Personaladministration 2 - NBW PersonalassistentIn 2021

Es bildet für den MA eine Empfehlung, die bestmögliche Voraussetzungen für eine neue Stelle und wirtschaftliches Fortkommen schafft.

Es ist für den MA eine Orientierung, um sich über die Arbeitsleistung und Verhalten bewusst zu werden.

Für den AG soll es ein Ausweis qualitativ guter Arbeit darstellen und positives Image fördern.

• einfaches Zeugnis (Arbeitsbestätigung)
  Enthält nur Angaben über die Person, deren Funktion, Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses und den Tätigkeitsbeschrieb.
   
• qualifizierte Zeugnis (Vollzeugnis)
  Enthält die gleichen Angaben wie Bestätigung, zusätzlich Beurteilung über Leistung und Verhalten des AN.
  → bei VG: Beurteilung über das Führungsverhalten
  
  Formalitäten: Erhalt nach Beendigung des Arbeitsverhältnis, Formulierung in der Vergangenheitsform.
   
• Zwischenzeugnis
  Dient zur persönlichen Standortbestimmung bei Versetzungen oder Austritt von VG.
  Erleichtert den MA die Suche nach einer neuen Herausforderung bei ungekündigter Stelle.
  
  Formalität: Formulierung in der Gegenwartsform
• Lehrzeugnis
  Art. 346a OR - wird erst nach Beendigung der Lehre ausgestellt.
  Inhalt: Angaben über Person, erlernten Beruf und Dauer der Lehre.
  → Auf Verlangen des Lernenden, hat sich das Zeugnis auch über die Fähigkeit, die Leistung und das Verhalten auszudrücken. 
  
  Bemerkung: Lernende haben pro Semester 1x Anspruch auf eine schrift. Beurteilung über die Arbeits- und Lernsituation (ALS) → Inhalt: Aussagen über Eignung für den Beruf, Leistungen und Verhalten.

• Bei besonders kurzen Arbeitseinsätzen (1-2 Monate)
   
• Auf besonderes Verlangen des Arbeitnehmers

Das Erscheinungsbild von einem Zeugnis wird positiv beeinflusst durch:

• optische klare Textaufteilung und -gestaltung 
• fehlerfrei und grammatikalisch richtig verfasst
• auf Firmenpapier mit Ort und Datum der Ausstellung
• Originalunterschriften der ausstellenden Personen
• inhaltlich klar und eindeutig formuliert sein (keine Codes)
• in der gängigen Sprache des Landes, Region oder Firma verfasst sein

Ein Zeugnis 

1. muss vollständig und
2. wahr sein 
3. und die Beurteilung soll wohlwollend ausfallen sowie
4. klar und
5. individuell formuliert sein.

Bemerkung: Diese Forderungen schliessen aber nicht aus, auch Negatives im Zeugnis festzuhalten. Es empfiehlt sich, die Kündigungsbegründung in einem Vollzeugnis niederzuschreiben.

• Die Ausführlichkeit muss der Position und der Anstellungsdauer entsprechen 
   
• Vollständigkeit und ein guter Sprachstil spricht für die Professionalität der Firma 
   
• Individualität und Fehlerfreiheit zeugen von sorgfältiger Arbeit im Personalwesen 

Grundsatz: Die Ausführlichkeit & Länge sollte der Anstellungsdauer & Position entsprechen.
In der Regel max. 2 Seiten 

• Angaben zur Firma (Genaue Bezeichnung mit Adresse)
• Titel des Dokuments (Zwischen-, Arbeits-, Lehrzeugnis, Arbeitsbestätigung)
• Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum, Heimatort/Staatsangehörigkeit)
• Anstellungsdauer (Anstellung von ....bis.....)
• Art der Tätigkeit (Berufsbezeichnung/Funktion, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung) 
• Werdegang (Entwicklung: Versetzung oder Beförderung, Weiterbildung)
• Leistungsbeurteilung: Fach-/Methoden-kompetenz (Arbeits-Qualität und -Quantität, Fachkenntnisse und deren Anwendung, Arbeitseinsatz und -weise, Leistungen, Erfolge) 
• Verhaltensbeurteilung: Sozialkompetenz (gegenüber Vorgesetzte, Mitarbeiter, Kunden, Team; Zusammenarbeit im Team & mit VG)
• Führungsbeurteilung (Vorbildrolle, motivierendes Verhalten, Durchsetzungsvermögen, Kommunikationsfähigkeit, Fähigkeit zur Konfliktlösung)
• Ort/Datum (rechtliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sonst Ausstelldatum)
• Austrittsgrund (nur zur Klärung des Gesamtbildes oder bei Kündigung durch MA)
• Schlusssatz/Grussformel (Dank, Weiterempfehlung, Bedauern und Zukunftswünsche)

