Informationsverwaltung Grossenbacher

befassen sich mit einem oder wenigen Themen. Bereiten Infos für engen Benutzerkreis auf und vermitteln sie.

Beschaffen und Erfassen: Themabefassende Dokumente müssen gesucht und beschafft werden. Wichtig, alle Dokumente, die für Benutzer relevant sind zu prüfen und beschaffen. Nicht vergessen: Dublettenkontrolle.

Indexieren: ist das Erschliessen, darunter versteht man das Feststellen und Kennzeichnen des Inhalts mit Hilfe von Deskriptoren. Mit Schlagworten in Bibliothek vergleichbar. (ist die inhaltliche Erschliessung =Sacherschliessung) einer Dokumentationseinheit.

Speichern: im Dokumentenspeicher sind die Dokumente im vollen Umfang enthalten. Dieser Speicher wird Ablage, Archiv, Magazin oder Lager genannt. Er speichert, welcher Dokumentationseinheit welche Deskriptoren zugeordnet wurden. Schlagwortkatalog ähnlich.

Recherchieren:  Recherche (Dokumentationssprache, Retrieval oder Search genannt) ist das gezielte Suchen & Wiederfinden von Einheiten zum einem Thema. Mit Suchanfrage bestehend aus Deskriptoren wird Speicher auf relevante Infos abgefragt. Wichtig, alle zu finden.

Allgemeines: Erwerbung in der Dok. unterscheidet sich nicht grundsätzlich von Bibliothek. Häufig gleich: Arten & Quellen, auch Arbeiten ähneln sich. Unterschied: Überlegungen, die zur Beschaffung des Dokumentes führen. Bibliotheken haben Sammelauftrag, Dokstellen richten sich auf Informationsbedürfnisse der Benutzer. Dokumentationswürdig: hängt davon ab, ob es zum Sachgebiet gehört, einschlägig ist und ob es für Benutzer interessant sein könnte.

befassen sich mit einem oder wenigen Themen. Bereiten Infos für engen Benutzerkreis auf und vermitteln sie.

Beschaffen und Erfassen: Themabefassende Dokumente müssen gesucht und beschafft werden. Wichtig, alle Dokumente, die für Benutzer relevant sind zu prüfen und beschaffen. Nicht vergessen: Dublettenkontrolle.

Indexieren: ist das Erschliessen, darunter versteht man das Feststellen und Kennzeichnen des Inhalts mit Hilfe von Deskriptoren. Mit Schlagworten in Bibliothek vergleichbar. (ist die inhaltliche Erschliessung =Sacherschliessung) einer Dokumentationseinheit.

Speichern: im Dokumentenspeicher sind die Dokumente im vollen Umfang enthalten. Dieser Speicher wird Ablage, Archiv, Magazin oder Lager genannt.

befassen sich mit einem oder wenigen Themen. Bereiten Infos für engen Benutzerkreis auf und vermitteln sie.

Beschaffen und Erfassen: Themabefassende Dokumente müssen gesucht und beschafft werden. Wichtig, alle Dokumente, die für Benutzer relevant sind zu prüfen und beschaffen. Nicht vergessen: Dublettenkontrolle.

Indexieren: ist das Erschliessen, darunter versteht man das Feststellen und Kennzeichnen des Inhalts mit Hilfe von Deskriptoren. Mit Schlagworten in Bibliothek vergleichbar. (ist die inhaltliche Erschliessung =Sacherschliessung) einer Dokumentationseinheit.

Speichern: im Dokumentenspeicher sind die Dokumente im vollen Umfang enthalten. Dieser Speicher wird Ablage, Archiv, Magazin oder Lager genannt.

Neben Büchern, vor allem Fachzeitschriften, sind wichtiger als Bücher. Neben Buchhandelspublikationen auch graue Literatur, Dokumente von Institution wichtig. Vordergrund: Informationsgehalt, nicht Art der Literatur.

Dokumentationseinheiten: Buch, Zs-Band, Aufsatz in Zs, Buchseite, Satz (Bibelvers, Gesetz), einzelne Angabe, Datum, Messwert (Fläche der Schweiz, Höhe eines Gebäudes),Datenblatt, Bild Personalakte, Krankenakte, Arzneimittel-Spezialität. Je nach Art spricht man von Literatur-, Daten-, oder Werkstoffdokumentation.

