missverständnisse entstehen, wenn eine der 4 Seiten vernachlässigt oder falsch gedeutet wird
Was versteht man unter einem Projekt?
Ein Projekt ist ein:
einmaliges,
zeitlich befristetes Vorhaben
mit einem konkreten Ziel,
einer finanziellen und personellen Begrenzung sowie
einer erheblichen Komplexität.
Daher bedarf es eines eigenen Projektmanagements.
Nennen Sie ein Beispiel für ein Projekt.
Firmenjubiläen planen und durchführen
Einführung einer neuen Software
Entwicklung eines neuen Produktes
Welche Phasen durchläuft ein Projekt?
Projektphasen
• Projektanstoß
Projektidee entwickeln
Projektziele mithilfe der SMART-Methode definieren
Machbarkeitsstudie zu den Projektzielen erstellen
Projekt genehmigen lassen
Projektleiter sowie Teammitglieder benennen
• Projektplanung
Projektidee konkretisieren (Projektziele und -umfang)
Budget kalkulieren und beantragen
ggf. Kick-Off-Meeting zum gegenseitigen Kennenlernen
Risikoanalyse (Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung)
Terminplanung mit Arbeitspaketen, Meilensteinen und Pufferzeiten
• Projektdurchführung und -steuerung
Arbeitspakete/Aufgaben den Teammitgliedern zuordnen
regelmäßige Projektmeetings mit Projektdokumentation und Statusbericht
Einsatz von Hilfsmitteln, z. B. Projektmanagementsoftware, Netzpläne, Balkendiagramme
Projektsteuerung zur Sicherstellung der Zielerreichung:
Meilenstein-Controlling
Soll-Ist-Vergleiche Termin- und Budgeteinhaltung
Abweichungsanalysen
regelmäßiges Projekt-Reporting
falls nötig Gegensteuerungsmaßnahmen erarbeiten
• Projektabschluss
Projekt präsentieren
Projekterfolg analysieren (Kosten-Nutzen-Analyse)
Manöverkritik (Lessons Learned)
Ergebnisse dokumentieren
Auflösung des Projektteams
Nennen Sie 3 Funktionen der Projektleitung in einem Projekt.
Erarbeitung des Projektplans einschließlich der Projektziele und Meilensteine
Auswahl der Teammitglieder und Motivation des Teams
Verantwortlich für Termineinhaltung und Projektergebnis
Budgetverantwortung
Risikomanagement
Projektcontrolling
Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern
Projektabschluss einschließlich Evaluation und Dokumentation
Was ist der Unterschied zwischen dem Projektziel und einem Projektmeilen stein?
Projektziel
Ergebnis des Projektes nach Projektabschluss
Beispiele: neues Produkt, eingeführte Software, erhöhte Produktivität
• Projektmeilenstein
Wichtiges Zwischenziel auf dem Weg zum Projektziel
Unterteilt den Projektplan in mehrere Zwischenetappen
Beispiele: Start einer neuen Projektphase, Übergabe einer ersten (Demo-)Version an den Kunden
Was ist der sog. Projektstrukturplan (PSP) und welche Funktion hat er bei der Projektplanung und -durchführung?
Projektstrukturplan (PSP)
Der Projektstrukturplan ist eine graphische Darstellung der Aktivitäten und Arbeitspakete zur Erreichung des Projektziels.
Visualisiert die gegenseitigen Abhängigkeiten der einzelnen PSP-Elemente.
Das Projektziel (Hauptaufgabe) wird in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete aufgeteilt, um sie den Projektmitgliedern zur Bearbeitung zuzuteilen.
Die übersichtliche Darstellung aller notwendigen Arbeiten vereinfacht Planung und Steuerung des Projektes.
Was ist ein sog. Arbeitspaket und welche Funktion hat es bei der Projektplanung und -durchführung?
Das Arbeitspaket ist eine „Einzelaktivität“ innerhalb eines Projektes, die nicht weiter unterteilt werden kann.
Daher ist es eine in sich geschlossene Aufgabenstellung, die bis zu einem vorgegebenen Datum abzuschließen ist.
Das Arbeitspaket lässt sich auf ein Projektmitglied übertragen.
Welche Wirkung haben freie Puffer beim Netzplan?
Freie Puffer sind die Puffer, die genutzt werden können, ohne den nachfolgenden Vorgang aus seiner frühesten Lage zu verschieben.
Die genutzte Pufferzeit hat keine Auswirkungen auf den nachfolgenden Vorgang, sodass der Gesamtzeitplan und das geplante Projektende nicht beeinträchtigt werden.
Welche Auswirkung haben Verzögerungen auf dem kritischen Weg im Netzplan?
Verzögerungen auf dem kritischen Weg gefährden den Endtermin des Projektes bzw. verzögern ihn nach hinten; es können Mehrkosten entstehen.
Auf dem kritischen Weg gibt es weder Gesamt- noch freie Puffer, die genutzt werden könnten.
Wie zeigt sich gutes Projektmanagement?
Erreichen der Projektziele
Gleichzeitig Einhaltung:
des Terminplans (termingerechte Fertigstellung) und
des genehmigten Budgets
Zufriedenheit der Stakeholder (z. B. Kunden, Projektmitglieder) durch gute Qualität der Projektergebnisse
Definieren Sie den Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP).
