Betriebsorganisation
Büro-Organisation
Büro-Organisation
Kartei Details
| Karten | 27 |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | Psychologie |
| Stufe | Mittelschule |
| Erstellt / Aktualisiert | 31.05.2020 / 06.04.2021 |
| Weblink |
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Das Büro liegt im Zentrum der Betriebsorganisation.
Sie ist für die Aufbauorganisation 6 verschiedener Abteilungen zuständig.
Welche 6?
- Information / Kommunikation mit dem Gast
- Personalwesen
- Auftrags- und Bestellwesen
- Rechnungswesen
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben
- Ablage und Archivierung
Zur Ablauforganisation der Information / Kommunikation mit dem Gast gehören...?
7
- Telefon
- Website
- Gästekartei
- Allg. Korrespondenz
- Reservationen
- Angebote
- Beschwerden
Zur Ablauforganisation des Personalwesens gehören...?
5
- Bewerbungen
- Verträge
- Einsatzplanung
- Lohnabrechnung
- Mitarbeiterdossiers
Zur Ablauforganisation des Auftrags- und Bestellwesens gehören...?
5
- Bestellungen
- Lieferungen
- Umgang mit Lieferanten
- Lager
- Unterhalt
zur Ablauforganisation des Rechnungswesens gehören...?
5
- Rechnungen
- Zahlungen
- Bargeld
- Belege
- Kostenkontrolle
Zur Ablauforganisation der Allgemeinen Verwaltungsaufgaben gehören...?
9
- Organisation
- Post-bearbeitung
- Emails
- IT / PMS
- Security
- Berichte
- Statistiken
- Handbücher
- Austausch / Sitzungen
Zur Ablauforganisation der Ablage & Archivierung gehören...?
3
- Systeme
- Pflichten / Fristen
- IT-Ablage & Datenmanagement
4 gute Punkte wenn man ein Projekt starten möchte?
- definierter Anfang
- Definiertes Ende
- definiertes Budget
- definierte Personalanzahl
Bei einer chaotischen Organisation muss _______ reingebracht werden.
Struktur
Bei einer überstrukturierten Organisation muss _____________ ins System gebracht werden.
Bewegung
Wie setzen sie Standarts?
2
- Definieren klarer Abläufe
- Routinemässige Arbeiten
Wie optimieren sie Abläufe?
Ich muss mir dabei 5 Fragen stellen.
- Wie funktionieren welche Abläufe?
- Was brauche ich?
- Ist es klar genug?
- Informationsfluss gut?
- Servicekette etc. Verwenden?
Wie schaffe ich Transparenz?
2
- Handbücher
- Schulungen
Was muss beim Telefon beachtet werden?
5
- für ständige erreichbarkeit sorgen
- Umleitung nicht vergessen
- Personal schulen
- Telefonnotiz erstellen
- Sprachregelung definieren
Die Checkliste für einen Top Brief.
4 & 2 Tipps
- Aussagekräftiger Betreff
- Zusammenfassung der bisherigen Erreignisse
- Akruelle Situation (Grund)
- Weiteres Vorgehen
- Keine Floskeln
- Kurz und bündig
wie geh ich mit kommentaren in der Social Media um?
7
- Textaufbau wie in einer Email
- Entschuldigen (wenn man Schuldig ist)
- Niemlas verteidigen
- Einfache kurze Erkläreung anbieten
- Mit konstruktivem Aspwkt abschliessen
- keine Standart Antworten
- Entweder alle beantworten oder keine
Was ist ein Mitarbeiterdossier?
8
- keine Persönlichen Anmerkungen
- MA kann jederzeit einsicht verlangen
- Bewerbubgsunterlagen
- Arbeitsvertrag
- Änderungen zum Arbeitsvertrag
- Stellenbeschrieb & Pflichtenheft
- Zwischenzeugnisse
- Relevante korrespondenz
Wichtig bei persönlichen Notizen (im Bezug auf MA)?
2
- MA hat keine Einsicht
- Nicht relevant vor Gericht
Was sind die wichtigsten 3 Punkte des Rechnungswesens?
- kann entweder intern/ extern oder in einer mischform erledigt werden
- Bei externen Buchhaltunhen sind die Unteelagen immer bis zum 10. Des folge Monats abzugeben
- Abschluss soll mind. monatlich mit Inventur gemacht werden
Welche Unterlagen benötigt die Buchhaltung?
8
- Das Kassenbuch
- Den Monatsabschluss der Bank
- Die Kreditoren (Rechnunhen)
- Die Debitoren
- Berechnete Inventuren
- Abschlüsse der Lohnbuchhaltung
- Umbuchungen
- Zu tätigende Abschreibungen
Wie lange ist die Aufbewahrungspflicht bei Unterlagen der Immobilienbewirtschaftung?
20 Jahre
Wie lange ist die Aufbewahrungspflicht bei Geschäftsdokumenten?
10 Jahre
5 wichtige Punkte beim Aufbewahren von Mitarbeiterdossiers?
- verschlossen und zugriffssicher
- Hänheregister & lose Blattsammlungen verboten
- Bei Austritt 10 Jahre Archiviert
- Besonders zu schützende Daten
- Ungenügend gesicherte Aufbewahrung ist strafbar
Was gilt es bei Akten zu beachten?
2
- Mit Archiv Schachteln arbeiten
- Müssen eingeordned sein
Welche Dokumente müssen zwingend aufbewahrt werden?
2
- von Gesetz wegen vorgeschrieben sind
- Als gespeicherte Info relevant sind
Worauf muss man also beim archivieren achten?
5
- gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten
- Informationen aktuell halten
- Arbeitsunterlagen Griffbereit haben
- Feuer, Diebstahl und Wasserdicht
- Schutz vor unbefugten Zugriffen
Ablegen / archivieren dient als...
5
- Arbeitsmittel
- Planungsmittel
- Entscheidungsmittel
- Kontrolmittel
- Beweismittel
