PMB - Project Management Basics
HSLU: Project Management Basics
HSLU: Project Management Basics
Was sind die Ziele des Risikomanagements?
- Potentielle Probleme erkennen bevor sie auftreten
- Massnahmen ergreifen und durch den gesamten Projektlebenszyklus durchfuehren, damit diese Probleme nicht auftreten und die Projektziele gefaehrden.
- Risiken KONTROLLIEREN nicht VERMEIDEN!
- Fruehzeitig und proaktiv an den Ursachen der wichtigsten Risiken eingreifen
Was sind die fuenf Schritte im Prozess des Risikomanagements?
- Identifizieren
- Analysieren
- Ursachen, Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadesmass
- Prioriosierung
- Massnahmen erarbeiten
- Risikovermeidung, Schadensreduzierung
- Ueberwachen
- Regelmaessig bewerten
- Massnahmen initiieren
- Wirksamkeit der Massnahmen ueberpruefen
Wie koennen Risiken identifiziert werden?
- Brainstorming
- SWOT Analyse: Projekt aus Sich der uebergeordneten Organisation betrachten
- Bedorhungsszenarien: "Was waere, wenn ...?"
- Uebertragen von frueheren Erfahrungen
- Interviews: befragung verschiedener Stakeholder
- Konfliktanalyse: Betrachtung von Interessensphaeren und Zielkonflikten
- Checklisten
- Werkzeuge
Wie sieht eine Risikolandkarte aus?
Wer fuehrt die Risikobewertung durch?
- Verschiedene, unabhaengige Gruppen identifizieren und bewerten
- Schluesselpersonen (Projektleiter, Projectowner) nie allein agieren lassen, evt. externe Teams hinzuziehen
Wie koenne eine Risikobeschreibung aussehen?
Nennen Sie vier moegliche Risikomassnahmen!
- Vermeiden
- Begrenzen
- Behandeln
- Ignorieren
Was versteht man unter Projektcontrolling?
Die Projektkontrolle umfasst alle Aktivitaeten, um projektbezogene Abweichungen zwischen dem Plan- und dem IST-Zustand aufzudecken.
Was sind die Ziele des klassischen Projektcontrollings?
- Risikoeintrittsindikatoren fruehzeitig erkennen
- Sind alle Ressourcen voll ausgelastet -> Gibt es Aufwandverschiebungen zwischen Arbeitspaketen?
Zu stellende Fragen:
- Ist das Projekt in der Zeit?
- Kann das Budget eingehalten werden?
- Sind die naechsten Meilensteine erreichbar?
Was dient dem Projectcontrolling als Grundlage?
Der Projektplan
Was muss vor dem eigentlichen Controlling getan werden?
- Projektziele
- Projektresultate
- Teilresultate
- Arbeitspakete (geschaetzt)
Auf welcher Basis sollte der Fertigstellungsgrad gemessen werden im Projectcontrolling?
Der Fertigstellungsgrad sollte grundsaetzlich auf Basis der Werte verbrauchter Aufwand und geschaetzter Restaufwand berechnet werden.
-> Ein erfahrener Projektleiter fragt nicht nach dem Grad der Fertigstellung, sondern immer nach dem zu leistenden Restaufwand.
Was versteht man unter Restaufwand-Schaetzung (RAS)?
Wie kann das wahrscheinliche Gesamtergebnis fuer ein Aufgabenpaket errechnet werden?
Wozu eignet sich die Meilenstein-Trend-Analyse?
Eignet sich insbesondere fuer die Zeitkontrolle des kritischen Pfades und weiterer ausgewaehlter Projektleistungen.
Wie sieht der Regelkreis des Projektcontrolling aus?
Hybrid: Was ist ein Rahmenplan?
Innerhalb des Rahmenplanes werden Iterationen im Timeboxing geplant (fixe Dauer, flexibler Inhalt)
Wann gibt es in Scrum Controlling-Aktivitaeten?
- Daily Standup
- Scrim Board
- Burndown Chart
- Definition of done
- Sprint Review
- Sprint Retrospektive
- Product Backlog Grooming
Wozu dient ein Scrum Board?
