Personalassistentin

• Analyse in einem für das eigene Unternehmen relevanten Arbeitsmarkt (z. B. Branche resp. Berufsgruppe)
• Berücksichtigung verschiedener Berufe und Lohnklassen
• Kenntnis und Berücksichtigung von individuellen Bedingungen (z. B. regionale Unterschiede oder unterschiedliche lohnpolitische Grundlagen)
• Aktualität des Lohnvergleichs (z. B. wegen saisonaler oder konjunktureller Schwankungen)

Lohnvergleich sollte alle 1 bis 2 Jahre durchgeführt werden

Genfer Schema (Gegenüberstellung von Kenntnissen und Belastungen)

Weitere Systeme

• BWI (Betriebswirtschaftliches Institut der ETH Zürich) 
• REFA (Reichsausschuss für Arbeitsstudien) 
• HAY Group – vorwiegend für Führungskräfte
• ABAKABA (Analytische Bewertung von Arbeitstätigkeiten nach Katz und Baitsch) –

Rangreiheverfahren

Merkmale werden einzeln gegliedert. Kriterien sind umfassend und sehr unterschiedlich (= erzielt objektive Bewertung). Mögliche Kriterien:

• Fachkenntnisse
• Physische Anforderungen, manuelle Geschicklichkeit, Konzentration und Sorgfalt
• Geistige Anforderungen
• Verantwortung
• Emotionale und soziale Anforderungen
• Beeinträchtigungen, z. B. Unfallgefährdung oder erschwerte Kommunikation

Damit die Anforderungen pro Stelle definiert werden können, werden Stellenbeschreibungen, Anforderungsprofile und Befragung von Vorgesetzten + MA bezogen. Die Anforderungen werden alle einzeln nach dem Schwierigkeitsgrad eingestuft

Stufenwertverfahren

4 Schritte:
1. Merkmalgruppen bilden und Bewertungskriterien definieren (z. B. fachliches Können, geistige und körperliche Belastung, Verantwortung)
2. Anforderungsstufen festlegen für die einzelnen Kriterien (z.B. Stufe 1: keine Weiterbildung 10 Punkte, Stufe 2: Besuch einzelner Kurse ohne Abschluss 20 Punkte)
3. Gewichten der einzelnen Kriterien (z.B. Nice to have: 10 Punkt, Wichtig: 20 Punkte)
4. Festlegen des Funktionswerts 

Rangfolgeverfahren
Kriterien/Aufgaben (Arbeitsschwierigkeit, Arbeitsumfang, Verantwortung, Kenntnisse etc.) werden als Ganzen nach Schwierigkeitsgrad gewichtet und einem Rang zugeordnet. 

Katalogverfahren (Lohngruppenverfahren)

Kriterien/Aufgaben werden wieder als Ganzen abhängig vom Schwierigkeitsgrad in eine Lohngruppe (Lohnklasse) eingeordnet. 

Summarische Verfahren (Gesamtanforderungen werden verglichen und nach Rängen eingereiht)
Positiv: Sind günstig, einfach verständlich, eignen sich für kleinere Unternehmen mit wenig unterschiedlichen Arbeitsplätzen
Negativ: keine Auskunft über spezifischen Anforderungen der Tätigkeiten, Gefahr subjektiv zu sein

Analytische Verfahren  (einzelne Faktoren mit Punkte bewertet und eingeordnet)

Damit der Grundlohn aller MItarbeitenden festgelegt werden kann, wird jeder einzelne Arbeitsplatz bewertet 

Arbeitsplatzbewertung = Funktionsbewertung / Stellenbewertung

Das Verfahren zeigt die Quantifizierung der Arbeitsschwierigkeit - Verhältnis zwischen den Anforderungen im Betrieb von einfach bis sehr schwierig