Sammeln von Dokumenten ist zweitrangig. Häufig verzichten Dokumentationen darauf, eigenen Bestand aufzubauen. Sie beziehen die benötigten Infos direkt von ext. Quellen, in erster Linie einschlägige Datenbanken. ->einfacher, schneller, billiger.

Dokumentation kann nicht unbegrenzt wachsen. Platzverhältnisse erfordern Ausscheiden, da Aktualität wichtig, verlieren ältere Bestände an Bedeutung. Ausserdem wird das Recherchieren in grossen Dokumentationen mühsam, da zu grosse Trefferzahlen. Veraltete und uninteressant gewordene Einheiten werden immer grösser.

Möglichkeiten:

regelmässige Abstände: (alle 2 / 5 J.) mit Aufbau neuem Deskriptorenspeicher, neuer Datenbank beginnen

regelmässiges Ausscheiden aller Einheiten: bis zu bestimmten Erscheinungsjahr, Vorteil: immer gewisse Anzahl an Einheiten im Speicher.

Ausscheiden über Signatur: häufig aus Jahreszahl, aufgrund dieser lassen sich die ältesten Einheiten auslagern, auch hier ist der Speicher nie ganz leer.

bei der zweiten und dritten Methode darauf achten, dass physiche Dokumente ausgeschieden und Vermerke in der Datenbank gelöscht werden.

Wir erhalten im täglichen Leben viele Dokumente oder erstellen sie selbst. Einige lesen wir und werfen sie wieder weg, andere bewahren wir auf, da wir sie wieder brauchen. Alle Unterlagen, die bei Tätigkeiten anfallen sind Akten.

Jeder hat zuhause ein Archiv (Rechnungen, Nachweis, wofür man Ausgaben hat), Kaufbelege (bei Schäden Garantieansprüche geltend machen), Unterrichtsunterlagen, Lehrvertrag (Ferien, Lohn und Arbeitsansprüche), Fotos (Erinnerung), Dokumente zum Hobby, Ausweise (Staatsbürgerschaft, Alter nachweisen)...

Hauptsächlich archivieren / führen Menschen / Organisationen Akten für vier Zwecke:

- Arbeitsinstrument: Bei Fragen auf Infos zurückgreifen

-Nachweis: Nachweis / Beleg bei Unsicherheiten, Beschwerden oder Gerichtsprozessen

-Informations-/ Wissensressource: Nachschauen / nachschlagen von Infos, ähnliche Fälle, nützlich in anderem Fall, keine Fehler begehen

-Quelle für Erinnerung / historische Forschung: rekonstruieren, was geschehen ist, Auskünfte über Geschehnisse, Grundlage für Erinnerung von Staaten, Personen und Organisationen an ihre Geschichte & Entwicklung.

Ausserdem:

-Geldwert: für gewisse Archivalien existiert ein Sammlermarkt, vor allem wenn von bekannten Leuten

-ästhetischer Wert: können auch schön sein, besonders wenn von Künstlern gestaltet.

Akten können auch mehreren Zwecken gleichzeitig dienen. Häufiger Lebenslauf: Zuerst hauptsächlich Arbeitsinstrument, dann Nachweis / Wissensressource und schliesslich Quelle für historische Forschung / Erinnerung.

1. Phase: normale Aktenablage in der Nähe der Büros (Erstellung / Benutzung) = laufende Ablage

2. Phase: Lagerung im Keller (Altablage) Benutzungshäufigkeit nimmt ab.

3. Phase: zuständigem Archiv zur Übernahme anbieten, wenn archivwürdig für Langzeitarchivierung aufbereitet und ans Archiv geliefert. Wenn nicht archivwürdig - > Kassation (kontrollierte Vernichtung mit Kassationsprotokoll)

