Projektmanagement

Das Stressmanagement sieht drei Schutzmechanismen gegen Stress vor:

• Bewältigung: Einstellung ändern, Umgang mit Stress ändern (Anpassung an das Umfeld)

• Prävention: Stressoren beseitigen oder verändern (Anpassung des Umfelds)

• Externe Hilfe: im Krankheitsfall oder bei Burn-out

• Soll-Ist-Vergleich zwischen den Soll- und Ist-Zeiten bzw. zwischen den Zielen und den erreichten Ergebnissen durchführen und Gründe für Abweichungen ermitteln.

• Grundlagen für die weitere Planung und für Veränderungen schaffen.

Durch eine Voranzeige wird das Finden eines Termins für schwer zusammenzubringende Teilnehmer erleichtert und die inhaltliche Vorbereitung der Sitzung eingeleitet: Es wird ein Redaktionsschluss für Anträge bekannt gegeben; evtl. werden Aufträge zum Erstellen von Berichten, Dokumentationen, zum Zusammentragen von Zahlenmaterial usw. übermittelt.

Die Traktanden, d. h. die Tagungs- oder Sitzungsthemen, sind in einer Traktandenliste fest-zuhalten (gilt grundsätzlich für jede Sitzung und für feste wie wechselnde Traktanden).

Zur Organisation von Sitzungen gehört das Einholen der Traktanden (mit Redaktions-schluss) und ihre Bereinigung in einer verbindlichen Liste, auch Tagesordnung genannt.

Zu jeder wichtigen Sitzung mit nicht konstanter Teilnehmerrunde sollte schriftlich eingeladen werden. In die Einladung gehören:

1. Datum und Zeit (voraussichtliche Dauer).

2. Ort (wenn nicht allgemein bekannt, mit präziser Adresse und Telefonnummer).

3. Kreis der Teilnehmer oder namentliche Aufzählung der Eingeladenen.

4. Traktanden (Themen) oder Programm.

5. Unterlagen zu den Traktanden.

6. Eine Einleitung und ein Schluss (Begrüssung und Begründung der Einladung; positiver Schlusssatz).

7. Talon (falls Anmeldung erforderlich ist).

Es sind alle organisatorischen Vorbereitungen zu treffen, die einen reibungslosen Sitzungs-verlauf gewährleisten: Reservationen, Organisation von Hilfsmitteln, Verpflegung, Reisen usw.

Man unterscheidet folgende Protokollarten:

1. Protokoll über den Gesprächsverlauf (entweder alle Einzelvoten mit Namen oder Zusam-menfassung der wesentlichen Voten ohne Namen), sog. Kurzprotokoll.

2. Beschlussprotokoll (nur gefasste Beschlüsse).

Wörtliche Protokolle kommen im Geschäftsalltag nicht vor.

Aufbau: Gleich bleibende Angaben am Anfang und am Ende. Mittelteil: eigentlicher Proto-kollinhalt in leicht verständlicher Sprache und klar gegliedert.

Als administrative Arbeiten im Nachgang von Sitzungen fallen an:

Protokoll genehmigen lassen / Protokoll versenden / Beschlüsse und Aufträge weiterleiten / Spesen abrechnen / Protokoll sicher aufbewahren.

Herkunft (Rechtsquellen)

Rang

Geltungsbereich

Beteiligte

• Projektinhalt

• Grösse und Umfang

• Komplexität

• Laufzeit

• Bedeutung für das Unternehmen

• Reichweite

• Stellung des Kunden bzw. Auftraggebers

Das Ziel des Projektmanagements ist, den Projekterfolg durch die bewusste Gestaltung und Lenkung des Projektverlaufs zu gewährleisten.

Die Erfolgsfaktoren für Projekte können in folgende Gruppen zusammengefasst werden, die in wechselseitiger Beziehung zueinander stehen:

• Projektleiter

• Topmanagement

• Projektteam

• Methodik

• Kommunikation

• Information

• Projektidee / Projektumfeld

Projektarten:

-Bau- und Investitionsprojekte

- (F&E-)Projekte (=Forschung & Entwicklungsprojekte)

-Organisations-projekte

-IT-Projekte

-Marketingprojekte

Das methodische Vorgehen in der Projektplanung bezweckt:

• Einheitlichkeit

• Transparenz

• Klare Entscheidungsgrundlagen

• Planungs- und Steuerungshilfe

• Übersicht

• Vorstudie, Grobkonzept und Detailkonzept gehören zur Planung, mit deren Abschluss ein ausführungsreifes Konzept vorliegen muss.

• Mit der Realisierung erfolgt die Umsetzung des verabschiedeten Konzepts.

• Die Einführung ist die Übergabe der Lösung bzw. des Systems an die Benutzer.

• Die laufende Qualitätssicherung der Lösung bzw. des Systems erfolgt in der letzten Phase, der Erhaltung.

1. Ziele ermitteln

Ziele aufgrund der Ansprüche unterschiedlicher Interessen-gruppen (Stakeholder) sammeln.

Ansprüche in eindeutige, zweckmässige Ziele umformulieren und schriftlich festhalten.

2. Ziele analysieren

Kritische Prüfung der formulierten Ziele nach den Kriterien: «echte» Ziele; Bezug zum Projekt; keine redundanten Ziele; Gliederung in Muss- und Kann-Ziele; Zielkonflikte.

3. Ziele klassifizieren

Kann-Ziele nach Systemzielen (wirtschaftliche Ziele, Leistungs-ziele oder personelle Ziele) und Vorgehenszielen (Etappenziele des Projekts) klassifizieren.

4. Ziele operationalisieren

Massstab für Projektziele festlegen, als Entscheidungs- und Beurteilungsgrundlage.

5. Ziele gewichten

Kann-Ziele durch eine stufenweise Gewichtung und / oder in Form einer Präferenzmatrix gewichten. Oft werden nur System-ziele gewichtet.

6. Zielentscheid herbeiführen

Systematische schriftliche Zieldokumentation als Bestandteil des Projektauftrags: Nachvollziehbarkeit des Zieldefinitions-prozesses gewährleisten. Zielentscheid bei Entscheidungsgremium herbeiführen.

7. Ziele kommunizieren

Ziele allen am Projekt Beteiligten präsentieren.

Mit dem Stakeholdermanagement soll die Akzeptanz des Projekts bei allen Stakeholdern gefördert und sollen die relevanten Stakeholder dazu gewonnen werden, die Projektziele aktiv zu unterstützen. Das Stakeholdermanagement ist eine wichtige Aufgabe des Projektleiters über sämtliche Projektphasen hinweg.