Projektmanagement

• Unsicherheit des Zielerreichens
• „Ein Risiko ist ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren Eintreten (oder nicht Eintreten) positive oder negative Auswirkungen auf das gesamte Projekt oder auf eines der Ziele des Projekts hat.“
  • Risiko = Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadenhöhe
  • Chance = Eintrittswahrscheinlichkeit x Nutzen
• Vorprojektphase
  • Risikoanalyse (Identifikation der Risiken)
  • Spätestens in der Spezifikationsphase!!
• Risikoaanalyse => Risikobewertung => Riskoplanung => Risikocontrolling

• 6 Risikogruppen
  • Projektaufgabe
  • Fachlicher Wandel
  • Emotionales Umfeld
  • Einsatz und Arbeit mit Projektmanagement
  • Person des Projektleiters selbst
  • Sonstiges Umfeld

• Studium technischer Pläne
• Fehlerbaummethode
• Analyse anhand PSP
• Einsatz von Checklisten
• Mitarbeiterbefragung
• Anspruchsgruppenanalyse
• Projekt-Umfeldanalyse
• Besichtigungsanalysen
• Organisationsanalyse
• Analyse relevanter Rechtsnormen
• Dokumentenanalyse

• = Ausfallseffektanalyse
• Ursache – Wirkung – Ansatz
• Skala von 1 – 10
  • Eintrittswahrscheinlichkeit * Machtpromotion des Fehlers * Wahrscheinlichkeit der Fehlererkennung * Aufwand zur Fehlerbehebung = Risikoprioritätszahl

• Prozessorientiert
  • Vermarktung des Projektes selbst
  • Schaffung einer „Projektkultur“ (Logos, Events, Projektzeitung)
  • „Tu Gutes und sprich darüber“
• Produktorientiert
  • Richtet sich nur auf das Produkt oder eine Dienstleistung
    • Klassisches Marketing
• Aus Sicht des PL => jede Anspruchsgruppe ist „Kunde“
  • Voraussetzung guten Marketings: Denken in Kundennutzen

• Klassische Kommunikation (Above-The-Line)
  • Printwerbung (Inserate, Advertorials)
  • Flyer, Prospekte, Kataloge (zB Firmenzeitung)
  • TV- und Radio
  • Aussenwerbung (Plakate, Citylights, Megaboards, etc.)
  • Online-Anzeigen (Banner, AdWords, …)
  • Eventsponsoring
  • Pressekonferenzen
• Nicht-Klassische Kommunikation (Below-The-Line)
  • PR (Öffentlichkeitsarbeit)
  • Promotions (Verkaufsförderung)
  • Sponsoring
  • Direct Marketing
    • Dialog Marketing (Mailings, Telefonverkauf, SMS, …
    • Direktwerbung
  • Sponsoring
  • Eventmarketing
  • Gewinnspiele
  • Product-Placement
  • Social Media
  • Redaktionelle Beiträge (Print, TV, Radio)
• Vertrieb
  • Persönlicher Verkauf
• Public Affairs
  • strategisches Management der Außenbeziehung eines Unternehmens an der Schnittstelle zwischen Politik, Wirtschaft & Gesellschaft
  • „Außenpolitik“ eines Unternehmens
  • Soll potenziell negative Auswirkungen von Politik und Gesellschaft begrenzen
  • Beziehungen gegenüber Umfeld (Politik, Verwaltung, gesellschaftliche Einflussgruppen) organisieren und verbessern um die Interessen von Unternehmer/Mitarbeiter/Mitglieder im politischen Umfeld zu vertreten und zu vermitteln
    • Lobbying
      • beabsichtigte Beeinflussung von politischen Entscheidungsprozessen durch Personen, die selbst nicht an diesen Entscheidungen beteiligt sind
      • Informationen und Argumente werden in den politischen Meinungsbildungsprozess eingebracht, um Entscheidungen zu
        • Forcieren
        • Unterstützen
        • Verhindern
        •  Beschleunigen
        • Verzögern
        • partiell abzuändern
      • direktes Gespräch mit Entscheidungsträger/innen
      • auch indirekte Maßnahmen zur Beeinflussung von politischen Entscheidungen wie Öffentlichkeitsarbeit, Strategische Allianzen, Cross-Lobbying ua.
    • Corporate Social Responsibility
    • Stakeholder Management

