Prozessmanagement

Mussziele müssen erreicht werden, keine Ausnahme!

Kannziele müssen mehr oder weniger erfüllt sein, kann mit hilfe einer Nutzwertanalyse hinterlegt und priorisert werden.

Systemziele: Beschreiben die Forderungen und Wünsche, die mit der neuen Lösung erreicht werden soll. (Sie beschreiben was erreicht werden soll und wie der Endzustand aussehen soll.

Unterteilung in:

• Wirtschaftliche - Welche Anforderungen werden an die Wirtschaftlichkeit gestellt. Z.B Fixkosten senken
• Funktionelle - Welche Anforderungen werden an die Funktionen einer neuen Lösung gestellt.  Z.B neue Software soll ganzen Beschaffungsprozess überwachen
• Soziale - Ziele welche die MA in den Vordergrund stellen. Die neue Büroorganisation soll allen MA entsprechen.

Vorgehensziele: Beschreiben Forderungen und Rahmenbedingungen die wärend der Umsetzungsphase zu erfüllen sind. (sind nur wärend des Projekts gültig)

• Meilensteine / Termine
• Aufwand / Kosten
• Personen / Verantwortlichkeit
• Welche Hilfsmittel sollen eingesetzt werden

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Unter Führung verstehen wir die Gesamtheit der Instutionen, Prozesse und Instrumente, welche im Rahmen der Problemlösung durch die Personengemeinschaft (mit komplexen zwischenmenschlichen Beziehungen) der Willensbildung (Planung und Entscheid) und der Willensdurchsetzung (Anordnung und Kontrolle dient)

Werkzeuge und Begriffe der Unternehmensführung

• Vision und Mission
• Leitbild
• Kultur
• Strategie

Diese stellen die Gesetzgebung der Unternehmung dar. (Instrumente müssen immer überprüft werden, das diese aufeinander aufbauen)

• Leitstern - Ganzeinheitliche, vorrausschauende Darstellung des Unternehmungszwecks, und der Wege
• z.B welchen Nutzen will unsere Unternehmung für die Gesellschaft stiften

• Enthält allgemeine Grundsätze über angestrebte Ziele und Verhaltensweisen des Unternehmens, nach welche sich unternehmerische Tätigkeiten richten
• Stellt den gewünschten Zielzustand dar
  z.B Was ist unser Unternehmen, Sinn und Zweck, Grundsätze zur Führung...

• gehört zu den sogenannt weichen Faktoren der Unternehmungsführung.
• Darunter verstehen wir sämtliche Normen, Wertvorstellungen und Denkhaltungen, welche das Verhalten aller MA auf allen Ebenen.
  Z.b Beförderungspraxis
  Bedeutung des Kunden
  Kleiderregelung
  Mitsprachemöglichkeiten...

• Ist die Gesamtheit aller Entscheidungen über wichtige Erfolgsfaktoren einer Unternehmung der nächsten 3-5 Jahre
• z.B Mit welchen Produkten und Dienstleistungen wollen wir in welchen Märtken, welche Martkanteile erreichen.

Strategieentwicklungsprozess:

1. Strategische Geschäftsfelder entwickeln
2. Kundenbedürfnisse ermitteln
3. Wettbewerber analysieren
4. Kernkompetenzen ermitteln
5. Marktstrategien formulieren
6. Wettbewerbsstrategie formulieren

Beschreibung

• Vorgesetzte und Ma erarbeiten gemeinsam Zielsetzungen
• Die Auswahl der Ressourcen fällt vollständig auf den Aufgabenträger
• Delegation von Weisungsbefugnissen mit der entsprechenden Verantwortung

Voraussetzung

• Unternehmensziele müssen auf jede Funktion herunter gebrochen werden
• Klare Festlegung der Aufgabenbereiche
• Wann ist das Ziel zu erreichen
• Ziele müssen gemeinsam ausgearbeited werden

Vorteile

• Förderung der Leistungsbereitschaft, Eigeninitiative
• Hohe Idendifikation mit den Unternehmenszielen
• Starke Bindung MA-Unternehmen
• Entlastung der Chefs

