Lernkartei Personaladministration (Seite 2 von 5)

Karten	180
Lernende	45
Sprache	Deutsch
Kategorie	Allgemeinbildung
Stufe	Andere
Erstellt / Aktualisiert	03.09.2016 / 14.03.2023
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Personaladministration
Instrumente

Mit welchen Instrumenten arbeitt die Personaladministration?

Standardvorlagen für Korrespondenz, (Kündigungen, Bewerbungsabsagen)
Formulare (Mitarbeiter+ Austrittsgespräche/ AHV-Abmeldung)
Checklisten ( MA Ein + Austritt)
Handbücher (Personal + Mitarbeiterhandbuch)
Listen, Verzeichnisse (Telefon, MA, Geburtstag)
Flussdiagramme (schematische Abläufe be. Beförderung)
Merkblätter, Leitfäden, frühzeitige Pension Unfallpräventation
PIS, Personalinfosystem Personaldossier
Internet (Kommunikation- und Informationsplattform)

Personaldossier

Was gehört nicht in ein Personaldossier?

private Tätigkeiten eines Arbeitnehmers z.b politische Aktivitäten

Personaldossier

Nenne eine mögliche Struktur eines Personaldossier

Personalien (Stammblatt, Bewerbung)
Verträge (Arbeitsvertrag, Internetnutzung
Entwicklung ( Probezeit, Quali, Verweise, Weiterbildung, Beförderung)
Finanzielles (Lohnentwicklung, Lohnpfändung)
Versicherungen (AHV, BVG, UVG)
Absenzen (Fehl, Gleit, Mehrzeiten)
Diverses (Gesuche für unbez. Urlaub, Ausbildungszuschüsse)

Personaldossier

Warum mach es Sinn das Personaldossier in Ablagefächer zu gliedern?

Da viele Utnerlagen anfallen können

Personaldossier

Nenne eines der wichtigsten Informationsinstrument in der täglichen Personalarbeit?

Personaldossier

(Alle Unterlagen von der Entstehung bis zu Beendigung des Arbeitsverhältniss)

Personaldossier

Typische Abrechnungen der Personaladmin?

monatliche ERstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung dabei wird das Geld für Sozialversicherungen

(AHV, IV, EO, PK UVG etv.) abgezogen und Periodisch an die entsprechenden Stellen überwiesen.

Personaldossier

Welche Überwachungsdaten übermittelt die Personaladmin an die Unternehmesleitung?

Z.B. Absenzen in Zusammenhang mit Krankheiten Unfällen und Überstunden. resp. Überzeit

- diese gelten als Grundlagen für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheide.

Personaladministration

Nebst den klassichen Aufgaben der Personaldmin, sollen mit den dort gesammelten Daten auch andere Systeme und Instrumente entwickelt werden? Zu welchem Zweck?

Systeme und Instrumente mit denen personalpolitsche und planerischstrategischen Entscheide, Firmenvergleiche, Ausbildungstage etc. ) getroffen werden können.

EDV in der Personaldmin

Was schreibt das DAtenschutzgesetz gemäss Art. 7 vor?

Das Prsonaldaten mit angemessenen technischen und oranisatorischen Massnahmen, gegen unbefugtes bearbeiten oder zerstören,geschützt werden müssen.

EDV in der Personaldmin

Nenne Massnahmen um die Personaldaten auf Papier vor Gefahren zu schützen?

zentrale Lagerung in der Personaladministration
abschliessbarer Raum und Schrank
Personaldaten, nicht offen rumliegen lassen
Einsichtsnahme nur in der Personaladministration
Feuerlöscher
Archivierung an trockenen Orten

Personaldossier

Nenne mögliche Gefahren für Personaldaten auf Papier?

Einsichtsnahme unbefugter Personen
Dienstahl von Personalaten
Veränderung von Personaldaten
Zerstörung durch Wasser oder Feuer

Personaldossier

Gibt es Einschränkungen in Bezug der Einsicht im Personaldossier?

Ja persönliche Notizen, sowie Karriere und Personalplanungsunterlagen müssen nicht gezeigt werden.

Personaldossier

Welche Rechte hat jeder Arbeitnehmer in Bezug auf sein Personaldossier?

Sämtliche in seinem Dossier gespeicherten oder gelagerten Informationen zu lesen
Falsche Informationen zu berichtigen
zu Unrecht beschaffte Infos vernichten zu lassen

Personaldossier

Welche Daten werden in einem Personaldossier gelagert?

Grundsätzlich nur Daten welche für das Arbeitsvrhältnis relevant sind.

Personaldossier

Zu welchen Anlässen müssen Mitarbeiterdaten immer wieder an Dritte gemeldet werden?