Entweder vom Linienvorgesetzten oder von der Personalabteilung. Rechtspraxis verlangt, dass es sich um eine leitende Angestellte handelt und zeichnungsberechtigt ist.

Der Anspruch verjährt nach 10 Jahren, gerechnet ab dem Austrittsdatum.

Bemerkung:
Eine qualifizierte Beurteilung ist schwieriger je länger das Arbeitsverhältnis zurückliegt → rudimentäres Vollzeugnis oder einfach Bestätigung.

Keine Einigung in der Rechtssprechung bzgl. Verjährungsfrist:→ Berufung auf Aktenaufbewahrungspflicht im OR ⇔ nach 5 Jahren kann Zeugnis nicht mehr richtig ausgestellt werden. 

Laut OR 328b darf der ArbG nur dann Referenzauskünfte einholen, wenn diese zur Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind.

Nur wenn der MA der Auskunftserteilung zugestimmt hat (explizit oder implizit) und den bisherigen ArbG dazu autorisiert hat. 

Der Umfang der Auskunft muss sich an den für das Zeugnis aufgestellten Regeln orientieren.

Die Referenz muss:

• wahr
• wohlwollend
• klar
• vollständig
• individuell sein

d.h. was in einem Zeugnis steht, kann auch mittels Referenz weitergegeben werden. ⇒ Es sind jedoch nur arbeitsplatzrelevante Auskünfte über Privates zulässig!

NEIN, die Informationen beschränken sich nur auf den Inhalt dieser Bestätigung. 

JA, sowohl gegenüber dem referenzeinholenden wie auch gegenüber dem referenzerteilenden Arbeitgeber.

• Personalstammdaten (Ausweiskopien, Kontoverbindung)
• Bewerbungsunterlagen (Dossier, Notizen Interview, Stellenbeschrieb, Anforderungsprofil)
• Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag, Vereinbarungen, Vertragsänderungen, Arbeitsbewilligungen)
• Notizen MA-Gespräche (Probezeitbericht, MA-Qualifikationen, Verweise, Verwarnungen, Belobigungen)
• Laufbahn (Karriere-Entwicklung, Weiterbildungsplan und -vereinbarungen, Beförderungen)
• Finanzielles (Lohnabrechnung und -ausweise, Lohnerhöhungen, Kopie AHV-Ausweis, Unterlagen Pensionskasse, Darlehens-vereinbarung, Lohnvorschuss/-pfändung)
• Korrespondenz (Bestätigungen, Informationen)
• Absenzen (Fehlzeiten betreffend Krankheit & Unfall, Arbeitszeitrapport mit Gleit- & Mehrzeiten, Urlaubsanträge, Arztzeugnisse)
• Austrittsunterlagen (Kündigung, Notizen Austrittsgespräch, Arbeitszeugnis)

Grundsatz:

Es sollen nur Daten gesammelt werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Entstehenung des Anstellungsverhältnisses:

• Bewerberbungsunterlagen
• Vertragsunterlagen

Verlauf des Anstellungsverhätlnisses:

• Mitarbeitergespräche
• Laufbahn
• Finanzielles
• Korrespondenz
• Absenzen

Beendigung des Arbeitsverhältnisses:

• Austrittsunterlagen

Personalien:

• Stammblatt
• Bewerbungsunterlagen
• Notizen zum Interview
• Referenzauskünfte

Vertragsunterlagen:

• Arbeitsvertrag
• Personalreglement
• Vertragsänderungen
• Beförderungen

Entwicklung:

• Probezeitbericht
• Mitarbeiterbeurteilung
• Vorgestztenbeurteilung
• Weiterbildungen

Finanzielles:

• Lohnabrechnung
• Lohnentwicklung/-erhöhungen
• Lohnpfändungen

Art. 4 DSG:

Personendaten dürfen nur rechtmässig erhoben werden
Die Bearbeitung hat nach Treu und Glauben zu erfolgen und muss verhältnismässig sein.

