IK JO12

• Allgemeine Statements

• Schweigen

• Salamitaktik

• Unterbrechung der Feedback-Schleife

• Beschönigung und Bedauern beim Verkünden schlechter Nachrichten

• Gut gemeinte Versicherungen der Unternehmensleitung lassen im negativen Kontext das Schlimmste befürchten

• Allgemeine Statements heizen Spekulationen und Gerüchtebildung erst recht an

• Damit überlässt Management den Meinungsmarkt einer unkontrollierten Eigendynamik

• Schweigen erscheint wenig souverän

• Verlust an Ansehen wirkt sich bei weiteren Kommunikationsschritten negativ aus

• Schrittweise Kommunikation von schlechten Nachrichten soll Skandalierungspotenzial vermindern: Doch abgesehen von der Glaubwürdigkeitsfrage führt Salamitaktik zu unkontrollierter Gerüchtebildung

• Wiederholtes Nachladen negativer Nachrichten blockiert Ansätze zu konstruktiver Veränderung

• Gerade bei schweren Entscheidungen muss Unternehmensleitung Präsenz zeigen und Reaktionen auf sich selbst kanalisieren

• Wenn Unternehmensleitung in Krisensituationen Feedback-Möglichkeiten beschneidet, wird dies als Zeichen von Angst interpretiert

• • Beschönigungen zerstören Glaubwürdigkeit und rufen Abwehrreaktionen hervor • Persönliches Bedauern demonstriert zwar emotionale Beteiligung, doch engt es

  Handlungsspielräume der Unternehmensleitung ein

• Demotivation
• Unsicherheit  / Ängste (Krankheitsrate steigt nach Kündigungen)
• Verwirrung
• positive Stimmung / Erleichterung
• Emotionen kommen auf

• Zeitnahe, wahre und sachliche Kommunikation

• Betroffener zuerst informieren – Sprachregelung definieren (einheitliche Kommunikation)

• Schutz des gekündigten Mitarbeitenden (rechtlich, ethisch)

• Schutz des Unternehmens vor juristischen Schritten sowie Reputationsfolgen

• Idealerweise besteht ein definierter Prozess, an den sich Vorgesetzte, HR und IK halten

− Prozess enthält z.B. Sender und Empfänger pro Funktionsstufe

• HR bereitet Kündigung vor – informiert IK

• IK bereitet Text und Sprachregelung vor (in Absprache mit Linienvorgesetzen und HR – Achtung: Persönlichkeitsschutz!)

− Kurzer, sachlicher Text
− KeineEmotionen,keineAnschuldigungen

• Je nach Funktion Kaskaden-Kommunikation:

• −  Betroffener Mitarbeitende wird direkt mündlich informiert

• −  Sprachregelungwirdvereinbart

• −  LinienvorgesetzteinformiertumgehendmündlichTeam

• −  AnschliessendschriftlicheFolgekommunikationenInternundExtern(Kunden, Lieferanten, Partner etc.) via Mail, Intranet, Brief, Webaufschaltung etc.

  Wichtig: Alles muss vorab abgestimmt und geplant sein.

  Verhindern Sie Fauxpas wie offene Outlook-Einladungen etc.

Geschätzte Kollegen

Hansi Stibitz wird unser Unternehmen per XX/sofort verlassen. Seine Funktion als Head of Supply Management wird Susi Bleibtreu per heute ad-interim übernehmen. Sie steht Ihnen für allfällige Frage rund um das Supply Management zur Verfügung.

Ein Informationsschreiben an unsere Lieferanten wird heute per Post verschickt. Über die Nachfolge von Hansi Stibitz informieren wir Sie in den nächsten Wochen.

Wir danken Hansi Stibitz für seinen Einsatz und wünschen ihm alles Gute für seine weitere Zukunft. Bei Fragen steht Ihnen Herr Karl Vorgesetzter zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
Karl Vorgesetzter Gabi Nett

Vice President Operation Head of Human Resources

• der Medientechnologien

• der wachsenden kulturellen Diversität

• der Globalisierung

• der Regionalisierung

Beraten heisst weder bevormunden, noch befehlen, beraten heisst auch nicht, Lösungen vorzugeben...

• Beraten heisst, die Interessen zu klären, Fragen zu stellen und die zu Beratenden befähigen, selbst zu einer Lösung zu kommen

• Beratung ist Interaktion, Reflexion und Gestalten von Beziehungen

• Beratung ist immer ein Prozess

• Beratung ist Gesprächsführung

• Beratung ist Textproduktion, Analyse, Visualisierung und strategisches Entwerfen

Wer nicht zuhört, bekommt auch nichts mit

• Einfühlsames Zuhören, bei dem man zu verstehen versucht, was die andere Person fühlt und zum Ausdruck bringen möchte. Auch in Worte fassen, was «zwischen den Zeilen» gesagt wird

• Keine Wertungen, Schlussfolgerungen, Interpretationen etc.

