Cartes mémoires Projektmanagement (Seite 2 von 3)

Cartes-fiches	90
Langue	Deutsch
Catégorie	Gestion d'entreprise
Niveau	Autres
Crée / Actualisé	05.06.2016 / 03.05.2023
Lien de web	https://card2brain.ch/cards/projektmanagement90?max=40&offset=32
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Was ist der Unterschied zwischen den Phasen des Projektmanagements und den einzelnen Projektphasen?

Projektmanagement-Phasen beziehen sich auf das Projektmanagement als Aufgabe im Projekt.
- Start
- Abwicklung
- Koordination/Veränderung
- Abschluss
Die Projektphasen betreffen die wertschöpfenden Aktivitäten des Projektes hinsichtlich des zu erreichenden Projektgegenstands (Abschnitte des Objektlebenszyklus)
- (Definition)
- Konzeption
- Spezifikation
- Realisierung
- Implementierung
- (Systemoptimierung)

Welche Planungsinstrumente kann man für die Ablauf- und Terminplanung heranziehen?

Balkenplan
- Meist verbreitetes Instrument
- Grafische Darstellung Aufgaben/Termine
- Übersichtlich
- Chronologische Listung
- Start/Endtermin + Dauer der Aufgaben
Vernetzter Balkenplan
- Ablauflogische oder ressourcenbedinge Abhängigkeiten werden aufgezeigt
- Kritische Wege werden Sichtbar
  - Mögliche Endterminverschiebung wird sichtbar
  - Erst wenn der letzte Vorgang abgeschlossen ist, ist das Projekt abgeschlossen!
- Terminliste / Meilensteinliste
  - Festhalten wichtiger Ereignisse im Projektverlauf
  - Meilensteine / Endtermine werden fixiert (immer t=0)
- Netzplan
  - Präzises aber aufwendiges Planungstool
  - Nur große und komplexe Projekte
  - Grafische Darstellung gibt gute Übersicht über das Projekt
  - Komplette Planung + vorzeitige Entscheidungen sind nötig
    - PERT-Methode (Ereigniss-Knoten-Plan)
    - MPM-Methode (Vorrangsknoten-Netzplan)
Für eine Ablaufplanung: Ablaufdiagramm und Phasenplan
Für eine Terminplanung: Phasenplan
- Im Phasenplan werden Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete auf einer Zeitleiste dargestellt
- Im Ablaufdiagramm werden Abläufe in der Entscheidungsfindung, Fragen über die Erreichung von Zielen/Meilensteinen grafisch dargestellt.
- Wesentlicher Unterschied: Zeitkomponente & logische Abfolge (Reihenfolge) der Arbeitspakete

Wie erstellt man eine Kostenplanung und welche Aufgaben hat dabei der Projektstrukturplan?

Die Kostenplanung wird Basis des PSP erstellt
Kostenschätzung pro Arbeitspaket
- Arbeitspaketkostenplan (detaillierte Kostenaufstellung)
Auf Basis der Kostenpläne können Finanzierungspläne erstellt werden

Welche Informationen können einem Funktionendiagramm entnommen werden?

Rollendefinition im Team
Aufgabenverteilung
Zusammenarbeit
Informationsfluss
Die Zuordnung der Funktionen wird mittels Codes vorgenommen

Wodurch unterscheidet sich ein klassisch-autoritärer Führungsstil von einem zur Förderung der Autonomie der Mitarbeiter?

Klassisch-autoritär
- Führungskraft entscheidet alles alleine
- Mitarbeiter haben kein Mitspracherecht
Förderung der Autonomie
- Führungskraft dient als Mediator
- Mitarbeiter treffen die Entscheidungen
- Führungskraft vertritt die Entscheidungen nach außen

Welche Elemente hat eine effektive Kommunikation, ein effektives Mitarbeiter-Gespräch?

Bilanz ziehen
Feedback geben (Feedback ist nie bewertend!)
klare Zielvorgaben vereinbaren
Förderung des Mitarbeiters
Mitarbeiter-Gespräch
- Intensive Vorbereitung durch Mitarbeiters und Führungskraft
- 4 Augen-Gespräch
- Ungestört
- Ca. 2 Std
- Entwicklung des Mitarbeiters
- Förderung des Mitarbeiters
- Klare Zielvereinbarungen für den Mitarbeiter
- Regelmäßig (alle 6 - 12 Monate)

Nennen sie 3 typische Projektkommunikationsmeetings.

