Managementsysteme aufbauen und betreiben

Methoden zur Analyse einer Geschäftstätigkeit

1. Befragung
2. Umfrage
3. Beobachtung
4. Dokumentenstudium
5. Workshop

1. Befragung:

• Direkte Interviews mit Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten
• Ziel: Tiefere Einblicke und qualitative Daten

2. Umfrage:

• Fragebögen, oft anonym
• Ziel: Quantitative Daten, breiter Überblick

3. Beobachtung:

• Direkte Beobachtung von Arbeitsprozessen
• Ziel: Verständnis der tatsächlichen Abläufe

4. Dokumentenstudium:

• Analyse von vorhandenen Berichten, Handbüchern, Protokollen
• Ziel: Verstehen der formalen Prozesse und Richtlinien

5. Workshop:

• Gemeinsame Diskussionen und Brainstorming-Sitzungen
• Ziel: Kollaborative Problemlösung und Ideenfindung

Prozesskategorien gemäss ISO 9001

1. Kernprozesse
2. Managementprozesse
3. Supportprozesse

1. Kernprozesse:

• Definition: Prozesse, die direkt zur Wertschöpfung und zur Erfüllung der Kundenanforderungen beitragen.
• Beispiele: Produktion, Vertrieb, Kundenservice.

2. Managementprozesse:

• Definition: Prozesse, die die Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmens betreffen.
• Beispiele: Strategische Planung, Qualitätsmanagement, Risikomanagement.

3. Supportprozesse:

• Definition: Prozesse, die die Kernprozesse und Managementprozesse unterstützen.
• Beispiele: Personalwesen, IT-Services, Finanzbuchhaltung.

Zusammenhang gemäss ISO 9001:

• Kernprozesse sind entscheidend für die Erfüllung der Kundenanforderungen und die Schaffung von Kundenzufriedenheit.
• Managementprozesse sichern die effektive Planung und Steuerung der Unternehmensaktivitäten.
• Supportprozesse bieten notwendige Unterstützung, um die Effizienz und Effektivität der Kern- und Managementprozesse zu gewährleisten.

Wertschöpfungskettendiagramm nach Porter:

• Definition: Dieses Diagramm teilt die Aktivitäten eines Unternehmens in primäre und unterstützende Aktivitäten ein, die zusammen die Wertschöpfungskette bilden.
• Primäraktivitäten: Eingangslogistik, Operationen, Ausgangslogistik, Marketing und Vertrieb, Kundendienst.
• Unterstützende Aktivitäten: Unternehmensinfrastruktur, Personalmanagement, Technologieentwicklung, Beschaffung.
• Darstellung: Veranschaulicht, wie jede Aktivität zur Wertschöpfung beiträgt und miteinander verknüpft ist.

Elemente einer Prozesslandkarte:

• Hauptprozesse: Kernaktivitäten, die direkt zur Wertschöpfung beitragen, wie z.B. Produktion, Vertrieb und Kundenservice.
• Unterstützungsprozesse: Aktivitäten, die Hauptprozesse unterstützen, wie z.B. IT, Personalwesen und Einkauf.
• Managementprozesse: Strategische und administrative Tätigkeiten, die die anderen Prozesse steuern und koordinieren, wie z.B. Unternehmensplanung und -kontrolle.

Vorgehensweise zur Erstellung einer Prozesslandkarte:

1. Identifikation der Prozesse: Sammeln und Benennen aller relevanten Prozesse im Unternehmen.
2. Klassifikation der Prozesse: Einteilen der Prozesse in Haupt-, Unterstützungs- und Managementprozesse.
3. Visualisierung: Erstellen einer grafischen Darstellung, die die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den Prozessen zeigt.

Um Prozesse in Teilprozesse zu zerlegen und Schnittstellen aufzugzeigen, ist am besten ein Prozess-Funktionsdiagramm oder eine SIPOC geeignet.

BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine standardisierte Methode zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen, die es ermöglicht, komplexe Abläufe klar und verständlich zu visualisieren, um Prozesse effizienter zu gestalten und zu optimieren.

Ein Fertigungsunternehmen hat das Problem, dass die Produktionsqualität unzureichend ist, was zu einer hohen Anzahl von Ausschussteilen führt. Ein Ishikawa-Diagramm kann helfen, die Ursachen dieses Problems zu identifizieren.