• Lohnerhöhung
• keine Veränderung des Lohns
• Prämie, Bonus

• Verantwortung der Leistungsbewertung liegt beim direkten Vorgesetzten
• nächsthöhere Führungskraft bewertet die Bewertung (objektive Betrachtung - Bewertung soll aber nicht komplett geändert werden)
• MA erhalten Einsicht in das Verfahren (Hilfsmittel: Digitalisierung des Bewertungsprozesses)
• standardisiertes Feedback der MA an die Führungskraft
• Personalabteilung unterstützt bei Bedarf und überwacht den Vorgang

• Klar verständliche Kriterien, die keinen Interpretationsspielraum lassen
• Beurteilung wird von der Führungskraft detailliert begründet
• 4-Stufen-Modell, d. h. eine gerade Anzahl von Bewertungsstufen, z. B.

A Erwartungen übertroffen

B Erwartungen erfüllt

C Erwartungen teilweise erfüllt

D Erwartungen nicht erfüllt

Durch dieses Modell ist eine vorsichtige Führungskraft, die Gefahr läuft, ihre Mitarbeitenden «in der Mitte» einzustufen, gezwungen, sich für eine Positionierung zu entscheiden.

• Subjektivität von Führungskräften wie beispielsweise «Ängstliche» oder überaus harte Führungskräfte oder Führungsschwäche der Führungskräfte oder Lohngeschenke (d. h. z. B., die Führungskraft möchte einem Mitarbeiter aus sozialen Gründen einen höheren Lohn bezahlen, obwohl seine Leistung dies nicht erlaubt)
• Mitarbeitende kennen die Anforderungen nicht, die an sie gestellt werden
• Die Ziele sind nicht auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet oder nicht eindeutig formuliert.
• Etc.

Risiken können z. B. wie folgt reduziert werden:

• Mit dem System
• Durch den Prozess

In erster Linie

• Qualität und
• Quantität.

Weitere Aspekte können sein

• Persönliches Verhalten gegenüber Führungskräften, Kolleginnen und Kundinnen
• Zusammenarbeit
• Umgang mit Sachwerten
• Einhalten von Vorschriften

• Flexibilität bezüglich Einsatz, Aufgabengebiet etc.
• Selbstverantwortung
• Lernbereitschaft
• Analytische Kompetenzen etc.

& je nach Funktion

• Führungserfolg
• Unternehmerisches, vernetztes Denken und Handeln

In der Regel 1x jährlich als Mitarbeiter / Qualifikationsgespräch

Eine Formel, mit allen Faktoren, welche bei der Lohnfindung resp. Lohnpolitik eine Rolle spielen

Jeder Buchstabe dieses Wortes bildet den Anfangsbuchstaben eines Faktors, der erfüllt sein muss, damit das Ziel einer möglichst umfassenden Lohngerechtigkeit erreicht wird:

• Leistung -> Instrument: Qualifikation -> Stellt sicher: Leistungsgerechtigkeit
• Anforderung -> Instrument: Arbeitsplatzbewertung -> Stellt sicher: Anforderungsgerechtigkeit
• Marktkonformität -> Instrument: Lohnvergleich  -> Stellt sicher: Konkurrenzfähigkeit 
• Organisationsabsicht -> Instrument: Strategie -> Stellt sicher: Erwünschte Wirkung
• Unternehmensmöglichkeit -> Instrument:  Bilanz, Erfolgsrechnung  -> Stellt sicher:  Finanzierbarkeit
• Recht und Ethik  -> Instrument: Recht /Gesetze, ethische Grundwerte -> Stellt sicher: Rechtskonformität, soziale Gerechtigkeit

• Leistungsanreiz für die Mitarbeitenden
• Steigerung der Identifikation mit dem Unternehmen
• Optimierung der Lohnkosten
• Gewinnung und Erhaltung guter Mitarbeitenden
• generell die Lohngerechtigkeit

Reglement, Formulare, Lohnsystem, Lohnmodell

Bedürfnissen des Arbeitnehmers gerecht zu werden, diesen mit Anreizen zu besseren Leistungen zu motivieren und dadurch auf dem Arbeitsmarkt konkurrenzfähig zu sein.