Urkunden (Rechtssicherheit), Karten und Pläne, Amts- und Geschäftsbücher (z.B. Abschriften aus Urkunden), Audiovisuelle Unterlagen (Bild-, Film- und Tondokumente), Druckschriften (von Behörde, Kirchenverwaltung, Verband, Firma = Jahresberichte, Gutachten), elektronische Unterlagen (nur mithilfe von technischen Hilfsmitteln zu lesen = Magnetbänder, Disketten, CDs), Akten: Serienakten: nach formalem Merkmal abgelegt (Rechnungsnr, Datum, Absender) alphabetisch, numerisch, chronologisch

oder Sachakten: nach inhaltlichen Kriterien abgelegt (sachliches Merkmal, Unterlagen für einen Geschäftsprozess, Aktenplan)

Aktenführung: Ordnen, Verzeichnen, Ablegen von geschäftsrelevanten Unterlagen, die im Laufe einer Geschäftstätigkeit entstehen. Neben Papierakten, Pläne, Fotos und elektronische Unterlagen.

Records Management: Auch 'Aktenführung' / 'Schriftgutverwaltung'. Methode, welche einen Betrieb unterstützt, Unterlagen im Berufsalltag nutzbar zu machen. Einsatz elektronischer Geschäftsverwaltungssysteme.

jede Geschäftstätigkeit beruht auf Prinzip der Schriftlichkeit. In Registratur erstellt / empfängt man die Unterlagen, man registriert die geschäftsrelevanten Unterlagen (Schrifstück wird einem Geschäft zugeordnet und in Registraturplan klassiert). In der Regel nur geschäftsrelevante Unterlagen, diese werden an den Sachbearbeiter weitergegeben, wieder in die Registratur (laufende Ablage) getan, dann wenn die Benutzung abnimmt, in die Altablage und dann zur Übernahme ins Archiv.

Papierablage: alles in Papier, elektronische Ablage: alles elektronisch, Hybride Ablage: ='gemische Ablage' (elektronische und Papierdokumente gemischt)

Unterlagen sind eng mit den Geschäftsprozessen einer Organisation verbunden: können ein Geschäft auslösen, es begleiten oder das Ergebnis eines Geschäftes sein.

Akten richtig / sinnvoll ordnen / aufbewahren kann man erst, wenn man die Organisation des Betriebes / der Firma versteht und weiss, wie die Abläufe funktionieren. Dabei helfen: Aufbauorganisation (Organigramm / Hierarchie) und Ablauforganisation (stellt Abläufe / Prozesse dar, unabhängig von hierarchischen Strukturen).

Dossierbildung: Geschäftsvorgänge müssen nachvollziehbar sein. Akten müssen vollständig sein. Ein Dossier = Geschäft (alle Unterlagen zu einem Geschäft). Bei Bedarf Unterteilung in Unterdossier. Muss klar gekennzeichnet sein (Titel, Eröffnungsdatum, Status, Schlussdatum). Muss übergeordnetem Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein (Sammlung von Dokumenten zu bestimmtem Thema).

-Falldossier (Anfang und Ende, Name Person / Ort

-künstliche Dossiers (verknüpft mit Zeitangabe, willkürlicher Beginn / Ende)

-Grundlagedossiers (Verzeichnisse, Übersichten, Formulare, Vorlagen)

Organisationsvorschriften: interner Leitfaden,. Regelung der Organisation der Aktenführung. Aufgaben, Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe, Verfahren und Mittel.

Ordnungssysteme: Ordnung nach System, Vorakten: zum jeweiligen Geschäft bereits entstanden, bisherige Geschäftssschritte., Präzedenzfälle: Behandlung analoger Fall, dienen als Muster. Wichtig: man muss Unterlagen jederzeit wiederfinden. Ordnungssysteme müssen folgende Anforderungen aufweisen: Einfach/eindeutig einordnen, einfach / rasches Finden, einfach verstehbar / nachvollziehbar, stabil und trotzdem leicht weiter zu entwickeln. Bsp: Geschäftstagebuch: Eintragung der Dokumente in Liste / Kartei, Register. Ältere Form. Aktenplan / Registraturplan: Dossiers werden Rubriken einer hierarchischen Klassifikation zugeordnet, übersichtlich aufgebaut, klare Struktur. Vom Allgemeinen ins Detail, flexibel erweiterbar. Zehnergliederung 10 Hauptpositionen: Kernaufgaben. In Bibliothek ' Dewey'.

sind gute Voraussetzungen.

