Organisation DA 1

1. Vorausschauend handeln

2. Mitarbeiter einbeziehen

3. Risiko- und Sicherheitsbewusstsein entwickeln

1. bestmögliche Entscheidung (nicht nur für sich selbst)

2. Verantwortung für die Entscheidung tragen

3. Verlässlichkeit (zu Entscheidungen stehen, auch bei Widerstand)

1. Entscheidung vorbereiten (Mit W-Fragen)

2. Entscheidungen treffen (

3. Entscheidung kommunizieren (Wer muss von der Entscheidung erfahren, Wie ist die Entscheidung zu kommunizieren, Wann ist die Entscheidung zu kommunizieren

1. Beteiligen (betroffene Mitarbeiter)

2. Delegieren (nicht delegierbar sind streng vertrauliche, direkte Führungsentscheidungen, Zielvorgaben der Mitarbeiter).

3. Korrigieren (falsche Entscheidungen korrigieren)

4. Nicht, nicht entscheiden

1. Auftrag muss vollständig und klar sein (W-Fragen)

2. Angemessen (bewältigbar, frühzeitig)

3. Begründet (sonst ist es kein Auftrag sondern ein Befehl)

1. Ist-Situation erheben

2. Soll/Ist-Vergleich durchführen

3. Abweichungsursachen ermitteln (Ursachen ermitteln um darauf reagieren zu können.

4. Korrekturmassnahmen einleiten

1. Angemessen kontrollieren (eindeutig messbar und für Erfolg auch relevant ist)

2. Adäquat kontrollieren (Soll/Ist Vergleich oder Ist/Ist Vergleich) S. 21

3. Resultate und nicht das Verhalten kontrollieren (ergebnisorientier und nicht verhaltensorientiert)

- Quantitater Massstab (Wie viel ist geleistet worden)

- Qualitativer Massstab ( Wie gut ist die Aufgabe erfüllt worden)

- Zeitlicher Massstab ( Wie schnell ist eine Aufgabe erfüllt worden)

A = Aktivitäten und Aufgaben notieren

L = Länge abschätzen

P = Pufferzeiten reservieren

E = Entscheidungen über Prioritäten treffen

N = Nachkontrolle/ Unerledigtes auf den nächsten Tag übertragen

- Keine Pufferzeiten

- Ablenkung

- Aufschieben von Pendenzen

- Mangelnde Organisation

- Zu viele Routineaufgaben

- Operative Hektik

- Verbindlichkeit schaffen ( Vetrag mit sich selbst)

- Denkkapazitäten richtig nutzen (Gedächtnis entlasten)

- Selbstmotivation fördern

Entscheidungen werden auf der untersten dafür geeigneten hierarchischen Ebene getroffen. Geeignet ist die Ebene, die bereit und in der Lage ist, ein bestimmtes Problem kompetent zu lösen.

erfolgt in der hierarchischen Struktur gemäss von oben nach unten. Die oberste Führungsebene gibt mittels Vision und strategischer Ziele die Leitplanken vor. Die Planung der mittleren und unteren Führungsebene richtet sich danach.

Die oberen Führungsstufen integrieren die Planungsergebnisse der unteren Führungsstufen in ihre Planung.

Planungshorizont / Termine setzen

Bei der Planung stets verbindliche Termine setzen. Keine vage oder undefinierte Angaben wie möglichst schnell oder gelegentlich.

Langfristig: Mehrjahresplanung 3-5 Jahre

Mittelfristig: Jahresplanung für 1-3 Jahre

Kurzfristig: Quartalsplanung Monate - ein Jahr

Laufend: Monats-, Wochen- und Tagespläne

Langfristig: Mehrjahresplanung 3-5 Jahre

Mittelfristig: Jahresplanung für 1-3 Jahre

Kurzfristig: Quartalsplanung Monate - ein Jahr

Laufend: Monats-, Wochen- und Tagespläne

- Pareto-Prinzip (Perfektion nur wenn auch notwendig)

- ABC-Analyse

- Eisenhower Prinzip

Verhältnis 20/80 % dass zuviel Arbeit in 80% der Zeit gemacht wird, wo auch schon 20% gerreicht hätten. Der Drang nach Perfektion.

