Prüfung Immobilienbewirtschafter 2019
Prüfungsfach: Personalführung
Prüfungsfach: Personalführung
Hintergrund
Die Firma „ImmoDreams SA“ ist seit 1. Januar 2001 auf Immobilienverwaltung und -vermarktung spezialisiert. Sie unterhält ihren Sitz in Genf und besitzt jeweils eine Tochtergesellschaft in Bern und in Zürich. Insgesamt sind 153 Personen mit einem Durchschnittsalter von 32 Jahren beschäftigt. Die Unternehmenskultur fusst auf innovativen und einenden Managementmethoden, deren Initiativgeist sehr geschätzt wird.Im Frühjahr 2019 übernahm der in Expansion befindliche Immobilienbewirtschafter „ImmoDreams SA“ die seit 1956 in der Region Genfersee operierende Firma „Rochat & Co“, nachdem deren Gründer verstarb. Das Unternehmen ist ein kleiner Familienbetrieb mit 12 Mitarbeitenden, die sich durch Treue und Loyalität auszeichnen. Alle Mitarbeitenden der Firma „Rochat & Co“ werden in die Genfer Tochtergesellschaft integriert. Dieser Wechsel fällt den meisten Mitarbeitenden schwer. Im Übernahmevertrag ist vorgesehen, dass alle Stellen erhalten bleiben.Sie sind seit sieben Jahren bei „ImmoDreams SA“ angestellt. Durch Ihren täglichen Einsatz und die Erlangung Ihres Fachausweises Immobilienbewirtschaftung wurden Sie in Genf zum „Gruppenleiter des Bereichs Bewirtschaftung“ befördert. Ihre neue Gruppe ist eine Mischung aus Mitarbeitenden von „ImmoDreams SA“ und „Rochat & Co“. Die Geschäftsleitung schätzt Ihre herausragenden Kompetenzen und Ihr Führungspotenzial, um dieses neue Team erfolgreich zu führen.
Angesichts Ihrer neuen Position als Kader müssen Sie die wichtigsten der von Ihnen wahrzunehmenden Funktionen kennen.Nennen Sie die Hauptfunktionen einer Führungskraft.
Beispiel: Planen
Die erste Funktion dient als Beispiel. Bitte nennen Sie die 4 restlichen Hauptfunktionen. Synonyme sind nicht zulässig. Es werden nur die 4 erstgenannten Funktionen berücksichtig
Organisieren, anweisen, koordinieren, kontrollieren
Als Führungskraft tragen Sie massgeblich zum reibungslosen Funktionieren eines Teams bei. Was müssen Sie in diesem Rahmen beachten, um ein leistungsfähiges und eingespieltes Team zu haben und dieses Funktionieren zu unterstützen?
Nennen Sie 3 Beispiele.
Beispiel: Eine urteilsfreie Kommunikation zwischen den Teammitgliedern fördern.
Stichworte genügen nicht. Es werden nur die 3 erstgenannten Antworten berücksichtigt.
1. Meinungsverschiedenheiten und Entstehung von Spannungen unter Wahrung von Respekt zulassen
2. Allgemein Meinungsfreiheit gewährleisten
3. Dafür sorgen, dass sich die Teammitglieder gegenseitig unterstützen
Weitere Lösungsvorschläge:
Mitgliedern in Schwierigkeiten helfen.
Die Grenzen des Einzelnen kennen.
Die Kompetenzen und Grenzen jedes Einzelnen kennen.
Die Arbeit teilen, nachdem ein gemeinsamer Reflexionsprozess über die Aufteilung, die zu erreichenden Ziele und die endgültige oder gegebenenfalls vorläufige Organisation gemäss den zu erreichenden Zielen geführt wurde..
Die eigenen Talente zum Nutzen anderer zur Verfügung stellen.
Sie üben Ihre neue Funktion mittlerweile seit 3 Monaten aus. Bei Ihrem Arbeitsantritt haben Sie bemerkt, dass sich Ihr Führungsstil vom Stil des früheren Geschäftsführers von „Rochat & Co“ unterscheidet. Letzterer verfügte über unbestrittene Autorität und unterhielt zu seinen Mitarbeitenden vormundschaftliche Beziehungen. Meinungen der Mitarbeitenden holte er ein, entschied dann aber eigenständig. Das Wohlergehen der Mitarbeitenden wurde vermeintlich berücksichtigt.Welches war sein Führungsstil? Welche Vor-und Nachteile sind Ihres Erachtens mit diesem Führungsstil verbunden? Nennen Sie jeweils2 Beispiele für Vor-und Nachteile.Nur die 2 erstgenannten Beispiele werden berücksichtigt.
Nennen Sie den jeweiligen Führungsstil entsprechend den nachfolgenden Beispielen.
Aufgrund einer hohen Personalfluktuation im ersten Jahr Ihrer neuen Funktion bittet die Geschäftsleitung Sie um eine Erklärung. Sie wollen der Geschäftsleitung beweisen, dass Ihnen die von Maslow begründete Theorie helfen kann, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden besser zu verstehen.
a) Erläutern Sie das Prinzip der Maslow-Theorie.
b) Zeichnen Sie das Schema mit Legenden.
c) Führen Sie für jedes Bedürfnis 1 Beispiel an.
a) Laut Maslow resultieren die Motivationen eines Menschen aus der Nichterfüllung bestimmter Bedürfnisse.Die Forschungsarbeit von Maslow (1954) hat ermöglicht, menschliche Bedürfnisse in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit in 5 Stufen einzuteilen. Diese Einteilung entspricht der Reihenfolge, in der die Bedürfnisse beim Menschen auftreten; die Erfüllung der Bedürfnisse einer Stufe führt zu denBedürfnissen der nächsten Stufe.
c) Grundbedürfnisse / Physiologische Bedürfnisse: essen, trinken, sich anziehen, sich fortpflanzen, schlafen...
