CHMA HSLU-I

zielgerichtete Analyse, Planung, Realisierung, Evaluierung und laufende Weiterentwicklung von ganzheitlichen Veränderungsmassnahmen im Unternehmen

• Produkt- und Marktstrategie
• Organisatorische Gestaltung
• Kosten / Risiken
• Motivation der Mitarbeitenden

Firma geht von stabilem Ausgangszustand zu neuem stabilen Zustand über

• Unfreeze (Unternehmen aufschütteln, Change erwirken)
• Move (Change selbst, Tätigkeiten priorisieren)
• Refreeze (Ziesituation festigen, Routine gewinnen, neue Stabilität)

• Steigender Kostendruck
• Wunsch besser zu werden (Qualität, Effizienz)
• Zunehmender Konkurrenzdruck
• Fusion bzw. Akquisition
• Veränderungen im Top-Management (sollte erste Punkte bemerken)
• Veränderungen im Absatzmarkt
• Neue technologische Herausforderungen
• Kritische Unternehmenssituation

• Strategie (Vision, Leitbild, Geschäftsstrategie)
• Kultur (Führung, Kommunikation)
• Technologie (Methoden, Verfahren)
• Organisation (Strukturen, Prozesse)

Sense of urgence

• Wandlungsbedarf
• Wandlungsfähigkeit
• Wandlungsbereitschaft

Meist interne oder externe Impulse um Wandlungsbedarf anzustossen

• Verweigerung
• Angst
• Wiederstand
• Wut
• Depression
• Exploration
• Akzeptanz
• Commitment

• Greiner 1972
• Bleicher 1991
• Glasl 1991

• Ab 70er Jahren Organisationsentwicklung
  • Entwicklungsorientiert, Organisation als ganzheitliches System, Humanistisches Menschenbild, Entwicklung geht im Zweifelsfall vor Ergebnis, klassisches Organisationsverständnis
• Ab 90er Jahren Change-Management
  • Kurzfristige Änderungen mit Resultat und Zielerreichung als zentrales Element, Zeitdruck, externe Begleitung von Experten
• Ab 2010 agiles Management
  • Neue Formen der Arbeitsorganisation (Holokratie, SCRUM), fluider schneller wendiger kurzfristiger und iterativer permanenter Wandel

• Rationale Strategie
• "Bombenwurf-" & Machtstrategie
• Entwicklungs- bzw. Evolutionsstrategie

Ansatz und Merkmale

• Fachexperten
• Experten analysieren Problem
  und erarbeiten Lösungsvorschläge
• "Mitarbeiter mit Logik zu gewinnen

Vorteile

• Logische, schlüssige Konzeptionen und Lösungen in grossem Umfang
• Lösungen aus einem "Guss"
• Rasche Lösungen
• Vermeiden von Betriebsblindheit

Nachteile

• Schwierigkeit der Betroffenen
• Lösungen müssen "verkauft" werden
• Identifikation mit Lösung fehlt

Ansatz und Merkmale

• Veränderung durch Einflussnahme oder Zwang der Unternehmensleitung
• Vorhaben meist geheim gehalten
• Macht / Druck ersetzt Konsensbildung
• Revolutionäre Quantensprünge

Vorteile

• Klare Richtlinien vorgegeben
• Zeit Vorteil bei Krisensituation
• Radikale Änderungen möglich

Nachteile

• Akzeptanzprobleme und Wiederstand bei übergangenen Mitarbeitern
• Abhängigkeit statt Autonomie
• Grosser Sanktions- und Kontrollaufwand
• Häufiges Nachbessern notwendig

Ansatz und Merkmale

• Betroffene Aktiv am Prozess dabei
• evtl. methodische Unterstützung von Experten
• Evolutionäre, inkrementelle Verbesserungen

Vorteile

• Einbringen der Fachkenntnisse
• Erhöhte Motivation und Akzeptanz

Nachteile

• Keine klare Richtung vorgegeben
• Doppelspurigkeit
• Ständige Unruhe durch Herumexperimentieren
• Gerücht Bildung möglich

Gesamtheit der im Lauf der Zeit in einer Organisation bewusst oder unbewusst entstandenen und zu einem bestimmten Zeitpunkt wirksamen Wertvorstellungen, Verhaltensvorschriften (Normen), Überzeugungen und Einstellungen

• Artefakte (sichtbar aber interpretationsbedürftig)
• Normen & Werte (teils sichtbar, teils unbewusst)
• Grundannahmen (unsichtbar, meist unbewusst)