Authentizität (Echtheit): es ist das, was es zu sein vorgibt. Tätsächlich von dem erstellt, der es vorgibt, vermittelt zu haben. Zur angegebenen Zeit tatsächlich erstellt etc.

Zuverlässigkeit: Inhalt ist glaubwürdig, vollständig, unverändert.

Benutzbarkeit: kann nachgewiesen, aufgefunden, dargestellt und verstanden werden. Kontext ist erkennbar / verständlich.

Vollständigkeit: alle wesentlichen Dokumente eines Geschäftsprozesses, alle wesentlichen Kontextdaten (Metadaten).

immer mehr Akten / Dokumente führen zu Platzproblemen. Wird schwieriger, benötigte Unterlagen zu finden. Man merkt, dass viele Unterlagen nicht mehr / selten benutzt werden -> Gründe um Aufbewahrungsplanung zu erstellen. Weitere Phasen im Lebenszyklus von Unterlagen werden bestimmt und terminiert.

stützt sich normalerweise auf Aktenplan. Wenn nicht vorhanden: Bezug auf Liste von Aktentypen. Folgende Infos: wie lange Akten dem Betrieb zur Verfügung stehen sollten? Archivwürdig? zusätzlich: Wer ist für Unterlagen federführend und wo? Nach welcher Frist werden Akten ans Archiv abgeliefert? Nach welcher Frist gibt es eine konservatorische Behandlung? Ein verwandtes Instrument ist die Kassationsliste (nicht archivwürdige Dokumente werden dort festgehalten.

rechtliche Aufbewahrungsvorschriften: Liste von Gesetzen / Vorschriften, welche für Betrieb gelten und Aufbewahrungsvorschriften für Akten enthalten.

betriebliche Bedürfnisse: je nach Betrieb anders.

-finanzielle Interessen: Verträge aufbewahren, um Rechte zu belegen und Nutzungsgebühren zu verlangen

-Informationsressource: Informationen über Produktionsverfahren, für künftige Arbeit / Verkauf

-Rechenschaftspflicht: Rechenschaftsablegung gegenüber übergeordneten Stellen: Nachweis Tätigkeit.

-kontinuierliche / rechtsgleiche Arbeit: Präzedenzfälle aufbewahren, damit man nachschlagen (in Spezialfällen) & rechtsgleich entscheiden kann.

-Nachweis andauernder Rechtsverhältnisse: Verträge solange aufbewahren, wie gültig

-historische Bedürfnisse: Erinnerung an Geschichte.

Anbietepflicht: wo staatliche Archive zuständig sind, entscheiden diese über Wert der Akten, alle Bundesstellen / Verwaltungsstellen Kantone müssen gegenüber zuständigem Archiv Anbietepflicht erfüllen, in Archivgesetzen vorgeschrieben.

versch. Arten der Übernahme z.B:

Anbietepflicht /Pflichtablieferung:

Ablieferungsangebot der Behörde ans Archiv. Dann sichtet/bewertet Archivpersonal angebotene Unterlagen vor der Aufnahme ins Archiv. Danach folgt eigentliche Übernahme bzw. kontrollierte Vernichtung. Archivalien werden normalerweise nicht gekauft. Damit Amtsstellen wichtige Dokumente wirklich abliefern, gibt es Anbietepflicht. Unterlagen erst dann abliefern, wenn Geschäftszweck erfüllt. Aktenbildner besitzen privilegierten Zugriff auf abgegebene Akten. Ablieferungen sollten periodisch erfolgen. Anbieteliste. Dann Beurteilung. Ablieferungsverzeichnis zur Kontrolle der Vollständigkeit.

1. Aussondern, der nicht mehr benötigten Dossiers

2. Dem Archiv zur Übernahme anbieten

3. Archiv beurteilt Archivwürdigkeit

4. Benutzungsbedingungen festlegen

5. Vorbereitung  zur Archivierung (Ablieferungsverzeichnis, konservatorische Bearbeitung)

6. Transfer

7. Eingangskontrolle

8. Einlagerung ins Archivmagazin

9. Bestandeszuteilung (Provenienz)

10. Integration Ablieferungsverzeichnis in Archiv-System

11. Ablieferung bestätigen

Kontrollierte Vernichtung von Akten. Ohne Einverständnis Archiv, nichts vernichten. Kassationsverbot: Garantie, dass keine geschäftsrelevanten Unterlagen vernichtete werden. Negativlisten. Wichtig: Geschäft muss nachvollziehbar bleiben. Nach Ablauf Verjährungsfristen, können ganze Serien Dossiers vernichtet werden. Anhand Aktenplan festlegen.  Vernichtung muss kontrolliert erfolgen wegen heiklen Unterlagen.