Vordergrund = gesamtunternehmerische Ziele und nicht, dass der grösste Kostenfaktor die Löhne sind

1. Stufe -> Physiologische Bedürfnisse (Lohn isst Voraussetzung, um Grundbedürfnisse zu decken)

2. Stufe -> Sicherheitsbedürfnisse (Bsp. Altersvorsorge)

Der Lohn ist nicht oben eingestuft (Selbstverwirklichung oder Wertschätzung)

Bezug auf Frederick Herzberg (amerik. Psychologe)

Faktoren, welche im Arbeitsleben als selbstverständlich betrachtet werden (Fallen diese weg, wirkt sich dies demotivierend)

Beispiele

• Unternehmenspolitik
• Organisation
• Arbeitsbedingungen
• Beziehungen zu Gleichgestellten, Unterstellten und Vorgesetzten
• Arbeitssicherheit
• Führungsstil
• Einfluss der Arbeit auf das Privatleben
• … und eben, der Lohn

Die wesentlichen externen Einflussfaktoren sind

• die Branche und die Konkurrenzsituation,
• der Standort oder bei Filialbetrieben die unterschiedlichen Standorte,
• die Konjunkturlage und
• die Gesetze.

Interne Einflussfaktoren sind

• die lohnpolitischen Grundsätze,
• die finanziellen Möglichkeiten und Zukunftsaussichten des Unternehmens,
• die personelle Situation (Fluktuation, Führungskräfte, Anforderungen, Bildungsstand usw.) und
• die Funktion.

• Zeitlohn 
• Leistungslohn 
  • Akkordlohn (Geld-Akkord oder Zeit-Akkord)
  • Erfolgsvergütung (Gewinnbeteiligung, Umsatzbeteiligung, Provision, Prämie oder Gratifikation) 

Weitere Lohnarten sind Zulagen, Inkonvenienzen, Naturallohn oder Fringe Benefits. 

• Grundlohn (fester und Arbeitsanteil)
• Erfahrungs-/Dienstalteranteil 
• Leistungsanteil 
• Gesetzliche Zulagen 
• Sozialanteil 
• Ausserordentlicher Anteil 

Variante 1: Nettolohn und Kinderzulage werden je als ein Auszahlungsbetrag auf dem Konto der liquiden Mittel (z. B. Bank) gegengebucht.

Variante 2: Die Kinderzulage wird mit dem Konto Lohnaufwand verrechnet. Im Lohnaufwand wird dafür der gesamte Auszahlungsbetrag an den AN (Nettolohn und Kinderzulage) erfasst, mit Gegenbuchung auf liquide Mittel (z. B. Bank).

Am 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahrs beginnt die Beitragspflicht für AHV / IV / EO / ALV / UV / FAK und an die PVE für die berufliche Vorsorge bei Tod und Invalidität.

Am 1. Januar nach Vollendung des 24. Altersjahrs beginnt das Alterssparen bei PVE (berufliche Altersvorsorge).

• der Ausgleichskasse: Beiträge AHV / IV / EO / ALV / VKB und meistens auch FAK,
• der Unfallversicherung (SUVA oder private UV): Beiträge UV / BU sowie UV / NBU,
• der Personalvorsorgeeinrichtung: Beiträge PVE.

• Interne: z. B. der Mitarbeitenden oder des Personalmanagements
• Externe: der Sozialversicherungswerke, die über Lohnprozente finanziert werden (gesetzliche Vorschriften)

Lohn-, Sozial- und übrigen Personalaufwand 

• das Entgelt für Arbeitsleistung: Bruttolohn (= Lohnaufwand), wovon die Beiträge des Arbeitnehmers, der Arbeitnehmerin (AN, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen abzuziehen sind und der Rest als Nettolohn ausgezahlt wird,
• den Sozialaufwand: Beiträge des Unternehmens als Arbeitgeber (AG, Abkürzungen in diesem Kapitel) an die Sozialversicherungen und
• den übrigen Personalaufwand: insbesondere Aufwand für Personalsuche (Stelleninserate, Honorare an Personalvermittlungen o. Ä.), für Aus- und Weiterbildung der Arbeitnehmenden, für Personalanlässe (z. B. Betriebsausflüge) usw.