Sicherheitsbedürfnis: Sicherheit durch Obdach (Wohnung, Haus), Einkommens-und Ressourcensicherheit, physische Sicherheit vor Gewalt, Kriminalität, Aggressionen usw., moralische und psychologische Sicherheit, familiäre Sicherheit und Stabilität oder zumindest affektive, medizinische/soziale und gesundheitliche Sicherheit
Soziale Bedürfnisse / Bedürfnis nach Zugehörigkeit:Bedürfnis zu lieben und geliebt zu werden (Zuneigung), Freunde zu haben, einer zusammenhängenden Gruppe anzugehören, sich akzeptiert zu fühlen, sich nicht alleine oder abgewiesen zu fühlen
Individualbedürfnisse / Bedürfnis nach Anerkennung und Wertschätzung:Bedürfnis nach Wertschätzung, Reputation und Anerkennung, Ruhm usw., nach dem, was der Mensch durch andere oder eine Zugehörigkeitsgruppe wird, sowie nach Selbstachtung und Selbstvertrauen.Bedürfnis nach Selbstverwirklichung: Bedürfnis, etwas aus sich zu machen, das eigene Potenzial in allen Lebensbereichen auszuschöpfen und aufzuwerten. Bedürfnis nach Lernen, neuen Erkenntnissen, der Entwicklung der eigenen Kompetenzen und Kenntnisse, Bedürfnis nach Schaffen, Erfinden und Umsetzen
Wie Sie wissen, gibt es mehrere Motivationstheorien, darunter die Theorie von Frederick Herzberg. Erläutern Sie das Konzept dieser Theorie (4 Punkte) mit eigenen Worten in vollständigen Sätzen und führen Sie je Faktor 2 Beispiele an.
Die Zwei-Faktoren-Theorie(auch Motivation-Hygiene-Theorie) von Frederick Herzberg(1959) ist eine Inhaltstheorie zurMotivation, speziell derArbeitsmotivation.Zusammen mit der Bedürfnispyramide von Maslow gehört sie zu den bekanntesten Vertretern der Inhaltstheorien der Motivation, deren gemeinsames Merkmal darin besteht, dass sie eine Klassifikationder Motivziele anbieten.
Wie der Name sagt, unterscheidet Herzberg genau zwei Arten von Einflussgrößen. Zum einen Faktoren, die auf den Inhalt der Arbeit bezogen sind (Motivatoren), und zum anderen Faktoren, die auf den Kontext der Arbeit bezogen sind (Hygienefaktoren). Zu den Inhaltsfaktoren gehören z.B. Verantwortung zu tragen oder Anerkennung zu erwerben; die Kontextfaktoren können die Bezahlung und äußere Arbeitsbedingungen sein.
Zufriedenheit und Unzufriedenheit stellen hier aber nicht die beiden äußersten Ausprägungen einer Eigenschaft dar, sondern sind als zwei unabhängige Eigenschaften zu betrachten.Die „Hygienefaktoren“ (unzufrieden –nicht unzufrieden) sowie die „Motivatoren“ (nicht zufrieden –zufrieden) repräsentieren diese beiden Bereiche. Der Theorie nach müssen beide Ausprägungen vorhanden sein, umArbeitszufriedenheitzu erleben.
Zufriedenheitsfaktor: Es handelt sich um für den Menschen typische Faktoren. Dies sind interne Faktoren/Motivationsfaktoren. Nur interne Faktoren sind eine Motivationsquelle. Diese Motivation ist mit dem Inhalt der Aufgaben, dem Erfolg, der Beförderung, der Unabhängigkeit und der Autonomie vergleichbar.
Um diese Bedürfnisse zu befriedigen, unterlässt der Mensch keine Anstrengung, und das nicht nur, um das Bedürfnis zu befriedigen, sondern auch um das sich gesetzte Ziel zu übertreffen.
Unzufriedenheitsfaktoren: Faktoren, die allen Lebewesen gemein sind. Es handelt sich um Hygienefaktoren. Sie sind keine echten Motivationsquellen, sondern verhindern lediglich die Entstehung von Unzufriedenheit. Sobald Hygienebedürfnisse erfüllt sind, verringern sie die Unzufriedenheit und wirken nicht mehr motivierend. Dagegen kann die Nichterfüllung dieser Bedürfnisse eine Quelle für Unzufriedenheit und damit für Motivationslosigkeit darstellen.
Welches sind die Folgen, wenn die Führungskraft die Grundsätze der Herzberg-Theorie nicht praktisch umsetzt? Nennen Sie 3 Folgen. Formulieren Sie vollständige Sätze.Nur die ersten 3 Antworten werden berücksichtigt.
1. Die Mitarbeitenden sind nicht mehr motiviert.
2. Die Mitarbeitenden sind unproduktiv und erbringen eine minderwertige Arbeitsleistung.
3. Der Ruf und die Finanzen des Unternehmens können in Gefahr kommen.
Weitere Lösungsvorschläge:
Eine schlechte Atmosphäre ist im gesamten Team spürbar.
Gesundheitliche Beeinträchtigung der Mitarbeitenden
Innovationsgeist fehlt
Konkurrenzverhalten im Team
Mobbing etc.
Hohe Fluktuation
Welche Aktionspläne könnten Sie als Führungskraft ergreifen, um den in Frage B3 angesprochenen Problematiken entgegenzuwirken? Nennen Sie 4.
Nur die ersten 4 Antworten werden berücksichtigt.
1.Mit den einzelnen Mitarbeitenden reden
2.Die Geschäftsleitung verständigen
3.Eine Zufriedenheitsumfrage durchführen
4.Teambuilding einrichten
Weitere Lösungsvorschläge:
Arbeitsprozesse einrichten
Personalpolitik begründen
Kulturarbeit / Personalentwicklung
Überarbeitung des Leistungskataloges
Führungsstil überdenken
Faire Löhne (Lohnpolitik)
Bei der jährlichen Evaluierung einer Ihrer Verwaltungsassistenten listen Sie die verschiedenen im vergangenen Jahr festgestellten Schwachstellenauf.
