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Lernende 3 Lernende
Sprache Deutsch
Stufe Mittelschule
Erstellt / Aktualisiert 31.05.2020 / 06.04.2021
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Das Büro liegt im Zentrum der Betriebsorganisation. 

Sie ist für die Aufbauorganisation 6 verschiedener Abteilungen zuständig.

Welche 6?

  • Information / Kommunikation mit dem Gast
  • Personalwesen
  • Auftrags- und Bestellwesen
  • Rechnungswesen
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben
  • Ablage und Archivierung
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Zur Ablauforganisation der Information / Kommunikation mit dem Gast gehören...?

7

  • Telefon
  • Website
  • Gästekartei
  • Allg. Korrespondenz
  • Reservationen
  • Angebote
  • Beschwerden
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Zur Ablauforganisation des Personalwesens gehören...?

5

  • Bewerbungen
  • Verträge
  • Einsatzplanung
  • Lohnabrechnung
  • Mitarbeiterdossiers
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Zur Ablauforganisation des Auftrags- und Bestellwesens gehören...?

5

  • Bestellungen
  • Lieferungen
  • Umgang mit Lieferanten
  • Lager
  • Unterhalt
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zur Ablauforganisation des Rechnungswesens gehören...?

5

  • Rechnungen
  • Zahlungen
  • Bargeld
  • Belege
  • Kostenkontrolle
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Zur Ablauforganisation der Allgemeinen Verwaltungsaufgaben gehören...?

9

  • Organisation
  • Post-bearbeitung
  • Emails
  • IT / PMS
  • Security
  • Berichte
  • Statistiken
  • Handbücher
  • Austausch / Sitzungen
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Zur Ablauforganisation der Ablage & Archivierung gehören...?

3

  • Systeme 
  • Pflichten / Fristen
  • IT-Ablage & Datenmanagement
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4 gute Punkte wenn man ein Projekt starten möchte?

  1. definierter Anfang
  2. Definiertes Ende
  3. definiertes Budget
  4. definierte Personalanzahl
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Bei einer chaotischen Organisation muss _______ reingebracht werden.

Struktur

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Bei einer überstrukturierten Organisation muss _____________ ins System gebracht werden.

Bewegung

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Wie setzen sie Standarts?

2

  • Definieren klarer Abläufe
  • Routinemässige Arbeiten
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Wie optimieren sie Abläufe?

Ich muss mir dabei 5 Fragen stellen.

  • Wie funktionieren welche Abläufe?
  • Was brauche ich?
  • Ist es klar genug?
  • Informationsfluss gut?
  • Servicekette etc. Verwenden?
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Wie schaffe ich Transparenz?

2

  • Handbücher
  • Schulungen
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Was muss beim Telefon beachtet werden?

5

  • für ständige erreichbarkeit sorgen
  • Umleitung nicht vergessen
  • Personal schulen
  • Telefonnotiz erstellen
  • Sprachregelung definieren
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Die Checkliste für einen Top Brief.

4 & 2 Tipps

  1. Aussagekräftiger Betreff
  2. Zusammenfassung der bisherigen Erreignisse
  3. Akruelle Situation (Grund)
  4. Weiteres Vorgehen
  • Keine Floskeln
  • Kurz und bündig
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wie geh ich mit kommentaren in der Social Media um?

7

  • Textaufbau wie in einer Email
  • Entschuldigen (wenn man Schuldig ist)
  • Niemlas verteidigen
  • Einfache kurze Erkläreung anbieten
  • Mit konstruktivem Aspwkt abschliessen
  • keine Standart Antworten
  • Entweder alle beantworten oder keine
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Was ist ein Mitarbeiterdossier?

8

  • keine Persönlichen Anmerkungen
  • MA kann jederzeit einsicht verlangen
  • Bewerbubgsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • Änderungen zum Arbeitsvertrag
  • Stellenbeschrieb & Pflichtenheft
  • Zwischenzeugnisse
  • Relevante korrespondenz
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Wichtig bei persönlichen Notizen (im Bezug auf MA)?

2

  • MA hat keine Einsicht
  • Nicht relevant vor Gericht
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Was sind die wichtigsten 3 Punkte des Rechnungswesens?

  1. kann entweder intern/ extern oder in einer mischform erledigt werden
  2. Bei externen Buchhaltunhen sind die Unteelagen immer bis zum 10. Des folge Monats abzugeben
  3. Abschluss soll mind. monatlich mit Inventur gemacht werden
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Welche Unterlagen benötigt die Buchhaltung?

8

  • Das Kassenbuch
  • Den Monatsabschluss der Bank
  • Die Kreditoren (Rechnunhen)
  • Die Debitoren
  • Berechnete Inventuren
  • Abschlüsse der Lohnbuchhaltung
  • Umbuchungen
  • Zu tätigende Abschreibungen
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Wie lange ist die Aufbewahrungspflicht bei Unterlagen der Immobilienbewirtschaftung?

20 Jahre

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Wie lange ist die Aufbewahrungspflicht bei Geschäftsdokumenten?

10 Jahre

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5 wichtige Punkte beim Aufbewahren von Mitarbeiterdossiers?

  • verschlossen und zugriffssicher
  • Hänheregister & lose Blattsammlungen verboten
  • Bei Austritt 10 Jahre Archiviert
  • Besonders zu schützende Daten
  • Ungenügend gesicherte Aufbewahrung ist strafbar
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Was gilt es bei Akten zu beachten?

2

  • Mit Archiv Schachteln arbeiten
  • Müssen eingeordned sein
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Welche Dokumente müssen zwingend aufbewahrt werden?

2

  • von Gesetz wegen vorgeschrieben sind
  • Als gespeicherte Info relevant sind
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Worauf muss man also beim archivieren achten?

5

  • gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten
  • Informationen aktuell halten
  • Arbeitsunterlagen Griffbereit haben
  • Feuer, Diebstahl und Wasserdicht
  • Schutz vor unbefugten Zugriffen
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Ablegen / archivieren dient als...

5

  • Arbeitsmittel
  • Planungsmittel
  • Entscheidungsmittel
  • Kontrolmittel
  • Beweismittel