Personaladministration

• Stammdaten eines Arbeitnehmers, Lohndaten
• Daten der Organisationsstruktur

Ohne Personaladministration

(Sinnvollerweise wird auch in allen Bereichen, Marketing und Controlling betrieben.)

die Bereitstellung von Informationen über das Personal eines Unternehmens.

Interne Kundengruppe

externe Kundengruppe

• Arbeitnehmer
• Vorgesetzte
• GL/ VR
• Finanzbuchhaltung
• Controlling
• Personalentwickler
• Organisationsentwickler

• Bewerber
• Behörden und AN
• Versicherungen
• Verbände
• andere Firmen
• Medien

1. Personalverwaltungsaufgaben die aus betrieblichen Gründen oder von Gesetztes wegen durchzuführen sind.

2. Verwaltungsaufgaben, die für personalpolitische und planerisch strategische Entscheide notwendig sind.

• Mitarbeiter ein und austritt
• Selektionsvefahren
• Beförderungen
• Versetzungen
• Übertritte in andere Abteilungen

dass das Personaldossier aktuell ist.

So viel wie nötig so wenig wie möglich

• Informieren (AHV, PK Probezeit)
• Abwickeln (selektionsverfahren, Befürderung, Übertritte)
• Abrechnen (Lohn, Sozialversicherung, Quelensteuer)
• Überwachen (Krankheiten, Arbeitszeit, Überstunden, Lohnfortzahlung, Feriensaldo)

• Standardvorlagen für Korrespondenz, (Kündigungen, Bewerbungsabsagen)
• Formulare (Mitarbeiter+ Austrittsgespräche/ AHV-Abmeldung)
• Checklisten ( MA Ein + Austritt)
• Handbücher (Personal + Mitarbeiterhandbuch)
• Listen, Verzeichnisse (Telefon, MA, Geburtstag)
• Flussdiagramme (schematische Abläufe be. Beförderung)
• Merkblätter, Leitfäden, frühzeitige Pension Unfallpräventation
• PIS, Personalinfosystem Personaldossier
• Internet (Kommunikation- und Informationsplattform)
•  

private Tätigkeiten eines Arbeitnehmers z.b politische Aktivitäten

• Personalien (Stammblatt, Bewerbung)
• Verträge (Arbeitsvertrag, Internetnutzung
• Entwicklung ( Probezeit, Quali, Verweise,  Weiterbildung, Beförderung)
• Finanzielles (Lohnentwicklung, Lohnpfändung)
• Versicherungen (AHV, BVG, UVG)
• Absenzen (Fehl, Gleit, Mehrzeiten)
• Diverses (Gesuche für unbez. Urlaub, Ausbildungszuschüsse)

Da viele Utnerlagen anfallen können

Personaldossier

(Alle Unterlagen von der Entstehung bis zu Beendigung des Arbeitsverhältniss)

monatliche ERstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung dabei wird das Geld für Sozialversicherungen

(AHV, IV, EO, PK UVG etv.) abgezogen und Periodisch an die entsprechenden Stellen überwiesen.

Z.B. Absenzen in Zusammenhang mit Krankheiten Unfällen und Überstunden. resp. Überzeit

- diese gelten als Grundlagen für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheide.

Systeme und Instrumente mit denen personalpolitsche und planerischstrategischen Entscheide, Firmenvergleiche, Ausbildungstage etc. ) getroffen werden können.

Das Prsonaldaten mit angemessenen technischen und oranisatorischen Massnahmen, gegen unbefugtes bearbeiten oder zerstören,geschützt werden müssen.

• zentrale Lagerung in der Personaladministration
• abschliessbarer Raum und Schrank
• Personaldaten, nicht offen rumliegen lassen
• Einsichtsnahme nur in der Personaladministration
• Feuerlöscher
• Archivierung an trockenen Orten

• Einsichtsnahme unbefugter Personen
• Dienstahl von Personalaten
• Veränderung von Personaldaten
• Zerstörung durch Wasser oder Feuer

Ja persönliche Notizen, sowie Karriere und Personalplanungsunterlagen müssen nicht gezeigt werden.

• Sämtliche in seinem Dossier gespeicherten oder gelagerten Informationen zu lesen
• Falsche Informationen zu berichtigen
• zu Unrecht beschaffte Infos vernichten zu lassen

Grundsätzlich nur Daten welche für das Arbeitsvrhältnis relevant sind.

• Mitarbeiter Eintritt ( AHV, BVG)
• Ende der Probezeit (Meldungen an Linienvorgesetzten
• Während der Anstellung (Geburt Kind, Heirat, Lohnerhöhung
• Austritt (Abmeldungen KVG, AHV PK)

10 Jahre       Korrespondenz Verträge, Kündigung, Lohnausweis

5 Jahre         Schichtpläne, Ferienbezüge

Vernichten    grafologische Gutachten, Eintrittstest, Aktennotizen

Zurückgeben Bewerbungsunterlagen, Fotos, Zeugnisse ehemaliger Arbeitgeber)

DasFühren einer Parallelablage z.B. beim Vorgesetzten

Damit ist nicht gemeint, dass der Vorgesetzte kkeine Mitarbeiterlisten haben darf.

- offenes Dossier

- geschlossenes Dossier

- Wiedereintritt

- Nachträglich ein Arbeitszeugnis fordert

- Versicherungsfragen z.B AKV auftauchen

Arbeit unvollständig, fehlerhaft langsam

Geschäftsgang, Wertschätzung führen zu Unverständnis und Misstrauen

Arbeitnehmende

• unmotivierter werden
• Betriebsklima schlechter
• Absenzen zunehmen
• Fluktutationen steigen

• Warum informieren? (Gesetz, Geschäftsleitung?)
• Was soll die Infor auslösen? (Stellungsnahme, Aktivitäten)
• Wen will ich informieren? (Ausländer, Akademiker, Mitarbeiter, Externe)
• Wie will ich informieren? Mändlich oder schriftlich?
• Wann soll ich informieren (Gibt es Gruppen die früher informeirt weren sollten?)

• Mitarbeiterversammlung
• Weihnachtsessen
• Schulung
• Direktansprache / Telefongespräch
• Teamsitzungen
• Tag der offenen Tür
• über Medien wie Radio / Fernseher

• Unklarheiten Nachfragen
• Ausländer (Fremdsprache)
• Viel persönlicher