1.Anfragen der Mieter werden mit Verzug bearbeitet.
2.Sie vereinbart zu viele Abnahmeprotokolle pro Tag, was zu Planungs-problemen führt.
3.Sie kommt regelmässig zu spät zur Arbeit, ohne Sie vorher zu informieren.
Formulieren Sie für jedes Problem ein Ziel das allen SMART-Kriterien entspricht.Formulieren Sie die Ziele, die Sie ihr vorlegen, unter Beachtung des SMART-Prinzips (Antworten Sie in ganzen Sätzen, Stichwörter genügen nicht).
1.Jede mieterseitige Anfrage ist innert 72 Stunden zu bearbeiten.
2.Pro Tag dürfen höchstens fünf Abnahmeprotokolle vereinbart werden.
3.Jeden Tag spätestens um 8:30 Uhr zur Arbeit erscheinen und mich bei Verspätung telefonisch informieren
Geben Sie in der nachfolgenden Liste an, ob es sich um SMART-Ziele handelt oder nicht. Sofern es sich nicht um ein SMART-Ziel handelt, geben Sie das fehlende Kriterium an: S, M, A/R und/oder T.
Sie haben kürzlich per Post mehrere Beschwerden von Mietern erhalten, die die Antwortzeit und die fehlende Reaktion einer Ihrer Mitarbeitenden betrifft. Sie haben in letzter Zeit mehrere Mieterbeschwerden erhalten. Bemängelt wurden die Antwortzeit sowie eine generell ausbleibende Reaktion einer Ihrer Mitarbeitenden. Sie haben beobachtet, dass sich diese Mitarbeiterin stark von laufenden Angelegenheiten ablenken und leiten sowie Aufgaben auf sich zukommen lässt.Nennen Sie 3 Nachteile einer solchen Planung. Antworten Sie in ganzen Sätzen, Stichwörter genügen nicht.Es werden nur die ersten 3 Antworten berücksichtigt.
1.Es ist nicht möglich, einen Gesamtüberblick zu bekommen.
2.Eine Antizipation ist nicht oder nur schwer möglich.
3.Die Delegation ist schwierig, und Fehler treten häufiger auf.
Weitere Lösungsvorschläge:
Dringende Fälle rücken laufende Tätigkeiten in den Hintergrund.
Diese Planungsweise führt zu einem täglichen Stress, der auf das Team übergreifen kann.
Nach den ersten Monaten in Ihrer neuen Funktion bemerken Sie schwerwiegende organisatorische Mängel seitens der von der Firma „Rochat &Co“ stammenden Mitarbeitenden. Diese Mängel betreffen Folgendes:
-Häufige Verspätungen bei Terminen
-Nichteinhaltung von Fristen
-Mangelhafter Umgang mit unvorhergesehenen Situationen und Prioritäten
-Arbeitsüberlastung
Da sich diese Mängel auf Ihre eigene Arbeitslast auswirken, beschliessen Sie, die Sache selbst in die Hand zu nehmen und Ihre Mitarbeitenden in eine effiziente Organisationsmethode einzuarbeiten. Nennen und beschreiben Sie 2 Theorien und wo notwendig skizzieren Sie diese(ausgenommen sind die ABC-Analyse und das Pareto-Prinzip).
Nachdem in den letzten Monaten zahlreiche interne Veränderungen erfolgt sind, ist eine Ihrer Verwaltungsassistenten plötzlich auf unbestimmte Zeit abwesend. Sie müssen Ihren Bereich neu organisieren und deren Aufgaben delegieren. Der Delegationsprozess umfasst sechs Schritte. Nennen Sie 3 wesentliche Schritte und begründen Sie Ihre Wahl. Antworten Sie in ganzen Sätzen, Stichwörter genügen nicht.Nur die 3 erstgenannten Antworten werden berücksichtigt.
1.Was: Bedarf ermitteln, um zu wissen, was delegiert werden soll.
2.Wer: Eine Person mit den erforderlichen Kenntnissen und Fähigkeiten wählen, damit sichergestellt ist, dass die Ausführung der Aufgaben in deren Kompetenzbereich fällt.
3.Wie / Womit: Person bei einem Treffen klare Anweisungen geben und deren Ziele festlegen.Was: Um welche Aufgaben geht es, was ist zu tun?
Wer: Wer soll die Aufgabeübernehmen?
Warum: Welchem Zweck dient die Aufgabe, warum muss sie erledigt werden
Wann: Welche Termine müssen eingehalten werden, wann muss die Aufgabe begonnen werden, wann abgeschlossen sein?
Wie: welche Vorgaben sind einzuhalten, wie soll bei der Ausführung vorgegangen werden?
Womit: Welche Ressourcen / Hilfsmittel oder Methoden sollen angewendet werden, welche Informationen sind zusätzlich zu beschaffen?
Weitere Lösungsvorschläge:
Durch Zwischenbilanzen Follow-up sicherstellen, da die Verantwortung für die Aufgabe beim Beauftragten verbleibt.
Abschliessend Bilanz zur Delegation ziehen, um der Person Feedback zu geben.
Nachbesprechung mit der Person durchführen, um sie zu ihren Erfahrungen zu befragen.
Erklären Sie das Pareto Prinzip mit Hilfeeines aussagekräftigen Schemas.
In welchen weiteren Aufgaben bereichen Ihres beruflichen Alltags könnte diese Pareto-Methode angewendet werden? Nennen Sie 2 Aufgabenbereiche und geben Sie je 1 konkretes Beispiel.
