Informationsverwaltung Grossenbacher

passiver (reaktiver) Informationsdienst

aktiver (proaktiver) Informationsdienst

Das ist der sogenannte Pull-Service. Alle Auskünfte erfolgen auf Anfrage des Benutzers. Es geht darum einen punktuellen, problembezogenen Bedarf zu decken und genaue Auskünfte zu liefern. Der Pull-Service ist zum Teil sehr aufwändig, da gründlich recherchiert werden muss.

·         Orientierungsauskünfte: z.B. Fragen nach Räumlichkeiten, Dienstleistungen à ohne Informationsmittel zu beantworten

·         Sachauskunft: Kurze Fakteninformationen werden vermittelt  (eindeutige Antwort ist meistens möglich z.B. Zahlen, Adressen, Ereignisse etc.)

·         Recherchen:  Bibliographische Auskunft: Titelermittlung, Titelsuche, Literaturzusammenstellung oder Literaturrecherche

·         Sachverhaltsauskünfte: Analysen und Synthesen, diese Dienstleistung wird im Anschluss an einer Recherche erbracht. Die gefundenen Informationen werden aufbereitet.

·         Clearing: Darunter versteht man das weiterleiten von Anfragen wenn das Anliegen ausserhalb des Arbeitsgebietes der Dokumentation liegt.

Auch Push-Service genannt. Dazu zählen alle Dienstleistungen des Informationsdienstes, in deren Rahmen Informationen aus eigener Initiative zusammengestellt, aufbereitet und/oder verbreitet werden. Er vermittelt die Informationen aufgrund der bekannten oder angenommenen Kundenbedürfnissen. Es geht dabei darum, die Kunden auf dem Laufenden zu halten. Dies geschieht mehr oder weniger individualisiert, das heisst, die entsprechenden Angebote können mehr oder weniger auf eine bestimmte Benutzergruppe oder sogar auf den einzelnen Benutzer ausgerichtet sein.

Zu diesen Dienstleistungen zählen:

·         Literaturlisten: die Zusammenstellung und Verbreitung von z.B. Neuerwerbungslisten, themenbezogene Bibliographien, etc.

Sie werden regelmässig zusammengestellt und elektronisch und in Papierform verschickt. Diese Dienstleistung eignet sich eher für grössere Zielgruppen

·         Präsentation von Information

·         Current- Awareness: übersetzt als „laufende Aufmerksamkeit“. Bei dieser Dienstleistung geht es um die gezielte Versendung von Informationsmaterialien an bestimmte Benutzer. Die Dokumentation lässt bestimmten Kunden Informationen zukommen von denen sie annimmt, dass sie sie interessieren könnten oder sollten. Der Versand geschieht in der Regel spontan.

·         SDI-Produkte:  (selective dissemination of information) gehen über die Zusammenstellung von neu erschienen Zeitschriftenbeiträgen hinaus und senden Informationen gezielt aus. Mit dem Benutzer zusammen wird ein Profil festgelegt. Das heisst der Benutzer gibt an zu welchen Themen er regelmässig Informationen wünscht.

Da die Benutzer der Dokumentation mehrheitlich Firmen intern sind, es jedoch meist wenige Dokumentations-Mitarbeiter hat, wird die Hilfe zur Selbsthilfe gross geschrieben. Bei dieser Dienstleistung geht es darum den Benutzer so weit zu unterstützen, dass er sich die gewünschten Informationen selber beschaffen kann.

Folgende Dienstleistungen gelten als Hilfe zur Selbsthilfe:

·         Angebote zur Nutzung vor Ort: folgende Angebote sind möglich: Informationsquellen-Sammlungen, Zeitungen, Nachschlagewerke, Arbeitsplätze etc.

·         Angebote im Intranet: Dokumentationen können ihre Angebote auch im Intranet ihrer Institution zur Verfügung stellen.

·         Einführung, Schulungen: Die Dokumentation kann Einführungen und Schulungen für ihre Kunden anbieten. Als Themen kommen in Frage: Recherchen im Internet, Informationsbeschaffung allg., Angebot der Dokumentation

·         Zeitschriftenzirkulation: Viele Dokumentationen geben ihre Zeitschriften bei ihren wichtigsten Benutzern in Zirkulation, bevor sie in die Ablage gelangen.

