Projektmanagement
Ausbildung zum diplomierten Projektmanager
Ausbildung zum diplomierten Projektmanager
90
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Fichier Détails
| Cartes-fiches | 90 |
|---|---|
| Langue | Deutsch |
| Catégorie | Gestion d'entreprise |
| Niveau | Autres |
| Crée / Actualisé | 05.06.2016 / 03.05.2023 |
| Lien de web |
https://card2brain.ch/box/projektmanagement90
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| Intégrer |
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Unterschied zwischen Aufbau- und Ablauforganisation?
- Aufbau: Wie das Unternehmen aufgebaut ist (statisch)
- Funktional / Regional / Divisional
- Festgelegte Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen
- Definierte Aufgaben je organisatorischer Einheit
- Ablauf: Wie die Prozesse das Unternehmen durchlaufen (dynamisch)
- Chronologisch / logische Zusammenhänge von Aufgaben werden beschrieben
- Effizienzsteigerung von Arbeitsabläufen
- Prozesse (=Tun) werden abteilungsunabhängig betrachtet
Beschreiben sie 3 „Management-by“ Konzepte
- Objectives
- Führung durch Zielvereinbarung
- Gemeinsames Festlegen der herausfordernden Ziele (Zeit, Ausmaß, Inhalt)
- SMART
- Delegation
- Führung durch Aufgabenübertragung
- Ausgestaltung durch weitere Mgmt. By Prinzipien
- Results
- Führung durch Ergebnisüberwachung
- Ziele werden ohne MA festgelegt
- Erreichung wird ständig überwacht
- Profitcenter-Organisation / Bereichsegosimen
- Decision-Rules
- Führung durch Vorgabe von Entscheidungsregeln
- Delegierte Aufgaben werden nach Vorgaben erledigt (nicht selbständig!)
Was ist der Unterschied zwischen echter und unechter Teamarbeit?
- Unecht
- co-agierend
- Addition von Einzelleistung
- partielle Sichtweisen
- Echt
- Interagierend
- Mehrwert entsteht
- ganzheitliche Sichtweisen
Beschreiben sie 2 schwierige Typen und definieren sie ihre Vorgehensweise.
- Streiter
- Sachliche Ruhe
- Gruppe veranlassen, Behauptungen zu widerlegen
- Alleswisser
- Gruppe auffordern, zu seinen Behauptungen Stellung zu nehmen
- Redseelige
- Taktvoll unterbrechen
- Redezeit festsetzen
- Schüchterner
- Leicht, direkte Fragen stellen
- Selbstbewusstsein stärken
- Der Ablehnende
- Kenntnisse & Erfahrungen anerkennen
Welche Konfliktarten in der Projektarbeit und ihre Ursachen kennen sie?
- Zwischen Tagesgeschäft & Projekt
- Fehlende/unklare Prioritäten
- Fehlende Ressourcen
- Entscheidungen am Projekt vorbei
- Fehlende Kommunikation zw. Projekt- und Fachabteilung
- Technische Probleme
- Eingesetzte Technologie hat Störungen/Mängel/Fehler
- Änderung der Prioritäten von Führung und/oder Auftraggeber
- Mangelndes Verständnis über Bedeutung von Entscheidugen und deren Auswirkung auf den Auftrag
- Beziehungskonflikte
- Zwischenmenschliche Konflikte in der Zusammenarbeit
- Uneinigkeiten in Ziel, Priorität, Aufgabenverteilung, Termin, Ressourcen Kostenplanung
Welche Konfliktformen und ihre Ursachen kennen sie?
- Beziehungsebene
- Wertekonflikt
- Unterschiedliche Wertanschauungen
- Rollenkonflikt
- Interrolle (unterschiedliche Erwartung an mehrere Rollen einer Person)
- Zb Angestellte und Mutter
- Intrarolle (unterscheidliche Erwartungen an eine Rolle)
- Zb Ehrlichkeit (Kunde) und Verkaufssteigerung (GF)
- Interrolle (unterschiedliche Erwartung an mehrere Rollen einer Person)
- Beziehungskonflikte
- Kommunikationsstörungen
- Mißtrauen
- Vorurteile
- Wertekonflikt
- Sachebene
- Ziel- / Interessenskonflikt
- Gegensäzliche Ziele & INteressen
- Beurteilungskonflikt
- Unterschiedliche Dateninfo, Dateninterpretation, Dateneinschätzung
- Verteilungskonflikt
- Diskrepanz zu verfügbaren Ressourcen und Ansprüchen
- Ziel- / Interessenskonflikt
Erklären sie die Vor- und Nachteile der Teamarbeit.