- Sprint Fortschritskontrolle
- Rollende Planung
Auf was basiert ein Sprint Burndown?
- Schaetzungen von der Sprintplanung (geplant)
- Restaufwandschaetzung von User Stories / Tasks (in Arbeit)
Definieren Sie den Begriff "Projekt"
- Abgegrenzt
- Komplex und/oder kompliziert
- Brauchen Organisation mit Projektmethode
Nach Jenny:
“Projekte sind in sich abgegrenzte, komplexe und/oder komplizierte Auftraege, deren Erfuellung eine Organisation bedingt, die fuer die Umsetzung der Taetigkeiten eine Projektmethode anwendet, mit der alle anfallenden Arbeiten geplant, gesteuert, durchgefuehrt und kontrolliert werden koennen.”
Was muss eine Projektmethode alles hergeben?
Anfallende Arbeiten muessen:
- geplant
- gesteuert
- durchgefuerht
- kontrolliert
werden koennen.
Wodurch zeichnet sich Komplexitaet in Hinblick auf Projekte aus?
- eine grosse Anzahl von Variablen, die die Situation beschreiben.
- eine starke Vernetzung der beteiligten Variablen – also gegenseitige Abhängigkeiten
- Polytelie, d.h. viele sich gegenseitig beeinflussende und sogar widersprechende Ziele
- Intransparenz im Hinblick auf die beteiligten Variablen und deren Abhängigkeiten sowie die Zielstellung
- hohe Dynamik der Problemsituation – d.h. unvorhersehbare Änderungen
Hat folgendes Vorhaben Projektcharakter?
"Ein Kunde meldet, dass er in letzter Zeit immer wieder Probleme habe, sich an einem Hotspot anzumelden. Er bittet um Lösung bis 14:00! Das Netzwerk-Team startet die notwendigen Abklärungen."
Nein
Hat folgendes Vorhaben Projektcharakter?
"Abloesung eines bestehenden Mail-Systems durch ein OpenSource-Produkt"
Ja
Definieren Sie den Begriff "Projektmanagement"
Nach DIN:
"Gesamtheit von Fuehrungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln fuer die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten."
Oder einfach nach GI:
"Das Projekt fuehren, kontrollieren, steuern und kontrollieren."
Was ist Projekterfolg?
"Projekterfolg wird gleichsetzt mit dem Erreichen des vorgegeben Ziels/Produkts, ohne den festgelegten Zeit- und Kostenrahmen ueberschritten zu haben."
Also:
- Erreichen der Ziele
- Keine Zeitueberschreitungen
- Keine Kostenueberschreitungen
Was ist ein Projekt-Misserfolg?
- Ueberschreiten der Zeit
oder:
- Ueberschreiten der Kosten
oder:
- Nichterfuellung der Produktfunktionalitaet
Was ist das Teufelsquadrat?
Quadrat zur Abwaegung von Zeit, Kosten, Qualitaet und Leistung fuer ein Projekt.
Kann ein Projekt auch erfolgreich gewesen sein, wenn es verspaetet, teuer oder mit weniger Umfang realisiert wurde? Wieso?
Projekterfolg kann auch dann gegeben sein, wenn das Business aus der getätigten Investition einen Nutzen zieht (effektiver und effizienter), unabhängig davon, ob das Projekt in sich bspw. verspätet, teurer oder auch mit weniger Umfang realisiert wurde.
Definieren Sie den Begriff "Vorgehensmodell"
Unter einem Vorgehensmodell wird eine projektuebergreifende Vorgehensmethode oder Regelung verstanden, mit der Aktivitaeten und Ergebnisse eines Vorhabens aus Sicht des gesamten Projekt-[zyklus] aber auch Produktlebenszyklus umgesetzt bzw. bearbeitet werden koennen.
Was versteht man unter Projektfuehrung und Projektdurchfuehrung?
Was versteht man unter Projektdurchfuehrung?
Was versteht man unter dem Vorgehensmodell - Wasserfallmodell?
