PMB - Project Management Basics
HSLU: Project Management Basics
HSLU: Project Management Basics
Was sind die Ziele des Risikomanagements?
- Potentielle Probleme erkennen bevor sie auftreten
- Massnahmen ergreifen und durch den gesamten Projektlebenszyklus durchfuehren, damit diese Probleme nicht auftreten und die Projektziele gefaehrden.
- Risiken KONTROLLIEREN nicht VERMEIDEN!
- Fruehzeitig und proaktiv an den Ursachen der wichtigsten Risiken eingreifen
Was sind die fuenf Schritte im Prozess des Risikomanagements?
- Identifizieren
- Analysieren
- Ursachen, Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadesmass
- Prioriosierung
- Massnahmen erarbeiten
- Risikovermeidung, Schadensreduzierung
- Ueberwachen
- Regelmaessig bewerten
- Massnahmen initiieren
- Wirksamkeit der Massnahmen ueberpruefen
Wie koennen Risiken identifiziert werden?
- Brainstorming
- SWOT Analyse: Projekt aus Sich der uebergeordneten Organisation betrachten
- Bedorhungsszenarien: "Was waere, wenn ...?"
- Uebertragen von frueheren Erfahrungen
- Interviews: befragung verschiedener Stakeholder
- Konfliktanalyse: Betrachtung von Interessensphaeren und Zielkonflikten
- Checklisten
- Werkzeuge
Wie sieht eine Risikolandkarte aus?
Wer fuehrt die Risikobewertung durch?
- Verschiedene, unabhaengige Gruppen identifizieren und bewerten
- Schluesselpersonen (Projektleiter, Projectowner) nie allein agieren lassen, evt. externe Teams hinzuziehen
Wie koenne eine Risikobeschreibung aussehen?
Nennen Sie vier moegliche Risikomassnahmen!
- Vermeiden
- Begrenzen
- Behandeln
- Ignorieren
Was versteht man unter Projektcontrolling?
Die Projektkontrolle umfasst alle Aktivitaeten, um projektbezogene Abweichungen zwischen dem Plan- und dem IST-Zustand aufzudecken.
Was sind die Ziele des klassischen Projektcontrollings?
- Risikoeintrittsindikatoren fruehzeitig erkennen
- Sind alle Ressourcen voll ausgelastet -> Gibt es Aufwandverschiebungen zwischen Arbeitspaketen?
Zu stellende Fragen:
- Ist das Projekt in der Zeit?
- Kann das Budget eingehalten werden?
- Sind die naechsten Meilensteine erreichbar?
Was dient dem Projectcontrolling als Grundlage?
Der Projektplan
Was muss vor dem eigentlichen Controlling getan werden?
- Projektziele
- Projektresultate
- Teilresultate
- Arbeitspakete (geschaetzt)
Auf welcher Basis sollte der Fertigstellungsgrad gemessen werden im Projectcontrolling?
Der Fertigstellungsgrad sollte grundsaetzlich auf Basis der Werte verbrauchter Aufwand und geschaetzter Restaufwand berechnet werden.
-> Ein erfahrener Projektleiter fragt nicht nach dem Grad der Fertigstellung, sondern immer nach dem zu leistenden Restaufwand.
Was versteht man unter Restaufwand-Schaetzung (RAS)?
Wie kann das wahrscheinliche Gesamtergebnis fuer ein Aufgabenpaket errechnet werden?
Wozu eignet sich die Meilenstein-Trend-Analyse?
Eignet sich insbesondere fuer die Zeitkontrolle des kritischen Pfades und weiterer ausgewaehlter Projektleistungen.
Wie sieht der Regelkreis des Projektcontrolling aus?
Hybrid: Was ist ein Rahmenplan?
Innerhalb des Rahmenplanes werden Iterationen im Timeboxing geplant (fixe Dauer, flexibler Inhalt)
Wann gibt es in Scrum Controlling-Aktivitaeten?
- Daily Standup
- Scrim Board
- Burndown Chart
- Definition of done
- Sprint Review
- Sprint Retrospektive
- Product Backlog Grooming
Wozu dient ein Scrum Board?
