QS-Fragen-VL03

First-Party-Audit = internes Audit, innerhalb des Unternehmens, ohne Beteiligung externer oder unabhängiger Dritter. Team besteht aus Mitarbeitern anderer Abteilungen.

Second-Party-Audit = Externe Audits, mit Partnern (Kunden oder Lieferanten) der Wertschöpfungskette (Supply Chain) zusammen. Team besteht aus Mitarbeitern des Unternehmens, sowie Mitarbeitern des Partners.

Third-Party-Audit = Audit durch ein externes unabhängiges Institut. Informationen gehen an Partner, sowie an Unternehmen selber (zur Eigenkontrolle). Team ausschließlich vom Institut (unabhängig).

- Ermittlung der Wirksamkeit des Managementsystems

- Erkennen von Verbesserungspotenzialen innerhalb der Prozesse oder in Schnittstellen

- In Vorbereitung auf ein Zertifizierungsaudit sicherstellen, dass alle Abläufe normkonform sind

 - bezogen auf den Auditor          + bezogen an das Audit

- Ethisches Verhalten

Ist die Grundlage des Berufsbildes. Ein Auditor muss jedem Gesprächspartner egal welche Nationalität, Religion und Geschlecht Respekt und Toleranz entgegenbringen.

- Sachliche Darstellung

Die Pflicht, wahrheitsgemäß und genau zu berichten.

- Angemessene berufliche Sorgfalt

Der Auditor muss über eine gewisse fachliche Kompetenz verfügen. Nur somit kann er unterscheiden, ob ein vorgetragener oder verlangter Sachverhalt überhaupt umsetzbar ist.

+ Unabhängigkeit

Die Auditoren dürfen keine Verantwortung für die Tätigkeiten tragen, die im Rahmen ihres Audits untersucht werden.

+ Auf objektive Nachweise setzen

Rationale Grundlage, um zu zuverlässigen und nachvollziehbaren Auditschlussfolgerungen zu gelangen.

1. Veranlassung des Audits: Auswahl Auditteam, Bestimmung des Auditleiters, Aufgabenverteilung, Zeitliche Planung von Audits (Jahresplan), Kontaktaufnahme zur auditierenden Einheit, Einholung von Informationen über Sicherheitsvorschriften

2. Vorbereitung der Vor-Ort-Tätigkeiten: Erstellung des Auditplans für das konkret durchzuführende Audit unter Berücksichtigung des vorgegebenen Auditjahresplans, Überprüfung und Bewertung der Vorgabedokumente (Arbeitsdokumente) des zu auditierenden Bereiches, Ermittlung der Konformität, ggf. Bericht zur Dokumentenprüfung, Entscheidung über Durchführbarkeit oder Unterbrechung, Festlegung der einzusehenden

Nachweisdokumente, Entwickeln oder Ergänzen einer Frageliste mit eigenen Fragen, Einsichtnahme in frühere Auditberichte des Prozesses. Es müssen auch die Maßnahmen aus vorangegangenen Audits überprüft werden (Wirksamkeitsprüfung) und daher in die Frageliste aufgenommen werden.

3. Durchführung der  Audittätigkeiten vor Ort: Eröffnungsbesprechung, Gesprächen zu den einzelnen Themen/Prozessen mit den ausgewählten Mitarbeitern oder Führungskräften

entsprechend der Auditfrageliste am Arbeitsplatz, Erfassung und Verifizierung von Informationen, Treffen von Auditfeststellungen (Konformität, Abweichungen, Verbesserungsvorschläge), Zwischenauswertungen, Erarbeitung von Schlussfolgerungen

und Empfehlungen, Abschlussbesprechung

4. Erstellung, Genehmigung und Verteilung des Auditberichts: Auditumfang, Auditschwerpunkt, Zeit und Ort, Auditleiter, Auditteam, Teilnehmer, Protokoll zum Audit mit den Auditergebnisse, Bericht über vereinbarte Folgemaßnahmen, Korrekturmaßnahmen, Verbesserungsmaßnahmen, Verteiler

5. Abschluss des Audits: Bericht verteilen, Überprüfung der Durchführung von Korrektur- und

Verbesserungsmaßnahmen, Nachweis der Beseitigung von Abweichungen, Unterlagen aufbewahren und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. vernichten

Ein internes Audit kann von eigenen Mitarbeitern aufgrund des speziellen Fachwissens durchgeführt werden.

Ein grundlegender Ansatz des internen Audits ist es aber, das der Auditor unabhängig sein muss.

Daher sollte das Auditteam gemischt zusammengesetzt  sein.

Im Auditteam sollte ein Mitglied aus dem QM sein oder der QM-Beauftragte.

Dieser sollte begleitet und unterstützt werden durch 1 bis 2 weitere Auditoren, die aus anderen Unternehmensbereichen kommen.

Audits werden gemäß eines festgelegten Auditprogramms durchgeführt. Im Rahmen einer Risikoanalyse ist die Häufigkeit der Audits zu bestimmen (K.O.-Kriterium).

Ferner gibt es weiter Regelungen wie z.B.:

Das Im Verlauf eines Jahres alle Abteilungen und Prozesse, die im QMS beschrieben sind, mindestens einmal auditiert werden sollen.

GLOBALG.A.P fordert mind. einmal jährlich Eigenkontrollen mit Hilfe einer vorgegebenen Checkliste.

Der IFS fordert, das in kritischen Bereichen mind. einmal jährlich interne Audits durchgeführt werden müssen.