- Vorteile
- Rasche Infoverteilung im Team
- Mehr Ideen
- Ein gemeinsames Ziel
- Starke Identifikation der Mitglieder an der Lösung
- Höhere Verbindlichkeit der Arbeitsergebnisse
- Gemeinsame Ergebnisse oft besser als Einzelentscheidungen
- Nachteile
- Erscheint aufwändig
- Diskussionen erscheinen oft ineffektiv
- Aufwand für Teambildung (gemeinsame Werte, Denkweisen, Verhalten, Regeln)
Was sind typische Aufgaben des Personalmanagements?
- Planung (Bedarfsplanung)
- Auswahl (Recruiting)
- Führung
- Entwicklung
Wie kann die Segelturnübung beim Recruiting neuer Mitarbeiter helfen?
- Mitarbeitertypus (packt an, schüchtern, Lösungsorientiert, extro-/introvertiert, Moderation, Mediation, Allianzen)
- Kommunikationsverhalten
- Verhalten in Stresssituation
- Ob Regeln eingehalten werden
Wie kann das Spiel „Flying Egg“ im Bereich der Projektteamentwicklung eingesetzt werden?
- Teambuilding
- Alle Prozesse (Forming/Storming/Norming/Performing) werden durchlaufen
- Lerneffekt durch Bespaßung
- Erkenntnisse zu möglichen Rollen im Team
- Persönliche Erkenntnisse der TN
- Mögliche Konfliktpotenziale können erkannt werden
Was ist die Kernaussage der Geschichte „die fleißige Ameise“?
- Theorie X
- Spirale der Unsicherheit
- Zuviel Kontrolle/Bürokratie (steigert Kosten) tötet Motivation der Mitarbeiter
- Highperformer werden demotiviert
- Fokus auf eigentliche Arbeit geht unter (nicht effizient; Produktivität sinkt)
Erklären sie die Anwendung der SMART-Methode bei der Zieldefinition
- Nur wenig Fakten
- In eigenen Worten formulieren lassen
- SMART
- Spezifisch (eindeutig & präzise wie möglich)
- Messbar (klare Vorgaben, Messbarkeitskriterien)
- Attraktiv (von Empfänger akzeptiert, angemessen, aktiv beeinflussbar, …)
- Realistisch / Relevant
- Terminiert (klare Vorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss)
Welche Fragearten kennen sie?
- Offene Fragen
- Geschlossene Fragen
- Alternative Frage (a oder b); Entscheidungsfrage
- Rhetorische Fragen
- Kontrollfragen
- Gegenfragen
- Informationsfrage (nachfragen)
Erklären sie den Nutzen von Fragen.
- „Wer fragt der führt“
- Gesprächspartner wird aktiviert
- Einstellung / Bedürfnisse des Gesprächspartners werden bekannt
- Informationen
- Interesse
- Wertschätzung
- Thema wird bestimmt
- Sympathie wird gewonnen
Welche Anwendungsmöglichkeiten und Ziele gibt es für das Mitarbeitergespräch?
- = Führungsinstrument
- Review
- Zielsetzungen vereinbaren
- Beziehung Ma zu Führungskraft besprechen (gefährlich!)
- Stärken & Verbesserungspotenziale erörtern
- Entwicklung & konkrete Fördermaßnahmen (persönlich & fachlich)
- Persönliche Zukunft im Unternehmen (wie sieht es MA)
Wie drückt sich Wertschätzung in der Projektarbeit aus? Relevanz?
- Gemeinsame Konstruktion (Konstruktivismus und Systemtheorie)
- Motivation jedes einzelnen
- Wir-Gefühl wird erzeugt
- Informationsfluss wird optimiert und gesteigert
- LAZ (Lob, Anerkennung, Zuspruch)
- Output effizienter
Was sind die Hauptkritikpunkte bei „Management-by“-Konzepten?