• Die Wiedergabe der Inhalte erfolgt nicht wortwörtlich, für das Gegenüber ist entscheidend, dass sich jemand seinem Anliegen hörbar annimmt

• Baut Vertrauen auf

• Nicken, Augenkontakt

• Hinwendung des Oberkörpers und des Kopfes

• Mimik, Gestik

• Paraphrasieren: die Aussage wird mit eigenen Worten wiederholt

• Verbalisieren: die Gefühle des Gegenübers werden gespiegelt

• Nachfragen

• Zusammenfassen: das Gehörte mit wenigen Worten zusammenfassen

• Unklares klären

• Weiterführen: und dann?

• Abwägen: was war schlimmer – A oder B?

• Bestätigungslaute, «soziales Grunzen»: ah, mhm, ach so...

• Jede Ansprechgruppe ist anders und nicht alle Methoden/Arbeitsformen eigenen sich für alle Gruppen

• Seien Sie flexibel: lassen Sie Ihre Wahl der Methode nicht darüber entscheiden, was passiert, sondern passen Sie Ihre Methode den Bedürfnissen der Gruppe an

• Benutzen Sie Visualisierungen

• Beachten Sie, dass nicht alle Leute in der Grossgruppe teilen wollen, worüber sie in Kleingruppen geredet haben.

• Brainstorming
• Barometer
• Klassenzimmer-Befragung
• World CAFÉ
• Visuelle Inspiration
• Pecha Kucha
• Quick-Polls
• Quiz-Befragung
• Syntegration
• Plenar-Meetings
• Kreativitätstechniken

Ziel: Fördert kreatives Denken, viele Ideen können gesammelt werden,  nichts ist unmöglich

Vorgehen: Rasche Sammlung von „Geistesblitzen“, Ideen z.B. auf Flipchart oder Karten notieren (Anonymität)

Wichtig: Am Ende müssen Ideen strukturiert und priorisiert werden, z.B. mit Punkteverteilung

Ziel: Hilft, verschiedene Meinungen innerhalb einer Gruppe zu ergründen, geeignet für „theoretisch/philosophische“ Fragen

Vorgehen: Linie (Barometer) wird am Boden gezogen, Ende werden markiert, z.B. mit Ablehnung – Toleranz – Zustimmung, Teilnehmende stellen sich bezügliche ihrer Meinung auf

Wichtig: Starke Moderation, damit sich Gruppe nicht in allgemeinen Diskussionen verliert

Ziel: Alle relevanten Zielgruppen abholen, bei Fragen Unterstützung bieten, Verbindung schaffen

Vorgehen: Befragung zu fixer Zeit an fixem Ort (z.B. Sitzungszimmer), Fragebogen vor Ort ausfüllen und abgeben

Wichtig: Anonymität sicherstellen, Auswertung, sofern nicht elektronisch aufwändig

Ziel: Bringt Gruppen jeglicher Grösse zu ausgewählten Fragen miteinander ins Gespräch, grosse Wirkung

Vorgehen: Pro Tisch eine Frage/ein Thema notieren, Gruppe diskutiert und notiert Gedanken, Wechsel: pro Tisch bleibt eine Person, um Wissen weiterzugeben

Wichtig: Keine aktive Moderation, klare Fragestellung ist wichtig

Ziel: Via Bilder Informationen, Themen, Botschaften erarbeiten, aktive Auseinandersetzung mit komplexen Themen (z.B. neue Vision, Strategie etc.)

Vorgehen: Zu bestimmten Thema/Themen Auswahl an Bilder aufhängen, konkretes Bild zu Thema auswählen und Wahl begründen lassen

Wichtig: Je vielseitiger die Vorauswahl der Bilder, je vielseitiger die Antworten, Alternativ können Bilder auch von Teilnehmer mitgebracht werden

Ziel: Kurzweilige, prägnante Präsentation, fokussiert auf Inhalt

Vorgehen: 20 Bilder, Dauer der Projektionszeit pro Bild 20 Sekunden, d.h. Präsentation dauert 6 Minuten 40 Sekunden

Wichtig: Für redegewandte Personen geeignet, die gerne visuell arbeiten

Ziel: Rasch Meinung zu konkretem Thema von verschiedenen Personen erfassen

Vorgehen: Verschiedenste Möglichkeiten wie SurveyMonkey, Intranet etc.

