Projektmanagement

Vorteile:

• Sehr anschauliches und gut visualisierbares Instrument
• Einfach in der Anwendung
• Reduziert Komplexität
• Umfassende Analyse interner sowie externer Einflussfaktoren
• Diese Methode hat eine hohe Akzeptanz bei Chef oder GL, einfach und vielseitig anwendbar, zeit sofort die Risiken/Chancen auf

Nachteile:

• Ergebnisse sind nur so gut, wie die gewählten Faktoren
• Gefahr der subjektiven Betrachtung
• Teilweise schwierig in der Differenzierung einzelner Faktoren
• Stellt lediglich eine Momentaufnahme dar und muss regelmäßig überprüft und erneuert werden
• Ist-Situation wir bewertet, muss nach Umsetzung der Lösung neu gemacht werden

Vorteil:

• laufender Überblick, so kann immer gleich reagiert werden

Nachteil:

• Sie ist nur wirksam, wenn die Projektbeteiligten vertrauensvoll zusammenarbeiten.
  Die MTA ist keine objektive Messmethode, da sie auf den subjektiven Aussagen der Projektbeteiligten beruht

Nach dem Abschluss des Projektes liegen alle tatsächlichen Aufwände und Kosten vor. Falls die Aufwanderfassung projektbezogen erfolgte, erlaubt dies die nachträgliche finanzielle Bewertung alles Arbeitspakete und des gesamten Projekts. In dieser Nachkalkulation werden den ursprünglichen Planwerten mit den endgültigen Ist-Werten gegenübergestellt.

• Mitarbeiter-Auswertung (Stundenübersicht)
• Rechnungsstellung aus Rapporterfassung
• Erfassung von Material-, Fremdleistungs- und Gerätekosten

Mit einer Kosten-Nutzen-Analyse ermitteln Sie das Verhältnis zwischen den erwarteten Nutzen und dem dafür benötigen Mitteleinsatz.

Durch die Analyse können Sie zwischen einem Projekt und dem jetzigen Zustand vergleichen und sich entscheiden.

Formel:         Summe Nutzen : Summe Aufwand = Wirtschaftlichkeit

Ergebnis bewerten:

=1: Das Projekt ist kostenneutral, d.h. der erwartete Nutzen wird vollständig von den erwarteten Kosten aufgefressen.

<1: Das Projekt kostet mehr, als es Nutzen abwirft. Ein solches Ergebnis spricht dagegen, das Projekt umzusetzen!

>1: Das Projekt bringt mehr Nutzen, als es kostet. Die spricht dafür, das Projekt durchzuführen.

Dies ist eine wirtschaftliche Kennzahl zur Messung der Rendite einer unternehmerischen Tätigkeit, gemessen am Gewinn im Verhältnis zum eingesetzten Kapital.

Formel:          Investitionskosten : Einsparung pro Jahr = ROI

Grundsätzlich ist eine Berechnung des ROI immer nur dann interessant, wenn die Investitionen auch zum Unternehmenserfolg beitragen kann, d.h. dass eine Amortisation innerhalb der Nutzungsdauer erreicht wird.

1. Evaluieren und Reflexion:

Die Evaluierung soll insbesondere den Projekterfolg messen und mindestens die Beantwortung folgender Fragen beantworten:

• Unternehmensnutzen
• Kundenzufriedenheit
• Mitarbeiterzufriedenheit

2. Projektabschlussbericht:

Diese sollte in komprimierter Form die Ergebnisse der Evaluierung und eine Reflexion enthalten.

3. Entlastung und Auflösung der Projektorganisation:

Die formelle Entlastung des Projektteams erfolgt durch die Unterzeichnung des Abschlussberichtes durch den Auftraggeber. Im Besonderen wir die Zielerreichung in Bezug auf Qualität – Kosten – Zeit geprüft. Der Auftraggeber kann ggf. auch Nacharbeiten oder Nachbesserungen veranlassen.

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist.

