Projektmanagement

1. Ziele ermitteln: Die Projektumfeldanalyse dient dazu, die Interessen und Erwartungen verschiedener Stakeholder (Interessen-/Anspruchsgruppen) möglichst vollständig und systematisch zu ermitteln. 
   Ermittelte Anforderungen/Rahmenbedingungen/Vorstellungen dann in eindeutige und zweckmässige Ziele umformuliert und schriftlich festgehalten werden. 
2. Ziele analysieren: Die formulierten Ziele kritisch prüfen, um sie danach klassifizieren zu können. Echtes Ziel: liegt in Zukunft, vorstellbar, realistisch, nur duch aktives Handeln erreichbar, bewusst angestrebt, will erreicht werden, lösungsneutral formuliert. Sind Ziele projektbezogen? Kommen redundante(unnötige) Ziele vor? Muss oder Kann Ziel? Zielkonflikte?
3. Ziele klassifizieren: Kann-Ziele (=System- oder Vorgehensziele), Muss-Ziele werden neben der entstehenden Zielstruktur sperarat aufgeführt.
   Systemziele: Wirtschaftliche-, Leistungs- & Personelle Ziele
   Vorgehens-/Abwicklungsziele: Erwartete Leistung/Qualität, Zeit & Kosten.
4. Ziele operationalisieren: (wichtiges Führungsinstrument)
   Ziele messbar machen, Beurteilungsmassstab für Zielerreichung im Vorherein klar.
5. Ziele gewichten: Frosch/Vogel Perspektive, Muss/Systemziele, Auftraggeber etc.
6. Zielentscheid herbeiführen:  Zieldokumentation (Auftrag, Projektziele, Ansprüche Stakeholder, Zielanalyse, Zielstruktur) wird im Verlauf der Zieldefinition erstellt, ist Bestandteil des Projektauftrags und muss von Entscheidungsträgern genehmigt werden.
7. Ziele kommunizieren: Es empfiehlt sich, die definierten Ziele dem Projektteam in einem speziell dafür anberaumten Kick-off-Meeting (Projektstart-Sitzung) zu präsentieren.

1. Wird auch als Projektmarketing bezeichnet
2. Umfasst alle systematisch geplanten, unterstützenden Aktivitäten und Massnahmen, die primär die Akzeptanz aller Beteiligten als auch die aktive Unterstützung durch die «mächtigen» Stakeholder fördern. 
3. Begleitet sämtliche Projektphasen von der Initialisierung über die Planung, Realisierung, Einführung bis hin zum Abschluss und auch darüber hinaus (d. h. während der Nutzungsdauer der im Projekt erstellten Lösung)
4. Transparenz/Vertrauen bei Stakeholder, Aufmerksamkeit auf Projekt, Betroffene zu Beteiligten machen, Projektfinanzierung sicherstellen, Projektkultur im Unternehmen fördern 

1. Rechtzeitig planen
2. Proaktiv = 
   Mit einem «initiativen» Verhalten den allfälligen Gerüchten und dem damit verbundenen Widerstand vorbeugen. Die Stakeholder von Beginn an in das Projekt einbeziehen.
3. Adressatengerecht
4. Situationsgerecht
5. Sorgfalt 
6. Verbindlichkeit 

Möglichst viele Informationen über vorhandene Interessen, Bedürfnisse, Einflussmöglichkeiten und Beziehungen im Projektumfeld ermitteln.

Hilfreich dabei ist die Betrachtung des Projektumfelds aus fachlicher, sozialer, finanzieller und organi-satorischer Sicht. Zur Identifizierung gehört auch, allgemeine Informationen (Name, Funktion usw.) zusammenzutragen.

• Auftraggeber: Trägt Gesamtverantwortung für Ergebnis
• Entscheider: Bilden Lenkungsgremium
• Kunden: Anwender & Nutzer
• Sponsoren: Projektförderer
• Opinionleader: Jene Stakeholder die besonders starken Einfluss auf Meinungsbildung haben
• Öffentlichkeit: Behörden, Gesellschaft, Wirtschaft, Medien

1. Die konkreten Massnahmen werden für die einzelnen Stakeholdergruppen strukturiert und übersichtlich dargestellt.
2. Es bildet gleichzeitig die Pla-nungsgrundlage für die Umsetzung dieser Massnahmen und ist somit auch ein wichtiger Bestandteil des Projektplans.
3. Es beantwortet die sechs W-Fragen: Was, wer an wen wann wie und wo kommuniziert. 
4. Geschrieben (gedruckt): Projekthandbuch&Newsletter etc. / Presseberichte für Printmedien&Umfragen etc.
   Gesprochen, visuell oder audiovisuell: Kick-off-Meetings&Events etc. / Sitzungen&Präsentationen etc.
   Andere Formen: Eigener Projektraum / Sponsoring&Merchandising etc.