- Sprint Fortschritskontrolle
- Rollende Planung
Auf was basiert ein Sprint Burndown?
- Schaetzungen von der Sprintplanung (geplant)
- Restaufwandschaetzung von User Stories / Tasks (in Arbeit)
Definieren Sie den Begriff "Projekt"
- Abgegrenzt
- Komplex und/oder kompliziert
- Brauchen Organisation mit Projektmethode
Nach Jenny:
“Projekte sind in sich abgegrenzte, komplexe und/oder komplizierte Auftraege, deren Erfuellung eine Organisation bedingt, die fuer die Umsetzung der Taetigkeiten eine Projektmethode anwendet, mit der alle anfallenden Arbeiten geplant, gesteuert, durchgefuehrt und kontrolliert werden koennen.”
Was muss eine Projektmethode alles hergeben?
Anfallende Arbeiten muessen:
- geplant
- gesteuert
- durchgefuerht
- kontrolliert
werden koennen.
Wodurch zeichnet sich Komplexitaet in Hinblick auf Projekte aus?
- eine grosse Anzahl von Variablen, die die Situation beschreiben.
- eine starke Vernetzung der beteiligten Variablen – also gegenseitige Abhängigkeiten
- Polytelie, d.h. viele sich gegenseitig beeinflussende und sogar widersprechende Ziele
- Intransparenz im Hinblick auf die beteiligten Variablen und deren Abhängigkeiten sowie die Zielstellung
- hohe Dynamik der Problemsituation – d.h. unvorhersehbare Änderungen
Hat folgendes Vorhaben Projektcharakter?
"Ein Kunde meldet, dass er in letzter Zeit immer wieder Probleme habe, sich an einem Hotspot anzumelden. Er bittet um Lösung bis 14:00! Das Netzwerk-Team startet die notwendigen Abklärungen."
Nein
Hat folgendes Vorhaben Projektcharakter?
"Abloesung eines bestehenden Mail-Systems durch ein OpenSource-Produkt"
Ja
Definieren Sie den Begriff "Projektmanagement"
Nach DIN:
"Gesamtheit von Fuehrungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln fuer die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten."
Oder einfach nach GI:
"Das Projekt fuehren, kontrollieren, steuern und kontrollieren."
Was ist Projekterfolg?
"Projekterfolg wird gleichsetzt mit dem Erreichen des vorgegeben Ziels/Produkts, ohne den festgelegten Zeit- und Kostenrahmen ueberschritten zu haben."
Also:
- Erreichen der Ziele
- Keine Zeitueberschreitungen
- Keine Kostenueberschreitungen
Was ist ein Projekt-Misserfolg?
- Ueberschreiten der Zeit
oder:
- Ueberschreiten der Kosten
oder:
- Nichterfuellung der Produktfunktionalitaet
Was ist das Teufelsquadrat?
Quadrat zur Abwaegung von Zeit, Kosten, Qualitaet und Leistung fuer ein Projekt.
Kann ein Projekt auch erfolgreich gewesen sein, wenn es verspaetet, teuer oder mit weniger Umfang realisiert wurde? Wieso?
Projekterfolg kann auch dann gegeben sein, wenn das Business aus der getätigten Investition einen Nutzen zieht (effektiver und effizienter), unabhängig davon, ob das Projekt in sich bspw. verspätet, teurer oder auch mit weniger Umfang realisiert wurde.
Definieren Sie den Begriff "Vorgehensmodell"
Unter einem Vorgehensmodell wird eine projektuebergreifende Vorgehensmethode oder Regelung verstanden, mit der Aktivitaeten und Ergebnisse eines Vorhabens aus Sicht des gesamten Projekt-[zyklus] aber auch Produktlebenszyklus umgesetzt bzw. bearbeitet werden koennen.
Was versteht man unter Projektfuehrung und Projektdurchfuehrung?
Was versteht man unter Projektdurchfuehrung?
Was versteht man unter dem Vorgehensmodell - Wasserfallmodell?
Was versteht man unter dem Vorgehensmodell - V-Modell?
Was ist der Unterschied zwischen iterativ und inkrementell?
Auf welche drei Saeulen stuetzt sich Scrum?
