Betriebsorganisation 3

• Die richtige Ware
• Zur richten Zeit
• Zum richtigen Preis
• Am richtigen Ort
• In der richtigen Menge
• Richtig präsentiert und beworben

"Just in time" Ansatz

Beschaffung: mit Produkten ein Sortiment zusammenstellen und beschaffen, das Kundenbedürfnisse abdeckt.

Logistik: stellt den Waren- und Datenfluss vom Produzenten zum Kunden sicher. (Transport, Lager, Verteilung)

In der Praxis fliesst beides ineinander!

Das bestmöglichste Sortiment (Auswahl, Qualität, Menge) unter Berücksichtigung der betrieblichen Vorgaben und Gegebenheiten zu möglichst günstigen Konditionen zusammenstellen. 

Kernaufgaben:

• Verbinden aktueller Kundenbedürfnisse mit dem Einkauf
• Erfassen von Trends, rasche Anpassung auf eigenes Geschäft
• systematische Beschaffungsvorbereitung (regelmässige Bestellungen)
• Erreichen von optimalen Preis-Leistungs-Verhältnissen (Konditionen)
• Erwirtschaften von Geld/Gewinn
• Erreichen von betriebsformgerechter Qualitätszielen
• Sicherstellen der Distribution und In Store Logistik (Definieren der Webe)

Assortieren: Evaluieren von neuen Produkten fürs Sortiment, einholen von verschiedenen Offerten, ....

Reassortieren: Wiederbeschaffen, nachbestellen

Die Lehre der Beschaffung (Reassortierung), Transport, Lagerung und Verteilung. Typische Tätigkeiten sind: Disponieren, Transportieren, Lagern, Reassortieren,...

Wirtschaftlichkeit, Wettbewerbsvorteil und Umweltschutz sind die grossen Herausforderungen. Um wirtschatlich und nachhaltig mit den vorhandenen Ressourcen umzugehen sind alle Beteiligten der Wertschöpfungskette gefragt. 

Professionelle Einkäufer/Logistiker sind für die ganze Beschaffung und den Warenfluss verantwortlich. So wird das Wissen in der Zentrale gebündelt. Dadurch sind die Filialen aber auf die Einkaufs/Betriebszentrale angewiesen Eine Organisationsform welche sich speziell für Grossunternehmen (Ketten, Gruppierungen) eignet.

Vorteile: · Einkauf von grossen Mengen entsteht eine Marktmacht gegenüber den Lieferanten · Bessere Konditionen · Effizientere Logistikprozesse

Nachteile: · Die Filialen haben kein Mitspracherecht · Kann zu Spannungen und Unzufriedenheit führen, wenn die Apotheke die Ware verkaufen muss, welche die zentrale definiert · Absatz wird behindert

Beim dezentralen Einkauf soll und kann der lokale Markt optimal erkannt und unterstützt werden. Die Einkaufsverantwortlichen in den Einzelapotheken sind im gesamten Prozess von der Beschaffung bis zum Abverkauf integriert und tragen die Verantwortung. Die Absatzverantwortung liegt so bei den einzelnen Standorten, was das Engagement im Verkauf fördern kann.

Vorteile: · Einkauf von kleinen Mengen in der Region · Angebote für die eigene Kundschaft möglich (Kundensegment) · Strategie der einzelnen Apotheke kann gezielt gefördert werden

Nachteile: · Steuerung vom Unternehmen fast unmöglich · Kosten sind hoch und die Effizient ist nicht gewährleiste · Unklarheiten, wer macht was und trägt die Verantwortung

Der Einkauf via Einkaufsorganisation verfolgt das vorrangige Ziel, durch eine Kooperation verschiedener Händler ein gewisses Potenzial zu erhalten. (Amedis, Galexis, Voigt....)

Vorteile:

· Abnahme der Lagerhaltung
· Internationales Beziehungsnetz
· Trend- und Aktualitätsinfos
· Schulungen und Workshops
· Werbe und Verkaufsförderung

Nachteile

· Vorgaben von Händlern müssen eingehalten werden
· Abnahmeverpflichtung
· Vorgegebene Preis- und Aktionsartikel
· Eigenständiges Sortiment geht verloren
· Interessenskonflikte

Wählt die Apotheke den direkten Einkauf, so bemüht sie sich, Waren direkt beim Hersteller zu kaufen.