- Funktionieren nur in Kombination
- Zu vage formuliert
- Vernachlässigen Situationsbedingen
- Kaum Handlungsanleitung
- Kontext- & Zweckentsprechend einzusetzen
- Max 4-6 Mgmt-By-Sys für eine Person
Erklären sie den PDCA-Zyklus und seine Bedeutung für die Maßnahmendefinition und Umsetzung.
- Deming Kreis
- Plan / Do / Check /Act
- Plan (Erkennen von Verbesserungspotenzialen & Planen der Maßnahmen)
- Durch Arbeitnehmer oder Teamleiter vor Ort
- Do (Test der Maßnahmen & praktische Optimieren)
- Check (Wirksamkeit der Maßnahmen und Resultate überprüfen; Freigabe)
- Act (Einführung auf breiter Front; Maßnahmen regelm. auf Einhaltung überprüfen; ggf. neue Maßnahmen einleiten => Plan!)
- Große Aktion
- Organisatorische Aufwand
- Investitionen
- Plan (Erkennen von Verbesserungspotenzialen & Planen der Maßnahmen)
- Voraussetzung für eigenverantwortliches Handeln (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
- Maßnahmen müssen auch SMART sein
Nennen sie 3 Führungsstile und beschreiben sie diese kurz.
- Autoritär
- Keine/geringfügige Entscheidungsbeteiligung der MA
- Patriarchalisch
- MA überzeugen/informieren bevor Entscheidung anordnen; kaum Partizipation der MA
- Konsulativ
- Entscheidungsvorbereitend
- Information an MA; Meinungen der MA werden einbezogen
- Kooperativ
- Hohe Partizipation und Integration
- Delegativ
- Entscheidungen an MA delgiert
- Innerhalb vereinbarter Grenzen
- Autonom
- Selbstführung
- Vorgesetzter ist Koordinator; Gruppe/Einzelner entscheidet selbst
Beschreiben sie die historische Entwicklung des Projektmanagements.
- Ende 30er Jahre Rüstungsindustrie (Forschung & Entwicklung); Manhattan Project
- Erster Boom nach 2. Weltkrieg (Anlagenbaum Rüstung)
- Zunehmender Einsatz (EDV) 60er Jahre
- Erste Erwähnung „Projektmanagement“ in der Literatur 1961
- Heute in allen Bereichen der Wirtschaft
Nennen sie die Treiber für die Entwicklung des Projektmanagements.
- Komplexere Aufgaben
- Wachsense Umfänge
- Kulturelle Veränderungen
- Entwicklungsfortschritt (immer schneller)
- Dynamische Märkte
- Neue Anforderungen
Was sind die grundlegenden Unterschiede zwischen Projekt- und Prozessmanagement?
- Prozess:
- Hoher Wiederholungsgrad (repetitiver Charakter)
- Hohe Homogenität (immer gleiche Abläufe)
- Niedrige Komplexität
- Projekt:
- Neuartigkeit (auf Innovation ausgerichtet)
- Hohe Komplexität
- Riskant
- Individuell
Was sind die 4 Hauptaufgaben des Projektmanagements?
- Planung
- Organisation/Koordination
- Controlling
- Teamführung
Warum ist die Unterscheidung zwischen Projekt und Nicht-Projekt notwendig?
- Verantwortungsbereiche abstecken
- Klarheit
- Eindeutige Abgrenzung zu Nicht-Aufgaben
- Wichtig für Ressourcenplanung! (Kostenfaktor)
Was ist der Unterschied zwischen Linien- und Projektorganisation?
- Projekt
- Temporär auf das Projekt abgestimmt
- Zeitlich befristet
- Tendenz zur Systemveränderung
- Gruppen/Teams mit Abteilungsübergreifenden Aufgaben
- Organisationsformen
- Reine
- Eigenes Projektteam
- Kein Bezug zur Linie
- Projektleiter: Personell und fachlich überstellt
- Matrix
- Mitarbeiter verbleiben in Linie
- Projektleiter: Fachliche Leitung, keine MA-Führungs-Kompetenz
- Kaum in der Praxis
- Konflikt, da Mitarbeiter doppelt unterstellt
- Einfluss
- Einfachste Variante
- Kein eigenes Projektteam
- Projektleiter = Stabstelle zw. Geschäftsführung und Projekt
- Sammelt Daten aus versch. Abteilungen
- Abteilungsleiter hat alle Kompetenzen
- Reine
Was sind die Eckpunkte des Projektmanagement Spannungsdreiecks und was charakterisiert die Projektsteuerung?
