IPMA

• Projekt wird aus der Linie ausgegliedert und zum selbstständigen Element der Stammorganisation
• Projektleiter übernimmt fachliche und disziplinarische Verantwortung für Mitarbeiter wahr
• Projektmitarbeiter werden aus ihrer Linienfunktion herausgenommen

• Einfluss-PO
  • Kleine Projekte
  • Geringes Risiko
  • Nicht zeitkritisch
  • Oder haben als Projektziel die Einarbeitung unternehmensweiter Kompromisse bei einer Organisationsentwicklung als Inhalt
• Matrix-PO
  • Projekte mit ausgeprägter Interdisziplinarität (also stark abteilungsübergreifende Projekte)
• Autonome PO
  • Komplexe, neuartige Aufgabenstellung
  • Strategische Bedeutung
  • Hohes Risiko

• Aufteilung der Gesamtaufgabe in überschaubare Einheiten
• Phasenplanung
• Projektorganisation
• Planen der Kosten
• Informationsmanagement
• Planung der Kommunikation

• Gute Übersicht durch die systematische Erfassung der Einzelaufgaben über das Projekt in seiner Gesamtheit
• Grundlage für die Unterteilung der Liefergegenstände in kleinere Komponenten (Arbeitspakete) mit eindeutiger Verantwortlichkeit
• Vollständige Übersicht des Projektinhalts
• Alle Leistungen zur Erreichung des Projektziels, die sich kostenmäßig niederschlagen
• Basis für die notwendige Koordination bei Schnittstellen zwischen den Arbeitspaketen

• Objektorientiert
  • Strukturierung erfolgt nach der technischen Struktur des Objektes bzw. den einzelnen Bestandteilen die im Projekt erstellt werden sollen (Was ist zu tun?)
• Funktions- und aktivitätsorientiert
  • Strukturierung erfolgt nach unterschiedlichen Funktionen bzw. nach den einzelnen Verrichtungen, die für die Verwirklichung des Projekts notwendig sind (Wer führt die Arbeit durch?)
• Phasen- und Ablauforientiert
  • Strukturierung orientiert sich am gewählten Phasenmodell bzw. erfolgt nach dem zeitlichen Ablauf der einzelnen Tätigkeiten, die für die Verwirklichung des Projekts notwendig sind (Wann wird die Arbeit gemacht?)
• Gemischtorientiert
  • Strukturierung erfolgt nach der Zweckmäßigkeit durch die Vermischung der o.g. Verfahren

In sich geschlossene Aufgabenstellung, die bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden

• 1:1 - Ein Arbeitspaket = Ein Vorgang
• 1:N - Ein Arbeitspaket = Mehrere Vorgänge
• M:1 - Mehrere Arbeitspakete = Ein Sammelvorgang

• Projektnummer und -name
• Titel des Arbeitspaketes und PSP-Code
• Arbeitspaketverantwortlicher
• Aktivitäten bzw. Leistungsbeschreibung
• Ziel bzw. Ergebniserwartung
• Voraussetzungen (z.B. Einsatzmittel, Vorleistungen)
• Termine, Kosten
• Aufwand
• Messung des Fortschrittgrads
• Status des Arbeitspaketes (z.B. offen, begonnen bzw. in Arbeit, abgeschlossen)
• Risiko (Ist das Arbeitspaket eine Maßnahme (präventiv) aus der Risikoliste? Beinhaltet das Arbeitspaket ein Risiko?)
• Datum und Unterschrift des Arbeitspaketverantwortlichen (AVP)

• Verbessert Handlungsspielraum des Projektleiters
• Identifiziert und steuert Risiken und Chancen im Projekt
• Stellt ein Frühwarnsystem dar, durch das Risiken minimiert und beherrscht werden können
• Verhindert unvorhergesehene Risikosituationen
• Erkennt Chancen für das Projekt und Zeigt Wege zu deren Nutzung auf
• Verbessert die Kommunikation und den Umgang mit Risiken und Chancen

Mögliche negative Abweichung im Projektverlauf (relevante Gefahren) gegenüber der Projektplanung durch Eintreten von ungeplanten oder Nicht-Eintreten von geplanten Ereignissen oder Umständen (Risikofaktoren)

• Risiken identifizieren
  • Projektteam und Hauptstakeholder
• Risiken analysieren
  • Auswirkungen auf das Projekt
  • Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Schadenspotenzial
  • Kritikalität/ Priorität
• Maßnahmen planen
  • Maßnahmen
  • Notfallpläne inklusive Kalkulationen bezüglich Aufwand, Kosten, Ressourcen und Termine
• Maßnahmen Controlling
  • Überwachung, Aktualisierung und Unterstützung bei der Maßnahmenumsetzung
  • Dokumentation