Ausserdem unterstützt die Dokumentation die entsprechenden Stellen ihrer Institution oder Firma beim Informationsmanagement.

1. 1970er Jahre: Bibliotheken beginnen Benutzerschulungen anzubieten, weil eine neue Benutzerorientierung zur Öffnung der Magazine & Erweiterung der Freihandbereiche führt.

2. 1980er Jahre: Aktivitäten im Bereich Benutzerschulung reduziert, weil sich innovative Energien auf die Rationalisierung der Geschäftsgänge mittels EDV richteten und fehlendes Personal zur Vernachlässigung der Benutzerperspektiven - und -erwartungen führten.

3.1990er Jahre: Aufkommen digitaler Medien & Online-Kataloge erforderte neue Initiative im Bereich Benutzerschulung. Führte zu erneuter Steigerung.

4. ab 2000: neue Ansatze der Benutzerschulung. Sie war traditionell gesehen eher eine Hilfe zur Selbsthilfe bei Informationssuche. Neue Funktion: vermittelt neben Literatur und Informationen auch Kompetenzen, nämlich Medien-, Informations-, Computer-, und Netzwerk- oder Internetkompetenz. Die Informationskompetenz umfasst:

Das Erfassen des Informationsbedarf

das Finden potentieller Informationsquellen und das Nutzen dieser

Bewerten der gefundenen Infos

Informationen zu suchen, zu bearbeiten und zu bewerten sind Fähigkeiten, welche in Zukunft in unserer Gesellschaft gefragt sind. Benutzer, Kunden, Schüler und Studenten werden in Informationskompetenz geschult. Diese Schlüsselqualifikation umfasst folgende Teilkompetenzen:

·         1.Informationsbedarf erkennen

·        2.Informationen finden

·         3.Informationen bewerten

·         4.Informationen verwalten

·         5.Mit Informationen verantwortungsvoll umgehen

·         6.Informationen verwenden

-Welche Medien werden gebraucht

-für welchen Zweck werden die Informationen gebraucht

-in welcher Sprache stehen sie zur Verfügung

-welcher Umfang

-welcher Informationsstand ist bereits vorhanden

Unter Informationen finden, versteht man das Ermitteln von Informationen und Publikationen.

Dies kann geschehen durch:

·         die Suche in Bibliothekskatalogen (inkl. Ausleihe oder Kopieren von Abschnitten)

·         direkten Zugriff über Volltextdatenbanken und elektronische Zeitschriften

·         Internetrecherchen

·         Fernleihe

Nicht alle Informationen eignen sich für eine Aufgabe gleich gut. So sind zum Beispiel für eine Seminararbeit andere Quellen relevant als für einen Vortrag in der Sekundarstufe. In der Informationsbewertung werden die Informationen auf ihre Qualität geprüft. Dies ist besonders bei Internetquellen wichtig. Als wichtige Kriterien gelten dabei:

·         die Zielgruppe (an wen richtet sich das Dokument?)

·         die Qualitätssicherung (bewertet durch Gutachter oder Herausgeber?)

·         die Sprache (korrekte Fachtermini)

·         die Aktualität

·         Rezensionen in Fachzeitschriften

·         das Vorhandensein in einer (wissenschaftlichen) Bibliothek

Ziel bei der Verwaltung der Informationen ist es, bereits gefundene und bewertete oder allenfalls bereits bearbeitete Informationen schneller wieder zu finden. Systeme, die eine solche Verwaltung von Informationen unterstützen, sind z.B. Literaturverwaltungsprogramme wie Citavi oder EndNote.

Verantwortungsvoller Umgang mit gefundenen Informationen ist ein wichtiger Bereich der Informationskompetenz. Der Aspekt Verantwortung als Teil der Informationskompetenz ist eng verknüpft mit dem Bereich Verwendung und beschäftigt sich unter anderem mit folgenden Fragen:

·         Freier vs. kostenpflichtiger Zugang zu Informationen

·         Zensur und Redefreiheit

·         Geistiges Eigentum, Copyright und faire Nutzung kopiergeschützten Materials

·         Institutionelle Regeln bezüglich des Zugangs zu Informationsressourcen.