Vorteile:
· Zusammenarbeit mit dem Hersteller
· Angebotsoriginalität
· Profilierungschancen
· Alleine oder mit Kollegen

Nachteile:
· Alleine
· Konditionen/Angebote
· Risiko
· Nachahmung

Sortimentbestimmung:

Grundlagen/Vorgaben -> Unternehmensziele (Vision, Bruttomarge, Ziel...), Betriebliche Gegebenheiten (Ladenfläche, Gestaltung, Kapitalkraft...)

aktuelle Marktinformationen -> Absatzmarkt (Konsumenten, Trends, Entwicklungen,...) Beschaffungsmarkt (Angebote, Lieferanten, Bezugsbedingungen, Konditionen,...)

Grundsortiment: Alle Artikel die einen festen Platz im Sortiment haben (Stammsortiment)

Testsortiment: Aktualitätssortiment, Artikel die nur temporär geführt werden und erst definitiv ins Sortiment aufgenommen werden, wenn sie sich bewährt haben.

Preiskampfsortiment: Aktionspreis/Tiefpreissortiment, Artikel die temporär oder konstant ins Sortimennt aufgenommen werden. 

Profilierungs- oder Spezialsortiment: Exklusivitäten oder Raritätensortiment, Artikel welche aus unternehmenspolitischen Gründen eine besondere Funktion haben. 

Franchising, Shop in Shop/ Store in Store, Rack Jobbing, Ware auf Konsignation, Depositärkonzept

Rückführende Logistik: Restouren von beschäftigen Produkten, Paletten, Leergut, Verpackungsmaterial. 

Entsorgungslogistik: Führt zu Recycling, Thermische Verwertung oder Deponierung. 

Verkaufsstellen Logistik.

1. Warenbeschaffung
2. Warenanliegerung
3. Waren Ein- und Ausgang
4. Warenlagerung 
5. Verkaufsvorbereitung 
6. Verkauf

• Bestellplanung
• Bedarfsschätzung
• Bestllungsübermittlung

Hilfsmittel: Bestelllisten, Lieferantenverzeichnis, Bestellsystem (Warenbewirtschaftungssystem)...

• Rampenplanung
• Personaleinsatzplanung
• Überwachung/Kontrolle der Anlieferzeiten
• Entladen der Camions
• Überprüfung der Speditionspapiere/Frachtscheine
• Erste Qualitätskontrolle (äusserliche Beschädigung)
• Erste Mengenkontrolle (Kartons, Paletten)

Hilfsmittel: Anlieferungsplan, Kalender/Agenda, Arbeitspläne, etc.

• Überprüfung der Lieferbelege
• Grob- und Feinkontrolle der Waren
• Bereitstellen der Ware für rückführende Logistik (Retouren, Kisten)
• Bearbeiten von Kundenlieferungen 
• Bearbeiten von Kundenreservationen
• Waremregostroerimg
• Ablegen von Belegen

Hilfsmittel: Bestell- und Leiferbelege, Retourenbelege, Strochcodescanner (MDE Geräte)

• Erstellen der Lagerordnung
• Vergabe von Lagerplätze
• Einlagern
• Absortieren 
• Auffüllen
• Abschreiben/Aufwerten von Ware
• Durchführen von Inventuren
• Bestandskorrektur

Hilfsmittel: Lagerplan, Layout, Warenträger, etc.

• Auspacken
• Zusammenstellen
• Montieren
• Verpacken
• Auszeichnen
• Diebstahlsichern

Hilfsmittel: Auszeichnungsgeräte, Etiketten, Warensicherungen etc. 

• Sicherstellen der Kassenabläufe
• Erfassen/Scannen der Ware
• Kassieren
• Verpacken
• Erfassen von Kundenbestellunge

• Rückschub Warenretouren
• Rückschub Gebinde und Leergut
• Abfalltrennung
• Entsorgung und Recycling
• Warenregistrierung

Hilfsmittel: Warenbelege, Sammelstellen, Kartonpresse, Abfallcontainer etc.