Nachteile

• Hohe Kontrolle der MA erforderlich
• Gefahr zu mer Quantität als Qualität
• Das Herunterbrechen der U-Ziele auf alle Ebenen kan schwierig sein

Beschreibung

• MA arbeitet selbstädnig bis Tolleranzgrenze überschritten wird oder nich geplante Ereignisse eintretten, das Chefsache wird
• Im normalfall sind Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung klar geregelt
• Laufende Durchführung einer Abweichungsanalyse

Vorausetzung

• Kontroll -und Berichsystem
• Klare Zuständigkeitsregelung
• Alle Mitglieder der Organisation müssen Ziele und Toleranzgrenze kennen

Vorteile

• Chefs werden von Routineaufgaben entlastet
• geringer Kontrollaufwand
• Aufzeigen kritischer Probleme

Nachteile

• Kreativität ist weitgehend den Vorgesetzten vorenthalten
• Positive Abweichungen bleiben eher unbekannt

Beschreibung

• MA erhalten definierten Aufgabenbereich mit den entsprechenden Kompetenzen (Selbständiges Handeln und entscheiden)
• Verantwortung des Chefs beschränkt sich auf Führungsverantwortung (Dienstaufsicht und Erfolgskontrolle)
• Unternemerische Entscheide fallen auf die jeweiligen Eben auf.

Voraussetzung

• Stellenbeschreibung
• Bestimmung der delegierbaren und nicht delegierbaren Aufgaben
• Transparentes Zielsystem
• Tendez zu Partizipativer Führung

Vorteile

• Entlasung des Chefs
• Förderung der Eigeninitiative
• Entscheidungen werden dort getroffen, wo sie auch gefällt werden können

Nachteile

• Gefahr von nur uninteressanten Aufgaben delegieren

Beschreibung

• Diese Technik von Mündigen MA aus deren Bedrüfnisse man aus der Maslowpyramide festlegt. Man geht von dem Bedürfnis der Selbstverwirklichung aus
• Die Befriedigung der Bedürfnisse erfolgt durch nicht monotäre Anreize

Voraussetzungen

• Die Persöhnlichkeitsstruktur ist vorhanden
• Ziele, Werte und Einstellungen der MA sind Harmonisch abgestimmt mit den U - Zielen
• Zuordnung von grossen und eigenständigen Verantwortungbereichen für MA

Vorteile

• Förderung der Eigeninitiative (Leistungsmotivation
• Positives Arbeitskilma

Nachteile

• Gefahr das weniger zielorientiert gearbeitet wird
• Gefahr das Führung komplexer wird (MA haben unterschiedliche Bedürfnisse)
• Erfolg hängt stark von der Persöhnlichkeitsstruktur der Beteiligten ab

Wir kennen Zentralisation - Aufgaben an einer Stelle zusammengefasst
Wir kennen Dezentralisation - Aufgaben auf mehrere Stellen verteilt

• Job-Rotation: Wechsel zwischen planmässigen Aufgaben
• Job-Enlargement: Erweiterung der Aufgabe um weitere Abschnitte im Arbeitsprozess
• Job-Enrichment: es werden auch Vor und Nachgelagerte aufgaben erledigt, das Team arbeitet Autonom

Stellenarten:

• Leitungsstelle (Linienverantwortliche)
• Stäbe (Sekretariat)
• Ausführungsstellen

(Prozessziele sind die gewünschten Wirkungen und erreichbare Zustände von Soll- Prozessen

• kurze DL- Zeit
• Niedrige Prozesskosten
• Hohe Produktqualität
• Hohe Prozessqualität
• Hohe Kundenzufriedenheit
• Hohe MAzufriedenheit

Ziel -und Strategieprozess --->
Planungsprozess --------------->
Steuerungsprozess ------------>
MA-Führungsprozess --------->

Heisst die Aktuelle Situation und Wunschvorstellung schematisch aufzuzeigen.
Prozesse müssen im Unternehmen einheitlich modeliert werden.