Wichtig: Zu oft verwendet, wirkt es abgedroschen und verliert an Wirkung

Ziel: Aktiver Austausch und Wissenstransfer zu bestimmten Thema, Wissen von verschiedenen Seiten zusammenbringen

Vorgehen: Fragen zu bestimmten Thema werden gesammelt, aus Fragen wird Quiz zusammengestellt, das mit gleichem Teilnehmerkreis gespielt werden kann

Wichtig: Fragen sollten lesbar sein, oder vorgelesen werden, Antworten zu Fragen müssen stimmen

Ziel: Involvierung Opinion Leaders, Einbindung in Problemdefinition und Lösungserarbeitung, Wissens- und Informationsaustausch, Commitment-Bildung

Vorgehen: 1-3 tägiger Workshop, verschiedene Gruppen diskutieren zu konkreten Themen in verschiedenen Rollen, alles wird festgehalten und ausgetauscht, Prozess geht über drei Phasen

Wichtig: Moderations- und Syntegrations-Erfahrung ist entscheidend für zielführende Durchführung

Ziel: Aktiver Austausch zu bestimmten Thema, Wissensvermittlung und zugleich Feedback abholen

Vorgehen: Pro Zimmer gibt es ein Thema, dass von Experten/Projektteam etc. präsentiert wird, Teilnehmende wandern von Raum zu Raum, können Fragen stellen, Feedback geben etc.

Wichtig: Zielgruppengerechte Darstellung, Fokus: weniger ist mehr!

Ziel: Denkhilfen für die Ideenfindungsphase; es gibt ca. 250 etablierte Methoden! U.a. 6-3-5 Methode, Mindmappi

Vorgehen: Je nach Methode

Wichtig: Gute Vorbereitung ist das A&O für eine zielführenden Anwendung

• Funktionsstufe
• Alter
• Aufgabenstellung
• Schichtarbeiter
• MA ohne Internetzugang
• Andere Sprachen

• Was ist der Unterschied von Change Management und Change Communication?
• auf was muss man bei der Implementierung neuer Massnahmen achten?
• was sind die grössten Herausforderungen der Internen Kommunikation?

-> verschiedene Zielgruppen, Ansprüche verschiedener Gruppen, Schnittstellen zwischen Management und Mitarbeiter, Relevanz der Internen Kommunikation

• nennen und beschreiben sie ein Instrument der Meinungsbildung?

-> Brainstormen und Barometer.

• welche Eigenschaften hat der perfekte Interne Kommunikation Manager?

-> muss Beratungskompetenzen haben

• inwiefern wirkt sich die Adhoc-Publizität auf das Unternehmen aus?

-> interne und externe Zielgruppen werden gleich behandelt, Mitarbeiter können nicht früher benachrichtigt werden als Aktionäre.

• wann muss Change Management angewendet werden?
• wie muss eine Botschaft formuliert sein?

-> aktiv, sachlich, informativ, nicht wertend, im Präsens

• was sind die Konsequenzen der Adhoc-Publizität?
• welchen Einfluss hat die Adhoc-Publizität auf die Interne Kommunikation?
• für wen gilt die Adhoc-Publizität?
• warum sollen Fragen nicht mit "warum" beginnen/gestellt werden?
• soll man bei der Trennungskommunikation die Gründe einer Entlassung angeben?

-> nein, weil Persönlichkeitsschutz geht vor

• was bedeutet Pragmatismus und Differenzierung bezüglich Zielgruppendefinition?

-> nicht "one fits all", aber trotzdem nicht zuviele Zielgruppen definieren, weil man nicht auf so viele Zielgruppen eingehen könnte.

• Was wird mit dem Tal der Tränen bezeichnet?
• Welche Art von Ziel ist :"75% der Mitarbeiter wissen, dass das Unternehmen Arbeiten ins Ausland auslagern."

-> ist internes Kommunikationsziel

• warum scheitern 3 von 4 Veränderungsvorhaben?

-> weil Interne Kommunikation nicht funktioniert, weil Checkliste des Change Prozesses nicht durchgearbeitet wurde

• Warum braucht es den Perspektivenwechsel?

-> um adäquate Botschaften für die jeweiligen Zielgruppen zu vermitteln.

• weshalb gibt es Fragetechniken? was ist ihr Mehrwert?
• was zeichnet effektive Kommunikation aus?

-> zielgruppengerecht, vernetzt vermittelt,