Projektmanagement

Eine PO legt den Aufbau (Statik) und den Ablauf (Dynamik) eines Projekts fest

Rolle und Aufgaben: Wer übernimmt welche Rolle und welche Aufgaben sind damit verbunden?

Rechte und Pflichten: Wozu berechtigt die Rolle (Kompetenzen) , wozu verpflichtet sie?

Interne Schnittstellen: Wer hat innerhalb und zwischen den Teilteams mit wem welche Schnittstellen?

Äußere Schnittstellen: Welche Schnittstellen ergeben sich nach Außen (z.B. zu den externen Auftraggebern und -nehmern oder zur Linienorganisation)

Entscheidungswege: Wie wird im Konfliktfall oder bei Umstimmigkeiten entschieden? Wer entscheidet aufgrund der festgelegten Eskalationswege wann?

- Projektaufgabe weist einen vergleichsweise hohen  Komplexitätsgrad auf

- der Ressourcenverbrauch überschreitet eine bestimmte kritische Höhe

- die Projektaufgabe hat aus Unternehmensicht einen verhältnismäßig hohen Neuheitsgrad oder strategische Bedeutung und dadurch hohe Ungewissheit in der Zielerreichung

- hohes Risiko, dass eingesetzte Mitarbeiter ihre Aufgabe nicht erfüllen können (z.B. wegen zu hoher Auslastung durch Linienaufgaben)

Regelung der statischen Aspekte: Hierarchien, Befugnisse, Projektgremien

Regelung der dynamischen Aspekte: Prozess -> Vorgehensmodelle, Informationsflüsse -> Berichterstattung, Orga der Infrastruktur, Kommunikations- und Eskalationswege, Schnittstellen nach Außen: Verträge..

- Grobdefinition der Aufgaben und Ziele des (beabsichtigten ) Projekts

- Identifikation der relevanten Stakeholder mit ihren Interessen

- Grobabschätzung des Nutzes der (beabsichtigten) Projekts

- Grobschätzung der möglichen Kosten und Ressourcen (Zeit, Personen, Sachmittel)

- Vorschlag zur Projektorganisation und Projektablauf

- schriftlicher Projektauftrag, der festlegt, was genau die zu erbringende Projektleistung ist

- Projektleiter und Projektteam werden mit der Durchführung des Projekts beauftragt

2 Projektfragen stehen im Vordergrund: sollen wir es durchführen und ist es auch machbar

- Klärung der Vorgeschichte als Geflecht von Anlässen ( Wer hatte die Idee als Erster, was wurde schon vereinbart)

- Klärung der thematischen Struktur (was gehört zum Projektauftrag, wer oder was ist davon betroffen)

- Klärung der zwischen-menschlichen Struktur (wer verfolgt in welcher Rolle welches Interesse, erteilt der richtige den Auftrag?)

- Klärung der Projektziele (was soll erreicht werden und was nich)

Projektbeginn, ist der Zeitpunkt, zu dem es Konsens gibt (im Protokoll festgehalten), dass zu einem Thema gemacht wird und dass Kapazität für Klärung des weiteren Vorgehens ausgegeben wird

Machbarkeitsstudie, Aufwandschätzung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Risikoanalyse

Ein Projektziel ist ein nachzuweisendes Ergebnis und oder eine vorgegebene Realisierungsbedingung der Gesamtaufgabe eines Projekts

- Quantifizierbarkeit

- Erreichbarkeit

- Einklang mit strategischem Unternehmenszielen

- klare, eindeutige, priorisierte Ziele

- Von allen Stakeholdern verstandene und akzeptierte Ziele

- vision und Überblick wichtiger als Details

- Übergeordenete Ziele des Auftraggebers müssen klar sein

- Abgrenzung: was gehört dazu, was nicht

- Rollenverteilung

- Kommunikation, Schnittstellen

- Entwicklung Projektkultur (Meetings, Social Events etc)

- Projektplan

spezifisch: Ziele dürfen nicht vage, sondern müssen eindeutig und präzise formuliert sein

messbar: Das Erreichen des Zieles muss messbar sein

angemessen: Ziele müssen bezüglich des Aufwands angemssen sein. d.h. Ziele müssen auch erreichbar sein

relevant: Ziele müssen für das Projekt wirklich relevant sein

terminiert: Das Erreichen der Ziele muss mit einem Termin versehen sein

Unrealistische Ziele, kein einheitliches Verständnis bei Zielen, Fehlende organisatorische Regeln, unverbindliche Projektpläne, Mangelnde Unterstützung für das Projekts, Mangelnde Zusammenarbeit des Teams, Mangelnde Zeit für Projektstart