Art. 328b OR:

Arbeitgeber darf Daten über Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie einen Arbeitsplatzbezug aufweisen und wahrheitsgemäss sind. 

Alle Daten über das private, öffentliche und gewerkschaftliche Freizeitverhalten ausserhalb des Unternehmens.

Beispiele:

• politische Aktiviäten und Parteizugehörigkeit
• religiöse Gemeinschaften/Zugehörigkeit
• sexuelle Vorlieben
• familiäre Verhältnisse
• Bekanntenkreis 

• Einsichtnahme durch unbefugte Personen
• Diebstahl von Personendaten
• Veränderung von Personendaten
• Zerstörung durch Wasser und Feuer oder mutwillig

Art. 7 DSG besagt, dass Personaldaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden müssen.

Zum Beispiel durch:

• Zentrale Lagerung (z.B. in der Personalabteilung)
• Abschliessbarer Raum
• Feuerfester Schrank
• nicht offen und unbeaufsichtig herumliegen lassen
• Einsichtnahme ausschliesslich im Personalbüro

• schneller Zugriff
• Kosten- und Platzvorteile bei der Lagerung
• bestimmte Daten können von verschiedenen Abteilungen (HR, FIBU, Controlling, Linie) genutzt werden
• besserer Schutz mittels Sicherung durch Backup

• jeder Mitarbeiter hat das Recht auf umfassende Einsichtnahme / Auskunftserteilung - schriftlich und kostenlos (Kopie oder Ausdruck)
• der direkte Vorgesetzte → arbeitsplatzbezogenes Interesse
• Mitarbeiter der Personalabteilung

• überwiegende Interessen des Arbeitgebers
• persönliche Notizen des Arbeitgebers
• Unterlagen über Personal- und Karriereplanung (beabsichtigte Beförderung des Arbeitnehmers)
• Unterlagen über laufende Verfahren

Im Regelfall empfiehlt sich eine Aufbewahrungsdauer von 5 Jahren, die in Ausnahmefällen (wenn das Gesetz dies vorsieht) auf 10 Jahren verlängert werden kann. 

10 Jahre:

• Verträge
• Lohnabrechnungen und -ausweise
• Sozialversicherungsunterlagen
• Mitarbeiterbeurteilungen und Zeugnisse

5 Jahre (aus arbeitsrechtlicher Sicht):

• Akten- und Gesprächsnotizen
• Verweise, Verwarnungen
• Belobigungen
• Zeiterfassungsblätter
• Spesenbelege 

Im Übrigen sind Daten, sobald sie nicht mehr benötigt werden, zu vernichten.

Grundsätzlich darf der ArbG ohne Einwilligung der betroffenen Person keine Auskunft an Dritte erteilen.

Nur wenn eine gesetzliche Pflicht besteht, Daten weiterzugeben, wie zum Beispiel für die AHV, dürfen die Daten auch ohne Einwilligung der betroffenen Person bekannt gegeben werden.

• bei Anfragen von Banken, Kreditkartenherausgebern und Vermietern:
  nur mit Zustimmung des Mitarbeiters
   
• bei Anfragen von Amtsstellen/Behörden (z.B. Organe wie Sozialversicherungen, (Fremden-)Polizei, etc.):
  ohne Zustimmung des MA aufgrund Kraft gesetzlicher Verpflichtungen
   
• in allen andere Fällen (z.B. Referenzauskunft):
  keine Auskünfte ohne Zustimmung des MA

Aus Sorgfalts- und Beweisgründen schriftliche Anfragen verlangen und diese schriftlich beantworten.