Projektmanagement - Folie 3

Systementwicklung:

Initialisierung, Voranalyse, Konzept, Realisierung, Einführung, Abschluss

Systemadaption:

Initialisierung, Voranalyse, Evaluation, Implementierung, Einführung, Abschluss

GANTT-CHARTS

Eine Idee, die zunächst als Projekt initiiert werden muss.

- Beobachtungen (des Managements oder eines Mitarbeitenden) führen zu einer Idee

- Ein Problem oder Missstand werden aufgedeckt und sollen gelöst werden.

- Exogene Faktoren (Krise)

-> Ziele: Einholung der Zusage der UL zur Lancierung des Projekts

WER? 
- Projektleiter
- Verantwortliche Abteilung

WIE?
Ausfüllen eines Projektbeschriebs / Projektauftrags

WEITERES VORGEHEN
- Genehmigung des Projektauftrags durch Arbeitgeber
- Beginn des Projekts
 

- Projektziele
- Ausgangslage / Rahmenbedingungen
- Nutzen ggü. Nichtrealisierung
- Chancen und Risiken
- Vorgehen (Teilprojekte)
- Terminplan
- Organisation und Ressourcen

Namen, der einen Bezug zum Thema schafft oder einen Geheimcode darstellt.

(z.B. Fox (Gletscher), Status Mermaid)

Anhand eines standardisierten Projektbeschriebs - dieser wird als Projektauftrag verstanden.

Sind zu "sportlich", weil Abhängigkeiten zu wenig berücksichtigt werden.

- Arbeitsaufwand für einzelne Tätigkeiten schätzen

- Ferienabwesenheiten berücksichtigen

- Zeitbudgets von externen Partner berücksichtigen

- volle Agenden von Schlüsselpersonen (Lenkungsausschuss) berücksichtigen

- Zeitpuffer grosszügig im Voraus einplanen

- Alle Termine (wie Workshops) von Start bis zum Ende des Projektes bereits am Anfang terminieren und fixieren

- Nach Abschluss der einzelnen Phasen soll der Zeitplan überprüft und bei Bedarf angepasst werden

- Gedanken zur Durchführbarkeit und dem Nutzen der eigenen Idee
- Lässt sich das Problem so lösen?

Ziele:

ANALYSE UND REALISIERUNG

- Machbarkeitsprüfung
- Analyse der Option & Lösungsvorschlag
- Kosten-/Nutzenschätzung
- finanzielle Auswirkungne, Investitionen
- Terminplanung

WER?
- Projektleiter
- Projektteam

WIE?
- Kick-off: markiert den Beginn eines Projekts mit dem Team
- Erstellen einer Studie
- Inhalt gemäss Ziele

WEITERES VORGEHEN
- Präsentation der Studie vor dem Leitungsausschuss (LA)
- Entscheid über Durchführung des Projekts und Auswahl der zu bearbeitenden Lösung durch LA

Zentrale Rolle bei Projekten

- steht am Beginn eines Projekts oder einer Projektphase

- Zeitpunkt der Durchführung variiert (früher Kick-off: Projektmarketing und Motivation für das Projekt; späterer Zeitpunkt: Abstimmung des konkreten Arbeitsbeginns und Information der Beteiligten)

- Teilnehmer: mind. alles Mitglieder des Projektteams ggf. unter Hinzunahme des Arbeitgebers

erläutert Bearbeitung und Umsetzung der ausgewählten Lösung

- Entscheidung zur Durchführung wurde getroffen
- Vorgabe der Projektrichtung durch LA

Ziele:

DETAILAUSARBEITUNG DES KONZEPTS

- Erläuterung der Lösung
- Einholen von Offerten
- Detailplanung für Umsetzung
- Verfeinerung Budget und Investitionen

WER?
- Projektleiter
- Projektteam

WIE?
- Erarbeitung eines Konzepts für die gewählte Lösung
- basiert auf den Erkenntnissen der Studie
- Inhalt gemäss Ziele

WEITERES VORGEHEN
- Präsentation des Konzepts vor dem Auftraggeber (LA, Geschäftsleitung)
- Entscheid über die Realisierung des Projekts und Validierung der Ressourcen

- Anforderungen ermitteln

- Projektumfang skizzieren

- Ergebnisse formulieren

- Erfolgskriterien beschreiben

- Wirtschaftlichkeit schätzen

- Risiken genauer beschreiben

- Nutzwert-Analyse (Handlungsoptionen)

- Szenario-Modellierung

- Work Breakdown Struktur (WBS)

- Morphologischer Kasten

- Ressourcen-Histogramm

- Termin- und Kostenplan

- FMEA-Analyse

Konzeptphase ist ein iterativer Prozes zwischen Planung, Steuerung und Durchführung - es wird in Optionen / Handlungsvarianten gedacht

1. Wie sind die gestellte Bedingungen beachtet worden?
2. Sind die in der Vorstudie ausgewählten Varianten konsequent weiterverfolgt?
3. Bestehende Änderungen der Vorstudie bezüglich Zielsetzung, Systemgrenzen und -gestaltung? Gerechtfertigt? Auswirkungen?
4. Wie wurden die gewünschten Änderungen im Projektplan berücksichtigt?
5. Sind die Schätzungen von Mengen, Häufigkeiten und Terminen so konkret, dass sie umgesetzt werden können?