In Schweiz keine Einschränkung des freien Verfügungsrechts über private Unterlagen. Nachlässe sehr unterschiedlich enthalten. Nachlässe von Familien/Privatpersonen werden von Spezialarchiven/Behördenarchiven gesammelt/übernommen zur Wiederspieglung vom politischen, kulturellen, wirtschaftlichen Leben der Region. Bei Schenkung à Archiv wird Eigentümer. Bei Depositum nur Hinterlegung im Archiv. Dort aufbewahrt, können aber von Drittpersonen innerhalb festgelegten Einschränkungen konsultiert werden. Unterlagen können wieder zurückgezogen werden.

Archive sind nicht grosse Sammler, sondern grosse Vernichter (nehmen nur 5% produzierten Akten auf)

Bewertung ist Kernaufgabe, entscheidet über dauerhafte Aufbewahrung/Nutzung. Ziel: mit weniger Material wichtigste Informationen zu erhalten. Bewertung erst bei Angebot. Prospektives Bewerten à mit Negativlisten im Voraus entscheiden, „vorausschauendes Bewerten“.

Drei Hauptkriterien:

- Federführung: Feststellung, wer Federführung bei Akten hatte, Vermeidung von Dubletten

- Evidenzwert (Primärwert):Aufzeichnung der Arbeitsweise/Abläufe/Strukturen der Behörde. Verwaltungshandeln soll nachvollziehbar gemacht werden. Einsicht in Verfahren, Entscheidungen.

- Informationswert (Sekundärwert): Inhalt der Akte. Gesellschaft, Politik, Wirtschaft,  Kultur, Natur. Ziel: Infos von gesellschaftlichem Interesse zu sichern.

vier Auswahlverfahren.

- Bewertungsmodelle: Bewertungskataloge. Einmalige Bewertung anhand Aktenplan. Vernichtungsgenehmigungen und Anbieteverpflichtungen. Vorteile: Planbarkeit, Nachteil: geringe Flexibilität/Reaktion auf Änderungen

- Listenbewertung: Anhand Ablieferungslisten, Entscheid anhand Liste, Vorteil: Reaktion möglich, Nachteil: muss auf Überblick früherer Übernahmen beruhen

- Einzelbewertung: Anhand der Akten selber. Vor Ort. Vorteil: genaue Kenntnis, Nachteil: Überblick kann Verloren gehen, Aufwand

- Sample-Bildung: Systematische Auswahl von gleichartigen Akten (Ziehung Stichprobe). Bei gleichförmigen Massenakten. Nur Auswahl soll archiviert werden. Z.B.: Buchstabenauswahl, Jahrgangsweise, Geburtstag, Geografische Auswahl, jede n-te Akte. Vorteil: Statistische Möglichkeiten

Nachteil: oft interessiert trotzdem der Einzelfall.

Der alphabetische Katalog /Formalkatalog verzeichnet alle in der Bibliothek vorhandenen Werke nach sogenannten formalen Gesichtspunkten nach Alphabet.

Er soll:

-        Verlässliches Finden ermöglichen und auch aufzeigen was nicht da ist

-        Unterscheiden was verschieden ist; so kurz und knapp beschreiben dass eine Unterscheidung möglich ist

-        Zusammenführen was zusammengehört und Verbindungen einzelner Werke anzeigen

-        Gefundenes überschaubar machen und die Auswahl erleichtern

-        Gewähltes zugänglich machen

Die formalen Elemente, nach denen die Werke verzeichnet werden, sind durch das Regelwerk festgelegt. In heutigen Katalogen sind diese Elemente Namen von Verfassern, Körperschaften sowie Sachtitel. Die Katalogisierungsregeln schreiben vor, wie eine vollständige Katalogeintragung oder Titelaufnahme (bibliografische Beschreibung, Haupt- und Nebeneintragungen) zu erstellen und im Katalog einzuordnen ist.