1. Problemdefinition:

   • Problem: Hohe Ausschussrate in der Produktion

2. Hauptkategorien:

   • Mensch
   • Maschine
   • Methode
   • Material
   • Milieu (Umwelt)
   • Messung

3. Ursachen sammeln und Unterursachen identifizieren:

   Mensch:

   • Unzureichende Schulung
   • Ermüdung
   • Kommunikationsprobleme

   Maschine:

   • Wartungsrückstand
   • Veraltete Maschinen
   • Einstellungsfehler

   Methode:

   • Unklare Arbeitsanweisungen
   • Fehlende Standardisierung
   • Ineffiziente Prozesse

   Material:

   • Schlechte Materialqualität
   • Falsche Lagerung
   • Unzuverlässige Lieferanten

   Milieu:

   • Unzureichende Beleuchtung
   • Staubige Umgebung
   • Temperatur- und Feuchtigkeitsschwankungen

   Messung:

   • Ungenaue Messgeräte
   • Fehlerhafte Kalibrierung
   • Unzureichende Überwachungsverfahren

4. Darstellung im Ishikawa-Diagramm:

    

    

5. Analyse und Maßnahmen:

   • Nach der Analyse des Diagramms stellt sich heraus, dass die häufigste Ursache in der unzureichenden Schulung der Mitarbeiter und in den veralteten Maschinen liegt.
   • Maßnahmen: Einführung regelmäßiger Schulungsprogramme für Mitarbeiter und Investitionen in die Modernisierung der Maschinen.

Die Verschwendungsanalyse wird benötigt, um ineffiziente Prozesse und Aktivitäten in einem Unternehmen zu identifizieren und zu eliminieren, mit dem Ziel, Ressourcen zu schonen, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.

Der Morphologische Kasten wird eingesetzt, um systematisch und kreativ Lösungen für komplexe Probleme zu entwickeln und zu bewerten, insbesondere wenn viele Variablen und mögliche Kombinationen berücksichtigt werden müssen.

https://www.youtube.com/watch?v=sVVxAa6q6as

• Zweck: Bewertung von Lösungsvarianten anhand mehrerer Kriterien
• Vorgehen: Kriterien werden gewichtet und Varianten bewertet, um den Gesamtnutzwert zu berechnen
• Nutzen: Berücksichtigung von qualitativen und quantitativen Faktoren
• Beispiel: Bewertung von Varianten basierend auf Kosten, Zeitaufwand und Kundenzufriedenheit

https://www.youtube.com/watch?v=rSL_5YOEsvE

Um die Anforderungen der ISO 9001 zu erfüllen, müssen Unternehmen unter anderem folgende Prozesse implementieren:

1. Kontrolle der Prozesse und Dokumentation der Arbeitsanweisungen
2. Schulung der Mitarbeiter und die Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
3. Überwachung und Messung von Prozessen und Ergebnissen
4. Durchführung von internen und externen Audits, um sicherzustellen, dass das QMS effektiv ist und die Norm erfüllt wird

Ein Unternehmen, das ein QMS erfolgreich implementiert hat und zertifiziert ist, kann dadurch Vorteile wie eine höhere Kundenzufriedenheit, verbesserte Geschäftsprozesse, geringere Kosten durch Fehlervermeidung und eine bessere Positionierung am Markt erreichen

KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess):

• Zweck: Systematische und fortlaufende Verbesserung von Prozessen und Produkten
• Nutzen: Nachhaltige Optimierung der Geschäftsprozesse
• Beispiel: Einführung eines Feedback-Systems zur kontinuierlichen Prozessoptimierung

5S Methode:

• Zweck: Arbeitsplatzorganisation und Effizienzsteigerung
• Nutzen: Ordnung, Sauberkeit und Standardisierung am Arbeitsplatz
• Beispiel: Umsetzung der 5S-Schritte (Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin) im Lagerbereich

Definition und Berechnung von Qualitätskennzahlen:

• Zweck: Messung und Bewertung der Qualität in einem Unternehmen
• Kennzahlen:
  • Fehlerquote: Anzahl der Fehler pro Einheit (Berechnung: Anzahl Fehler / Gesamtanzahl Einheiten)
  • Kundenzufriedenheit: Messung durch Umfragen (Berechnung: Durchschnittlicher Zufriedenheitswert)
  • Durchlaufzeit: Zeitspanne von der Auftragserteilung bis zur Lieferung (Berechnung: Enddatum - Startdatum)

2. Interpretation und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen:

• Zweck: Verbesserung der Prozess- und Produktqualität
• Vorgehen: Analyse der Kennzahlenwerte, Identifikation von Schwachstellen, und Entwicklung von Maßnahmen zur Optimierung

Beispiel: Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch verbesserte Serviceprozesse basierend auf Umfrageergebnissen

Planung und Durchführung von internen Audits:

• Zweck: Sicherstellung der kontinuierlichen Verbesserung und Einhaltung von Qualitätsstandards
• Schritte:
  • Planung: Festlegung des Auditplans und der zu überprüfenden Bereiche
  • Durchführung: Systematische Überprüfung der Prozesse und Dokumentationen
  • Auswertung: Dokumentation der Ergebnisse und Empfehlungen

Planung und Vorbereitung von externen Audits:

• Zweck: Erreichung und Aufrechterhaltung von Zertifizierungen
• Schritte:
  • Planung: Vorbereitung auf das Audit durch interne Überprüfungen und Schulungen
  • Begleitung: Unterstützung der externen Auditoren während des Audits
  • Nachbereitung: Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen und Korrekturen

Strategisches Risikomanagement sichert die langfristige Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens durch die Bewältigung langfristiger Risiken.