·         Integrität von Informationsressourcen, Ausstattung, Systemen und Einrichtungen

·         Legale Erwerbung, Speicherung und Verarbeitung von Texten, Daten, Bildern oder Tönen

Die ausgewählten Informationen müssen schliesslich in einer angemessenen Form

präsentiert werden, z. B. als Text, als Illustration oder als Fotografie, Multimedia oder Audio. Um die gefundenen Informationen angemessen verwenden zu können, braucht es neben den Basisfähigkeiten Lesen und Schreiben auch methodische Fähigkeiten der Textanalyse und Textbearbeitung sowie technische Fertigkeiten zum Beispiel in der Nutzung von Textverarbeitungs- und Präsentationsprogrammen.

Bsp.

1.     Abklären: Auftraggeber, Verwendungszweck, Umfang, Medienart, Sprache, Zeitliche Begrenzung, örtliche Begrenzung, Liefertermin, Lieferart, Kosten

2.     Eingrenzen: Thema festlegen, Vorwissen abklären, Einlesen, in Unterthemen aufteilen, Einzelfragen, Rückfragen an Auftraggeber

3.     Beschaffen: Informationsquellen auswählen (Bibliothekskataloge,  Pressedatenbanken, Lexika, Internetquellen, externe Informationsstellen, Informanten...) Suchbegriffe definieren, Synonyme suchen

4.     Bewerten: Gefundene Informationen überprüfen, Relevanz, Quellenspektrum, Aktualität, Quellennachweise, Datumsangaben, werden Einzelfragen beantwortet?, tauchen neue Themen auf?

5.     Aufbereiten: Dossier erstellen, Dokumente zusammenführen, Doubletten entfernen, nicht relevante Dokumente entfernen, Inhaltsverzeichnis erstellen...

6.     Überprüfen: Dossier mit Auftrag vergleichen, Übersichtlichkeit überprüfen, Konsistenz, Klarheit, Kundengerecht, Kommentar, Begleitbrief

-Vorbereitung

-Empfang der Benutzenden im Archiv

-Recherche in den Findmitteln

-Benutzerinteressen

-Bestellen von Archivalien zur Einsicht

-Prüfung der Schutzfristen

-Aushebung der Archivalien im Magazin

-Benutzung der Archivalien im Lesesaal

-Rückgabe und Deponierung der Archivalien

inhaltliche Vorbereitung: Benutzer sollte Suche möglichst genau definieren können

formale Vorbereitung. gefundene Archivbestände zugänglich? Voranmeldung?

verwahrt das Archiv Unterlagen zum gesuchten Thema?

Identitätskontrolle des Benutzers: Schaden nach Benutzung, Schutzfristen umgehen mittels Gesuch, Benutzerstatistik, praktische Gründe (etwas im Archiv vergessen...)

Archiv stellt im Lesesaal Nachschlagewerke, Wörterbucher, Amtsdruckschriften zur Verfügung.

Benutzer definiert:

Bestände, Archivalien -> (Bereits im Findmittel recherchiert)

Benutzer definiert gewünschte Information -> (ermittelt Bestände selbständig mittels vorgelegter Beständeübersicht, Verzeichnissen)

Benutzer definiert Thema (ungenügendes Vorwissen) -> (Benutzer muss auf alles hingewiesen werden.)

Benutzer bestellt Archivalien via Archivverwaltungssystem, Formular

Schutzfristen werden vom Archiv abgeklärt.

Besteht eine Schutzfrist, muss der Benutzer ein Einsichtsgesuch an die zuständige Institution stellen.

·         Ausheben = Archivalien aus dem Magazin holen u. dem  Benutzer bereitstellen

·         Ausgeliehenes wird mit Platzhaltern im Magazin gekennzeichnet

·         Es wird immer die ganze Archivschachtel vorgelegt, auch wenn nicht alle Dossiers benötigt werden.

·         Da sich in den ausgeliehenen Archivschachteln teilw. Dossiers unter Schutzfrist befinden, für welche kein Einsichtsgesuch gestellt wurde -> Erklärung unterzeichnen, dass keine Unbefugten Archivalien ausgewertet werden.

·         Lesesaalkontrolle -> Wem? Wann?

·         Merkblätter zum Umgang mit Archivalien

·         Hausordnung

·         Keine Gewährleistung, dass die Ordnung der Dossiers zerstört wird. Diebstahl. Angebrachte Anmerkungen/Notizen von Benutzer -> Mahnungen, Sanktionen bei Wiederholungstation, Essen & Trinken, auffälliges Verhalten, welches andere Benutzer stört.

