Projektmanagement BFH
KW 44
KW 44
Kartei Details
| Karten | 16 |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | BWL |
| Stufe | Grundschule |
| Erstellt / Aktualisiert | 10.01.2015 / 14.11.2019 |
| Weblink |
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Zwei Sichten auf die Projektorganisation
-
Formen der Projektorganisation
Zwischen welchen Projektorganisaitonsformen wird unterschieden?
- Linien-Projektorganisation (=Reine Projektorganisation)
- Matrix-Projektorganisation
- Stab-Linien-Projektorganisation (= Einfluss-Projektorganisation, = Projektkoordination)
Linien-Projektorganisation
- Eigenschaften
- Anwendungsgebiete
- Vorteile und Nachteile
Linien-Projektorganisation (=reine Projektorganisation)
▶ In der reinen Projektorganisation sind die Mitarbeiter (theoretisch) zu 100% ihrer Kapazität in das Projekt eingebunden.
▶ Der Projektleiter erhält alle fachlichen und disziplinarischen Weisungsbefugnisse.
▶ Die reine Projektorganisation unterscheidet sich von einer Organisationseinheit in der Linienorganisation
(Abteilung, Bereich) v.a. durch die zeitliche Befristung und die hohe Bedeutung des Projektziels
Anwendungsgebiete
▶ grosse, sehr wichtige, sehr terminkritische Projekte
▶ Projekte mit geringer organisatorischer Verknüpfung mit anderen Stellen
Vorteile
▶ Wenige Konflikte während der Projektarbeit
▶ Hohe Identifikation und Motivation
▶ Gute Beeinflussbarkeit der Qualität, Kosten und Termine
▶ Vorteile der Gruppenarbeit kommen voll zum Tragen
Nachteile
▶ Schlechte Auslastung der vorhandenen Kapazität
▶ Rekrutierung der Projektmitarbeiter schwierig
▶ Wiedereingliederung nach Projektende schwierig
▶ Hohe Umstellungskosten
▶ Eigendynamik der Gruppe
Stab-Linien-Projektorganisation
- Eigenschaften
- Anwendungsgebiete
- Vorteile und Nachteile
▶ PL ist als Stabstelle in die Hierarchie des Unternehmens eingegliedert, er hat keine expliziten Weisungsrechte
▶ PL ist in erster Linie Informationssammler und Entscheidungsvorbereiter z.H. der Entscheider der Stammorganisation
▶ PL kann ein Quasi-Weisungsrecht besitzen, wenn er einer hohen Hierarchieebene unterstellt ist und über eine starke persönliche Autorität verfügt
▶ Keine Freistellung von MA für das Projekt
Anwendungsgebiete
▶ Weniger wichtige, dringliche und kleine Projekte
▶ Als Vorstufe in einer Vorstudie
▶ Projektleiter ist starke Persönlichkeit
Vorteile
▶ Niedrige Umstellungskosten bei Bildung und Auflösung
▶ Gute Auslastung vorhandener Kapazitäten
▶ Hohe Flexibilität, kleiner organisatorischer Aufwand
▶ Leichte Rekrutierung der Projektmitarbeiter
Nachteile
▶ Geringe Beeinflussbarkeit von Ergebnis, Terminen und Kosten
▶ Hohe Belastung der Linie
▶ Identifikation und Motivation gefährdet
▶ Akzeptanz der Ergebnisse in der Breite oft gering
Matrix-Organisation
- Eigenschaften
- Anwendungsgebiete
- Vorteile und Nachteile
▶ Die Projektmitarbeiter verbleiben organisatorisch in ihren Stammbereichen und werden zusätzlich als „Teilzeitkräfte“ im Projekt eingesetzt
▶ Für die zu erfüllenden Aufgaben sind sie dem PL unterstellt Aufteilung der Weisungsrechte
▶ Der PL entscheidet über
- den Leistungsumfang (was?),
- die Termine (wann?),
- die Kosten (wie viel?).
▶ Linienvorgesetzter verantwortlich für
- die personellen Ressourcen (wer?),
- das Know-how (wie?),
- die Qualität der Leistung (wie gut?).
Anwendungsgebiete
▶ mittlere bis grosse Projekte, wichtige und terminkritische Vorhaben,
▶ interdisziplinäre Problemstellungen, Projektleiter hat starke Position.