1) Lagerverwaltung: Bsp. optional
2)Verkaufsmanagement:
Kundenmanagement: 80% des Umsatzes werden mit 20% der Kunden erzielt.
Weitere Lösungsvorschläge:
Serviceverwaltung:
80% der Reklamationen stammen von 20% der Kunden.Projektmanagement:
80% der Umsetzung eines Projekts erfolgen mit 20% des Gesamtaufwands;
Produktionsmanagement:
20% der Produkte stellen 80% des Umsatzes dar. Hierdurch lässt sich entscheiden, welche Verfahren oder Prozesse prioritär Änderungen benötigen.Aufgrund seiner „Quasi-Universalität“ wurde dieses Gesetz auf die Verwaltung mehrerer Sektoren des Unternehmens angewandt.
Auf 20% der Produkte entfallen 80% des Umsatzes.
20% des Absatzes entsprechen ungefähr 80% der Gewinnmarge.
Arbeitsunfälle: Auf 20% aller Mitarbeitenden entfallen 80% aller Unfälle.
Methodik: Auf 20% der Pläne entfallen 80% der Ausführungszeit.
Herstellung: 20% der hergestellten Produkte stellen 75% des Ausschusses dar.
Einkäufe: Auf 20% der Lieferanten entfallen 80% des gesamten Kaufvolumens.
Im Rahmen Ihrer Aufgabe haben Sie verschiedenen Personen konstruktives Feedback zu geben, darunter Mitarbeitende, Mieter oder Eigentümer.Nennen Sie 4 Merkmale eines schlechten Feedbacks.Nur die 4 erstgenannten Antworten werden gezählt.
Lösung D1:
1.Verallgemeinerungen
2.mit Kollegen vergleichen
3.Mit dem Treffen warten, bis sich viele Klagen angehäuft haben
4.Feedback im Beisein der anderen Kollegen geben
Weitere Lösungsvorschläge:
In der Du-Perspektive sprechen (Fingerzeigen)
Nur selber reden, nichts fragen
Keine Beispiele nennen
Nicht ausreden lassen
Aufgrund verschiedener Spannungen beschliessen Sie, mit jedem Teammitglied Einzelgespräche zu führen, um die Sachlage zu verstehen. Beim Erwerb Ihres Fachausweises haben Sie dank des Vier-Seiten-Modells von Friedemann Schulz von Thun gelernt, jede Äusserung nach verschiedenen Aspekten zu interpretieren. Erläutern Sie diese Theorie,nennen und definieren Sie die einzelnen Quadratseiten.
Laut Friedemann Schulz von Thun lässt sich jede Äusserung nach 4 Aspekten (Seiten) hin analysieren und interpretieren:
Sachseite(Sachinhalt, d.h. Daten und Fakten ohne Interpretation).Hierbei handelt es sich um die Basisinformationen.
Appellseite(das, was der Sender beim Empfänger erreichen möchte)Häufig versteckt sich in einer Aussage der Wille, beim anderen etwas zu erreichen (Massnahme, Anweisung, Forderung, Wunsch usw.), ohne dies explizit zum Ausdruck zu bringen.
Beziehungsseite(wie ich zum anderen stehe)In jeder Äusserung spiegeln sich die Qualität der Beziehung und die von beiden Gesprächspartnern gehegten Gefühle wider. Diese Dimension der Äusserung wird häufig durch paraverbale Kommunikation (die Art, Dinge zu sagen) und nonverbale Kommunikation (Gestik, Mimik, physiologische Reaktionen) zum Ausdruck gebracht.
Selbstoffenbarung/ Selbstkundgabe(was ich von mir zu erkennen gebe)Jede Ihrer Äusserungen enthält wertvolle Hinweise (Feedback) zu Ihnen, Ihren Erwartungen, Ihrer Stimmung und Ihren Gefühlen, die bisweilen explizit, häufig jedoch implizit zum Ausdruck kommen. Mit anderen Worten überlassen Sie es Ihrem Gesprächspartner, den Inhalt Ihrer Gedanken zu „erraten“.
Aus diesen Gesprächen geht hervor, dass „die Neuen nie das Telefon abnehmen und dies alle anderen stört“.Legen Sie gemäss der Theorie von Friedemann Schulz von Thun dar, welchem Aspekt die einzelnen Beispiele entsprechen.
Im Rahmen der Modernisierung der Büroräume, die den Zusammenhalt des Teams und die Raumausnutzung optimieren soll, wurde beschlossen, die Abtrennung der einzelnen Büros aufzuheben und ein Grossraumbüro einzurichten. Nach einiger Zeit bemerken Sie eine gedrückte Stimmung im Team, die sich in verächtlichen Blicken, fehlender Solidarität zwischen den Teammitgliedern, einem Mangel an Mitwirkung und Interaktion bei Ihren Gruppensitzungen und einer steigenden Absenz Rate äussert.Unter anderem gibt es heisse und kalte Konflikte.Um welchen Konflikttyp handelt es sich in diesem Fall? Warum?
Kalter Konflikt Die Personen reden nicht miteinander und gehen sich aus dem Weg. Die Spannungen sind spürbar, und die Stimmung ist gedrückt.Die Personen beschliessen, nicht darüber zu sprechen und sich allem zu verweigern.Die Personen sind nicht mehr für ihre Arbeit motiviert und vermeiden Konflikte.
Erläutern Sie den zweiten Konflikttyp gemäss Aufgabe E1 und nennen Sie eine1 Beispielsituation.
Heisser Konflikt Wenn sich Menschen offen streiten. Sie zeigen ihre Gefühle. Es handelt sich um verbale, ja sogar physische Aggressionen.Die Gefühle sind sichtbar.
Bei der Entstehung von Konflikten wird zwischen verschiedenen Ursachen unterschieden:
Wertekonflikt
Interessenskonflikt
Organisationskonflikt
Geben Sie bei jedem der nachfolgenden Beispiele an, um welchen Konflikt es sich handelt.