Was versteht man unter dem Vorgehensmodell - V-Modell?
Was ist der Unterschied zwischen iterativ und inkrementell?
Auf welche drei Saeulen stuetzt sich Scrum?
- Transparenz
- Ueberpruefung
- Anpassung
Was ist Scurm?
Aus was besteht ein Scrum Sprint?
- Sprint Planning
- Daily Meeting (Stand up)
- eigentliche Entwicklungsarbeit
- Sprint-Abnahme (Sprint Review / Demo)
- Sprint Retrospektive
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Lernkarten
Wie ist der Zusammenhang zwischen Zielen, Resultaten und Arbeitspaketen im klassischen und hybriden Vorgehen?
Definieren Sie den Begriff "Meilenstein"!
"Ein geplanter Punkt im Projektablauf an dem vorher festgelegte, messbare (Zwischen-)Ergebnisse vorliegen, die es erlauben, den Projektfortschritt festzustellen."
Zu jedem Meilenstein gehoeren Artifakte. Welche?
- Prototypen / Prereleases / Releases
- Entwurfsdokumente
- Testprotokolle
- ...
Wann gilt ein Meilenstein als erreicht?
- wenn die geforderten Artefakte vorliegen
- ihre Ueberpruefung (Review / Test) erfolgreich war
Was ist ein Meilensteinplan und wozu braucht es ihn?
English: Gueltigkeitsbereich, Handlungsspielraum, Anwendungsbereich, Rahmen
Der Scope beschreibt einerseits was nicht zum Projekt (out of scope) und andererseits die Einschraenkungen (constraints)
Vielfach wird auch teilweise beschrieben, was zum Scope (in scope) gehoert. Trotzdem dies eigentlich mit der Beschreibung der Resultat nicht notwendig waere.
Was vesteht man unter einer Anforderung?
Eine Anforderung ist eine Soll-Aussage ueber ein System oder einen Prozess, die etwas fuer einen Beobachter oder ein Umsystem Wahrnehmbares beschreibt, naemlich:
- eine Leistung (erwuenschter Verhalten)
- eine Eigenschaft
Was ist bei der Anforderungsdefinition wichtig?
Sind um so besser formuliert, je einfacher ihre Erfuellung geprueft werden kann.
Wo werden Anforderungen erstellt und Verwaltet?
Welche Informationen soll ein Anforderungskatalog bzw. ein Product Backlog enthalten?
- Titel
- Kurzer und aussagekraeftiger Name der Anforderung
- Description
- Eine sstichwortartige aber in adaequater Tiefe erstellte Beschreibung der Anforderung
- Priority
- Die Prioritaet der Anforderung
- klassisch: in der Regel fix
- hybrid: wird vom PO laufend nachgefuehrt
- Die Prioritaet der Anforderung
- Status
- Proposed: entgegengenommen aber noch nicht akzeptiert
- Accepted: wurde geprueft und akzeptiert
- Postponed: wurde geprueft aber auf einen naechste Release verschoben
- Source
- Die Person oder Organisation von welcher die Anforderung stammt
- Complexity
- Die Einschaetzung der Komplexitaet und des Aufwandes fuer die Umsetzung der Anforderung
- klassisch: meist schaetzt der Projektleiter Komplexitaet und Aufwand
- hybrid: esrt wenn eine Anforderung ins Backlog uebernommen werden soll, laesst der PO Komplexitaet und Aufwand fuer deren Umsetzung vom Team abschaetzen
- Die Einschaetzung der Komplexitaet und des Aufwandes fuer die Umsetzung der Anforderung
- Benefit
- Stichwortartige Beschreibung des Nutzens einer Anforderung. Wird benoetigt, um die Anforderung zu priorisieren und eventuell abzulehnen.
Was sind die Unterschiede der Prioritaeten im klassischen und agilen Projektmanagement?