Vorteile
▶ Gute Kapazitätsauslastung, weniger Auslastungsschwankungen
▶ Gute Beeinflussbarkeit von Terminen und Kosten
▶ Hohe Flexibilität ohne Änderung der Linienorganisation
▶ Geringe Umstellungskosten
▶ Organisatorischer Zwang zur Zusammenarbeit
Nachteile
▶ Sehr konfliktträchtig
▶ Mitarbeiter zwischen den Stühlen
▶ Hoher Koordinationsaufwand
▶ Projektarbeit wird zugunsten Tagesgeschäft vernachlässig
Welche Hauptrollen gibt es in der Projekorganisation?
-
Welches sind die Hauptrollen der Projektträgerscahft?
▶ Auftraggeber: Ernennt PL, definiert Projektvorgaben (Ziele, Rahmenbedingungen, Restriktionen), genehmigt die Projektorganisation, genehmigt den Projektauftrag
▶ Projektsteuerungsgremium = Projektausschuss = Steering Board: entscheidet über Lieferobjekte, Projektplan, Meilensteine
Welches sind die Hauptrollen im Projektteam?
▶ Projektleiter ist für Projektleitung verantwortlich
▶ Projekt-Mitarbeiter: setzt die Aufgaben um
▶ Projekt-Office: entlastet PL in administrativen Belangen
▶ Fachgremium: fachliche Beratungsrolle
Wie wird eine Projektorganisation gebildet?
Aufgabe des Projektleiters:
Ø Projektteam definieren und bilden
- Die richtigen Leute für das Projektteam finden
- Ein funktionierendes, effizientes Team bilden
Ø Verantwortlichkeiten und Kompetenzen festlegen
Ø Die Beziehung zwischen Projekt und Stammorganisation(en) etablieren
Methodik zur Festlegung der Projektorganisation
- Aus den Zielen die Ergebnisse und wichtigsten Aktivitäten des Projekts ableiten und auflisten
- Geforderte Schlüsselkompetenzen (Know-how und Erfahrung identifizieren) -> Kompetenzliste
- Projektmitarbeitende zuordnen -> Kompetenzmatrix
- Festlegen wer welchen Beitrag zur Erledigung der Aufgabe leistet (z.B. planen, entscheiden, ausführen, etc.) -> analog zu einem Funktionendiagramm
- Projektorganisation ableiten
Welchen Zweck hat das Informationssystem?
▶ Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort
▶ Rechtzeitige Information der Betroffenen und Beteiligten (z.B. Benutzervertreter, Kunde)
▶ Handlungs- und entscheidungsorientierte Information; Übermittelung von Entscheidungsunterlagen, Fortschrittsberichten usw.
▶ Kontrollinformationen sollen Abweichungen vom geplanten Ablauf signalisieren (Planung der Kontrolle als wichtiger Bestandteil)
Was ist beim Projektberichtswesen wichtig?
- Schriftliche Rapportierung -> dient als Grundlage für Kontroll- und Steuerungsmassnahmen.
- Projektstatusbericht -> zentrales Instrument (projektintern, regelmässig)
Was muss in einem Projektstatusbericht enthalten sein?
- Zeitpunkt der Meldung
- Vergleich SOLL/IST
- Erzielte Erfolge (Lieferobjekte)
- Beurteilung der Wirksamkeit von Steuerungsmassnahmen
- Risiken und Probleme
- Gründe der Abweichung und Massnahmen (Anträge)
- Stand des Projekts nach Aufwand (Restaufwand)
- Personalsituation und zukünftiger personeller Aufwand
- Hauptaktivitäten für die nächste Berichtsperiode
Dokumentationssystem
Eigenschaften?
Welche 2 Hauptbereiche der Projektdokumentation gibt es?
Normierung der...?
Eigenschaften: Gestaltung, Kennzeichnung und Archivierung aller Dokumente
Zwei Hauptbereiche der Projektdokumentation:
- Lieferobjekte der Projektführung (Abwicklungsdokumentation)
- Lieferobjekte der Projektdurchführung (Systemdokumentation)
Normierung der
- Gestaltung (z.B. mit Dokumentvorlagen, Logo)
- Ordnungskriterien (Attribute)
Was ist für das Dokumentationssystem zu klären?
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- Wie, was und wann wird dokumentiert?
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- Wie lange werden die Dokumente aufbewahrt?
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- Wo werden die Dokumente aufbewahrt?
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- Wie geschieht die Nachführung der Dokumente?
Standardinhalte und -attribute von Dokumenten
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