• Analysen
  • Umfeldanalyse
  • Stakeholderanalyse
• Kreativitätstechniken
  • Brainwriting
  • Mind Mapping
  • Checklisten
• Kategorisierung
  • Kaufmännische Risiken
  • Ressourcen Risiken
  • Technische Risiken
  • Terminrisiken
  • Politische Risiken

• Ermittlung des Risikowerts (RW)
  • Eintrittswahrscheinlichkeit (ETW) * Schadenshöhe (SH)

• Bedrohung
  • Vermeiden
  • Vermindern
  • Begrenzen
  • Verlagern (= "Eine Versicherung abschließen")
  • Akzeptieren
• Chance
  • Ausnutzen
  • Verstärken
  • Teilen
  • Akzeptieren

• Präventive Maßnahmen
  • Vermeiden
    • Das Risiko wird gar nicht erst eingeangen (z.B. neue, noch unerprobte Technologie wird nicht eingesetzt)
  • Vermindern
    • Beinhaltet alle Aktivitäten zur direkten Beeinflussung des Risikos, sei es über die Senkung der ETW. Risiken können über technische, organisatorische oder personelle Maßnahmen reduziert werden
• Korrektive Maßnahmen
  • Begrenzen
    • Folgen des Schadensfalles werden minimiert. Die Maßnahmen greifen erst, wenn das Risiko eingetreten ist (z.B. Redundanz vorsehen)
  • Verlagern
    • Das Risiko wird auf Dritte übertragen, beispielsweise auf Versicherungen, Lieferanten, Kunden, Staat (z.B. Hermes-Bürgschaft zur Absicherung von Exporten). Diese Übertragung erfolgt i.d.R. mit Verträgen und findet nicht unentgeltlich statt (z.B. Risikoprämie bei Versicherungen)
• Selbsttragende Maßnahmen
  • Akzeptieren
    • Das Risiko wird vom Management akzeptiert, es werden keine Maßnahmen festgelegt. Meist sind dies Risiken mit geringer Schadenshöhe und niedriger Eintrittswahrscheinlichkeit.

"Who says what in which channel to whom with what effect?"

• Wer (die richtigen Personen)
• Mit was (die richtigen Informationen)
• Wann (zum richtigen Zeitpunkt)
• Wie (In der erforderlichen Qualität, des richtigen Umfangs und des geeigneten Mediums)
• Durch wen

• Interpersonale Kommunikation
  • Unmittelbar und mittelbar zwischen Personen
• Massen-Kommunikation
  • Wenige Journalisten bereiten Informationen auf, die von vielen Lesern konsumiert werden
• Gruppen-Kommunikation
  • Innerhalb bestimmter, organisierter sozialer Gruppen, Verbände, Parteien

• Stakeholderanalyse, mit den daraus abgeleiteten Kommunikationsstrategien (partizipativ, diskursiv, restriktiv)
• Dokumentenmatrix, als Übersicht der vorhandenen Dokumente
• Kommunikationsmatrix, mit der festgelegt wird Wer, Wie, Was, Wann und durch Wen mit Informationen "versorgt" wird

• Medien
  • Bildlich
  • Akustisch
  • Schriftlich
• Menschen
  • Formell
  • Informell

• Die innere Landkarte
• Sach- und Beziehungsebene
• Das Nachrichtenquadrat
  • Sachinformation (Worüber spreche ich)
  • Selbstkundgabe (Was gebe ich von mir zu erkennen)
  • Beziehungshinweis (was halte ich von dir und wie stehe ich zu dir)
  • Appell (was möchte ich bei dir erreichen)
• Nonverbale Kommunikation
• Zuhören und Feedback

• Vorgabe von Zielen
• Definierter Start und definiertes Ende
• Einmaligkeit, Neuartigkeit
• Spezifische Organisation
• Begrenzte Ressourcen
• Komplex und interdisziplinär
• Festgelegte und personengebundene Ergebnisverantwortung

• Gesamtheit von Führungsaufgaben
• -organisation
• -techniken
• und -mittel
• Für die Initiierung
• Definition
• Planung
• Steuerung
• und Abschluss von Projekten

• Objekt
  • Forschung und Entwicklung
  • Organisation
  • Investition
  • IT
• Auftraggeber
  • Intern
  • Extern
• Komplexität
  • Fachlich-inhaltlich
  • Sozial-kommunikativ
• Beteiligte
  • International
  • National
  • Interkulturell

• Einhalten der geplanten Kosten und Termine
• Erwartete Leitung bzw. Qualität der (technischen) Lösung
• Zufriedenheit der Beteiligten
• Minimale Änderung des Projektziels
• Unternehmen arbeitete störungsfrei weiter
• Unternehmenskultur wurde nicht verändert