Gründe:

• Neue Aufgaben müssen in immer kürzerer Zeit entwickelt werden
• Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und der langfristigen strategischen Ausrichtung des Unternehmens
• Kosten Einsparungen
• Wirtschaftliche Gründe
• Veränderungen im betrieblichen Umfeld müssen immer schneller abgewickelt werden

Auslöser:

• Äussere Einflüsse
• Geistesblitz
• Etwas läuft nicht gut -> Verbesserungsvorschläge
• Gesetzesänderungen

Ist eine Einzelperson, Gruppe oder Organisation die auf ein Projekt einwirken oder von dessen Auswirkungen betroffen sein kann

Interne Stakeholder:

• Sponsoren
• Mitglieder der Projektteam
• Projektmanager
• Ressourcenmanager

Externe Stakeholder:

• Kunden
• Endnutzer
• Lieferanten
• Behörden

Diese Analyse ist eine Methode um ein Projekt einer Bestandesaufnahme zu unterziehen.

Die Methode dient dazu, dass:

• Die Stärken auszubauen
• Die Schwächen zu minimieren
• Chancen zu nutzen
• Bedrohungen zu identifizieren

Einsatzzweck:

• Strategisches Management
• Gründer und Start-Ups
• Projektplanung
• Marketingplanung

1. Ziel definieren
    Die Ziele müssen klar definiert sein, ansonsten sind die Ergebnisse nicht aussagekräftig

2. Interne Analyse
    Sammle/ Identifizieren die Stärken und Schwächen, stelle praktische Fragen die beim Erarbeiten helfen.

3. Externe Analyse
    Sammle/Identifizieren die Chancen und Risiken, stelle praktische Fragen die beim Erarbeiten helfen.

4. Massnahmen ableiten
    Niemandem ist geholfen, wenn Faktoren nur gesammelt werden. Nützlich ist die Analyse erst, wenn die
    Erkenntnisse auch verwertet werden.
   -> Also: Identifizieren die Massnahmen und lege fest, wer sie wann erledigt!

Die Nutzwertanalyse hilft bei der Auswahl von Alternativen! Sie eigenet sich besonders zur Bewertung von verschiedenen Handlungsalternativen und dient somit als Entscheidungshilfe.
Diese Methode kann nur eingesetzt werden, wenn die Bewertung nicht in erster Linie von konkreten Zahlen und Fakten geschieht, sondern nur aus Subjektiven Einflüsse.

1. Festlegung der ALternativen / Entscheidungsvarianten

2. Definition von Bewertungskriterien

3. Gewichtung der Bewertungskriterien

4. Festlegung des Bewertungsmasstabes

5. Bewertung der Alternativen

6. Summierung und Auswahl

• PMI-Standard / Wasserfall-Modell
• Hermes
• Aigles Vorgehen
• SIA-Standard
• Stage-Gate-Prozess

Dieser Prozess kommt am häufigsten bei Innovationsprozessen zur Anwendung.

Ziel ist es die Gefahr von Fehlentwicklungen durch die Anwendungen einer Projektstruktur zu minimieren.
Bei jedem Gate wird entschiede ob eine nächste Phase erfolgt oder das Projekt abgebrochen wird.

Vorteile:

• Früherkennung von Flops
• Erhöhte Erfolgswahrscheindlichkeit
• Effizienter Ressourcen Einsatz
• Senkung der Time to Market bis zu 30%

Nachteile:

• MUSS individuell auf das Unternehmen zugeschnitten werden
• Hoher AUfwand und meist hoohe Resisten der Mitarbeiter bei Implementierung
• Bietet keien Unterstützung bei der Ideenfindung

Gibt den Projektleitenden klare Vorgaben zur Vorgehensweise bei Bau und Infrastrukturprojekten.
Der SIA-Standard basiert auf einem fix definierten, sequentiellen Phasenmodell in 6 Stufen, welches hierarchisch aufgebaut ist.

Vorteile:

• Gute Planbarkeit
• Sequenzen sind vordefiniert
• Kosten werden pro Phasen und Arbeitsschritte in % vordefiniert

Nachteile:

• Lässt wenig Spielraum für Kreativität zur Vorgehensweise
• Zusätzliche Wünsche- Verbesserungen-Optimierungen werden in Regie verrechnet

Anstelle der festen Abfolge von Planung, Realisierung und Einführung, wir das Projekt in sehr enger und direkter Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber durchgeführt.
Die Spezifikation erfolgt sukzessiv währen der Umsetzung.
Der Kunde bekommt was er benötigt und nicht was er spezifiziert hat.
Dieses Vorgehen wird hauptsächlich bei Innovativen Produkt- und Informatik-Projekten angewendet.