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist eine Methode zur stetigen Verbesserung von Prozessen, Produkten oder Dienstleistungen sowie der Kundenzufriedenheit mit dem Ziel der Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Der KVP basiert auf der Idee, dass viele kleine Verbesserungen über einen längeren Zeitraum hinweg zu großen Effizienzsteigerungen und somit Wettbewerbsvorteilen führen.
Wichtig ist daher, diese Verbesserungen kontinuierlich im Unternehmen zu implementieren, sich also ständig neu zu hinterfragen, damit das Qualitätsniveau in allen Bereichen stetig gesteigert wird.
Welche Möglichkeiten kennen Sie, eine Besprechung durchzuführen?
Vor-Ort-Besprechung
Telefonkonferenz
Videokonferenz
Online-Meeting-Plattformen (z. B. Microsoft Teams, Zoom, Skype)
Beschreiben Sie die charakteristischen Merkmale einer Besprechung.
Zweck: Informationsaustausch, Problemlösung, Entscheidung
Teilnehmerzahl: wenige Teilnehmer
Dauer: höchstens zwei Stunden
Organisationsaufwand: gering
Einladung: schriftlich, per Mail, Telefon oder Intranet
Welche Aspekte müssen bei der Vorbereitung von Besprechungen beachtet wer den?
Agenda/Inhalte → Welche Inhalte sollen besprochen werden?
Zeitpunkt und Dauer → Wann soll die Besprechung stattfinden? Wie lange soll sie dauern?
Ort → Wo soll die Besprechung stattfinden?
Teilnehmerliste → Wer soll teilnehmen?
ggf. Bewirtung → Welche Getränke und ggf. auch Speisen sind zu bestellen?
„Ämter“ → Protokollführer, Timekeeper, Feedbackgeber
Arbeitsmittel und Medientechnik organisieren → benötigte Technik bereitstellen
Teilnehmer einladen → Einladung verschicken
benötigte Unterlagen zusammenstellen/kopieren → Unterlagen vorbereiten
Welche To-dos fallen noch kurz vor Beginn einer Besprechung oder Veranstal tung an?
Räumlichkeit kontrollieren (z. B. Bestuhlung) → Sicherstellen, dass der Raum richtig eingerichtet ist
Medientechnik prüfen (z. B. Laptops, Beamer, Mikrofonanlage) → Funktionstüchtigkeit der Technik überprüfen
Empfang der Teilnehmer vorbereiten (Namensschilder, Armbändchen etc. bereitlegen) → Teilnehmer freundlich empfangen
Prüfen, ob alle Veranstaltungsmaterialien (z. B. Handout für die Teilnehmer, Schreibgeräte, Notizzettel, Flipchart, Moderationskoffer) bereitliegen → Materialien vollständig und griffbereit
Prüfen, ob das gebuchte Catering bereitsteht → Verpflegung für Teilnehmer sichern
Prüfen, ob die vorbereitete Teilnehmerliste vorliegt → Überblick über angemeldete Teilnehmer
Prüfen, ob ein Türschild "Besprechung - bitte nicht stören" angebracht wurde → Störungen vermeiden
Prüfen, ob die Referenten und der Protokollant anwesend sind → Sicherstellen, dass alle wichtigen Personen vor Ort sind
Nennen Sie zwei Beispiele für regelmäßig stattfindende und zwei Beispiele für kurzfristig angesetzte Besprechungen.
regelmäßig stattfindend (unbewegliche Termine) → feste, wiederkehrende Termine
Abteilungs-Jour fixe, z. B. jeden dritten Mittwoch von 9–12 Uhr → regelmäßiger Austausch innerhalb der Abteilung
Weekstart → wöchentliche Teamabstimmung
Daystart (tägliche Kurzabstimmung im Team) → täglicher Informationsaustausch
Projektsitzung alle zwei Wochen → Projektfortschritt besprechen
kurzfristig angesetzt (bewegliche Termine) → Termine, die flexibel geplant werden
Einzelgespräche mit dem Vorgesetzten → persönliche Abstimmung oder Feedback
Verhandlungen → geschäftliche oder projektbezogene Verhandlungen
Vorträge, Schulungen, Präsentationen → Informations- oder Wissensvermittlung
Wie gehen Sie bei der Planung eines Gesprächs vor?
Unterlagen griffbereit legen → alle benötigten Dokumente bereithalten
Zeit, Datum und Telefonnummer in der Gesprächsnotiz vorbereiten → Gesprächsdaten notieren
günstigen Gesprächszeitpunkt wählen → sicherstellen, dass beide Parteien Zeit haben
Gesprächsinhalte vorbereiten → Themen und Ziele klar definieren
Worum geht es? → Hauptthema des Gesprächs
Was will ich erreichen? → gewünschtes Ergebnis festlegen
Gesprächspartner ermitteln → richtigen Ansprechpartner auswählen
Was sollten Sie während eines Gesprächs beachten?
freundlich sprechen → sorgt für positive Grundstimmung
ausreden lassen und gut zuhören → zeigt Respekt und Verständnis
zwischendurch signalisieren, dass man die Inhalte verstanden hat → Rückmeldung geben
sachlich bleiben → Gespräch professionell halten
Notizen anfertigen → Gespräch dokumentieren
am Ende die wichtigsten Punkte nochmal zusammenfassen → Klarheit schaffen
