Grundlagen Prozessmanagement

- bedeutet, die vom betroffenen Mitarbeiter vorgenommene - Regelung von Einzelfällen

- einmalig gültige Regelung

Beispiel: Herr Müller hat für morgen früh einen Flug nach Genfgebucht. Am nächsten morgen erfährt Herr Müller, dass infolge starken Schneefalls sein Flug annulliert werden musste. Herr Müller entschliesst sich nun, per Bahn nach Genf zu reisen.

- eine zeitlich befristete Regelung

- nach Ablauf dieser Frist, muss diese überprüft und überarbeitet werden

Beispiel: Die Firma Müller und Söhne hat eben ein neues ERP-System eingeführt. Da beim Testing festgestellt wurde, dass der automatische Export der Lagerbestandsdaten noch nicht zuverlässig funktioniert, veranlasst der Projektleiter, dass der Export die ersten 2 Monate noch manuell durch einen Innendienstmitarbeiter angestossen werden muss.

- Stabile Oganisationen haben geregelte Abläufe. Diese Abläufe werden tagtäglich wiederholt und haben sich gut und fehlerfrei etabliert. Der Kunde profitiert somit von einer hohen Qualität dank wenig Fehlern. 

- Stabile Organisationenhaben rasche und kostengünstige Abläufe. Der Kunde bekommt so sein Produkt rasch und zu einem günstigen Preis

- Ohne Flexibilität kann nicht auf abweichende Kundenwünsche eingegangen werden. Es sollte also einausgewogenes Verhältnis erreicht werden

Elemente: Aufgabe, Aufgabenträger, Sachmittel, Information

Dimensionen: Zeit, Raum, Menge

Beziehnungen: Aufbauorganisation, Prozessorganisation

wird meist mittels;

- Organigramm

- Stellenbeschreibun

- Anforderungsprofil

- Funktionendiagramm

aufgezeigt

Bei Mitarbeiter im Gleichgewicht sind: Aufgabe, Kopetenz und Verantwortung

Sündenbock: Sündenbock hat die Verantwortung für eine Aufgabe erhalten, es ist jedoch nicht seine Aufgabe es zu erledigen und er hat nicht die nötige Kompetenz (kein Zugriff auf System)

Wasserträger: Wasserträger hat die Verantwortung und es ist auch seine Aufgabe etwas zu tun, jedoch hat er nicht die nötige Kompetenz (kein Zugriff auf System)

jede Stelle hat mehrere Vorgesetzte / empfängt von mehreren Instanzen Weisungen / Bekannteste Form: Matrixorganisation

Kunden: bei einer Bank zwischen Grosskunden, Kleinkunden und Firmenkunden

Produkte: Bei einer Einkaufskette zwischen Lebensmitteln, Kleidern, etc.

Regionen: Bern, Zürich etc.

Dabei wird geschaut, dass der Prozess vor der Aufbauorganisation definiert wird um möglichst wenige Schnittstellen zu haben.

- Kollegien: zeitlich befristete Gruppierungen von Stellen zur Lösung von Aufträgen

- Ausschüsse: auf Dauer eingerichtet

- Workshops: können einige Stunden oder einige Tage dauern. Werden eingerichtet um konkrete Probleme zu bearbeiten

- Projektgruppen: zeitlich befristet. Wenn das definierte Ziel erreicht wird, werden diese aufgelöst. 

Als Durchlaufzeit wird die Zeitdauer bezeichnet, die für die Bearbeitung eines einzelnen Vorganges benötigt wird. Dazu gehören auch Transport- und Liegezeiten. 

Berechnung: 

Bearbeitungszeig + Liegezeit + Transportzeit = Durchlaufzeit

Der Vorteil, Prozesse in Teil- bzw. Subprozesse zu unterteilen, liegt darin, dass diese Teilprozesse in anderen Prozessen ebenfall verwendet werden können. 

Bei einer Änderung muss nur ein Prozess angepasst werden und nicht alle Prozesse einzeln

- Die Leistung des Prozesses hat einen Mehrwert für den Kunden

- haben eine direkte Schnittstelle zum Kunden

Beispiel: Bei einer Fluggesellschaft wäre dies z.B. der Verkauf von Tickets über das Internet

- Tragen nicht direkt zur Wertschöpfung bei, unterstützen jedoch die Kernprozesse und ermöglichen erst die Ausführung dieser.

Beispiel: Damit die Fluggsellschaft die Flugtickets verkaufen kann, muss diese Unterstützung durch erfahrene IT-Mitarbeiter erhalten. Der Kernprozess "Ticketverkauf" ist nur dank dem Prozess "Webseitenerstllung" möglich

- diese setzen die Rahmenbedingungen, dienen der Strategieentwicklung, Planung und sichern die Prozess- und Produktqualität.

Beispiel: Die Führung der Fluggesellschaft entscheidet, den Verkauf von Tickets über das Internet zu lancieren.

z.B. Rezepte in einem Kochbuch werden so dargestellt

Hilfe: Optische Hilfsmitten wie Einrückungen, Unterstreichungen, Absätze

In den Symbolen kommt kein Text vor

Nachricht: Wissen über Zustände und Ereignisse der Realität.

Information: Zweckbezogene („nützliche“) Nachrichten, die für den Empfänger Neuigkeitswert haben.

Redundanz: Teil einer Nachricht, der für den Empfänger keinen unmittelbaren Zweckbezug und/oder keinen Neuigkeitswert hat (nicht „nützlich“) ist.

Dieses Prinzip enthält die Begriffe: Mitarbeiter, Sündenbock und Wasserträger.

Mit der Aufgabenverlagerung muss ebenfalls eine Verlagerung der Kompetenz und Verantwortung erfolgen