Einzelgespräche mit Teammitgliedern (Auswahl der Teammitglieder, Vorbereitung auf Kick-Off, Austausch von Informationen über das Projekt)

Kick-Off-Meeting: Überwiegend Infoveranstaltung, Unterscheidung internes /externes Kick-Off

Projektstart Workshop: Moderierte, gemeinsame Erarbeitung einer Projektvision, Beitrag zur Projektkulturentwicklung, meist mehrtägig

Großprojekte: Kombination mehrer Kick-Offs und Workshops mit unterschiedlichen Zielgruppen an versch. Standorten
 

meist offizieler Startschuss des Projekts, Kennenlernen der Beteiligten, 1:N Informationsverteilung an das Projektteam

Was sind die Ziele, Definition der Grenzen, Vorstellung der wesentlichen Rollen, relevante Stakeholder, erster Projektplan und zeitliche Einordnung, Meilensteine, Chancen und Risiken

- Gemeinsame Sammlung aller Infos zum Projekt,

- Ergebnisse: Ziele, Meilensteine, Orga, Planung

- Vorgehensplan für die Folgephase inklusive Termine

- Offene Punkte Liste

- Aufgabenverteilung

- wesentlicher Bestandteil des Projektauftrages

- schriftliche Doku

- Aufgabe des PM

- Abstimmung mit allen Stakeholdern notwendig

- Projektdefiniton kann Vertragsbestandteil sein

Anforderungen: Moderationstechniken, Kreativitätstechniken, Visualisierung von Inhalten, Konfliktanalyse, Konfliktlösung

- Mangel an Benutzerinput

- unvollständige Anforderungen und Spezifikationen

- wechselnde Anforderungen und Spezifikationen

- Einbezug des Users

- ausführender Management Support

- klare Anforderungen

der Fehlererhebungsaufwand steigt im Projektverlauf exponentiell an

1 Personentag

10 Personentage

100 Personentage

kaum berechenbarer Aufwand

- nicht eingehaltene Termine und damit verbundene Folgen

- Ruf der eigenen Firma, künftige Verhandlungsposition

Kommunikation, Teamfähigkeit, Motivation, Konfliktfähigkeit, Kenntnisse

- Zieldefinition

- Projektabgrenzung

- Analyse und Vereinbarung von Anforderungen

- Projektplanung, -kontrolle und -steuerung

- neue Technologien werden nicht pilotiert

- Projektverzug durch Wechsel von Entwicklungswerkzeugen

- geeignete Unternehmensorganisation

- Stellenwert von Projektleitung im Unternehmen

- definierte Entwicklungsprozesse, die auch angewendet werden

- Verfügbarkeit von Ressourcen

- Qualifikation der Mitarbeiter

- funktionierendes Qualiätsmanagement

- Kommunikation

- Beherrschung verteilter Entwicklung

Ein System ist die gedankliche Abgrenzung einer realen Gegebenheit, mit der zugleich festgelegt wird, was als Systeminneres, was als Systemumgebung und was als Systemgrenze anzusehen ist. Ferner werden gewisse Größen als unabhängige Variablen (Eingangsgrößen) und andere hiervon abhängige Variablen (Ausgangs- oder Verhaltensgrößen) festgelegt. der Zusammenhang dieser Größen kennzeichnet die Struktur des Systems.

Eine Aufgabe besteht darin, ein System durch geeignete Handlungen aus einem Anfangs- in einen Zielzustand zu bringen

wenn der Weg vom Anfangs- zum Zielzustand durch ein Hinderniss/Hindernisse erschwert wird. Ein Problem liegt vor wenn zu einer Aufgabenstellung kein Lösungsweg existiert oder bekannt ist. Ist der Lösungsweg bekannt und eingeübt, sodass die Lösung zu einer Aufgabenstellung mit Routine erarbeitet werden kann, dann liegt nur eine Aufgabe vor.

ein Prozess ist ein zeitlicher Ablauf, der aus mehreren Vorgängen mit wechselseitigen Abhängigkeiten besteht.

die Lösung einer komplexen Aufgabe durch viele aufeinander aufbauende Aktivitäten

ein Projekt ist..

- ein komplexes Vorhaben

- zeitlich begrenz durch definierte Start- und Endtermine

- gekennzeichnet durch Einmaligkeit seiner Bedingungen (Ziele, Abgrenzung, Organisation, Ressourcen, etc..)

in Projekten...

- müssen untersch. Fachgruppen miteinander zusammenarbeiten

- sind neuartige und unbekannte Probleme zu lösen

- existieren besondere Risiken

- sind Zeitconstraints vorhanden