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Flashcards
Hintergrund
Die Firma „ImmoDreams SA“ ist seit 1. Januar 2001 auf Immobilienverwaltung und -vermarktung spezialisiert. Sie unterhält ihren Sitz in Genf und besitzt jeweils eine Tochtergesellschaft in Bern und in Zürich. Insgesamt sind 153 Personen mit einem Durchschnittsalter von 32 Jahren beschäftigt. Die Unternehmenskultur fusst auf innovativen und einenden Managementmethoden, deren Initiativgeist sehr geschätzt wird.Im Frühjahr 2019 übernahm der in Expansion befindliche Immobilienbewirtschafter „ImmoDreams SA“ die seit 1956 in der Region Genfersee operierende Firma „Rochat & Co“, nachdem deren Gründer verstarb. Das Unternehmen ist ein kleiner Familienbetrieb mit 12 Mitarbeitenden, die sich durch Treue und Loyalität auszeichnen. Alle Mitarbeitenden der Firma „Rochat & Co“ werden in die Genfer Tochtergesellschaft integriert. Dieser Wechsel fällt den meisten Mitarbeitenden schwer. Im Übernahmevertrag ist vorgesehen, dass alle Stellen erhalten bleiben.Sie sind seit sieben Jahren bei „ImmoDreams SA“ angestellt. Durch Ihren täglichen Einsatz und die Erlangung Ihres Fachausweises Immobilienbewirtschaftung wurden Sie in Genf zum „Gruppenleiter des Bereichs Bewirtschaftung“ befördert. Ihre neue Gruppe ist eine Mischung aus Mitarbeitenden von „ImmoDreams SA“ und „Rochat & Co“. Die Geschäftsleitung schätzt Ihre herausragenden Kompetenzen und Ihr Führungspotenzial, um dieses neue Team erfolgreich zu führen.
Angesichts Ihrer neuen Position als Kader müssen Sie die wichtigsten der von Ihnen wahrzunehmenden Funktionen kennen.Nennen Sie die Hauptfunktionen einer Führungskraft.
Beispiel: Planen
Die erste Funktion dient als Beispiel. Bitte nennen Sie die 4 restlichen Hauptfunktionen. Synonyme sind nicht zulässig. Es werden nur die 4 erstgenannten Funktionen berücksichtig
Organisieren, anweisen, koordinieren, kontrollieren
Als Führungskraft tragen Sie massgeblich zum reibungslosen Funktionieren eines Teams bei. Was müssen Sie in diesem Rahmen beachten, um ein leistungsfähiges und eingespieltes Team zu haben und dieses Funktionieren zu unterstützen?
Nennen Sie 3 Beispiele.
Beispiel: Eine urteilsfreie Kommunikation zwischen den Teammitgliedern fördern.
Stichworte genügen nicht. Es werden nur die 3 erstgenannten Antworten berücksichtigt.
1. Meinungsverschiedenheiten und Entstehung von Spannungen unter Wahrung von Respekt zulassen
2. Allgemein Meinungsfreiheit gewährleisten
3. Dafür sorgen, dass sich die Teammitglieder gegenseitig unterstützen
Weitere Lösungsvorschläge:
Mitgliedern in Schwierigkeiten helfen.
Die Grenzen des Einzelnen kennen.
Die Kompetenzen und Grenzen jedes Einzelnen kennen.
Die Arbeit teilen, nachdem ein gemeinsamer Reflexionsprozess über die Aufteilung, die zu erreichenden Ziele und die endgültige oder gegebenenfalls vorläufige Organisation gemäss den zu erreichenden Zielen geführt wurde..
Die eigenen Talente zum Nutzen anderer zur Verfügung stellen.
Sie üben Ihre neue Funktion mittlerweile seit 3 Monaten aus. Bei Ihrem Arbeitsantritt haben Sie bemerkt, dass sich Ihr Führungsstil vom Stil des früheren Geschäftsführers von „Rochat & Co“ unterscheidet. Letzterer verfügte über unbestrittene Autorität und unterhielt zu seinen Mitarbeitenden vormundschaftliche Beziehungen. Meinungen der Mitarbeitenden holte er ein, entschied dann aber eigenständig. Das Wohlergehen der Mitarbeitenden wurde vermeintlich berücksichtigt.Welches war sein Führungsstil? Welche Vor-und Nachteile sind Ihres Erachtens mit diesem Führungsstil verbunden? Nennen Sie jeweils2 Beispiele für Vor-und Nachteile.Nur die 2 erstgenannten Beispiele werden berücksichtigt.
Nennen Sie den jeweiligen Führungsstil entsprechend den nachfolgenden Beispielen.
Aufgrund einer hohen Personalfluktuation im ersten Jahr Ihrer neuen Funktion bittet die Geschäftsleitung Sie um eine Erklärung. Sie wollen der Geschäftsleitung beweisen, dass Ihnen die von Maslow begründete Theorie helfen kann, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden besser zu verstehen.
a) Erläutern Sie das Prinzip der Maslow-Theorie.
b) Zeichnen Sie das Schema mit Legenden.
c) Führen Sie für jedes Bedürfnis 1 Beispiel an.
a) Laut Maslow resultieren die Motivationen eines Menschen aus der Nichterfüllung bestimmter Bedürfnisse.Die Forschungsarbeit von Maslow (1954) hat ermöglicht, menschliche Bedürfnisse in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit in 5 Stufen einzuteilen. Diese Einteilung entspricht der Reihenfolge, in der die Bedürfnisse beim Menschen auftreten; die Erfüllung der Bedürfnisse einer Stufe führt zu denBedürfnissen der nächsten Stufe.
c) Grundbedürfnisse / Physiologische Bedürfnisse: essen, trinken, sich anziehen, sich fortpflanzen, schlafen...