- Transparenz
- Ueberpruefung
- Anpassung
Was ist Scurm?
Aus was besteht ein Scrum Sprint?
- Sprint Planning
- Daily Meeting (Stand up)
- eigentliche Entwicklungsarbeit
- Sprint-Abnahme (Sprint Review / Demo)
- Sprint Retrospektive
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Cartes-fiches
Was sind die Kompetenzen des Projektleiters bei einer Linien-Projektorganisation?
- Finanzielle Kompetenz
- Fachliche Kompetenz
- Disziplinarische Kompetenz
- Administrative Kompetenz
Volle Verantwortung fuer Projekterfolg liegt beim PL.
Wer nimmt Einsitz im Projektsteuerungs-Gremium?
Wie sieht eine Stab-Linie-Projektorganisation aus?
Was sind die Aufgaben des Projektleiters bei einer Stab-Linie-Projektorganisation?
- Koordination
- hat keine Weisungsbefugnis
Wie sieht eine Matrix-Projektorganisation aus?
Was sind die Aufgaben des Projektleiters bei einer Matrix-Projektorganisation?
Regelt das Was und Wann
Was sind die Aufgaben der Linie / des Linienvorgesetzten bei einer Matrix-Projektorganisation?
Regelt das Wer, Wie, Wo, Womit
Was sind die Rollen und Gremien in einem Projekt?
Wann entsehen die meisten Plaene und Dokumente im klassichen Vorgehen?
In dern Initialisierungsphase (up front)
Wofuer ist SoDa die Abkuerzung?
Sotfware Development agile
Erklaeren Sie die iterativ-inkrementelle Idee hinter SoDa!
Welche Rollen gibt es in SoDa?
- Projektleiter
- Product Owner
- Scrum Master
- Scrum Team
Was ist die Rolle des Projektleiters in SoDa?
- Schluesselrolle in der Initialisierungs- und Einfuehrungsphase:
- Rahmenplanung
- Organisation
- Meilensteine
- Releases
- Einfuehrung
Was ist die Rolle des Scrum Masters in SoDa?
- servant leader fuer das Team und den Product Owner:
- Unterstuetzt korrektes Vorgehen
- Stellt Qualitaet sicher
Was ist die Rolle des Scrum Teams in SoDa?
- Entwickler
- sind selbstorganisiert und eigenverantwortlich in den Sprints die Software entwerfen, erstellen und testen
Was sind Projektziele und weshalb braucht man sie?
Ein Ziel ist ein angestrebter zukuenftiger Zustand, welcher nach Inhalt, Zeit und Ausmass genau bestimmt ist.
- Beschreibt WAS man mit dem Projekt erreichen will
- Was soll NACH dem Projekt BESSER sein als vorher
- Beschreibt einen Zustand / Situation
Was sind Anforderungen / Requirements?
Eine Anforderung ist eine Aussgabe ueber eine Eigenschaft oder Leistung eines Produktes, eines Prozesses oder der am Prozess beteiligten Personen.
Ziele sollten "smart" formuliert werden.
Wofuer steht "smart" und was bedeutet es konkret?
Was versteht man allgemein uner Projektresultaten?
Mit Projektresultaten meint man die Arbeitsergebnisse, welche das Proejkt abzuliefern hat.
Man beschreibt, was der Auftraggeber oder die Benutzer "in die Hand" kriegen.
Warum sind gute Resultatformulierungen notwendig?
Wie ist der Zusammenhang zwischen Zielen, Resultaten und Arbeitspaketen im klassischen und hybriden Vorgehen?
Definieren Sie den Begriff "Meilenstein"!
"Ein geplanter Punkt im Projektablauf an dem vorher festgelegte, messbare (Zwischen-)Ergebnisse vorliegen, die es erlauben, den Projektfortschritt festzustellen."
Zu jedem Meilenstein gehoeren Artifakte. Welche?
- Prototypen / Prereleases / Releases
- Entwurfsdokumente
- Testprotokolle
- ...
Wann gilt ein Meilenstein als erreicht?
- wenn die geforderten Artefakte vorliegen
- ihre Ueberpruefung (Review / Test) erfolgreich war
Was ist ein Meilensteinplan und wozu braucht es ihn?