7S bildet die wesentlichen Charakteristika einer erfolgreichen Institution ab

• Style: beurteilen von Vorbildverhalten, Feedback und Motivationsfähigkeiten, Mitarbeitergespräche
• Skills: fachliches Know-how für Aufgabenerfüllung, Beurteilung der Personalentwicklung
• Shared values: Beurteilung von Werte und Kultur, Unternehmens- und Führungsgrundsätze, Vision, Leitbild
• Systems: Führungssysteme und Prozesse, Kommunikation und Information, Ressourcen
• Structure: Beurteilung der Arbeitsabläufe und Strukturen, Zusammenarbeit, Klarheit der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
• Staff: Motivation und Engagement der MA, Qualität der Teamarbeit, demografische Charakterisierung
• Strategy: Beurteilung und Klarheit der Gesamtunternehmens- und Bereichsstrategie sowie deren Konkretisierung

Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben, mit klar definierten Zielen, begrenzten Ressourcen (finanziell und personell), einer eigenständigen Organisation und spezifischen Risiken. Überführen von negativem IST-Zustand zu positivem SOLL-Zustand über die Phasen Initialisierung, Konzept, Realisierung und Einführung.

Schafft definierte Ausgangslage und stellt sicher, dass Projektziele mit den Zielen und Strategien der Organisation abgestimmt sind.

Projektgrundlagen und Projektauftrag werden erarbeitet.

Projektauftrag stellt Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleitung dar. 

Braucht viel Zeit aber Fehler aus Initalisierungsphase holen einem wieder ein. Schafft Klarheit betreffend Ergebnis, Vorgehen, Organisation, Termine, Kosten und Aufwand und sollte daher Missverständnisse verhindern.

• Ausgangslage (Weshalb wird das Projekt initiiert?)
• Projektziele (Welche Ziele verfolg das Projekt?)
• Projektorganisation (Projekte sind Bereichsübergreifend)
• Zeitplan inkl. der wichtigsten Meilensteine
• Mittelbedarf (finanzielle und personelle Mittel)
• Risiken und kritische Erfolgsfaktoren

Enthält die Gesamtplanung des Projekts und die wesentlichen Regelungen zu Methoden, Techniken, Rollen und Hilfsmittel, welche projektspezifisch festgelegt werden. Bei Phasenabschluss wird der Projektmanagementplan zur Abwicklung der nächsten Phase den veränderten Bedingungen angepasst. Dies im Gegensatz zum Projektauftrag der unverändert bleibt.

• Projektbeschreibung => Kurze Zusammenfassung der Ausgangslage
• Phasen und Meilensteine => Inhaltliche Beschreibung der Phasen und Meilensteine
• Projektorganisation => Rollenbeschreibung, Eskalationsvorgehen
• Terminplan => Meilensteine, Planung der Teilprojekte
• Kostenplan => Detailplanung der benötigten finanziellen Mittel
• Ressourcenplan => Detailplanung der benötigten personellen Mittel
• Projektmarketing / Kommunikation und Information => Kommunikationskonzept, Kommunikationsplan, Informationsmatrix
• Reporting => Definition der Periodizität und des Umfangs des Reportings
• Qualitätssicherung => Prüfplan, Vernehmlassungen / Stellungsnahmen, Tests, Entscheide, Abnahmen
• Vorgaben, Methoden und Werkzeuge => Bewertung der Unterstützung der Projektziele, Dokumentation der Sollprozesse, Standardisierung, Definition der Lieferobjekte, Auslieferungen, Vorschlagswesen / Themenspeicher, Spielregeln, Sitzungsplanung
• Risikomanagement => Vorgehen und Verantwortlichkeit
• Dokumentenmanagement => Anforderungen an die Ablage und Verfügbarkeit der Projektdokumente, Dateinamenskonventionen, Vorlagen etc.
• Pendenzenmanagement => Vorgehen und Verantwortlichkeiten
• Änderungsmanagement => Vorgehen und Verantwortlichkeiten betreffen Identifizierung, Beurteilung und Entscheidung über allfällige Änderungen
• Verzeichnis der Rechtsgrundlagen => Auflistung allfälliger relevanter Rechtsgrundlagen (Gesetze, Verordnungen und Weisungen)

• Besprechungsprotokoll
• Taskliste
• Entscheidliste / Entscheidungsgrundlage
• Terminplan
• Ressourcenplan
• Risikokatalog
• Reporting
• Qualitätssicherung