• Aufgebaute Umfeld-Beziehungen wieder beenden
• Abschlussveranstaltung mit Team und Auftraggeber; Danken
• Ergebnisse bekannt geben (Medien; PK)
• Interne Feiern

• Projekthandbuch
  • Dokumentation von
    • Projektauftrag
    • Projektdefinition
    • Protokolle
    • Projektfortschrittsberichte
    • Projektabschlussbericht
    • Alles was sonst noch dazugehört
  • Oft digitaler Ordner
  • Aufwand in Relation zum Projekt beachten

• Persönliche Kommunikation (innen & außen)
  • Sachebene
  • Persönliche Ebene
  • Strukturelle Ebene
• Berichtwesen (Projekthandbuch)
• Projektdokumentation
• Produktdokumentation

• = Umfeldanalyse
• Basis für professionelles Projektmarketing

• Konfliktfähigkeit
• Kreative Unruhe
• Zusammengehörigkeitsgefühl
• Sinnvermittlung
• Kommunikation

• Komplex
• Intensiv
• Aufwändig
• Kommunikativ

• Schaffung inhaltlicher Grundlagen
  • Big-Change-Picture schaffen
  • Unterschiedliche Wahrnehmungen erkennen und in Einklang bringen
• Prozessorganisation
  • Interessengruppen müssen eingebunden werden
  • Personalmanagement muss Rahmenbedingungen schaffen (Trainings, Workshops, …)
• Autorität
  • Leitungsebene muss Prozess mit Persönlichkeit und Macht unterstützen und durchsetzen
• Erfolgswahrnehmung
  • Veränderungserfolge müssen dargestellt und kommuniziert werden.

• Strategische Kompetenz
• Soziale Kompetenz
• Persönlichkeit
• Konfliktlösungskompetenz

• Abgrenzbar vom Prozess
• Befristet (klarer Start- und Endtermin)
• komplex
• neuartig (für Projektteam und MA)
• klar definierte Ziele und Nicht-Ziele
• riskant
• strategisch bedeutsam
• dynamisch

• Projektplanung
• Projektdefinition
  • Umfeldanalyse – Umfeldbeziehungen
  • Risiko
  • Aufgabengliederung
  • Arbeitsaufträge
  • Qualität, Termine, Kosten, Finanzen
  • Ressourcen
• Projektorganisation
  • Rollendefinition
  • Aufgabenzuordnung
  • Projektmarketing
  • Einbeziehung/Abgrenzung anderer Bereiche
  • Kommunikation innerhalb des Projektteams & mit dem Umfeld
  • Steuerung der Umfeldbeziehungen
  • Analyse der Anspruchsgruppen
• Führung des Projektteams
  • Auswahl der Teammitglieder
  • Förderung der Teammitglieder und der Zusammenarbeit
  • Gestaltung des Arbeitsumfeldes
  • Zielvereinbarungen und Feedback
  • Teamprozesse anstoßen
• Projektcontrolling
  • Überwachung des Gesamtprojektes
  • Planung der Ressourcen und deren Einsetzung
  • Risikomanagement

Prüfung der Projektziele

• Kann als grundlegende Möglichkeit verstanden werden, um Probleme zu lösen.
• Zielsuche
  • Situationsdarstellung
  • Ziele, Bewertungskriterien
• Lösungssuche
  • Lösungsmöglichkeiten suchen
  • Untersuchung der Lösungsmöglichkeiten
• Lösungsauswahl
  • Bewertung
  • Entscheidung

• Forming
  • Formierungsphase
  • Beschnüffeln, Kennenlernen
  • Unterschiedliche Interessen und Ziele der TN
  • Verhaltensmuster werden ausprobiert
• Storming
  • Konfliktphase
  • Konkurrenzkampf, Grenzen austesten und ziehen
  • Wiederstand gegen andere Meinungen
  • Rangordnung wird festgelegt
• Norming
  • Normierungsphase
  • Gruppenzusammenhalt entwickelt sich
  • Regeln werden festgelegt und werden von allen akzeptiert
  • Einzelne Ziele werden gemeinsamer Aufgabe untergeordnet
• Performing
  • Leistungsphase
  • Rollenverständnis flexibel und funktional
  • Maßnahmen zur Zielerreichung werden gemeinsam umgesetzt
  • Toleranz
  • Produktivität
  • Verschmelzung
• Adjourning
  • Auflösungsphase