1. Projekt braucht Namen: einprägsam & motivierend. Logo visualisiert Projektnamen.
2. Projekt braucht Unterstützung durch Geschäftsleitung: Botschaft, dass Projekt ohne notwendige Unterstützung von «ganz oben» nicht erfolgreich sein wird.
3. Ein Projekt muss bekannt gemacht werden: Veranstaltungen und Kommunikationsmedien, fördert Akzeptanz.
4. Projekt muss Anreize&Perspektiven bieten: Projektmitarbeitende müssen Anreize&Perspektiven erhalten, um sich dafür tatkräftig einzusetzen.
5. Ein Projekt braucht ein «Wir-Gefühl»: z.B. im Rahmen eines Kick-off-Meetings.
6. Ein Projekt braucht «eine Stimme nach aussen»: Bereits beim ersten Meeting muss festgelegt werden, welche Informationen nach aussen dringen dürfen und welche nicht.

Es ist nicht immer ganz einfach, die Wirksamkeit einer einzelnen Massnahme einzuschätzen. Gegebenenfalls sind zusätzlich noch spezifische Feedbacks bei ausgewählten Stakeholdern einzuholen oder gezielte Umfragen zu machen. Deren Rücklaufquoten oder die Beteiligungs-quoten an Informationsveranstaltungen usw. geben ebenfalls Aufschluss über die Wirksam-keit von Massnahmen. Aus der Wirksamkeitskontrolle ergibt sich allenfalls ein Anpassungsbedarf im Stakeholder-managementkonzept. 

1. Aufgaben und Teilaufgaben aus den Arbeitspaketen zu Projektstellen bündeln und jede Projektstelle bezeichnen
2. Aufgaben für jede Projektstelle beschreiben
3. Kompetenzen und Verantwortung jeder Projektstelle festlegen
4. Anforderungsprofil für jede Projektstelle formulieren 

1. Lenkungsebene nimmt hauptsächlich übergeordnete, strategische Steuerungs- und Entscheidungsaufgaben wahr. Ihr gehört der Auftraggeber und gegebenenfalls der Projektausschuss an.
2. Führungsebene für die operative Projektführung zuständig. Ihr gehören die Projektleitung & Teilprojektleitung
3. Ausführungsebene sorgt für die operative Abwicklung des Projekts bzw. für die Umsetzung der Projektziele. Ihr gehören die Projektmitarbeitenden an.
4. Fachbeteiligungsebene besteht aus den Mitarbeitenden der verschiedenen Unternehmens-Fachbereiche, die das Projekt mit ihrem Fachwissen bei Bedarf unterstützen. 

• Der Auftraggeber ist entweder eine namentlich bekannte Einzelperson oder eine bestimmte Gruppe von Personen (z. B. die Geschäftsleitung)

1. Projektantrag und Projektauftrag formulieren
2. Projektleiterin ernennen und einsetzen
3. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung des Projektleiters definieren
4. Organisationsform des Projekts bestimmen (zusammen mit der Projektleiterin)
5. Ziele, Rahmenbedingungen und Restriktionen für das Projekt festlegen
6. Projektfortschritt kontrollieren
7. Entscheidungen (Vernehmlassung der einzelnen Phasen) fällen
8. Projektteam unterstützen (als Promotor) 

• Steuerungs- bzw. Lenkungsgremium (Projektausschuss) wird vom Auftraggeber einberufen.
• Zusammengesetzt aus: ausgewählte Personen (z.B. Linienvorgesetzte, Fachverantwortliche, weitere am Projekt entscheidend Beteiligte)
• Mitglieder des Projektausschusses entscheiden – unter dem Vorsitz des Auftraggebers – über die einzelnen Phasen und kontrollieren den Projektfortschritt. 

• Wird vom Auftraggeber beauftragt, das Projekt ziel-, kosten- und termingerecht abzuwickeln. Seine Hauptaufgabe besteht in der Planung und Führung des Projekts.
• Kompetenzen:
  Aufträge an Teilprojektleiter & Projektmitarbeiter zu vergeben, steuern & kontrollieren
  Entscheidungen im Projekt fällen
• Aufgaben:
  Projekt initialisieren
  Projekt planen & führen
  Projektstruktur erstellen
   

Um alle anfallenden Aufgaben überblicken zu können. Aufteilung/Gruppierung bis zu vier Ebenen (Projekt, Teilprojekt, Teilaufgabe und Arbeitspaket)

• Inhaltliche Projektgliederung
• Funktionen die im Projekt zu erfüllen sind
• Sinnvolle Arbeitspakete innerhalb des Projekts bilden
• Kosten und Kapazitäten berechnung

1. Gliederung nach Objekten: alle Objekte, die im Rahmen des Projekts «bearbeitet» werden müssen
2. Gliederung nach Funktionen (Verrichtungen): Alle Tätigkeiten bzw. Verrichtungen im Projekt. Dieses Gliederungsprinzip erweist sich vor allem in unteren Strukturebenen als nützlich.
3. Gliederung nach Projektphasen: Geschieht gemäss der Vorgehensmethodik, die für ein Projekt angewendet wird
4. Gemischte Gliederung: In der Praxis werden die bisher vorgestellten Gliederungsprinzipien meist gemischt angewen-det, denn nur selten ist es sinnvoll, die Struktur eines Projekts durchgängig nach dem glei-chen Prinzip zu strukturieren. 