Meilensteinreview
Projektauftraggebersitzung
Projektcontrollingsitzung
Projektkernteamsitzung (Jour Fixe)

Welche Inhalte sind bei einer Rollenbeschreibung generell zu beschreiben?

Aufgaben, Verantwortung, Kompetenz (Handlung & Entscheidung)
- Verantwortung und Kompetenz müssen in der Waage sein

Unterschied zwischen Aufbau- und Ablauforganisation?

Aufbau: Wie das Unternehmen aufgebaut ist (statisch)
- Funktional / Regional / Divisional
- Festgelegte Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen
- Definierte Aufgaben je organisatorischer Einheit
Ablauf: Wie die Prozesse das Unternehmen durchlaufen (dynamisch)
- Chronologisch / logische Zusammenhänge von Aufgaben werden beschrieben
- Effizienzsteigerung von Arbeitsabläufen
- Prozesse (=Tun) werden abteilungsunabhängig betrachtet

Beschreiben sie 3 „Management-by“ Konzepte

Objectives
- Führung durch Zielvereinbarung
- Gemeinsames Festlegen der herausfordernden Ziele (Zeit, Ausmaß, Inhalt)
- SMART
Delegation
- Führung durch Aufgabenübertragung
- Ausgestaltung durch weitere Mgmt. By Prinzipien
Results
- Führung durch Ergebnisüberwachung
- Ziele werden ohne MA festgelegt
- Erreichung wird ständig überwacht
- Profitcenter-Organisation / Bereichsegosimen
Decision-Rules
- Führung durch Vorgabe von Entscheidungsregeln
- Delegierte Aufgaben werden nach Vorgaben erledigt (nicht selbständig!)

Was ist der Unterschied zwischen echter und unechter Teamarbeit?

Unecht
- co-agierend
- Addition von Einzelleistung
- partielle Sichtweisen
Echt
- Interagierend
- Mehrwert entsteht
- ganzheitliche Sichtweisen

Beschreiben sie 2 schwierige Typen und definieren sie ihre Vorgehensweise.

Streiter
- Sachliche Ruhe
- Gruppe veranlassen, Behauptungen zu widerlegen
Alleswisser
- Gruppe auffordern, zu seinen Behauptungen Stellung zu nehmen
Redseelige
- Taktvoll unterbrechen
- Redezeit festsetzen
Schüchterner
- Leicht, direkte Fragen stellen
- Selbstbewusstsein stärken
Der Ablehnende
- Kenntnisse & Erfahrungen anerkennen

Welche Konfliktarten in der Projektarbeit und ihre Ursachen kennen sie?

Zwischen Tagesgeschäft & Projekt
- Fehlende/unklare Prioritäten
- Fehlende Ressourcen
- Entscheidungen am Projekt vorbei
- Fehlende Kommunikation zw. Projekt- und Fachabteilung
Technische Probleme
- Eingesetzte Technologie hat Störungen/Mängel/Fehler
Änderung der Prioritäten von Führung und/oder Auftraggeber
- Mangelndes Verständnis über Bedeutung von Entscheidugen und deren Auswirkung auf den Auftrag
Beziehungskonflikte
- Zwischenmenschliche Konflikte in der Zusammenarbeit
- Uneinigkeiten in Ziel, Priorität, Aufgabenverteilung, Termin, Ressourcen Kostenplanung

Welche Konfliktformen und ihre Ursachen kennen sie?

Beziehungsebene
- Wertekonflikt
  - Unterschiedliche Wertanschauungen
- Rollenkonflikt
  - Interrolle (unterschiedliche Erwartung an mehrere Rollen einer Person)
    - Zb Angestellte und Mutter
  - Intrarolle (unterscheidliche Erwartungen an eine Rolle)
    - Zb Ehrlichkeit (Kunde) und Verkaufssteigerung (GF)
- Beziehungskonflikte
  - Kommunikationsstörungen
  - Mißtrauen
  - Vorurteile
Sachebene
- Ziel- / Interessenskonflikt
  - Gegensäzliche Ziele & INteressen
- Beurteilungskonflikt
  - Unterschiedliche Dateninfo, Dateninterpretation, Dateneinschätzung
- Verteilungskonflikt
  - Diskrepanz zu verfügbaren Ressourcen und Ansprüchen

Erklären sie die Vor- und Nachteile der Teamarbeit.