Konti:

Nettolohn: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Bank, Post, Kasse (liquide Mittel)

AN-Beiträge: Lohnaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten

AG-Beiträge: Sozialaufwand oder mehrere Konten - Verb. Sozialvers oder mehrere Konten

Übr. Personalaufwand: Übr. Personalaufwand oder mehrere Konten - Verb. L+L bzw. liquide Mittel

internes Kontrollsystem

Dient zur Sicherstellung, dass Prozesse , welche zur finanziellen Berichtserstattung führen, dokumentiert sind.

IKS dient dazu, dass Abläufe korrekt umgesetzt und überwacht werden.

Im Vordergrund steht die ordnungsgemässe Buchführung und finanzielle Berichtserstattung

Für das Unternehmen selbst werden folgende Ziele damit verfolgt:

• Sicherstellung der internen Prozesse
• Vermeidung resp. Aufdecken von Fehlern
• Erreichung der Unternehmensziele

Es gibt kein Standard-IKS, da jedes Unternehmen eigene Risiken, SChwerpunkte etc. hat

• Jahresrechnung: Erfolgsrechnung und Bilanz
• Deklaration aller Angaben (in der Lohnbuchhaltung geht es hier um Verbuchungen, Berechnungen, Deklarationen etc.)
• Punktuelle Überprüfung wichtiger Positionen (in der Lohnbuchhaltung können das z. B. Löhne, Sozialversicherungen und vertragliche Vereinbarungen mit dem Top Management sein)

Wenn eine Revision ansteht, ist eine gute Vorbereitung unverzichtbar. Die Revisionsstelle zeigt in der Regel bei der Vorankündigung der Revision auf, welche Dokumente bereitgestellt werden müssen. Eine Checkliste zur Vorbereitung einer Revision in der Lohnbuchhaltung könnte wie folgt aussehen.

Eine Revision ist sozusagen eine Prüfung. Üblicherweise sind Unternehmen verpflichtet, durch eine externe Revisionsstelle eine jährliche Revision durchführen zu lassen. Hier werden die ordentliche (d. h. umfassende) und die eingeschränkte Revision unterschieden. Einzelfirmen, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften sind von dieser Pflicht befreit.

• Zeitgerechte und korrekte Verarbeitung und Dokumentation
• Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und reglementarischen Rahmenbedingungen
• Einhaltung und Optimierung von Prozessen (Arbeitsschritte, Instrumente, Rollen)
• Funktionstüchtigkeit der Systeme (PIS, Zeiterfassung etc.)
• Laufende Abstimmung aller Transferkonten
• Abstimmungen zwischen Finanz- und Lohnbuchhaltung
• Etc.

Die erste Pflicht betrifft die Prüfung, ob eine Quellensteuerpflicht besteht und die Anmeldung der ausländischen Mitarbeitenden beim kantonalen Steueramt am Wohnsitz des Arbeitnehmers. Die Steuerämter stellen entsprechende Formulare zur Verfügung, auch hier gibt es Online-Möglichkeiten.

Anmeldung wird unterzeichnet durch AN und AG -> muss spätestends 8 Tage nach Vertragsbeginn eingereicht werden (gilt auch bei Mutationen)

Nach der Anmeldung: AG legt Tarif fest und wendet diese an. 