- Projekt-Strukturplanung (Arbeitspakete, Work Breakdown Structure)
- Ablaufplan (Abhaengigkeiten der Arbeitspakete)
- Aufwandplanung (Aufwaende in PT festlegen)
- Ressourcenplanung (Verteilung der AP auf Mitarbeiter und die Zeitlinie)
- Kostenplanung (Planung der effektiven Kosten in SFR.)
Klassisch: Was ist der Zweck des Projektstrukturplans (PSP) / Work-Breakdown-Structure (WBS)
Klassisch: Was ist ein Resultatorientierter PSP (auch Objektstrukturplan)
Verschafft einen Ueberblick ueber die Bestandteile des zu schaffenden Objekts. Die Arbeitspakete werden aus den Resultaten abgeleitet.
Klassisch: Wie ist der Zusammenhang zwischen Arbeitspaketen und Zielen / Resultaten?
Die Resultate werden aus den Zielen abgeleitet und in Haupt- und Teilresultate unterteilt. Pro Teilresultat koennen dann 1 bis N Arbeitspakete gebildet werden.
Klassisch: Was sind die einzelnen Schritte der Erarbeitung von Arbeitspaketen?
- Mapping der Anforderungen auf die Resultate
- Pro Paarung kann in der Regel ein Arbeitspaket gebildet werden
- Benennung und Beschreibung der Arbeitspakete
- Schaetzung des Aufwandes
- Aufwand in Personentagen oder -Wochen
- Vorlaeufer (Nachlaeufer)
- Feststellung der logischen Abhaengigkeiten der Arbeitspakete -> Ablaufplan
Klassisch: Wie wird ueberprueft ob alle Resultate vorhanden sind?
In einem IT-Projekt ist nach der Definition der Ziele, der Erarbeitung der Anforderungen und der Festlegung der Resultate zu ueberpruefen, ob alle Resultate vorhanden sind.
Dies geschieht durch das Zuordnen ALLER Anforderungen zu Resultaten.
Die zu stellende Frage ist:
"Welche Anforderungen werden durch welche Resultate erfuellt?"
Klassisch: Was sind wichtige Punkte fuer die Erstellung von Arbeitspaketen?
Klassisch: Was ist der Zweck des Ablaufplans?
Ermitteln und Festlegen der logischen Abhaengigkeit der einzelnen Arbeitspakete.
Praxis: Gruppierung der AP zu Phasen / Gruppen, innerhalb deren die AP zum grossen Teil parallel bearbeitbar sind.
Klassisch: Was sind die erwuenschten Resultate bei einem Ablaufplan?
- Gruppierung der AP zu Phasen, die sequentiell bearbeitet werden
- Festlegung der Abhaengigkeiten innerhalb einer Gruppe, nur wo notwendig.
Klassisch: Wie sieht das Vorgehen aus beim Erarbeiten eines Ablaufplans?
Ueberlegen, welche Arbeitspakete parallel bearbeitbar sind:
- Grobe Zuordnung der AP zu Phasen respektive Gruppen.
- Idee: Die AP von zwei Phasen muessen sequentiell bearbeitet werden.
- Festlegung der effektiven Abhaengigkeiten innerhalb einer Phase nur wo notwendig
- Idee: Grundsaetzlich geht man davon aus, dass die AP innerhalb einer Phase parallel bearbeitbar sind. Abhaengigkeiten werden nur gesetzt, wo unbedingt notwendig. Einfache Abhaengigkeiten werden ueber das woechentliche Projektmanagement erledigt.
Klassisch: Wie geht man vor um den Aufwand eines Projektes zu schaetzen?
Klassisch: Wie steht die Schaetzgenauigkeit im Bezug auf den Projektfortschritt?
Klassisch: Nennen Sie ein paar Methoden um den Aufwand von APs zu schaetzen.
- Individual Expert Judgement
- Estimation by Analogy
- Count, Compute, Judge
- Function Point Methode
- Expert Judgement in Groups (Wideband Delphi)
- Formale Methoden
Klassisch: Was versteht man unter der Experten-Schaetzung?
- Projekt wird in Arbeitspakete unterteilt, diese werden geschaetzt
- Bei weitem die am meisten angewandte Schaetzmethode
Klassisch: Was sind die Nachteile einer Experten-Schaetzung?
