FKOM: Betriebliche Textsorten

1. als Urkunde (in verschiedenen Fällen gesetzlich vorgeschrieben)
2. als Beweismittel (bei Rückfragen, Kontrollen usw.)
3. als Sitzungsunterlage (Grundlage für nächste Sitzungen)
4. als Information (für Abwesende und Interessierte)
5. als Dokumentation

- wahr
- sachlich
- logisch
- zweckdienlich
- leichtverständlich (auch für Nichtbeteiligte)

Beschlüsse: direkte Rede
Rest: Gegenwart und indirekte Rede

1. Protokollkopf
2. Hauptteil
3. Unterschrift des Verfassers

- Bezeichnung des Anlasses (Sitzung, Konferenz, …)
- Ort, Datum, Dauer
- Namen der Teilnehmenden und der bzw. des Vorsitzenden
- Namen der Entschuldigten
- Traktanden

- Wiedergabe der besprochenen Aspekte und der Ergebnisse
- Verantwortlichkeiten und Termine festgehalten

- Briefkopf mit Firma, persönlichem Namen, Anschrift und
Firmenlogo des Absenders
- Adressfeld mit Firma, persönlichem Namen und Anschrift des
Empfängers
- Zeit mit Ort und Datum
- Betreffzeile mit aussagekräftiger Angabe zum Inhalt des Briefs
- Anrede
- Einleitung oder Bezugnahme
- Hauptteil
- Schluss- und Grussformel
- Handschriftliche Unterschriften (Name und Funktion)
- Auflistung der Anlagen

- eindeutig
- lässt keine Fragen offen

- adressatengerecht
- auf die Erwartungen des Empfängers ausgerichtet
- nicht belehrend
- nicht floskelhaft
- ansprechend
- sorgfältig geschrieben

- Bezugnahme
- Problemwiederholung
- Konfliktbereinigung
- Lösung des Problems
- Schlussformulierung

- Schuldzuweisungen
- Rechtfertigungen

- Betreff mit Angebot
- Gute Gliederung des Angebots mit übersichtlicher Gestaltung der
Positionen und Zahlen
- Konditionen klar und deutlich
- Kontaktperson für Rückfragen
- Grussformel
- Lieferbedingungen

Eine Mischung aus schriftlicher und mündliche Kommunikation:

Merkmale der schriftlichen Kommunikation
– Endprodukt,
– abwesender Kommunikationspartner,
– verzögertes Feedback

Merkmale der mündlichen Kommunikation
– informeller Stil
– reduziertes Normbewusstsein

- Eigene und eindeutige Adresse
- Prägnante Betreffzeilen
- Informell zur Sache kommen
- Kurz, klar und höflich
- Gegliedert
- Ohne Fehler
- Nicht SCHREIEN, lieber☺
- Informationsreiche Signatur
- Zügig antworten
- Diskretion

- Vergessen des Wissensstands von Laien
- Zu viel Fachwissen vorausgesetzt
- kein logisch-sequentieller Ablauf
- Keine oder zu wenige Illustrationen
- Nicht aussagekräftige Bilder/Beschriftugen
- Übersetzung in andere Sprachen via Computer(ohne Überprüfung)
- Kein Bezug auf typische Anwendungssituation

1. Verständlichkeit ist oberstes Gebot
2. Kunst-/Fachwörter vermeiden
3. Handlungsanweisungen verwenden
4. Schrittfolge unter Beachtung der Reihenfolge kennzeichnen (durch Nummerierung der Abläufe)
5. Freundlichkeit

- Imperativ (z.B. Schalten Sie den Drucker ein, Legen Sie das Papier ein, ...)
- imperativischer Infinitiv (z.B. Drucker einschalten, Papier einlegen, ...)
- Empfehlungen (z.B. "Wir raten Ihnen, ...)
 

- Modalverben (z.B. können, sollen, müssen, ...)
- Konjunktiv (z.B. Man nehme die Platte ab)
- Passiv (z.B. Die Platte wird abgenommen)
- Infinitiv mit "zu" sein (z.B. Die Platte ist abzunehmen)