6. Vor- und Nachteile / Risiken ersichtlich
7. Ergebnisse Wirtschaftlichkeitsanalyse, Break Even Analyse?
8. finanzielle Mittel gesichert?
9. Ressourcen zugesichert?
10. Vorgehen der Realisierungsphase mit allen Beteiligten abgestimmt?

- Konzept wurde vom LA validiert
- Entscheidung zur Umsetzung des Projekts

Ziel:

Umsetzung der ausgearbeiteten Lösung

WER?
- Projektleiter
- Projektteam

WIE?
Ausgearbeitete Lösung wird:
- realisiert
- implementiert
- getestet
- ins operative übertragen

WEITERES VORGEHEN
- laufende Informierung des Auftraggebers/LA über Fortschritte und allfällige Probleme oder Abweichungen von Budget und Ressourcen
- Operative Übergabe
 

Besagt, dass 80% des Ertrags von 20% des Aufwands eines Projekts erreicht werden.

80% Ertrag von 20% des Aufwands
80% Wirkung durch 20% der Ursachen
8'% der Ergebnisse aus 20% der Anstrengungen

-> Minderheit der Ursachen, des Aufwands oder der anstrengungen führt zu einer Mehrheit der Wirkungen, des Ertrags oder der Ergebnisse. (vier Fünftel der Anstrengung sind weitgehend unbedeutend)

Projektplanungs- und Controllingsinstrument

Teilprojekt - Nr. - Aufgabe/Task - Verantwortlich - Umsetzung/Wer - Bis Wann - Status - Priorität

Was, Wer, Wann, Wie wichtig, Wo stehen wir

Soll Anzeigen, ob das Projekt auf Kurs ist

Kosten
Termine
Ressourcen
finanzielle Auswirkungen

Grün:
Das Projekt läuft wie geplant. Projektziele und Meilensteine werden erreicht.
Massnahmen: keine

Gelb:
Der Projektverlauf weicht gegenüber dem Plan ab. Die Erreichung der Projektziele ist nicht gefährdet.
Massnahmen: Korrekturmassnahmen sind notwendig und liegen in der Kompetenz des Projektleiters

Rot:
Der Projektverlauf weicht gegenüber dem Plan ab. Die Erreichung der Projektziele ist gefährdet.
Massnahmen: überschreiten die Kompetenz des Projektleiters -> Auftraggeber muss zur Genehmigung und ggf. zur Beauftragung von Korrekturmassnahmen konsultiert werden.

- Projekt ist umgesetzt und implementiert
- technischer, administrativer und finanzieller Abschluss des Projekts

Ziele:

- Abschluss des Projekts
- Bilanz bezüglich operationeller Nutzung

WER?
Projektleiter

WIE?
- Erstellen eines kurzen Abschlussberichts
- Debriefing - Workshop "Feedback"

WEITERES VORGEHEN
- Projekt wird von LA oder Projektauftraggeber als abgeschlossen beurteilt
- bei negativer Bilanz sind Verbesserungen notwendig

- Projektabschlussworkshop vorbereiten
-> Auswahl Teilnehmer / Einladung / Erfassung Ist-Aufwände / Aufbereitung Projektdaten / Analysen und Statistiken vorbereiten

- Projektabschlussworkshop durchführen
-> Erhebung Projektstatus / Planung Nachprojektphase (Folgeprojekte, Restaufgaben) / Reflexion Teamarbeit / Lessons Learned / Adaption des Business-Case etc.

- Projektdokumentation abschliessen
-> Überarbeitung Projektpläne + Prokekthandbuch / Erstellung Protokoll Projekt-Abschlusssitzung / Abschlussbericht / 

- abschliessende PAG-Sitzung durchführen
-> Projektabschlussbericht + Pläne / Präsentation relevanter Erkenntnisse aus WS / Diskussion Erkenntnisse Auftraggeber / Bewertung / Abschluss, Entlastung des Projektleiters

Kurz, knapp und auf den Punkt

stellt formale Abnahme des Projekts dar

Inhalte:

- Darstellung der Projektergebnisse
- Gesamteindruck
- Beurteilung der Realisierung der Projektziele
- Reflexion der Projekterfahrungen
- Planung der Nachprojektphasen / Restaufgaben
- Formale Abnahme

Umfang:
- mit oder ohne Letztversion oder Detailpläne
- Bericht für alle Zielgruppen oder differenziert