Archivalien können bei längerer Benutzung im Lesesaal deponiert werden.

Kontrolle der Archivalien bei der Rückgabe

Archivalien wegen Unikatcharakter in der Regel nicht ausgeliehen. 3 Ausnahmen:

·         Ausleihe an abliefernde/ aktenbildende Stelle

·         Ausleihe an Gericht

·         Ausleihe für Ausstellung

·         Recht der Einsichtnahme

·         Es dürfen keine Veränderungen am Dossier angebracht werden. Bsp. Dossier unterliegt nicht mehr der Schutzfrist, durch hinzugefügte Dokumente wird die Schutzfrist jedoch wieder aktiv.

·         Sinnvoll die Akten vor der Ausleihe zu kopieren = Untersuchungsbehörde behält Akten bis zum Ende des Falls.

·         Leihvertrag

·         Schäden verhindern -> Vorkehrung für Tranksport, Klima/Luftfeuchtigkeit/Licht im Ausstellungsraum, Sicherheit im Ausstellungssaal, Versicherung gegen Verlust/Beschädigung

Datenschutz = Persönlichkeit & Grundrechte der Person werden geschützt.

Informationsschutz = Berechtigte Interessen eines Betriebes o. Gemeinwesens werden geschützt.

Datensicherheit = Schützt Information vor absichtlicher o. unabsichtlicher Beschädigung/Zerstörung

Öffentlichkeitsprinzip = Grundsatz -> staatliche Verw. Sichert den öffentlichen Zugang zu amtlichen Dokumenten.

Schutzfrist = Frist nach deren Ablauf Unterlagen der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden.

Archive, Bibliotheken, Museen sammeln durch ihre Arbeit (Überlieferungsbildung, Erschliessen, Bestandeserhaltung, Benutzung) Information und stellen diese zur Verfügung.

-           Betrifft diese Information Personen bzw. Personendaten, müssen diese Geschützt werden.

-           Das Recht auf Schutz der Privat- und Intimsphäre

-           Das Recht auf Schutz der Würde und Ehre

-           Das Recht am eigenen Namen

-           Das Recht am eigenen Bild

-           Das Recht am eigenen Wort

Persönlichkeitsschutz gilt nur für lebende Personen, Nachlässe in denen noch lebende Nachfahren erwähnt sind, Briefsammlungen bei denen der Empfänger noch am Leben ist.

Ausnahmen können in folgenden drei Fällen gerechtfertigt und nicht widerrechtlich sein:

·         Bei Einwilligung der betroffenen Person

·         Bei überwiegendem privaten oder öffentlichen Interesse

·         Wenn eine gesetzliche Grundlage dies rechtfertigt

ZGB Datenschutzrecht 1993

Schützenswerte Daten:    Wertehaltung, Privatsphäre, sozial Hilfe, Verfahren (Sanktion)

Unter Bearbeiten versteht das Datenschutzgesetz = „jeder Umgang mit Personendaten,

unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen,

Aufbewahren, Verwenden, Umarbeiten, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von

Daten.“

o    Rechtmässige Beschaffung: Die Daten dürfen nur mit Einwilligung des Betroffenen beschafft werden.

o    Bearbeitung nach Treu und Glauben: die Bearbeitung muss für den Betroffenen erkennbar und transparent sein. Die Institution muss den Ablieferer (z.B. eines Nachlasses) darüber informieren, wie seine Unterlagen bearbeitet werden.

o    Verhältnismässigkeit: Es sollen nur diejenigen Daten bearbeitet werden, die für den angestrebten Zweck (beispielsweise für einen Werk-Katalog) notwendig sind.

o    Zweckgebundenheit: Die Daten sollen nicht für andere Zwecke als die vereinbarten verwendet werden und nicht an Dritte weitergegeben werden.

Personendaten dürfen mit einer Einwilligung veröffentlicht werden.

->  Übernahmevereinbarung sollte Nutzung durch Öffentlichkeit geklärt sein

Forschungstätigkeit -> Bearbeitung erlaubt für Forschung, Planung, Statistik => Anonymisiert

Wer Daten verwendet ist verpflichtet technische u. organisatorische Massnahmen gegenüber Unbefugten, zum Datenschutz, zu verwenden. -> Zugangskontrollen durch Passwort u. Zugriffskontrolle.