Sicherheitsbedürfnis: Sicherheit durch Obdach (Wohnung, Haus), Einkommens-und Ressourcensicherheit, physische Sicherheit vor Gewalt, Kriminalität, Aggressionen usw., moralische und psychologische Sicherheit, familiäre Sicherheit und Stabilität oder zumindest affektive, medizinische/soziale und gesundheitliche Sicherheit
Soziale Bedürfnisse / Bedürfnis nach Zugehörigkeit:Bedürfnis zu lieben und geliebt zu werden (Zuneigung), Freunde zu haben, einer zusammenhängenden Gruppe anzugehören, sich akzeptiert zu fühlen, sich nicht alleine oder abgewiesen zu fühlen
Individualbedürfnisse / Bedürfnis nach Anerkennung und Wertschätzung:Bedürfnis nach Wertschätzung, Reputation und Anerkennung, Ruhm usw., nach dem, was der Mensch durch andere oder eine Zugehörigkeitsgruppe wird, sowie nach Selbstachtung und Selbstvertrauen.Bedürfnis nach Selbstverwirklichung: Bedürfnis, etwas aus sich zu machen, das eigene Potenzial in allen Lebensbereichen auszuschöpfen und aufzuwerten. Bedürfnis nach Lernen, neuen Erkenntnissen, der Entwicklung der eigenen Kompetenzen und Kenntnisse, Bedürfnis nach Schaffen, Erfinden und Umsetzen
Wie Sie wissen, gibt es mehrere Motivationstheorien, darunter die Theorie von Frederick Herzberg. Erläutern Sie das Konzept dieser Theorie (4 Punkte) mit eigenen Worten in vollständigen Sätzen und führen Sie je Faktor 2 Beispiele an.
Die Zwei-Faktoren-Theorie(auch Motivation-Hygiene-Theorie) von Frederick Herzberg(1959) ist eine Inhaltstheorie zurMotivation, speziell derArbeitsmotivation.Zusammen mit der Bedürfnispyramide von Maslow gehört sie zu den bekanntesten Vertretern der Inhaltstheorien der Motivation, deren gemeinsames Merkmal darin besteht, dass sie eine Klassifikationder Motivziele anbieten.
Wie der Name sagt, unterscheidet Herzberg genau zwei Arten von Einflussgrößen. Zum einen Faktoren, die auf den Inhalt der Arbeit bezogen sind (Motivatoren), und zum anderen Faktoren, die auf den Kontext der Arbeit bezogen sind (Hygienefaktoren). Zu den Inhaltsfaktoren gehören z.B. Verantwortung zu tragen oder Anerkennung zu erwerben; die Kontextfaktoren können die Bezahlung und äußere Arbeitsbedingungen sein.
Zufriedenheit und Unzufriedenheit stellen hier aber nicht die beiden äußersten Ausprägungen einer Eigenschaft dar, sondern sind als zwei unabhängige Eigenschaften zu betrachten.Die „Hygienefaktoren“ (unzufrieden –nicht unzufrieden) sowie die „Motivatoren“ (nicht zufrieden –zufrieden) repräsentieren diese beiden Bereiche. Der Theorie nach müssen beide Ausprägungen vorhanden sein, umArbeitszufriedenheitzu erleben.
Zufriedenheitsfaktor: Es handelt sich um für den Menschen typische Faktoren. Dies sind interne Faktoren/Motivationsfaktoren. Nur interne Faktoren sind eine Motivationsquelle. Diese Motivation ist mit dem Inhalt der Aufgaben, dem Erfolg, der Beförderung, der Unabhängigkeit und der Autonomie vergleichbar.
Um diese Bedürfnisse zu befriedigen, unterlässt der Mensch keine Anstrengung, und das nicht nur, um das Bedürfnis zu befriedigen, sondern auch um das sich gesetzte Ziel zu übertreffen.
Unzufriedenheitsfaktoren: Faktoren, die allen Lebewesen gemein sind. Es handelt sich um Hygienefaktoren. Sie sind keine echten Motivationsquellen, sondern verhindern lediglich die Entstehung von Unzufriedenheit. Sobald Hygienebedürfnisse erfüllt sind, verringern sie die Unzufriedenheit und wirken nicht mehr motivierend. Dagegen kann die Nichterfüllung dieser Bedürfnisse eine Quelle für Unzufriedenheit und damit für Motivationslosigkeit darstellen.
Welches sind die Folgen, wenn die Führungskraft die Grundsätze der Herzberg-Theorie nicht praktisch umsetzt? Nennen Sie 3 Folgen. Formulieren Sie vollständige Sätze.Nur die ersten 3 Antworten werden berücksichtigt.
1. Die Mitarbeitenden sind nicht mehr motiviert.
2. Die Mitarbeitenden sind unproduktiv und erbringen eine minderwertige Arbeitsleistung.
3. Der Ruf und die Finanzen des Unternehmens können in Gefahr kommen.
Weitere Lösungsvorschläge:
Eine schlechte Atmosphäre ist im gesamten Team spürbar.
Gesundheitliche Beeinträchtigung der Mitarbeitenden
Innovationsgeist fehlt
Konkurrenzverhalten im Team
Mobbing etc.
Hohe Fluktuation
Welche Aktionspläne könnten Sie als Führungskraft ergreifen, um den in Frage B3 angesprochenen Problematiken entgegenzuwirken? Nennen Sie 4.
Nur die ersten 4 Antworten werden berücksichtigt.
1.Mit den einzelnen Mitarbeitenden reden
2.Die Geschäftsleitung verständigen
3.Eine Zufriedenheitsumfrage durchführen
4.Teambuilding einrichten
Weitere Lösungsvorschläge:
Arbeitsprozesse einrichten
Personalpolitik begründen
Kulturarbeit / Personalentwicklung
Überarbeitung des Leistungskataloges
Führungsstil überdenken
Faire Löhne (Lohnpolitik)
Bei der jährlichen Evaluierung einer Ihrer Verwaltungsassistenten listen Sie die verschiedenen im vergangenen Jahr festgestellten Schwachstellenauf.