- Spannungsdreieck
- Qualität/Leistung
- Ressourcen/Kosten
- Termine/Zeit
- Projektsteuerung
- Wenn sich eine Größe (Spannungsdreieck) ändert, ändern sich auch die anderen Faktoren. Alle Faktoren bedingen sich.
Beschreibung der Phasen des Teambuildings nach Tuckman
- Forming
- Formierungsphase
- Beschnüffeln, Kennenlernen
- Unterschiedliche Interessen und Ziele der TN
- Verhaltensmuster werden ausprobiert
- Storming
- Konfliktphase
- Konkurrenzkampf, Grenzen austesten und ziehen
- Wiederstand gegen andere Meinungen
- Rangordnung wird festgelegt
- Norming
- Normierungsphase
- Gruppenzusammenhalt entwickelt sich
- Regeln werden festgelegt und werden von allen akzeptiert
- Einzelne Ziele werden gemeinsamer Aufgabe untergeordnet
- Performing
- Leistungsphase
- Rollenverständnis flexibel und funktional
- Maßnahmen zur Zielerreichung werden gemeinsam umgesetzt
- Toleranz
- Produktivität
- Verschmelzung
- Adjourning
- Auflösungsphase
Welche Ebenen der persönlichen Kommunikation kennen sie?
- Inhalts-/Sachebene
- ZDF
- Worum geht es
- Grafiken, Zahlen, Worte, Schrift
- Prozess-/Strukturebene
- Wie wird etwas gemacht
- Regeln (welche sind durch Situation gegeben)
- Ort, Raum, Normen, Kompetenzen, Redeanteil, …
- Beziehungsebene
- Wie steht man zu einander (nonverbal, Emotion)
- Gefühle, Beziehungen
Nennen sie Ursachen für Widerstand, und erklären sie diese.
- Nicht verstehen
- Ziele, Hintergründe und Motive der Veränderuzngsmaßnahme wurden nicht verstnaden
- Nicht glauben
- Es wurde zwar verstanden, aber man glaubt es nicht, was gesagt wurde
- Nicht Wollen/Nicht Können
- Verstanden, geglaubt, aber sie wollen oder können mit Veränderung nicht mitgehen, weil sie sich aus Maßnahmen keinen Nutzen versprechen
- Kein Sinn erkannt
- Mitarbeiter fühlen sich bedroht
- Mitarbeiter können nicht loslassen von alten Strukturen/Traditionen
- Vertrauen fehlt in die Verantwortlichen der Maßnahme
Die 3 Typologien im Changemanagement.
- Organisationsentwicklung
- Evolution/Entwicklung/Reform
- Weiches Konzept
- Menschen im Mittelpunkt
- Betroffene zu Beteiligten machen (Durch Kommuniukation und Zielvereinbarungen)
- Nachhaltig – langsam - wirkungsvoll
- Business-Re-Engineering
- Revolution / Bombenwurf
- Hartes Konzept
- Der Mensch ist Mittel (zum Zweck)
- Geheimhaltung (Kommunikation erst bei Durchführung)
- Top-Down
- Hohes Konfliktpotenzial
- Kurzfristig – schnell – problematisch
- Transformationsmanagement
- Evolution + Revolution (je nach Phase und Inhalt
- Mittleres Konzept
- Der Mensch ist Mittelpunkt in ausgewählten Phasen
- Vermittelndes Konzept
Einige Schritte zur Veränderung nach dem Pinguinprinzip.
- Gefühl der Dringlichkeit erwecken
- Ein Leitungsteam zusammenstellen
- Eine Zielvorstellung & Strategie für Veränderung entwickeln
- Um Verständnis und Akzeptanz werben
- Anderen Handlungsfreiräume sichern
- Für kurzfristige Erfolge sorgen (Quick.Wins)
- Nicht loslassen (mit Nachdruck dranbleiben)
- Neue Kultur entwickeln & alte Traditionen ablösen
Welche Voraussetzungen für ein dynamisches Management des Wandels kennen sie?