• Prozesshaus (FAU)
• Strategisches Prozessmodell (->->->)
• Operatives Prozessmodel (Flussdiagramm)

Organisation ist die dauerhafte gültige Ordnung von zielorienterten soziotechnischen Systemen. Die Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Information werden durch statische (aufbauorganisatorische) und dynamische (prozessorganisatorische) Beziehungen miteinander verbunden. Dabei werden die Dimensionen festgelegt d.h. zeitliche, räumliche und mengenmässige Regelungen getroffen.

• Strategische Forderungen/Neuausrichtungen
• Ausschöpfen von Optimierungsmöglichkeiten
• Erkannte Probleme erforden Massnahmen
• Führung
• Erkenntnisse, Forderungen aus Audits
• Neue Vorschriften
• Aktives Wissensmanagement (Vorschlagswesen etc.)

• Aufgaben
• Aufgabenträger
• Sachmittel
• Informationen

• Aufgaben sind dauerhafte wirksame oder einmalige Aufforderungen, Verrichtungen an Objekten zu Erreichung von Zielen durchzuführen.
• Arbeit ist die Erfüllung von Aufgaben und Aufträgen
• Grundsätzlich gilt: Ohne Aufgaben keine Organisation und keine Organisation ohne Aufgaben

• Menschen werden auf organisatorischer Sicht als Elemente und dabei als Aufgabenträgerbezeichnet
• Organisationsarbeit kann nur dann erfolgreich sein, wenn die Interessen der Beteiligten und betroffenen mitberücksichtigt werden.
• Damit die Aufgabenträger(MA) ihre Ziele erreichen, braucht es laufende Motivation

• Sachmittel steht für sämtliche Hilfsmittel, Maschinen, Werkzeuge, Applikationen, Raumlichkeiten, etc. welche die Aufgabenträger bei der Zielerreichung entlassten und die Rahmenbedingungen zur Verfügung stellen
• Sachmittel können keine Verantwortung übernehmen
• Werden auch als Arbeitsträger bezeichnet

• Sind zweckbezogene, zielgerichtete Nachrichten, die für den Empfänger Neuigkeitswert haben und den Zielerreichung dienen.
• Sämtliche Informationen und Teile davon, die für die erreichung der Ziele von Empfänger direkten nutzen bringen sind mit dem Begriff Redundanz zusammengefasst

• Zeit
• Raum
• Menge

• Aufbauorganisation
• Ablauforganisation

-Die Aufbauorganisation ist eine Gliederung (Struktur) im Unternehmen, in Form eines Organigrammes zum Beispiel. Es befasst sich mit der Ordnung von Aufgaben.
-Die Ablauforganisation regelt zeitlich, räumlich und menschenmässige Ablaufpozesse. Hier wird definiert wie die Aufgaben erfüllt werden sollen.

• Funktionsorientierte Organisation
• Objektorientiere Organisation
• Matrix Organisation

Vorteile

• Spezialisierung der Vorgesetzten
• Grössenvorteile
• Bessere Auslastung
• Sachmitteleinsatz lohnt sich

Nachteile

• hoher Kordinationsaufwand
• Bereichsegoismuns
• zwingt zur Zentralisation
• Denken in Funktionen anstelle Kundenanforderungen

Hauptinstrumente für Dokumentation

• Organigramm
• Stellenbeschreibung
• Funktionendiagramm

Vorteile

• Kompetenzkonflikte werden durch klare zuständigkeit verhindert
• Präzise Vorgaben für Stellenbesetzung
• Kleiner Aufwand bei ànderungen

Nachteile

• Abgrenzungsschwierigkeiten bei Aufgabengliederung
• Gefahr der èberorganisation
• Detaillierte Regelungen lassen sich in diesem Schema nicht darstellen
• Behinderung von Initiative und Kreativität

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Ziele beschreiben einen angestrebten Soll-Zustand oder die Realisierung einer bestimmten Wirkung. Ziele stellen dabei auch die wesentlichen Messgrössen dar, wen es darum geht, die erfolgreiche Erfüllung einer Aufgabe zu messen.

Ziele nach SMART!!!

IST -------->SOLL   (Veränderung)

Sind Leitbild, Strategie, Unternehmenskultur etc. einmal festgelegt und der Entscheid für eine Managmenttechnik gefallen, ist die Basis für den Unternehmensweiten Zielkatalog gelegt.