• Meist Führungskräfte / Vorstand / Geschäftsführung
• Als Initiator muss er das Ergebnis verantworten
• Ziel:
  • Repräsentation seiner Interessen am Projekt
  • Planerfüllung
  • Zeit
  • Ressourceneinsatz
  • Qualität
• Strategie:
  • Durchsetzung seiner Ziele
  • Motivierung der MA (Eigenverantwortung)
  • Schafft günstige Rahmenbedingungen
  • Kooperiert & überzeugt Entscheider
• Aufgaben:
  • Stellt Ressourcen/Personal/Budget zur Verfügung
  • Erteilt den Auftrag an den Projektleiter
  • Genehmigt Änderungen
• Verhaltenserwartungen:
  • Sanktionen bei Gefährdung der Projektziele
  • Wahrt den Gesamtüberblick
  • Lässt das Team selbstständig arbeiten (greift nur bei Bedarf ein)
  • Kontrolle Fortschritt
  • Projektabnahme
• Kompetenz:
  • Er entscheidet über Projektressourcen
  • Beeinflusst Projektablauf

• Steht im Mittelpunkt der Abwicklung
• Verantwortlich für die Zielerreichung (was/wieviel/wann)
• Fachlich Versiert im PM
• Ziele:
  • Erfolgreiche Zielerreichung mit Einhaltung aller geforderten Ansprüche Spannungsdreieck)
• Strategien:
  • Erledigt Aufgaben im Team
  • Überzeugt Entscheider
  • Kooperiert mit relevanten Anspruchsgruppen
• Aufgaben:
  • Zieldefinition
  • Projektplanung
  • Projektorganisation
  • Projektplanung
  • Projektteamführung
• Verhaltenserwartungen:
  • Kommunikation mit allen Beteiligten
  • Beurteilung der Teammitglieder
  • Wahrt Überblick
  • Abstimmung mit PA
• Kompetenzen:
  • Eigenverantwortliches Handeln
  • Trifft wesentliche Entscheidungen
  • Ressourcenplanung
  • Teamplanung

• Bei großen Projekte die mehrere Abteilungen betreffen
• Mitglieder aus der Führungseben mit den notwendigen Kompetenzen
  • Entscheidungskompetenz
  • Ressourcen
• Aufgaben:

Unterstützung und Schlichtung bei bereichsübergreifenden Problemen

• Reine Projektorganisation
• Matrix-Projektorganisation
• Einfluss-Projektorganisation

• Reine Projektorganisation
  • Eigenes Projektteam
  • Kein Bezug zur Linie
  • Projektleiter: Personell und fachlich überstellt
• Matrix-Projektorganisation
  • Mitarbeiter verbleiben in der Linie
  • Projektleiter: Fachliche Leitung, keine Mitarbeiter-Führungs-Kompetenz
  • Kaum in der Praxis
  • Konfliktpotenzial, da Mitarbeiter doppelt unterstellt
• Einfluss-Projektorganisation
  • Einfachste Variante
  • Kein eigenes Projektteam
  • Projektleiter = Stabstelle zwischen Geschäftsführung und Projekt
  • Sammelt Daten aus versch. Abteilungen
  • Abteilungsleiter hat alle Kompetenzen

• Einfluss
  • Einfache Projekte
  • Zu Beginn von komplexen Projekten (Definitionsphase)
• Reine
  • Langfristige Projekte
  • Projekte mit hohem Risiko
• Matrix
  • Stark abteilungsübergreifender Projekte
  • Hohe Anzahl gleichzeitig laufenden Projekte

• Organisationsform an die Intensität des Status anpassen
• Definitionsphase
  • Einfluss-Projektorganisation
  • Wenig Aufwand da nicht sicher ob Projekt realisiert wird
• Konzeptionsphase
  • Matrix-Projektorganisation
  • Zusammenfassung aller relevanten Stellen ohne Personalversetzung
• Spezifikationsphase
  • Reine Projektorganisation
  • Projekt ist so bedeutsam, dass ein eigenes Projektteam angebracht ist
• Realisierungsphase
  • Reine Projektorganisation
  • Konzentration aller MA auf das Projekt
• Einsatzphase
  • PM in Linie (Implementierung)
  • Wartung & Weiterführung wird von Linie übernommen