Dem Steueramt reicht der AG die Quellensteuerabrechnung fristgerecht + korrekt ein & bezahlt die in Rechnung gestellte Quellensteuern

Für diese Aufgabe erhält der AG eine Bezugsprovision. Diese bezieht er mit der monatlichen Abrechnung, die Provision beträgt 2% des Quellensteuerbetrages

Der Arbeitgeber reicht monatlich eine elektronische Abrechnung oder ein Formular beim kantonalen Steueramt ein. Mit dem Steueramt können unter Umständen auch andere Fristen vereinbart werden.

Zudem werden für alle betroffenen Mitarbeitenden folgende Informationen ausgefüllt:

• Angaben zum Mitarbeiter (Name, Vorname, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum sowie Anzahl Kinder)
• Angaben zum Kanton (Wohnsitz des Arbeitnehmers und Arbeitsort)
• Daten zu Ein- oder Austritt resp. Tarif- oder Wohnsitzwechsel
• Satzbestimmende Leistung sowie steuerbare Bruttoleistung
• Angabe des Tarifs
• Angabe, ob Kirchensteuer bezahlt wird und zu welchem Steuersatz
• Steuerbetragstotal pro Mitarbeiter

Eine Meldung erfolgt erst mit Eintritt des Mitarbeiters und zwar mit der Anmeldung.

Er weist darauf hin, dass die Austrittsleistung an die Vorsorgeeinrichtung des neuen Arbeitgebers oder auf ein Freizügigkeitskonto überwiesen resp. in einer Freizügigkeitspolice angelegt werden muss.

• Korrekte Berechnung der Beiträge und Deklaration der Löhne
• Zeitnahe An- und Abmeldung von Mitarbeitenden
• Zeitnahe Meldung von Mutationen
• Meldung Arbeitsunfähigkeit oder unbezahlter Urlaub

Sowie den MA folgende Anliegen beantworten können

• Antrag für einen Einkauf von Leistungen
• Antrag auf Wohneigentumsförderung (WEF)
• Antrag auf Kapitalbezug
• Anmeldung Alters-, Hinterlassenen- oder Invalidenleistungen

Die Lohndaten der Mitarbeitenden werden einmal jährlich an die Vorsorgeeinrichtung gemeldet, online oder über Formular. Oftmals lassen die Einrichtungen gegen Jahresende den Unternehmen eine «Lohnmeldeliste» zukommen, in der die (mutmasslichen) Löhne für das Folgejahr eingetragen werden können.

Die Vorsorgeeinrichtung schreibt die Beträge dem individuellen Konto gut, stellt jährlich einen Pensionskassenausweis aus und sendet diesen direkt an die Mitarbeitenden.

? Zeitnah nach dem Eintritt (10 bis max. 30 Tage) müssen die Mitarbeitenden bei der Vorsorgeeinrichtung angemeldet werden. Auch hier erfolgt dies online oder über ein Formular, das die Einrichtung zur Verfügung stellt. Folgende Angaben sind grundsätzlich erforderlich:

• Angaben zur versicherten Person
• Wahl Vorsorge-, allenfalls Zusatzplan
• Versicherungsbeginn
• Jahreslohn, Beschäftigungsgrad
• Etc.

Auch Mutationen, die einen Einfluss auf die berufliche Vorsorge haben, müssen zeitnah gemeldet werden. Zum Beispiel:

• Lohnänderungen
• Beschäftigungsgrad
• Adress- oder Zivilstandsänderungen
• Geburt von Kindern
• Tod rentenberechtigter Personen
• Austritt (inkl. Angaben zur Verwendung der Freizügigkeitsleistung) oder unbezahlter Urlaub
• Etc.

• Anschluss an eine bestehende Vorsorgeeinrichtung, das können Sammeleinrichtungen einer Versicherung, einer Bank oder eines Berufsverbands sein
• Errichtung einer eigenen Vorsorgeeinrichtung
• Anschluss an die Auffangeinrichtung

Wenn der Arbeitgeber sich neu einer Vorsorgeeinrichtung anschliesst oder diese wechselt, haben die Arbeitnehmenden ein Mitbestimmungsrecht bei der Wahl der Einrichtung.