Operatives Risikomanagement gewährleistet den reibungslosen Betrieb und minimiert kurzfristige Risiken im täglichen Geschäft. 

ISO 31000 bietet einen umfassenden und flexiblen Rahmen für das Risikomanagement, der auf jede Organisation und jeden Risikotyp angewendet werden kann. Durch die Implementierung von ISO 31000 können Unternehmen ihre Risikomanagementprozesse systematisieren und verbessern, wodurch sie besser auf Unsicherheiten reagieren und ihre Ziele sicherer erreichen können.

Praxisbeispiel

1. Identifikation der Risiken:

   • Verspätete Lieferungen
   • Qualitätsprobleme bei Rohstoffen
   • Naturkatastrophen, die Transportwege blockieren

2. Bewertung der Risiken:

   • Verspätete Lieferungen: Wahrscheinlichkeit: Hoch, Auswirkungen: Mittel
   • Qualitätsprobleme bei Rohstoffen: Wahrscheinlichkeit: Mittel, Auswirkungen: Hoch
   • Naturkatastrophen: Wahrscheinlichkeit: Gering, Auswirkungen: Hoch

3. Erstellung der Risikomatrix:

   Siehe Bild!

4. Priorisierung und Maßnahmen:

• Qualitätsprobleme bei Rohstoffen: Hohe Auswirkungen und mittlere Wahrscheinlichkeit → Dringende Maßnahmen zur Qualitätskontrolle.
• Naturkatastrophen: Hohe Auswirkungen, aber geringe Wahrscheinlichkeit → Notfallpläne entwickeln.
• Verspätete Lieferungen: Mittlere Auswirkungen und hohe Wahrscheinlichkeit → Verbesserung der Lieferkette durch zusätzliche Lieferanten.

https://www.youtube.com/watch?v=j_c2qN-waCk

Risikoanalyse (Massnahmen ableiten) 

Ein IMS wird in Unternehmen eingesetzt, um alle Managementsysteme zu harmonisieren und durch einheitliche Prozesse und Standards die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Es wird in Bereichen wie Fertigung, Dienstleistung und IT angewendet, um durch Integration von Ressourcen und Verfahren Kosten zu senken und die Gesamtleistung zu optimieren.

ISO 45001 ist ein internationaler Standard für Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsysteme, der Unternehmen hilft, sichere und gesunde Arbeitsplätze zu schaffen und die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter kontinuierlich zu verbessern.

Hauptmerkmale:

1. Risikomanagement:

   • Beschreibung: Identifikation, Bewertung und Minderung von arbeitsbezogenen Risiken.
   • Zweck: Schutz vor Arbeitsunfällen und berufsbedingten Erkrankungen.

2. Rechtliche und andere Anforderungen:

   • Beschreibung: Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.
   • Zweck: Vermeidung rechtlicher Konsequenzen und Strafen.

3. Mitarbeiterbeteiligung:

   • Beschreibung: Einbindung der Mitarbeiter in das Arbeitsschutzmanagement.
   • Zweck: Förderung eines sicheren Arbeitsumfelds durch aktive Beteiligung.

4. Kontinuierliche Verbesserung:

   • Beschreibung: Regelmäßige Überprüfung und Verbesserung des Systems.
   • Zweck: Sicherstellung der Effektivität und Anpassung an Veränderungen.

Begriff und Zweck: ISO 27001 ist ein Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme (ISMS), der hilft, sensible Informationen zu schützen und Risiken zu managen.

Hauptmerkmale:

1. Risikomanagement: Bewertung und Behandlung von Sicherheitsrisiken zum Schutz vor Datenverlust und -missbrauch.
2. Sicherheitskontrollen: Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen.
3. Dokumentation: Erstellung von Sicherheitsrichtlinien und Berichten für Transparenz.
4. Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige Anpassung des ISMS an neue Bedrohungen.

Anwendung und Nutzen: Ein Softwareunternehmen nutzt ISO 27001 zur Sicherung von Kundendaten, verbessert den Schutz sensibler Informationen und erfüllt gesetzliche Anforderungen