• Meldung unmittelbar an richtige Person adressiert sein (nicht an Gruppe)
• Absender muss Betroffenheit in Form persönlicher Emotionen formulieren
• Problem soll in persönlicher Wahrnehmung formuliert werden
• Klare Lösung für die Lösung des Problems vorschlagen
• Antwort des Empfängers einfordern

1. Eskalation erfassen (Aufnehmen, Eskalationsliste, Rückmeldung an Erfasser)
2. Eskalation untersuchen (Analyse der Auswirkungen und Relevanz, ggf. Absprache mit weiteren Projektbeteiligten, Rückfragen)
3. Weiters Vorgehen vorschlagen (Zusammenstellung der Lösungsvorschläge)
4. Entscheidung treffen (Entscheid durch entsprechende Instanz)
5. Umsetzung

• Prioritäten und Ressourcenkonflikte (Projektziele / Ressourcenplan / Risikomanagement)
• Budget- und Terminprobleme (Terminplan / Kostenplan / Risikomanagement)
• Notwendige Änderungen am Projektauftrag (Änderungsmanagement / Entscheidungsgrundlagen / Risikomanagement)
• Strategische Entscheidungen ( Entscheidungsgrundlagen / Entscheidliste)
• Zielkonflikte zwischen verschiedenen Stakeholdern (Risikomanagement / Kommunikation )
• Zwischenmenschliche Probleme (z.B. mangelnde Kooperation)

Konfliktmanagement: Verhaltensmuster die zum Übergang eines Konfliktes in höheren Intensitätsgrad durch verschärfende Aktion und Reaktionen

Organisationslehre: Verlagerung von Entscheidungen und Informationen auf höhere Hierarchieebene in höhere Konfliktsituation

Normalerweise sollte spätestens eskaliert werden, wenn man kein Möglichkeit mehr sie selbst eine Überschreitung der Projektvorgaben zu verhindern. Ebenso kann bereits eskaliert werden, wenn Controlling-Methoden eine Überschreitung prognostizieren oder bereits beim Gefühl das es eng werden könnte.

• Aktive und proaktive Betreueung der einflussnehmenden Entscheider
• Aufbereiten von Informationen für die Entscheidungsfindung
• Interessen der Stakeholder analysieren und Massnahmen festlegen um Projekterfolg zu sichern
• Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten sicherstellen

1. Stakeholder identifizieren
2. Stakeholder analysieren
3. Strategien ableiten
4. Massnahmen planen
5. Massnahmen umsetzen
6. Umsetzung überwachen

Repressiv (Einstellung negativ, Einfluss tief)

Restriktiv (Einstellung positiv, Einfluss tief)

Diskursiv (Einstellung negativ, Einfluss hoch)

Partizipativ (Einstellung positiv, Einfluss hoch)

• Persönliche Vorbehalte
• Mangelnde Kommunikation
• Fehlendes Vertrauen
• Fehlende Motivation

1. Betroffene haben Ziele und Hintergründe für Veränderung nicht verstanden
2. Betroffene verstehen worum es geht aber sie glauben nicht an die Veränderung
3. Betroffene verstehen worum es geht und glauben was gesagt wird, sehen aber keine positiven Konsequenzen aus der Veränderung

• Technische / systemische Wiederstände
  • (nicht können) aus Inkompetenz, Mangel an Ressourcen, fehlendes strategisches Budget
• Politische und psychologische Wiederstände
  • (nicht wollen) aus Macht-, Prestige- und Einkommensverlust, neue Mitarbeiter, neue Ordnung, Risiken
• Kulturelle Wiederstände (nicht verstehen)
  • aus "bisher waren wir auch erfolgreich" und Wiedersprüchen zu bisherigen Normen und Werten sowie fehlende Innovationskultur

• Kurzfristig
  • Rechtzeitige und offene Information
  • Aktive Beteiligung der vom Wandel betroffenen Personen
  • Aufbau eines vertrauensvollen Kommunikations- und Arbeitsklimas
  • Qualifizierung der Betroffen und Berücksichtigen von Arbeits- sowie Sozialbeziehungen
  • Schutz von Personen welche negativ vom Wandel betroffen sind und Belohnungen für Promoter des Wandels
  • Vermeiden von revolutionären Ansätzen, Early Wins sichtbar machen, Zulassen von Fehlern, Einsatz von Beratern, rasche Stabilisierung der Verhältnisse
• Langfristig
  • Erhalten von positivem Klima innerhalb der Firma mittels Stolz und Perspektiven für die Mitarbeiter
  • Einbinden der MA in Change und Möglichkeiten der Entwicklung innerhalb des Change bieten.