besteht eigentlich aus zwei Tätigkeiten:

-        Erstellen der bibliographischen Beschreibung

-        Festlegen der Zugriffspunkte (Haupt- und Nebeneinträge)

Bei der bibliographischen Beschreibung werden alle wichtigen Angaben zu einem Werk erfasst. Die Regeln für die bibliografische Beschreibung sind in allen Regelwerken praktisch die gleichen und beruhen auf den International standard bibliographic description (ISBD). Es gibt neben allgemeinen Bestimmungen verschiedene Regeln für die verschiedensten Materialarten, wie Monographien, Musikdrucke etc.

Die bibl. Beschreibung wird in acht Zonen aufgeteilt:

-        Zone 1: Sachtitel und Urheberangabe

-        Zone 2: Ausgabevermerk

-        Zone 3: fehlt in der ISBD (M)

-        Zone 4: Erscheinungsvermerk

-        Zone 5: Physische Beschreibung

-        Zone 6: Gesamttitel

-        Zone 7: Fussnoten

-        Zone 8: Standardnummer

Eine festgelegte Zeichensetzung zur Abtrennung der Zonen. Vor jeder Zone, ausser der ersten, stehen Punkte, Leerschlag (Spatium), Gedankenstrich, Leerschlag. Endet eine Zone mit einem Abkürzungspunkt, wird trotzdem nur ein Punkt gesetzt.

nicht (. – bearb. Aufl.. -)  sondern (. – bearb. Aufl. -  )

In den Zonen 1, 2, 4 und 6 wird die Sprache der Publikation übernommen.

Zonen 5, 7 und 8 allerdings in der Sprache der Katalogisierungsstelle.

Bsp. (Weitere Regeln siehe 2.2 Teil 1 Ordnungssysteme Script)

Ein Haupteintrag kann unter dem persönlichen Autor (ist für den Inhalt des Werkes verantwortlich z.B. Textverfasser, Musikkomponisten, Künstler, Fotografen etc.), der Körperschaft (eine Organisation oder eine Gruppe, die einen bestimmten Namen trägt also Vereine Gesellschaften Stiftungen etc. (Museen, Spitäler usw.). Doch gibt es auch Gebietskörperschaften also Länder, Kantone oder Gemeinden) oder dem Titel erfolgen.

Bei Werken mit einem bis drei persönlichen Autoren kommt der erste in den HE und die anderen beiden in den NE.

Körperschaften kommen dann in den HE, wenn es ein administratives Werk (z.B. Jahresbericht), Gesetze einer Gebietskörperschaft, Berichte von Komitees, Kommissionen etc. oder es Kongressberichte sind.

Titel kommen erst dann in den HE, wenn der Autor unbekannt ist, es mehr als drei persönliche Autoren gibt, es eine heilige Schrift (z.B. Bibel) oder ein anonymer Klassiker ist (z.B. Niebelungenlied) ist.

Ein Nebeneintrag wird für Mitarbeiter, Herausgeber, Zusammensteller, Bearbeiter, Begründer oder beteiligte Körperschaften gemacht. Für Titelvarianten und Reihen wird auch ein NE gemacht.

Die formale Katalogisierung in der Bibliothek besteht aus zwei Haupttätigkeiten:

-  Erstellen der bibliographischen Beschreibung

-  Festlegen der Zugriffspunkte

Die bibliographische Beschreibung kennen wir bereits. Nun geht es darum, für jedes Dokument alle nötigen Zugriffspunkte festzulegen. Um die Form dieser festzulegen, werden vor allem Fremddaten verwendet. Es gibt viele sogenannte Autoritätsdateien, welche die korrekten Ansetzungsformen samt Verweisungen von Personen und Körperschaften aller Art enthalten.

♪   Helveticat (Ansetzung Schweizerische Personennamen)

♪   LoCNA („Libary of Congress Name Authority“ Neuansetzungen von Personennamen)

♪   GND (“Gemeinsame Normdatei” werden die wesentlichen Namen zusammengeführt)

♪   BnF Autoriés (Ansetzungen für französisch Personennamen)