Mitarbeiter Eintritt ( AHV, BVG)
Ende der Probezeit (Meldungen an Linienvorgesetzten
Während der Anstellung (Geburt Kind, Heirat, Lohnerhöhung
Austritt (Abmeldungen KVG, AHV PK)

Personaldossier

Aufbewahrungspflicht

Nenne die verschiedenen Aufbewahrungsfristen mit Beispiel:

10 Jahre Korrespondenz Verträge, Kündigung, Lohnausweis

5 Jahre Schichtpläne, Ferienbezüge

Vernichten grafologische Gutachten, Eintrittstest, Aktennotizen

Zurückgeben Bewerbungsunterlagen, Fotos, Zeugnisse ehemaliger Arbeitgeber)

Personaldossier
Schutz der Daten

Was ist gemäss Datenschutz verboten?

DasFühren einer Parallelablage z.B. beim Vorgesetzten

Damit ist nicht gemeint, dass der Vorgesetzte kkeine Mitarbeiterlisten haben darf.

Personaldossier

Um Mitarbeiter nicht alles aus dem Personaldossier zeigen zu müssen, werden sinnvollerweise 2 geführt.

Wie heissen diese?

- offenes Dossier

- geschlossenes Dossier

Personaldossier

Nenne die Gründe warum ein Personaldossier nache dem Austritt archiviert werden muss?

- Wiedereintritt

- Nachträglich ein Arbeitszeugnis fordert

- Versicherungsfragen z.B AKV auftauchen

Kommunikation PA

Welche Probleme entstehen aus fehlender oder schlechter Information?

Arbeit unvollständig, fehlerhaft langsam

Geschäftsgang, Wertschätzung führen zu Unverständnis und Misstrauen

Kommunikation PA

Welche Gefahr laufen Unternehmen, welche ungenügend informieren?

Arbeitnehmende

unmotivierter werden
Betriebsklima schlechter
Absenzen zunehmen
Fluktutationen steigen

Kommunikation PA

Personalinformation

W-Fragen vor Personalinformation?

Warum informieren? (Gesetz, Geschäftsleitung?)
Was soll die Infor auslösen? (Stellungsnahme, Aktivitäten)
Wen will ich informieren? (Ausländer, Akademiker, Mitarbeiter, Externe)
Wie will ich informieren? Mändlich oder schriftlich?
Wann soll ich informieren (Gibt es Gruppen die früher informeirt weren sollten?)

Kommunikation PA

Informationen Mündlicher Weg<'

Mitarbeiterversammlung
Weihnachtsessen
Schulung
Direktansprache / Telefongespräch
Teamsitzungen
Tag der offenen Tür
über Medien wie Radio / Fernseher

Kommunikation PA

Vorteile Mündlicher Weg?

Unklarheiten Nachfragen
Ausländer (Fremdsprache)
Viel persönlicher

Kommunikation PA

Nachteile mündlicher Weg?

immer Personen abwesen
nicht aufmerksam (grosse Veranstaltung)
meist Arbeitszeit betroffen
MItarbeiter nicht produktiv
Verwässerung der Infos

Kommunikation PA

Schriftlicher Weg?

Mitarbeiterbrief
Mail / SMS
Hauszeitung
schwarzes Brett
Intranet
Handbuch
Informationsmappe
Internet
Printmedien (Tageszeitungen)

Kommunikation PA

Vorteile des schriftlichen Weges?

Informationen lesen, wenn Zeit
gleichzeitiger Versand und Empfang
alle erhalten ursprünglich erstellte Information

Kommunikation PA

Informationen

Schriftliche Informationen (Weg)?

Viele schriftliche Informationen, nicht mehr lesen können oder wollen
kein Zugang zu elektronischen Mitteilungen, Internet

Kommunikation PA

Handbücher

Nenne Handbücher in Betrieben?

ISO-Handbuch
Führungshandbuch
Personalhandbuch
Mitarbeiterhandbuch

Kommunikation
Handbücher

Welche Handbücher sind aus Sich der Personaladministration interessant?

Sie unterscheiden sich auch in der Zielgruppe.

Personalhandbuch
Personalwesen, Führungskräfte der Linie

*Mitarbeiterhandbuch
Alle Mitarbeiter

*abgespecktes Personalhandbuch

Kommunikation
Handbücher

Nenne Themenbereiche für einen Mitarbeiter?

Vorstellung der Utnernehmung (Leitbild)
Anstellungsbedingungen Arbeitseit, Ferien, Feiertage
Leistungen und Versicherungen (Pensionskassenreglement)
Aus- und Weiterbildung (interne Weiterbildungsmöglichkeit)
Zusammenarbeit, Kommunikation
Organisatorisches (Organigramm)
Diverses (Suva-Merkblatt)