1.Anfragen der Mieter werden mit Verzug bearbeitet.
2.Sie vereinbart zu viele Abnahmeprotokolle pro Tag, was zu Planungs-problemen führt.
3.Sie kommt regelmässig zu spät zur Arbeit, ohne Sie vorher zu informieren.
Formulieren Sie für jedes Problem ein Ziel das allen SMART-Kriterien entspricht.Formulieren Sie die Ziele, die Sie ihr vorlegen, unter Beachtung des SMART-Prinzips (Antworten Sie in ganzen Sätzen, Stichwörter genügen nicht).
1.Jede mieterseitige Anfrage ist innert 72 Stunden zu bearbeiten.
2.Pro Tag dürfen höchstens fünf Abnahmeprotokolle vereinbart werden.
3.Jeden Tag spätestens um 8:30 Uhr zur Arbeit erscheinen und mich bei Verspätung telefonisch informieren
Geben Sie in der nachfolgenden Liste an, ob es sich um SMART-Ziele handelt oder nicht. Sofern es sich nicht um ein SMART-Ziel handelt, geben Sie das fehlende Kriterium an: S, M, A/R und/oder T.
Sie haben kürzlich per Post mehrere Beschwerden von Mietern erhalten, die die Antwortzeit und die fehlende Reaktion einer Ihrer Mitarbeitenden betrifft. Sie haben in letzter Zeit mehrere Mieterbeschwerden erhalten. Bemängelt wurden die Antwortzeit sowie eine generell ausbleibende Reaktion einer Ihrer Mitarbeitenden. Sie haben beobachtet, dass sich diese Mitarbeiterin stark von laufenden Angelegenheiten ablenken und leiten sowie Aufgaben auf sich zukommen lässt.Nennen Sie 3 Nachteile einer solchen Planung. Antworten Sie in ganzen Sätzen, Stichwörter genügen nicht.Es werden nur die ersten 3 Antworten berücksichtigt.
1.Es ist nicht möglich, einen Gesamtüberblick zu bekommen.
2.Eine Antizipation ist nicht oder nur schwer möglich.
3.Die Delegation ist schwierig, und Fehler treten häufiger auf.
Weitere Lösungsvorschläge:
Dringende Fälle rücken laufende Tätigkeiten in den Hintergrund.
Diese Planungsweise führt zu einem täglichen Stress, der auf das Team übergreifen kann.
Nach den ersten Monaten in Ihrer neuen Funktion bemerken Sie schwerwiegende organisatorische Mängel seitens der von der Firma „Rochat &Co“ stammenden Mitarbeitenden. Diese Mängel betreffen Folgendes:
-Häufige Verspätungen bei Terminen
-Nichteinhaltung von Fristen
-Mangelhafter Umgang mit unvorhergesehenen Situationen und Prioritäten
-Arbeitsüberlastung
Da sich diese Mängel auf Ihre eigene Arbeitslast auswirken, beschliessen Sie, die Sache selbst in die Hand zu nehmen und Ihre Mitarbeitenden in eine effiziente Organisationsmethode einzuarbeiten. Nennen und beschreiben Sie 2 Theorien und wo notwendig skizzieren Sie diese(ausgenommen sind die ABC-Analyse und das Pareto-Prinzip).
Nachdem in den letzten Monaten zahlreiche interne Veränderungen erfolgt sind, ist eine Ihrer Verwaltungsassistenten plötzlich auf unbestimmte Zeit abwesend. Sie müssen Ihren Bereich neu organisieren und deren Aufgaben delegieren. Der Delegationsprozess umfasst sechs Schritte. Nennen Sie 3 wesentliche Schritte und begründen Sie Ihre Wahl. Antworten Sie in ganzen Sätzen, Stichwörter genügen nicht.Nur die 3 erstgenannten Antworten werden berücksichtigt.
1.Was: Bedarf ermitteln, um zu wissen, was delegiert werden soll.
2.Wer: Eine Person mit den erforderlichen Kenntnissen und Fähigkeiten wählen, damit sichergestellt ist, dass die Ausführung der Aufgaben in deren Kompetenzbereich fällt.
3.Wie / Womit: Person bei einem Treffen klare Anweisungen geben und deren Ziele festlegen.Was: Um welche Aufgaben geht es, was ist zu tun?
Wer: Wer soll die Aufgabeübernehmen?
Warum: Welchem Zweck dient die Aufgabe, warum muss sie erledigt werden
Wann: Welche Termine müssen eingehalten werden, wann muss die Aufgabe begonnen werden, wann abgeschlossen sein?
Wie: welche Vorgaben sind einzuhalten, wie soll bei der Ausführung vorgegangen werden?
Womit: Welche Ressourcen / Hilfsmittel oder Methoden sollen angewendet werden, welche Informationen sind zusätzlich zu beschaffen?
Weitere Lösungsvorschläge:
Durch Zwischenbilanzen Follow-up sicherstellen, da die Verantwortung für die Aufgabe beim Beauftragten verbleibt.
Abschliessend Bilanz zur Delegation ziehen, um der Person Feedback zu geben.
Nachbesprechung mit der Person durchführen, um sie zu ihren Erfahrungen zu befragen.
Erklären Sie das Pareto Prinzip mit Hilfeeines aussagekräftigen Schemas.
In welchen weiteren Aufgaben bereichen Ihres beruflichen Alltags könnte diese Pareto-Methode angewendet werden? Nennen Sie 2 Aufgabenbereiche und geben Sie je 1 konkretes Beispiel.
1) Lagerverwaltung: Bsp. optional
2)Verkaufsmanagement:
Kundenmanagement: 80% des Umsatzes werden mit 20% der Kunden erzielt.