English: Gueltigkeitsbereich, Handlungsspielraum, Anwendungsbereich, Rahmen
Der Scope beschreibt einerseits was nicht zum Projekt (out of scope) und andererseits die Einschraenkungen (constraints)
Vielfach wird auch teilweise beschrieben, was zum Scope (in scope) gehoert. Trotzdem dies eigentlich mit der Beschreibung der Resultat nicht notwendig waere.
Was vesteht man unter einer Anforderung?
Eine Anforderung ist eine Soll-Aussage ueber ein System oder einen Prozess, die etwas fuer einen Beobachter oder ein Umsystem Wahrnehmbares beschreibt, naemlich:
- eine Leistung (erwuenschter Verhalten)
- eine Eigenschaft
Was ist bei der Anforderungsdefinition wichtig?
Sind um so besser formuliert, je einfacher ihre Erfuellung geprueft werden kann.
Wo werden Anforderungen erstellt und Verwaltet?
Welche Informationen soll ein Anforderungskatalog bzw. ein Product Backlog enthalten?
- Titel
- Kurzer und aussagekraeftiger Name der Anforderung
- Description
- Eine sstichwortartige aber in adaequater Tiefe erstellte Beschreibung der Anforderung
- Priority
- Die Prioritaet der Anforderung
- klassisch: in der Regel fix
- hybrid: wird vom PO laufend nachgefuehrt
- Die Prioritaet der Anforderung
- Status
- Proposed: entgegengenommen aber noch nicht akzeptiert
- Accepted: wurde geprueft und akzeptiert
- Postponed: wurde geprueft aber auf einen naechste Release verschoben
- Source
- Die Person oder Organisation von welcher die Anforderung stammt
- Complexity
- Die Einschaetzung der Komplexitaet und des Aufwandes fuer die Umsetzung der Anforderung
- klassisch: meist schaetzt der Projektleiter Komplexitaet und Aufwand
- hybrid: esrt wenn eine Anforderung ins Backlog uebernommen werden soll, laesst der PO Komplexitaet und Aufwand fuer deren Umsetzung vom Team abschaetzen
- Die Einschaetzung der Komplexitaet und des Aufwandes fuer die Umsetzung der Anforderung
- Benefit
- Stichwortartige Beschreibung des Nutzens einer Anforderung. Wird benoetigt, um die Anforderung zu priorisieren und eventuell abzulehnen.
Was sind die Unterschiede der Prioritaeten im klassischen und agilen Projektmanagement?
- Projekt-Strukturplanung (Arbeitspakete, Work Breakdown Structure)
- Ablaufplan (Abhaengigkeiten der Arbeitspakete)
- Aufwandplanung (Aufwaende in PT festlegen)
- Ressourcenplanung (Verteilung der AP auf Mitarbeiter und die Zeitlinie)
- Kostenplanung (Planung der effektiven Kosten in SFR.)
Klassisch: Was ist der Zweck des Projektstrukturplans (PSP) / Work-Breakdown-Structure (WBS)
Klassisch: Was ist ein Resultatorientierter PSP (auch Objektstrukturplan)
Verschafft einen Ueberblick ueber die Bestandteile des zu schaffenden Objekts. Die Arbeitspakete werden aus den Resultaten abgeleitet.
Klassisch: Wie ist der Zusammenhang zwischen Arbeitspaketen und Zielen / Resultaten?
Die Resultate werden aus den Zielen abgeleitet und in Haupt- und Teilresultate unterteilt. Pro Teilresultat koennen dann 1 bis N Arbeitspakete gebildet werden.
Klassisch: Was sind die einzelnen Schritte der Erarbeitung von Arbeitspaketen?
- Mapping der Anforderungen auf die Resultate
- Pro Paarung kann in der Regel ein Arbeitspaket gebildet werden
- Benennung und Beschreibung der Arbeitspakete
- Schaetzung des Aufwandes
- Aufwand in Personentagen oder -Wochen
- Vorlaeufer (Nachlaeufer)
- Feststellung der logischen Abhaengigkeiten der Arbeitspakete -> Ablaufplan
