01 KVT - Vor der Rede

1. Vorbereitungsphase

2. Durchführungsphase

3. Kontrollphase (Meeting-Auswertung)

- Inhaltliche Vorbereitung / Planungsphase

- Organisatorische Vorbereitung

- Persönliche Vorbereitung

- Einleitung

- Hauptteil

- Schluss

- Protokoll

- Pendenzenliste

- Schlussberichte

- Umfragen

- Zielsetzung formulieren

- Themen festlegen

- Meetingart bestimmen

1. Informationsaustausch

2. Entscheidvorbereitung

3. Beschlussfassung

4. Konfliktschlichtung

5. Ausbildung

- quantifizierbar oft nicht möglich

- qualitative Ziele kontrollierbar formulieren (Endzustand)

Informationsziel:

Am M-Schluss sind die M-TN über die neuste … informiert und sind in der Lage die Bestimmungen umzusetzen.

Entscheidvorbereitungsziel:

Am M-Schluss sind die relevanten Entscheidungskriterien aufgedeckt klassifiziert

Beschlussfassung:

Am M-Schluss sind die auszurichtenden Dividenden definiert

Konfliktschlichtungsziel:

Am M-Schluss sind die Konfliktursachen bei den Betroffenen bekannt und erläutert. Den Betroffenen ist die Lösung des Konflikts bekannt und sie sind sich über das Vorgehen sicher.

Ausbildungsziel:

Nach dem M wissen die M-TN Sinn und Zweck, Aufgaben und Ziele der PR Bescheid und beherrschen das neue Organigramm und kennen die Prozessabläufe.

- Sachverhalte und Aspekte

- Gemeinsame Wissens- und Informationsgrundlage

- Gesamtzusammenhang

Inhalte Traktandenliste

- Ablauf

- Zeitmanagement

- Teilnehmende

1. Anzahl und Zusammensetzung der Teilnehmenden

2. Ziel, Inhalt und Dauer des Meetings

3. Art und Umfang der Vorbereitung

4. Gliederung und Ablauf des Meetings

5. Organisationsaufwand

6. Hilfsmittel & Dokumentation

Sitzung

Teilnehmende (3-12)

Ziele (I/E/B/K)

Vorbereitungsaufwand (klein)

Gliederung durch … (Leitung)

Organisationsaufwand (gering)

Hilfsmittel (wenige)

Dokumentation (Info-Protokoll)

Versammlung

Teilnehmende (viele)

Ziele (I/B)

Vorbereitungsaufwand (gross)

Gliederung durch … (Traktanden)

Organisationsaufwand (mittel)

Hilfsmittel (einige)

Dokumentation (Beschluss-Protokoll)

Kongress

Teilnehmende (Wissenschaftler)

Ziele (I/A)

Vorbereitungsaufwand (sehr gross)

Gliederung durch … (Programm)

Organisationsaufwand (aufwendig)

Hilfsmittel (viele)

Dokumentation (Unterlagen, Presseberichte)

- M-Leitung

- Anzahl TN: so wenige wie möglich

- welche TN einladen (vorgeschriebene, beschlussfähige, fachlich qualifiziert

- Absender

- Empfängerkreis

- Bezeichnung der Veranstaltung

- Wochentag/Datum/Zeit

- Ort/Gebäude/Stockwerk/Raum

- Anrede

- Einleitung

- Gegenstand

- Besondere Hinweise (Sprache, Übersetzung, Vorbereitungsstand)

- Dauer

- Erreichbarkeit

- Unterlagen / Beilagen

- Ansprechpartner

- richtiges Datum

- Anreise

- Sitzordnung

- Lichtverhältnisse und Raumtemperatur

- Hilfsmittel

- Erfrischungen & Getränke

- Diverses (Toiletten, Deko, …)

- ML <> MTN

- MTN <> gegenseitig

- Freier Blick auf Sichthilfen von allen

- MTN bilden geschlossene Gruppe

- Tische: Fläche ohne Loch (Rechteck, Kreis)

- Notebook

- Pinwand

- Reservationsschilder

- Ablageflächen

- Moderationskoffer

Meetingzielsetzungen bestimmen Einsatz der Hilfsmittel

Kritieren:

- Tauglichkeit/Eignung/Zweckmässigkeit

- Methodik/Beherrschung

- Funktionalität

Optische Hilfsmittel

- Hellraumprojektor

- Flip-Chart

- Powerpoint

Akkustische Hilfsmittel

- Notebook

- CD

Audiovisuelle Hilfsmittel

- Tonfilm

- Videokonferenz

- Videoanlage

- personenbezogene Aspekte (welches sind richtige TN, Anzahl?)

- zeitliche Aspekte (Einladung)

- örtliche Aspekte (Ort, Lokal, Meetingraum)

- Stoff suchen, sammeln, gliedern, aufbereiten, beherrschen

- Drehbuch / Meetingplan für Meeting-Leiter

- Eigene Vorbereitung & Vorbereitung auf die anderen MTN (Sach- & Beziehungsebene)

- Lagebeurteilung bei Beschlussfassung

- Ziele (Minimal-/Maximalziele, Teil-/Zwischenziele)

- Fragen, Argumente, Gegenargumente

- Alternative / Möglichkeiten bei keiner Einigung

- Zeitverhältnisse

- Sicht der Fakten, Tatsachen, Vorkenntnisse

- gute kreative Problemlösungskonflikte