- Oft keine "Experten"
- Oft keine Grundlagen fuer die Schaetzung
Kann erfolgreich sein, sollte aber wenn moeglich mit anderen Methoden ergaenzt werden.
Klassisch: Nennen Sie ein paar Best-Practices fuer eine Experten-Schaetzung!
- Die Personen die das Projekt durchfuehren, sollen auch die Schaetzung vornehmen
- Tasks moeglichst weit herunterbrechen mittels Arbeitspaketen
- Bei groesserer Unsicherheit bester und schlechtester Wert schaetzen und Mittelwert in die Planung uebernehmen. Alternativ kann auch eine Reserve von ca. 10%-20% zur Schaetzung addiert werden.
- Waehrend dem Projekt aktuelle Resultate aufnehmen und vergleichen
Klassisch: Wie verlaeuft eine AP Schaetzung durch Experten in Gruppen (Delphi Wideband Verfahren)?
- Projektleiter schildert Experten das Projektvorhanden, mit strukturierten Arbeitspaketen
- Sitzung, an welcher Experten ueber das Vorhaben diskutieren, nicth aber deren moeglichen Aufwendungen
- Experten ermitteln unabhaengig voneinander ihre geschaetzten Aufwendung
- Falls Schaetzung startk abweichend, neue Runde mit entsprechender Rueckmeldung an Experten
- Der arithmetische Durchnittswert ist die endgueltige Aufwandschaetzung. Der Projektleiter entscheidet.
Klassisch: Was versteht man unter dem Timeboxing-Verfahren?
Beim Timeboxing-Verfahren schaetzt man keinen Aufwand, sondern gibt einen maximalen Aufwand (timebox) vor. Nach Erreichen des Aufwandes werden die Arbeiten gestoppt.
Klassisch: Was versteht man unter Ressourcenplanung?
- Die Zuordnung von Arbeitsaufwaenden (APs) zu den Projekt Mitarbeitern
- Die Verteilung der Arbeitspakete auf die Zeitlinie
Klassisch: Was ist der Input fuer einen Ressourcenplan?
Die Arbeitspakete inklusive Aufwandplanung und Ablaufplan
Klassisch: Was sind die Ziele einer Ressourcenplanung?
Die Zuteilung (zu MA und auf Zeitlinie) und die Dauer der Arbeitspakete des Projekts ermitteln.
Klassisch: Was ist der Output der Ressourcenplanung?"
Dauer der Arbeitspakete und Projektdauer
Klassisch: Was sind die Lieferobjekte der Ressourceplanung?
Ressourcenplan, Kapazitaetsbelastungsdiagramm
Klassisch: Was versteht man unter Ressourcen bei der Ressourcenplanung?
- Alle fuer die Arbeitspakete benoetigten Mittel
- NICHT NUR personelle Ressourcen
Klassisch: Wie geht man bei der Ressourcenplanung vor?
- Festlegung der fuer die Arbeiten benoetigten Profile und Zuordnung zu den Arbeitspaketen.
- Sichtung der verfuegbaren Mitarbeiter und deren Profile und Zuordnung "Mitarbeiter <> Arbeitspaketen"
- Verteilung der Aufwaende pro arbeitspakete und Mitarbeiter auf die Zeitachse unter Beachtung der Auslastung der Mitarbeiter.
Klassisch: Was versteht man unter Mitarbeiterprofilen und welche Rolle spielen diese bei der Ressourcenplanung?
Aus den Arbeitspaketen ergeben sich die benoetigten Skillprofile. Diese muessen zu Beginn der Ressourcenplanung fuer das jeweilige Projekt festgestellt werden.
Sind diese bekannt, koennen in einem zweiten Schritt die Mitarbeiterprofile gesichtet und die passenden Mitarbeiter ausgewaehlt werden. Bei fehlenden Skills muss man allenfalls externe MA-Ressourcen zurueckgreifen.
Hybrid: Was sind Bestandteile der Ablauf und Ressourceplanung und funktionieren diese?