Weitere Lösungsvorschläge:
Serviceverwaltung:
80% der Reklamationen stammen von 20% der Kunden.Projektmanagement:
80% der Umsetzung eines Projekts erfolgen mit 20% des Gesamtaufwands;
Produktionsmanagement:
20% der Produkte stellen 80% des Umsatzes dar. Hierdurch lässt sich entscheiden, welche Verfahren oder Prozesse prioritär Änderungen benötigen.Aufgrund seiner „Quasi-Universalität“ wurde dieses Gesetz auf die Verwaltung mehrerer Sektoren des Unternehmens angewandt.
Auf 20% der Produkte entfallen 80% des Umsatzes.
20% des Absatzes entsprechen ungefähr 80% der Gewinnmarge.
Arbeitsunfälle: Auf 20% aller Mitarbeitenden entfallen 80% aller Unfälle.
Methodik: Auf 20% der Pläne entfallen 80% der Ausführungszeit.
Herstellung: 20% der hergestellten Produkte stellen 75% des Ausschusses dar.
Einkäufe: Auf 20% der Lieferanten entfallen 80% des gesamten Kaufvolumens.
Im Rahmen Ihrer Aufgabe haben Sie verschiedenen Personen konstruktives Feedback zu geben, darunter Mitarbeitende, Mieter oder Eigentümer.Nennen Sie 4 Merkmale eines schlechten Feedbacks.Nur die 4 erstgenannten Antworten werden gezählt.
Lösung D1:
1.Verallgemeinerungen
2.mit Kollegen vergleichen
3.Mit dem Treffen warten, bis sich viele Klagen angehäuft haben
4.Feedback im Beisein der anderen Kollegen geben
Weitere Lösungsvorschläge:
In der Du-Perspektive sprechen (Fingerzeigen)
Nur selber reden, nichts fragen
Keine Beispiele nennen
Nicht ausreden lassen
Aufgrund verschiedener Spannungen beschliessen Sie, mit jedem Teammitglied Einzelgespräche zu führen, um die Sachlage zu verstehen. Beim Erwerb Ihres Fachausweises haben Sie dank des Vier-Seiten-Modells von Friedemann Schulz von Thun gelernt, jede Äusserung nach verschiedenen Aspekten zu interpretieren. Erläutern Sie diese Theorie,nennen und definieren Sie die einzelnen Quadratseiten.
Laut Friedemann Schulz von Thun lässt sich jede Äusserung nach 4 Aspekten (Seiten) hin analysieren und interpretieren:
Sachseite(Sachinhalt, d.h. Daten und Fakten ohne Interpretation).Hierbei handelt es sich um die Basisinformationen.
Appellseite(das, was der Sender beim Empfänger erreichen möchte)Häufig versteckt sich in einer Aussage der Wille, beim anderen etwas zu erreichen (Massnahme, Anweisung, Forderung, Wunsch usw.), ohne dies explizit zum Ausdruck zu bringen.
Beziehungsseite(wie ich zum anderen stehe)In jeder Äusserung spiegeln sich die Qualität der Beziehung und die von beiden Gesprächspartnern gehegten Gefühle wider. Diese Dimension der Äusserung wird häufig durch paraverbale Kommunikation (die Art, Dinge zu sagen) und nonverbale Kommunikation (Gestik, Mimik, physiologische Reaktionen) zum Ausdruck gebracht.
Selbstoffenbarung/ Selbstkundgabe(was ich von mir zu erkennen gebe)Jede Ihrer Äusserungen enthält wertvolle Hinweise (Feedback) zu Ihnen, Ihren Erwartungen, Ihrer Stimmung und Ihren Gefühlen, die bisweilen explizit, häufig jedoch implizit zum Ausdruck kommen. Mit anderen Worten überlassen Sie es Ihrem Gesprächspartner, den Inhalt Ihrer Gedanken zu „erraten“.
Aus diesen Gesprächen geht hervor, dass „die Neuen nie das Telefon abnehmen und dies alle anderen stört“.Legen Sie gemäss der Theorie von Friedemann Schulz von Thun dar, welchem Aspekt die einzelnen Beispiele entsprechen.
Im Rahmen der Modernisierung der Büroräume, die den Zusammenhalt des Teams und die Raumausnutzung optimieren soll, wurde beschlossen, die Abtrennung der einzelnen Büros aufzuheben und ein Grossraumbüro einzurichten. Nach einiger Zeit bemerken Sie eine gedrückte Stimmung im Team, die sich in verächtlichen Blicken, fehlender Solidarität zwischen den Teammitgliedern, einem Mangel an Mitwirkung und Interaktion bei Ihren Gruppensitzungen und einer steigenden Absenz Rate äussert.Unter anderem gibt es heisse und kalte Konflikte.Um welchen Konflikttyp handelt es sich in diesem Fall? Warum?
Kalter Konflikt Die Personen reden nicht miteinander und gehen sich aus dem Weg. Die Spannungen sind spürbar, und die Stimmung ist gedrückt.Die Personen beschliessen, nicht darüber zu sprechen und sich allem zu verweigern.Die Personen sind nicht mehr für ihre Arbeit motiviert und vermeiden Konflikte.
Erläutern Sie den zweiten Konflikttyp gemäss Aufgabe E1 und nennen Sie eine1 Beispielsituation.
Heisser Konflikt Wenn sich Menschen offen streiten. Sie zeigen ihre Gefühle. Es handelt sich um verbale, ja sogar physische Aggressionen.Die Gefühle sind sichtbar.
Bei der Entstehung von Konflikten wird zwischen verschiedenen Ursachen unterschieden:
Wertekonflikt
Interessenskonflikt
Organisationskonflikt
Geben Sie bei jedem der nachfolgenden Beispiele an, um welchen Konflikt es sich handelt.