Ist ein Projektmanagementmethode bei welcher einheitlich und strukturiert nach einem sequentiellen Phasenmodell vorgegangen wird. Die Vorgaben / Ergebnisse werden von Beginn an festgelegt. Die Abfolge der Aktivitäten erfolgt linear.

Diese Anwendung findet vor allem im Bereich Informatik, Entwicklung von DL und Produkten, sowie Anpassungen von Geschäftsorganisationen.

Dies setzt hierarchische Strukturierung der Arbeit mit klar definierten Liefergegenständen.

Der Fokus liegt dabei auf 5 Prozessgruppen, die unabhängig des Projekttyps und Projektgrösse einheitlich definiert sind und in einzelne Prozessschritte unterteilt sind.

- Projektbezeichnung
- Auftraggeber
- Projektbeginn- und Ende
- Kurzbeschreibung
- IST / SOLL Situation
- Projektergebnisse
- Porjketbudget
- Projektleiter und Projektteam
- Ressourcen zuweisung
- Terminvorgaben

Der Projektstrukturplan ist eine hierarchische Zerlegung des gesamtem Inhalts und Umfang der durch das Projektteam auszuführenden Arbeit, um Projektziele zu erfüllen und die erforderlichen Liefergegenständen zu erstellen.

Der Projektstrukturplan ist einer der wichtigsten Pläne während der gesamten Projektplanung!
-> Grundlage für die weiteren Pläne

S - Spezifisch:
Was genau soll erreicht werden? Welche Eigenschaften werden angestrebt?
Wo soll das Ziel erreicht werden? Wer ist beteiligt?

M - Messbar:
Woran kann die Zielerreichung gemessen werden? Wie viel genau?
Wann weiss ich, dass das Ziel erreicht ist?

A - Akzeptiert:
Wirkt das Ziel motivierend? Wird es von den beteiligten akzeptiert? Ist es aktiv durch
Das Projekt erreichbar?
 

R - Realistisch:
Ist das gewünschte Ziel im Rahmen des Projektes erreichbar? Ist es machbar?

T - Terminierbar
Bis wann soll das Ziel erreicht werden? In welchem Zeitrahmen soll das Ziel erreicht werden? Ist das Ziel innerhalb der Projektzeit erreichbar?

• Terminplan
• Kostenplan
• Aufwandplan

Das Berichtswesen ist ein Bestandteil eines Projektinformationsmanagements.

Die Aufgabe des Berichtswesens ist, die Ergebnisse der Projektarbeit zu dokumentieren und vor allem zu kommunizieren.
Dies ist die Datenbasis für das Projekt-Controlling und für die Projektsteuerung.

Zwischenbericht
Der Zwischenbericht ist detaillierter als der Statusbericht. Abweichungen werden begründet und mit den entsprechenden Massnahmen eingeleitet bzw. dem Projektausschuss zur Umsetzung vorschlagen.

Statusbericht
1. Worum geht es im Bericht?
2. Woran wird gearbeitet?
3. Wo stehen wir? (Ampelsystem)
4. Was muss entschieden werden?

Abschlussbericht:
Im Abschlussbericht werden die Ergebnisse eines Projektes sowie die gesamten Erfahrungen aus dem Projektverlauf dokumentiert.
Was wurde wie gemacht und warum wurde diese Methode angewendet und nicht eine andere?

• Relevante Daten durchführen
• Abweichungen zwischen Ist und Soll identifizieren
• Entwicklungen prognostizieren (Was bedeutet die Verspätung für das Ende des Projektes/Meilensteinplan? Welche Massnahmen müssen getroffen werden?)
• Abweichungen und Entwicklungen bewerten
• Korrekturmassnahmen vorschlagen (z.B. Ferien streichen, Überstunden anordnen,..)
• Entscheidungen des Projektmanagements im Controlling berücksichtigen
• Durchführung der Korrekturmassnahmen kontrollieren (Die Pläne und die Berichte müssen angepasst werden)

Anhand des PDCA-Modelles lassen sich die Aufgaben des Project-Controlling veranschaulichen und in Beziehung zur Planung und Ausführung sowie zur Steuerung des Projektes setzten.

• Brainstorming
• Methode 6-3-5 / Brainwriting
• Mind-Map
• Morphologischer