Vorteile
- Rasche Infoverteilung im Team
- Mehr Ideen
- Ein gemeinsames Ziel
- Starke Identifikation der Mitglieder an der Lösung
- Höhere Verbindlichkeit der Arbeitsergebnisse
- Gemeinsame Ergebnisse oft besser als Einzelentscheidungen
Nachteile
- Erscheint aufwändig
- Diskussionen erscheinen oft ineffektiv
- Aufwand für Teambildung (gemeinsame Werte, Denkweisen, Verhalten, Regeln)

Was sind typische Aufgaben des Personalmanagements?

Planung (Bedarfsplanung)
Auswahl (Recruiting)
Führung
Entwicklung

Wie kann die Segelturnübung beim Recruiting neuer Mitarbeiter helfen?

Mitarbeitertypus (packt an, schüchtern, Lösungsorientiert, extro-/introvertiert, Moderation, Mediation, Allianzen)
Kommunikationsverhalten
Verhalten in Stresssituation
Ob Regeln eingehalten werden

Wie kann das Spiel „Flying Egg“ im Bereich der Projektteamentwicklung eingesetzt werden?

Teambuilding
Alle Prozesse (Forming/Storming/Norming/Performing) werden durchlaufen
Lerneffekt durch Bespaßung
Erkenntnisse zu möglichen Rollen im Team
Persönliche Erkenntnisse der TN
Mögliche Konfliktpotenziale können erkannt werden

Was ist die Kernaussage der Geschichte „die fleißige Ameise“?

Theorie X
Spirale der Unsicherheit
Zuviel Kontrolle/Bürokratie (steigert Kosten) tötet Motivation der Mitarbeiter
Highperformer werden demotiviert
Fokus auf eigentliche Arbeit geht unter (nicht effizient; Produktivität sinkt)

Erklären sie die Anwendung der SMART-Methode bei der Zieldefinition

Nur wenig Fakten
In eigenen Worten formulieren lassen
SMART
- Spezifisch (eindeutig & präzise wie möglich)
- Messbar (klare Vorgaben, Messbarkeitskriterien)
- Attraktiv (von Empfänger akzeptiert, angemessen, aktiv beeinflussbar, …)
- Realistisch / Relevant
- Terminiert (klare Vorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss)

Welche Fragearten kennen sie?

Offene Fragen
Geschlossene Fragen
Alternative Frage (a oder b); Entscheidungsfrage
Rhetorische Fragen
Kontrollfragen
Gegenfragen
Informationsfrage (nachfragen)

Erklären sie den Nutzen von Fragen.

„Wer fragt der führt“
Gesprächspartner wird aktiviert
Einstellung / Bedürfnisse des Gesprächspartners werden bekannt
Informationen
Interesse
Wertschätzung
Thema wird bestimmt
Sympathie wird gewonnen

Welche Anwendungsmöglichkeiten und Ziele gibt es für das Mitarbeitergespräch?

= Führungsinstrument
Review
Zielsetzungen vereinbaren
Beziehung Ma zu Führungskraft besprechen (gefährlich!)
Stärken & Verbesserungspotenziale erörtern
Entwicklung & konkrete Fördermaßnahmen (persönlich & fachlich)
Persönliche Zukunft im Unternehmen (wie sieht es MA)

Wie drückt sich Wertschätzung in der Projektarbeit aus? Relevanz?

Gemeinsame Konstruktion (Konstruktivismus und Systemtheorie)
Motivation jedes einzelnen
Wir-Gefühl wird erzeugt
Informationsfluss wird optimiert und gesteigert
LAZ (Lob, Anerkennung, Zuspruch)
Output effizienter

Was sind die Hauptkritikpunkte bei „Management-by“-Konzepten?