• Die Reihenfolge der Vorgänge eines Projekts, ihre Abhängigkeiten von anderen Vorgängen sowie die Start- und Endtermine jedes einzelnen Vorgangs zu bestimmen.
• Die Ablauf- und Terminplanung hängt wesentlich von der Qualität des Projektstrukturplans ab, der die Vorgaben liefert. 
• Dank einer gemeinsamen Planung sind die beteiligten Mitarbeitenden zudem besser informiert

1. Vorgangsliste: (Vorgangsdauer, Schätzverfahren, Vorgängervorgänge)
   Aus dem Projektstrukturplan ergeben sich alle auszuführenden Tätigkeiten bzw. Vorgänge, die chronologisch in eine Vorgangsliste eingetragen werden.
2. Netzplan: (Netzplantechnik, Vorgänge mit kritischem Pfad erkennen)
   Der Netzplan ist die grafische Darstellung der chronologisch angeordneten Vorgänge (Arbeitspakete) aus der Vorgangsliste. Damit stellen Sie sicher, dass jedes Arbeitspaket im Kontext des gesamten Projekts sichtbar wird
3. Terminplan erstellen: (Das Balkendiagramm ergänzt die Netzplantechnik, indem es die zum gleichen Zeitpunkt (parallel) durchzuführenden Vorgänge einfach und übersichtlich visualisiert.)

1. Zeitlich befristet: Es hat einen klar definierten Anfang und ein klar definiertes Ende.
2. Komplexität: Viele Faktoren, die untereinander in einer Wechselbeziehung stehen, müssen gleichzeitig berücksichtigt werden.
3. Einmaligkeit: Die spezifischen Bedingungen, die Ausgangslage und die Zielsetzung des Projekts sind einmalig, d. h., sie waren genau in diesem Setting noch nicht in anderen Projekten vorhanden.
4. Begrenzte Ressourcen: Alle Ressourcen wie Personal, Sachmittel, finanzielle Mittel usw. sind nur begrenzt vorhanden.
5. Innovativ: Das Resultat des Projekts hat in der Regel einen Neuigkeitswert.
6. Risikobehaftet: Da in irgendeiner Form Neuland betreten wird, kann man sich nicht in allen Situationen auf Erfahrungswerte abstützen, sodass ein Projekt immer auch Risiken birgt.

• Projektinhalt: Investitions-, F&E-, Organisations-, IT- und Marketingprojekte
• Grösse und Umfang: klein, mittel oder gross
• Komplexität: hoch, mittel oder gering
• Laufzeit: kurz-, mittel- oder langfristig
• Strategische Bedeutung: Wichtigkeit für das Unternehmen
• Reichweite: regional, national, international bzw. Abteilung, Unternehmen, Konzern
• Stellung des Kunden bzw. Auftraggebers: externe und interne Projekte

• Aus der Sicht des Unternehmens mit Blick auf alle Projekte: Hierunter wird die Institu-tionalisierung des Projektmanagements (das unternehmensspezifische Projekt-Gefäss) und das Multiprojektmanagement (Management aller Projekte im Unternehmen) verstan-den. Diese Sichtweise wird in diesem Lehrmittel nicht behandelt.
• Aus der Sicht des Einzelprojekts: Hierunter sind alle Methoden, Techniken und Prozesse zu verstehen, die sich mit der Führung und Abwicklung des Projekts vom Projektanstoss bis zum Abschluss des Projekts beschäftigen. Das vorliegende Lehrmittel beschäftigt sich ausführlich mit dieser Sichtweise.

1. Projektinitialisierung
2. Projektplanung
3. Projektsteuerung
4. Projektführung
5. Projektmarketing
6. Projektinformation und -dokumentation
7. Projektabschluss

1. Information: Informationsfluss
2. Projektidee / Projektumfeld: Erweitertes Projektumfeld (Vorschriften, Technologie, Prozesse, Budget)
3. Kommunikation: Art und Weise des Informationsaustauschs
4. Projektleiter
5. Topmanagement
6. Methodik: Leitplanken
7. Projektteam: Teamarbeit, Wir-Gefühl

• Einheitliches Vorgehen
• Transparenz für die Entscheidenden und das Projektteam
• Klare Meilensteine für Entscheidungen (Entscheidungspunkte)
• Unterstützung der Projektleitung bei der Projektplanung und -steuerung
• Überblick bewahren trotz Detailarbeit

1. Vorstudie
2. Grobkonzept
3. Detailkonzept
4. Realisierung
5. Einführung
6. Erhaltung

Die ersten 3 Phasen gehören zur "Planung"

1. Auftrag / Vertrag: Verbindliche Vereinbarung, Überarbeitung des Vertrags
2. Erhebung / Analyse: Relevante Informationen werden gesammelt/geordnet aber nicht bewertet
3. Würdigung / Zielrevision: Beurteilen: Stärken/Schwächen, Chancen/Risiken - Überarbeitung Ziele?
4. Lösungssuche: Konzeptentwurf/Konzeptanalyse
5. Bewertung: Vorschlag für weiterzufolgende Variante
6. Auswahl: Definitiver Entscheid wird gefällt