- Konfliktfähigkeit
- Kreative Unruhe
- Zusammengehörigkeitsgefühl
- Sinnesvermittlung
- Kommunikation
Einige Projektcontrolling-Tipps.
- Durchführung im Team
- Weiche (Team/Umwelt/Organisation) und harte Faktoren (Qualität/Leistung/Kosten/Ressourcen/Termine) controllen (überwachen/steuern/eingreifen)
- Dokumentation
- Regelmäßige & konsequente Durchführung
- Zyklischer Prozess für „Lessons-Learned“ nutzen (PDCA)
- Soll-Ist-Vergleich machen
- Zyklische Abstimmung Projektteam und Projektauftraggeber
- Detailierungsgrad der Planung entspricht Controlling
- Methodeneinsatz: Entscheidung beim Projektleiter
- Aktualität vor Genauigkeit
- Konzentration auf Engpassressourcen un dKostentreiber
- zyklisch
- Controlling \(\neq\) Kontrolle & Koordination
Aufgaben eines Projektcontrollers
- Koordination des Planungsprozess‘ (Strukturen und Termine werden vorgegeben)
- Hinterfragt periodisch die Höhe und die Ursache von Abweichungen
- Unterstützt bei Definition bei Maßnahmen zur Zielerreichung
- Bietet betriebswirtschaftliche-Beratung
- Projektkontrolle & -steuerung
- Soll-Ist-Vergleich
- AP-Fortschritte werden angesehen
- Projektstatusberichte
- Projektdokumentation
- Harte & weiche Faktoren
- Projektcontrollingsitzungen abhalten
- Projektauftraggebersitzungen abhalten
- Leistung/Qualität/Termin/Ziele/soziales Umfeld/Kosten/Ressourcen/Risiko
Welche 3 grundsätzlichen Risikoarten gibt es? Wie bewertet man ein Projektrisiko?
- Risikoarten
- Leistungsrisiko
- Zeitrisiko
- Kostenrisiko (=Ressourcenrisiko)
- Bewertung
- r=w*a (Wahrscheinlichkeit * Auswirkung (Einheit Geld oder Zeit))
Welche Bedürfnisse und Interessen von Mitarbeitern müssen gegebenenfalls befriedigt werden um Akzeptanz zu schaffen?
- Maslow-Bedürfnispyramide
- Eine Ebene muss befriedigt sein, um auf die nächste Ebene zu kommen
- Physiologisch => Sicherheit => Sozial => Wertschätzung => Selbstverwirklichung
Im Umgang mit Widerstand hilft Kommunikation. Was ist zu beachten? Nennen sie einige Beispiele.
- Schnell kommunizieren
- Mitarbeiter direkt informieren
- Dinge beim Namen nennen
- Sagen, warum etwas „wie“ ist
- KISS
- Unsicherheit vermeiden
- Einfühlsam sein (Empathie)
- Nutzen
- Attraktivität für den einzelnen
- Angst & Abwehr „heilen“
Nennen sie eine mögliche Definition von Changemanagement
- Management von Veränderungen
- laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen
- alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die eine
- umfassende
- bereichsübergreifende und
- inhaltlich weitreichende
- Veränderung –
- zur Umsetzung
- neuer Strategien,
- Strukturen
- Systeme,
- Prozesse oder
- Verhaltensweisen –
- in einer Organisation bewirken sollen
- zur Umsetzung
Nennen sie 4 mögliche Konsequenzen des Wandels für Menschen
- Orientierungslosigkeit
- Zukunftsängste
- Suche nach Sinn
- Psychologische Überforderung
- Stresssymptome
- BurnOut (WorstCase)
Die Schritte bei der Durchführung von Changemanagement
- PDCA
- Analyse Ist-Zustan
- Erkennen Status Quo
- Probleme/Aufgaben/Bedarf
- welche Chancen/Risken gibt es
- Widerstand
- SWOT-Analyse
- Konzept/Strategie
- Ziele/Nicht-Ziele definieren
- Kommunikationsmanagement
- Was wollen wir?
- Implementierung/Umsetzung
- Wie erreichen wir die Ziele?
- Projektmanagement
- Umweltanalyse
- PSP
- Alles, was unter PM hineinfällt
- Ziel/Soll-Zustand
- Wo wollen wir hin?
- Messbarkeit