Inventar: Buchhaltung: Buchwerte - SOLL

Inventur: effektiver Wert - IST (Zählung)

• Genaue Einsatzplanung
• ausgezeichneter Informationsprozess
• entsprechende Instruktionen 
• Motivation der MA 

• Aufnahmefehler bei der Inventur selbst
• Fehler beim Wareneingang
• Fehler beim Warenausgang
• buchhalterische Fehler
• Fehler bei Abschreibungen
• Diebstahl

Faustregell: Inventurdifferenz sollte nicht höher als 0.99% des Umsatzes sein. Man geht entweder von EP oder VP aus.

Vor der Inventur:

• Festlegen des Inventurdatum, Infromation an betroffene Stellen, Aufteilung der zu inventierenden Räumen, Sektoren, Gänge..., Einteilen der MA, Sicherstellen der Infrastruktur. Anfordern und Aufbereiten der benötigten Inventurunterlagen

Während der Inventur:

• Information über Ablauf an alle Beteiligten vor Beginn der Inventur, Einweisung der Zähler und Schreiber in die Sektoren, Sicherstellen einer Anlaufstelle bei Problemen, Durchführen Stichproben, Laufendes Einsammeln, Überprüffen und ev Erfassen von Inventurbelegen, Kontrollieren, dass alles erfasst wurde

Nach der Inventur:

• Erfassen der Belege, Auswerten der Belege, Analyse der Resultate, Info an betroffene Stellen, Treffen von weiteren Masshnahmen. 

• Bestellrhytmus: Zeitabstände zwischen Bestellungen bleiben immer gleich während die Bestekkmenge je nach Absatz unterschiedlich gross ist. 
• Bestellzeitpunktsystem: Unregelmässig immer dann nachbestellen, wenn der Lagerbestand den Meldebestand erreicht hat. 

• Nachfrage 
• Bestekllrhytmus
• Lagergrösse
• Lagerbestand
• Lieferfrist
• Bezugspreise (Rabatte)
• Mindesbezugsmenge
• Saison

Bei der Warenlagerung gilt es die Ware nach Verderblichkeit, Gefährlichkeit und Handhabung zu bewerten und entsprechend zu lagern:

Verderblickeit: FEFO, Produkte mit Ablaufdatum bedingen eine andere LAgerung als gar nicht oder weniger schnell verderbliche Produkte.

Gefährlichkeit: Medikamente, Chemikalien etc. müssen bezüglich der Lagerung diverse gesetzliche Bestimmungen erfüllen (Feuerschrank, Tresor...)

Handhabung: DIe Form der Produkte, Grösse, Gewicht und Zerbrechlichkeit gegen oftmals vor wie die Artikel zu lagern sind. 

Gestaltung und Aufteilung des Lagers. 

Lagersysteme: Reservationsprinzip, chaotische Lagerung,FIFO Prinzip

Reservationsprinzip: Jeder Artikel oder Artikelgruppe hat ein festen Platz zugewiesen. Der Platz wird freigehalten, auch wenn nur wenige oder gar keine Ware an lager ist. 

Vorteil: Produkte werden rasch gefunden Nachteil: hoher Raumbedarf

Chaotische Lagerung: Leerlagerprinzip, Artikel oder Artikelgruppen erhalten nicht einen bestimmten Platz sondern, belgen einfach den nächst freien Platz. Man hält den Warensatandort an einem Lagerspiegel fest. 

Vorteil: Optimale Lagerraumnutzung Nachteil:Schlechtere Übersicht.

Verkaufslager -> Platz vorne auf Warenträger, Verkausfläche

Hand/Reservelager -> Überschuss Verkaufslager. Sollen möglichst nahe sein, schnell nachfüllbar. 

Regional- / Zentrallager -> dienen Grossverteilern als Plattform für die Einlagerung von Gütern.

Offenes Lager (Gärtnerei, Baumarkt), Geschlossenes Lager (normal Fall), Speziallager (Kühllager, Gift, ...)

liegende Lagerung: Regallagerung, stehende Lagerung: Bodenlagerung, hängende Lagerung