PbMB
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Cartes-fiches
Klassische Medien der internen Kommunikation?
Veranstaltungen
Management Informationen (agora)
Mitarbeitergespräch
Newsletter
Protokolle
Elektronische Medien für die Interne Kommunikation?
Intranet
Skype(Video und Chat)
VC
Wozu ein Protokoll?
Information
Beweismittel
Dokumentation
Ergebnisliste (Pendenzenliste die sich daraus ergibt)
Führungsmittel
Grundlage zur weiteren Bearbeitung
Protokolle sind keine Notizen!
Protokoll ist ausführlicher
Darstellung der Vorgänge, Handlungen und Verhandlungen
Protokoll immer auf der Sachebene schreiben
Anforderungen an ein Protokoll
inhaltlich und sprachlich richtig
unparteiisch
klar, kurz und übersichtlich
Verfasser muss erkennbar sein
Die wichtigsten Protokollarten
Transkription: alles Protokolliert auch äämm..und..ääääh..
Wortprotokoll: wie die Wortmeldungen an der GV (ää, und, etc. bleibt weg)
Verlaufsprotokoll: Verlauf der Sitzung wiedergegeben (Klose informiert über....) (Präsens o. Präteritum)
Ergebnisprotokoll: Beschlussprotokoll (Präsens)
Unterrichtsprotokoll: Mischung von Verlaufs- und Ergebnisprotokoll (GL)
Gespräche müssen in der indirekten Rede protokolliert werden
Vorbereitung auf eine Sitzung die man protokolliert
Lesen der früheren Protokolle
Traktanden einfordern
Teilnehmer prüfen
allenfalls Reglemente, Statuten dabei haben (lin)
evt. auf Tonband aufnehmen
Direkt vor der Sitzung
Protokollentwurf bereit haben
Laptop, Ladegerät
Evt. Unterlagen für Teilnehmer bereit haben (Handout)
Reglemente dabei?
Während der Sitzung
konzentrieren
notieren wer was sagt (zb. Klose zu Folie 1, lalalalalala)
nach jedem Traktandum "Enter"
Anträge und Beschlüsse sehr genau protokollieren
Fokus auf Zahlen
Bei Unklarheiten direkt oder nach der Sitzung nachfragen
Nach der Sitzung
Schreibstil für die Zielgruppe
Protokoll sofort verfassen und direkt versenden (spätestens nach 3 Tagen)
Pendenzenliste führen
Formelles zum Protokoll (Aufbau)
Protokollkopf: Thema, Datum, Ort, Beginnn/Ende, An- und Abwesende, Protokollführer, Vorsitz, Traktanden
Hauptteil: Das eigentliche Protokoll
Schluss: Nächste Sitzung (Ort und Datum), Unterschrift Vorstiz und Protokollführer
Richtige Notiztechnik
Viel notieren
nicht an Papier/Seiten sparen
Anträge und Beschlüsse wörtlich
Redewechsel deutlich signalisieren
Anforderungen an den Protokollführer?
Hören, filtern, schreiben
Protokollsprache
Authentische WIedergabe
im Präsens oder Präteritum
Anträge und Beschlüsse können in DIREKTER Rede formuliert werden (auf jeden Fall wörtlich) (X interessiert oder X interessierte)
Meinungen und Behauptungen in INDIREKTER Rede (x teilt mit, y sei nicht dieser Meinung)
Was gehört nicht ins Protokoll?
ausführlicher Bericht über Begrüssung und Schluss
nichstssagende oder abschweifende Äusserungen
unhöfliche oder vertrauliche Bemerkungen
Stilistische Kriterien
Namen einheitlich (muh, Hans Muster, Muster)
keine Fèllwörter
Verben statt Substantivierungen (prüfen statt einen Prüfung unterziehen)
Aktiv statt Passiv
Keine Verdoppelung
Wann direkte und wann indirekte Rede?
Direkte: Anträge und Beschlüsse
Der Vorsitzende hält fest, dass das Projekt abgelehnt wird.
Indirekte: Meinungen und Äusserungen
Der Vorsitzende regt an, dass das Projekt nochmals geprüft werden soll.
Typische Beispiele für Floskeln
aber, absolut, also, an sich, eigentlich, ganz, gewissermasse, im Prinzip, irgendwie, irgendwas, nämlich, nunmehr, relativ, sehr, so gesehen, sozusagen, wirklich, ziemlich, vielleicht, dass
Vorsichtig mit würde, könnte, und dass Sätzen
Genehmigung und Verteilung
Beschlussprotokoll kann sofort genehmigt werden
Verlaufsprotokoll in der nächsten Sitzung
Genehmigte Protokolle werden nicht mehr geändert
Verteildatum auf Protokoll schreiben
Die häufigsten Fehler
mangelnde Vorbereitung
Unsicherheit
Probleme beim Zuhören und Notieren
vorschnelles AUfgeben
subjektiv oder verfälschte Formulierungen
Inhalt Akten-/Gesprächsnotiz
Datum, Uhrzeit
Teilnehmende
Kontaktdaten
Art der Besprechung
Thema
Wichtige inhaltliche Punkte
Weiteres Vorgehen
Verfasser
Verteiler