- Welcher Perfektionsgrad soll erreicht werden

- Welche Aufgaben sollen verwirklicht werden

- In welcher Reihenfolge

Ist die Frage nach der Konsequenz, die die Erfüllung der Aufgabe bzw. nicht Erfüllung einer Aufgabe hat.

Unterteilung der Aufgaben in:

A: Wichtige sofort erledigen, Nur ich kann erledigen, keine Verschiebung möglich

B: weniger wichtig, teilweise delegierbar, für später terminieren

C: nicht wichtig oder zeitlich nicht dringend (Papierkram, Ablegen usw. Delegieren oder verschieben

Wird anhand eines Quadranten nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt.

1. Persönliche Leistungsfähigkeit berücksichtigen

2. Störungsfreie Zeit vereinbaren (um während Leistungshoch ungestört zu arbeiten)

3. Kurzpausen einschalten (alle 1Std. 5-10 min)

4. Tag am Vorabend einplanen

5. Aktivitäten abschliessen (keine Unterbrechungen)

- Beim einen geht es um zuviel Informationen die uns beschäftigen und unsere Zeit in Anspruch nehmen.

- Welche Informationen brauche ich oder meine Mitarbeiter unbedingt.

Jedem einzelnen Mitarbeiter die für die erfüllende Aufgaben notwendigen Informationen in der geeigneten Form, am gewünschten Ort und zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen

1. Prüfung der Notwendigkeit

2. Ziel klären (informieren, ein Problem lösen, eine Entscheidung treffen)

3. Teilnehmer definieren

4. Bekanntgabe Themen und Vorbereitungsaufträge

1. Was ist der Grund und das Ziel

2. Vorgängig Fakten studieren

3. Einwände und Fragen überlegen

4. Schnell zur Sache kommen

5. Vereinbarungen repetieren und notieren

6. Notizen während des Gesprächs machen

1. Nach Grund und Zweck erkundigen

2. Um Geduld bitten um Fakten zu studieren

3. Ziel im Auge behalten (während des Gesprächs)

4. Nicht sofort führen, sondern einen anderen Termin vereinbaren (Ausser es ist so dringend das es sofort erledigt werden muss.)

1. Entlastung

2. Zeitgewinn

3. Motivation der Mitarbeiter

4. Nutzbarmachen der Mitarbeiter

1. Was: Um welche Aufgabe handelt es sich?

2. Wer: Wer soll die Aufgabe übernehmen?

3. Warum: Warum muss die Aufgabe erledigt werden (Zweck)?

4. Wann: Welche Termine müssen eingehalten werden?

5: Wie Welche Vorgaben sind einzuhalten

6. Womit: Welche Ressourcen, Hilfsmittel oder Methoden sollen angewendet werden.

1. Was: Um welche Aufgabe handelt es sich?

2. Wer: Wer soll die Aufgabe übernehmen?

3. Warum: Warum muss die Aufgabe erledigt werden (Zweck)?

4. Wann: Welche Termine müssen eingehalten werden?

5: Wie Welche Vorgaben sind einzuhalten

6. Womit: Welche Ressourcen, Hilfsmittel oder Methoden sollen angewendet werden.

1. Soll/Ist-Vergleich des Erreichten

2. Planungsgrundlage

Ich beantworte mir selbst die Frage ob ich die Ziele erreicht habe. Erfolgserlebnisse wirken motivierend auf künftige Leistungen.

Durch Analyse der Abweichungen gewinne ich Erfahrungen für mein künftiges Zeitmanagement. Durch kritisches Hinterfragen, positver Effekt auf Zukunft

Durch Analyse der Zeiterfassung bekomme ich Hinweise wo meine Stärken und Schwächen liegen. Dadurch kann ich Verbesserungsmassnahmen für die Zukunft entwickeln.

Manuelle (Zeitplanbuch, Terminkalender=

Elektronische (PDA, Computerprogramm)

Keines ist grundsätzlich besser. Es hängt vom Aufgabenbereich und vom Nutzer ab.

Das Zeitmanagement wird erleichtert und gib einem eine Übersicht, Termine gehen nicht vergessen