• Projektteam
  • Motivation
  • Know-How
• Projektleiter
  • Know-How
  • Befugnisse
• Konfliktmanagement
• Unterstützung durch das Topmanagement
• Einbinden der Beteiligten
• Information & Kommunikation
  • Frühzeitig
  • Regelmäßig
  • Proaktiv
  • Ehrlich
  • Interaktiv
• Planung
  • Realistisch
  • Passend
• Projektziele
  • Ausreichend detailliert
  • Formalisierte Änderung
  • Klar abgegrenzt

• Initiierung
  • Skizzieren der Ziele, Benennung PL, usw.
• Definition
  • Zieldefinition, Machbarkeit, usw.
• Planung
  • PSP, Ressourcen, Kosten, Risiko-Analyse, usw.
• Steuerung
  • Projektcontrolling, Qualitätslenkung, usw.
• Abschluss
  • Abnahme, Erfahrungssicherung, usw.

• Kundennutzen
• Kostensenkungspotenzial
• Strategische Bedeutung
• Verbesserte Reaktionsfähigkeit
• Risiko
• Dringlichkeit (Muss-Projekt - betrifft zwingende Themen, wie z.B. gesetzliche Änderungen)

• Amortisationsdauer
  • Zeitdauer, die benötigt wird, um die Investition wieder zurückzugewinnen
• Kapitalwertmethode/ Net Present Value
  • Projekt ist dann wirtschaftlich, wenn die Summe aller Ein- und Auszahlungen positiv ist
• Risikobewertung
  • Variantenrechnung
  • Sensitivitätsanalyse

1. Kriterien bestimmen und gewichten (Summe der Gewichte = 10 bzw. 100%)
2. Punkte für die Erfüllung der Kriterien durch die einzelnen Projekte vergeben (Werte von 1 - 10)
3. Gewichte (G) mit den Punkten (P) multiplizieren
4. Ergebnisse pro Kriterium und Projekt addieren
5. Summe pro Projekt einer Attraktivitätsskala zuordnen und entsprechende Auswahl treffen

• Projektname und Projektnummer
• Beschreibung des Inhalts
• Projektziele
• Information zu Dauer, Beginn und Ende
• Aussage zum Budget
• Angaben zum Auftraggeber und/ oder Kunde
• Beteiligte Personen (Projektleiter, Projektteam)
• Übersicht zu den geplanten Projektphasen

• Initialisierungsphase
• Enthält Vorabklärungen für das Projekt
  • Zielklärung
  • Erste Risikobetrachtung
  • Erfolgsfaktoren
  • Erste Aufwand- und Kostenschätzung
• Ergebnis: Projektsteckbrief
• Endet mit Projekt-Start-Workshop
  • Integration des Kernteams
  • Festlegung der (vorläufigen) Projektorganisation
  • Bereitstellung der Infrastruktur und Arbeitsmittel

• Definitions- und Planungsphase
• Umfasst
  • Stakeholderanalyse
  • Risikoanalyse
  • Ablauf- und Terminplan
  • Ermittlung der benötigten Ressourcen, Kosten, Finanzmittel
• Endet mit Projekt-Kick-Off

• Mission, Vision, Werte
• Geschäftsstrategie
• Strategische Ziele
  • Finanzen, Prozesse, Kunden, Mitarbeiter
• Operative Ziele
  • Bereichs-, Abteilungs-, Projektziele
• Individuelle Ziele

Projektziele resultieren aus den strategischen oder operativen Zielen

Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden

Magisches Dreieck

• Kosten (Aufwand)
• Leistung (Ergebnis)
• Termin (Zeit)

• Kontrolle
  • Messlatte, ob das Projekt insgesamt erfolgreich war
• Orientierung
  • Richtungsweisende Informationen - "Wohin geht die Reise?"
• Verbindung
  • Entsprechend formulierte Ziele bringt die Beteiligten zusammen - "Wir-Gefühl"
• Koordination
  • Konsequente Ausrichtung an den Zielen erleichtert die Beziehungen des Projektteams mit anderen Organisationseinheiten
• Selektion
  • Schlüssige Ziele erleichtern die Auswahl von und die Entscheidung für Alternativen

• Zielgegenstand
• Beziehung zum Projektergebnis
• Prozessnähe
• Grad der Verbindlichkeit

• Terminziele
• Kostenziele
• Leistungsziele
• Soziale Ziele

• Vorgehensziele - Wie soll das Ergebnis erreicht worden sein
• Ergebnisziele - Was soll am Ende des Projekts erreicht worden sein
• Nutzenziele - Was für ein Mehrwert soll hierbei entstehen
• (Nicht-Ziele - Was soll nicht passieren)