• Projektmanagement-Phasen beziehen sich auf das Projektmanagement als Aufgabe im Projekt.
  • Start
  • Abwicklung
  • Koordination/Veränderung
  • Abschluss
• Die Projektphasen betreffen die wertschöpfenden Aktivitäten des Projektes hinsichtlich des zu erreichenden Projektgegenstands (Abschnitte des Objektlebenszyklus)
  • (Definition)
  • Konzeption
  • Spezifikation
  • Realisierung
  • Implementierung
  • (Systemoptimierung)

• Balkenplan
  • Meist verbreitetes Instrument
  • Grafische Darstellung Aufgaben/Termine
  • Übersichtlich
  • Chronologische Listung
  • Start/Endtermin + Dauer der Aufgaben
• Vernetzter Balkenplan
  • Ablauflogische oder ressourcenbedinge Abhängigkeiten werden aufgezeigt
  • Kritische Wege werden Sichtbar
    • Mögliche Endterminverschiebung wird sichtbar
    • Erst wenn der letzte Vorgang abgeschlossen ist, ist das Projekt abgeschlossen!
  • Terminliste / Meilensteinliste
    • Festhalten wichtiger Ereignisse im Projektverlauf
    • Meilensteine / Endtermine werden fixiert (immer t=0)
  • Netzplan
    • Präzises aber aufwendiges Planungstool
    • Nur große und komplexe Projekte
    • Grafische Darstellung gibt gute Übersicht über das Projekt
    • Komplette Planung + vorzeitige Entscheidungen sind nötig
      • PERT-Methode (Ereigniss-Knoten-Plan)
      • MPM-Methode (Vorrangsknoten-Netzplan)
• Für eine Ablaufplanung: Ablaufdiagramm und Phasenplan
• Für eine Terminplanung: Phasenplan
  • Im Phasenplan werden Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete auf einer Zeitleiste dargestellt
  • Im Ablaufdiagramm werden Abläufe in der Entscheidungsfindung, Fragen über die Erreichung von Zielen/Meilensteinen grafisch dargestellt.
  • Wesentlicher Unterschied: Zeitkomponente & logische Abfolge (Reihenfolge) der Arbeitspakete

• Die Kostenplanung wird Basis des PSP erstellt
• Kostenschätzung pro Arbeitspaket
  • Arbeitspaketkostenplan (detaillierte Kostenaufstellung)
• Auf Basis der Kostenpläne können Finanzierungspläne erstellt werden

• Rollendefinition im Team
• Aufgabenverteilung
• Zusammenarbeit
• Informationsfluss
• Die Zuordnung der Funktionen wird mittels Codes vorgenommen

• Klassisch-autoritär
  • Führungskraft entscheidet alles alleine
  • Mitarbeiter haben kein Mitspracherecht
• Förderung der Autonomie
  • Führungskraft dient als Mediator
  • Mitarbeiter treffen die Entscheidungen
  • Führungskraft vertritt die Entscheidungen nach außen

• Bilanz ziehen
• Feedback geben (Feedback ist nie bewertend!)
• klare Zielvorgaben vereinbaren
• Förderung des Mitarbeiters
• Mitarbeiter-Gespräch
  • Intensive Vorbereitung durch Mitarbeiters und Führungskraft
  • 4 Augen-Gespräch
  • Ungestört
  • Ca. 2 Std
  • Entwicklung des Mitarbeiters
  • Förderung des Mitarbeiters
  • Klare Zielvereinbarungen für den Mitarbeiter
  • Regelmäßig (alle 6 - 12 Monate)

• Meilensteinreview
• Projektauftraggebersitzung
• Projektcontrollingsitzung
• Projektkernteamsitzung (Jour Fixe)

• Aufgaben, Verantwortung, Kompetenz (Handlung & Entscheidung)
  • Verantwortung und Kompetenz müssen in der Waage sein