Funktionieren nur in Kombination
Zu vage formuliert
Vernachlässigen Situationsbedingen
Kaum Handlungsanleitung
Kontext- & Zweckentsprechend einzusetzen
Max 4-6 Mgmt-By-Sys für eine Person

Erklären sie den PDCA-Zyklus und seine Bedeutung für die Maßnahmendefinition und Umsetzung.

Deming Kreis
Plan / Do / Check /Act
- Plan (Erkennen von Verbesserungspotenzialen & Planen der Maßnahmen)
  - Durch Arbeitnehmer oder Teamleiter vor Ort
- Do (Test der Maßnahmen & praktische Optimieren)
- Check (Wirksamkeit der Maßnahmen und Resultate überprüfen; Freigabe)
- Act (Einführung auf breiter Front; Maßnahmen regelm. auf Einhaltung überprüfen; ggf. neue Maßnahmen einleiten => Plan!)
  - Große Aktion
  - Organisatorische Aufwand
  - Investitionen
Voraussetzung für eigenverantwortliches Handeln (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
Maßnahmen müssen auch SMART sein

Nennen sie 3 Führungsstile und beschreiben sie diese kurz.

Autoritär
- Keine/geringfügige Entscheidungsbeteiligung der MA
Patriarchalisch
- MA überzeugen/informieren bevor Entscheidung anordnen; kaum Partizipation der MA
Konsulativ
- Entscheidungsvorbereitend
- Information an MA; Meinungen der MA werden einbezogen
Kooperativ
- Hohe Partizipation und Integration
Delegativ
- Entscheidungen an MA delgiert
- Innerhalb vereinbarter Grenzen
Autonom
- Selbstführung
- Vorgesetzter ist Koordinator; Gruppe/Einzelner entscheidet selbst

Beschreiben sie die historische Entwicklung des Projektmanagements.

Ende 30er Jahre Rüstungsindustrie (Forschung & Entwicklung); Manhattan Project
Erster Boom nach 2. Weltkrieg (Anlagenbaum Rüstung)
Zunehmender Einsatz (EDV) 60er Jahre
Erste Erwähnung „Projektmanagement“ in der Literatur 1961
Heute in allen Bereichen der Wirtschaft

Nennen sie die Treiber für die Entwicklung des Projektmanagements.

Komplexere Aufgaben
Wachsense Umfänge
Kulturelle Veränderungen
Entwicklungsfortschritt (immer schneller)
Dynamische Märkte
Neue Anforderungen

Was sind die grundlegenden Unterschiede zwischen Projekt- und Prozessmanagement?

Prozess:
- Hoher Wiederholungsgrad (repetitiver Charakter)
- Hohe Homogenität (immer gleiche Abläufe)
- Niedrige Komplexität
Projekt:
- Neuartigkeit (auf Innovation ausgerichtet)
- Hohe Komplexität
- Riskant
- Individuell

Was sind die 4 Hauptaufgaben des Projektmanagements?

Planung
Organisation/Koordination
Controlling
Teamführung

Warum ist die Unterscheidung zwischen Projekt und Nicht-Projekt notwendig?

Verantwortungsbereiche abstecken
Klarheit
Eindeutige Abgrenzung zu Nicht-Aufgaben
Wichtig für Ressourcenplanung! (Kostenfaktor)

Was ist der Unterschied zwischen Linien- und Projektorganisation?

Projekt
- Temporär auf das Projekt abgestimmt
- Zeitlich befristet
- Tendenz zur Systemveränderung
- Gruppen/Teams mit Abteilungsübergreifenden Aufgaben
- Organisationsformen
  - Reine
    - Eigenes Projektteam
    - Kein Bezug zur Linie
    - Projektleiter: Personell und fachlich überstellt
  - Matrix
    - Mitarbeiter verbleiben in Linie
    - Projektleiter: Fachliche Leitung, keine MA-Führungs-Kompetenz
    - Kaum in der Praxis
    - Konflikt, da Mitarbeiter doppelt unterstellt
  - Einfluss
    - Einfachste Variante
    - Kein eigenes Projektteam
    - Projektleiter = Stabstelle zw. Geschäftsführung und Projekt
      - Sammelt Daten aus versch. Abteilungen
    - Abteilungsleiter hat alle Kompetenzen

Was sind die Eckpunkte des Projektmanagement Spannungsdreiecks und was charakterisiert die Projektsteuerung?

Spannungsdreieck
- Qualität/Leistung
- Ressourcen/Kosten
- Termine/Zeit
Projektsteuerung
- Wenn sich eine Größe (Spannungsdreieck) ändert, ändern sich auch die anderen Faktoren. Alle Faktoren bedingen sich.

Beschreibung der Phasen des Teambuildings nach Tuckman

Forming
- Formierungsphase
- Beschnüffeln, Kennenlernen
- Unterschiedliche Interessen und Ziele der TN
- Verhaltensmuster werden ausprobiert
Storming
- Konfliktphase
- Konkurrenzkampf, Grenzen austesten und ziehen
- Wiederstand gegen andere Meinungen
- Rangordnung wird festgelegt
Norming
- Normierungsphase
- Gruppenzusammenhalt entwickelt sich
- Regeln werden festgelegt und werden von allen akzeptiert
- Einzelne Ziele werden gemeinsamer Aufgabe untergeordnet
Performing
- Leistungsphase
- Rollenverständnis flexibel und funktional
- Maßnahmen zur Zielerreichung werden gemeinsam umgesetzt
- Toleranz
- Produktivität
- Verschmelzung
Adjourning
- Auflösungsphase

Welche Ebenen der persönlichen Kommunikation kennen sie?

Inhalts-/Sachebene
- ZDF
- Worum geht es
- Grafiken, Zahlen, Worte, Schrift
Prozess-/Strukturebene
- Wie wird etwas gemacht
- Regeln (welche sind durch Situation gegeben)
- Ort, Raum, Normen, Kompetenzen, Redeanteil, …
Beziehungsebene
- Wie steht man zu einander (nonverbal, Emotion)
- Gefühle, Beziehungen

Nennen sie Ursachen für Widerstand, und erklären sie diese.

Nicht verstehen
- Ziele, Hintergründe und Motive der Veränderuzngsmaßnahme wurden nicht verstnaden
Nicht glauben
- Es wurde zwar verstanden, aber man glaubt es nicht, was gesagt wurde
Nicht Wollen/Nicht Können
- Verstanden, geglaubt, aber sie wollen oder können mit Veränderung nicht mitgehen, weil sie sich aus Maßnahmen keinen Nutzen versprechen
Kein Sinn erkannt
- Mitarbeiter fühlen sich bedroht
- Mitarbeiter können nicht loslassen von alten Strukturen/Traditionen
- Vertrauen fehlt in die Verantwortlichen der Maßnahme

Die 3 Typologien im Changemanagement.

Organisationsentwicklung
- Evolution/Entwicklung/Reform
- Weiches Konzept
- Menschen im Mittelpunkt
- Betroffene zu Beteiligten machen (Durch Kommuniukation und Zielvereinbarungen)
- Nachhaltig – langsam - wirkungsvoll
Business-Re-Engineering
- Revolution / Bombenwurf
- Hartes Konzept
- Der Mensch ist Mittel (zum Zweck)
- Geheimhaltung (Kommunikation erst bei Durchführung)
- Top-Down
- Hohes Konfliktpotenzial
- Kurzfristig – schnell – problematisch
Transformationsmanagement
- Evolution + Revolution (je nach Phase und Inhalt
- Mittleres Konzept
- Der Mensch ist Mittelpunkt in ausgewählten Phasen
- Vermittelndes Konzept

Einige Schritte zur Veränderung nach dem Pinguinprinzip.

Gefühl der Dringlichkeit erwecken
Ein Leitungsteam zusammenstellen
Eine Zielvorstellung & Strategie für Veränderung entwickeln
Um Verständnis und Akzeptanz werben
Anderen Handlungsfreiräume sichern
Für kurzfristige Erfolge sorgen (Quick.Wins)
Nicht loslassen (mit Nachdruck dranbleiben)
Neue Kultur entwickeln & alte Traditionen ablösen

Welche Voraussetzungen für ein dynamisches Management des Wandels kennen sie?

Konfliktfähigkeit
Kreative Unruhe
Zusammengehörigkeitsgefühl
Sinnesvermittlung
Kommunikation

Projektmanagement

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