Grundlagen des Informationsmanagement

• Personalmanagement
• Datenmanagement
• Lebenszyklusmanagement
• Geschäftsprozessmanagement
• Wissensmanagement
• Vertragsmanagement
• Servicemanagement
• Infrastrukturmanagement

• "Rohstoff information" so einsetzen, dass Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhalten bleibt bzw. verbessert wird -> Koordination zw. allen Informationsanbietern, -nutzern und -verarbeitern sowie Katalysatorfunktion für Einsatz neuer Technologien

• Informationsbedarfsanalyse verschiedener U-Bereiche/Aufgaben

• Informationsversorgung

• Ausrichtung der IT auf strategische U-Ziele (Business IT Alignment)

• Planung & Konzeption des IT-Einsatzes

• Planung & Kontrolle der IT-Architekturen

• Make or Buy Entscheidung treffen

• Kontrolle der Effizienz/Wirtschaftlichkeit des IT-Einsatzes

• Ansprechpartner für IT-Fragen für alle Mitglieder der U-Leitung

• Planung der Weiterbildung von IT-Personal

• IT-Sicherheitsbeauftragter

• er begreift seine Aufgabe als eine interdisziplinäre Herausforderung
• er fördert die Diskussion über das Norm-/Wertesystem des Unternehmens
• er unterstützt die Entwicklung der Selbstorganisation
• er fördert die Symbiose von Mensch und Technologie und nicht die Substitution des Menschen durch die Technologie

Er muss Koordinator für alle Informationsanbieter, -benutzer und -verarbeiter sowie Katalysator für den Einsatz neuer Technologien sein, um seine Haupt-Aufgabe, den "Rohstoff Information" so einsetzen zu können, dass die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nicht nur erhalten bleibt, sondern verbessert wird.

• Vision Builder / Change Master
• Relationship Builder / Alliance Manager
• Politician / Reformer
• Deliverer / Re-Architect

Kennzeichnend für die Rolle als Innovator ist, dass die Stelle zur ersten Berichtsebene gehört, also eine Top-Management-Position ist (wo auch der CIO anzusiedeln ist, nämlich im Vorstand), während die Rolle Dienstleister einer Stelle der zweiten Berichtsebee zugeordnet ist, also die des IT-Managers.

Es gibt aber Meinungen (Capgemini) dass die Rolle vom CIO maßgeblich von dessen Qualifiaktionsprofil, der Erfahrung und dem Managementinteressen sowie dem Stellenwert der IT im Unternehmen abhängt.

Beide Rollen in einer Person wird als illusorisch angesehen und tritt häufig nut in KMU oder in Unternehmen auf, wo der IT-Bereich eine geringe Bedeutung für den Unternehemnserfolg hat.

Strukturierte und unstrukturierte Daten:

Strukturierte Daten = Daten, für deren Elemente eine bestimmte Anordnung bzw. Struktur vorgeschrieben ist (z.B. in operativen DB oder DW) Synonym: formatierte Daten.

Unstrukturierte Daten = Daten, für deren Elemente keine bestimmte Anordnung bzw. Struktur vorgeschrieben ist (z.B. Texte, Grafiken, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Videos, Audios). Synonym: unformatierte o. formatfreie Daten.

Daten, mit denen Nutzdaten beschrieben werden.

Bsp Metadten zu strukturierten Daten:

• Angaben zu Datenstrukturen (Elemente, Anordnung, Feldlängen, Formate etc.)
• Speicherorte
• Angaben zur Herkunft und Verwendung von Daten
• Zugriffsrechte

Bsp Metadten zu unstrukturierten Daten:

• Kategorisierung bzw. Themengebiete der Daten
• Schlagworte
• kalendarische Erstellengs-/Änderungsdaten
• Versionsnummern
• Angaben zu Urhebern bzw. Bearbeitern

1. Datenanalyse
2. Datenmodellierung
3. Datenbeschaffung
4. Datenspeicherung
5. Datensicherung
6. Daten-Reengineering
7. Datenmigration
8. Business Intelligence
9. Analyse unstrukturierter Daten
10. Metadatenmanagement

Informationsbedarfsanalyse = Erfassen, Strukturieren und Beurteilen des Informationsbedarfs.

Informationsbedarf = Art, Qualität und Menge der Information, welche Aufgabenträger zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe benötigen oder zu benötigen glauben.

• Informationsbedarfsnalysen werden durchgeführt, um die Information zu ermitteln, welche zur Erfüllung einer bestimten Aufgabe erforderlich ist oder die ein Aufgabenträger bzw. eine Gruppe von Aufgabenträgern für erforderlich hält.
• ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Entwicklung der Informationsinfrastruktur

1. Benutzerforschung: (verhaltenswissenschaftlich) Analyse, Beobachtung und Messung des Informationsverhaltens von Personen bzw. Personengruppen. Erforschung der Faktoren, die Informationsbedürfnisse auslösen und Einsatz quantitativer Methoden der empirischen Sozialforschung, um zu repr. Aussagen zu kommen. Eignet sich wenn Art&Zusammensetzung der Nutzergruppen unbekannt sind.
2. Aufgabenanalyse: Aufgabe sit zentraler Untersuchungsgegenstanf zur Ermittlung des objektiven Informationsbedarfs
3. Organisationsanalyse: helfen, Aufgaben in die Struktur- und Ablauforganisation einzuorden. Auch Analyse von Stellenbeschreibungen.
4. Kommunikationsanalyse: Erfassung von Kommunkationsbeziehungen in Unternehmen
5. Informationssystemanalse: Durch Erfassung bestehender (Ist-Architekturen) oder geplanter Inf.systeme (Zeil-Architekturen) können Inf.angebot ermittelt und Hinweise auf Informationsverhalten der Benutzer gewonnen werden
6. Methode der kritischen Erfolgsfaktoren: Informationsbedarf einzelner Führungskräfte wird mit Hilfe regelmäßiger Berichte über Eigenschaften der Unternehmensleistung erhoben. Eignet sich bei Informationsüberlastung von Führungskräften. Als "kritisch" werden Faktoren bezeichnet, von deren Ausprägung der Unternehmenserfolg entscheidend abhängt.
7. 6-W-Methode: stammt aus TQM, hilft schlecht strukturierte Probleme besser zu durchdringen, erfassen und dokumentieren. Eignet sich als Analyseraster und hilft die Analyse auf relevante Aspekte zu fokussieren. 6-W=Wer,Was,Warum,Wozu,Wie,Wann?
8. Methodenkombinationen nach Nusselein.

Tatsächlicher oder subjektiv empfundener Zeitmangel für die Beschaffung oder Verwertung der information.

Die Gliederung der IT-Abteilung erfolgt meist funktional (z.B. in die Struktureinheiten Leitung, Entwicklung, Produktion, Helpdesk).

Statt der funktionalen ist eine objektorientierte Gliederung (z.B. nach Art der Informationssysteme) oder prozessorientierte Gliederung nach den IT-Kernprozessen sinnvoll.

Kernprozesse sind u.a. Betrieb und Betreuung v. InfSystemen, Kundenakquisition und Angebotserstellung, auftragsgebundener Projektdienst (z.B. Systementwicklung, Customizing von Standardprodukten) und Infrastrukturdienst (z.B. Bereitstellung von Netzdiensten).

• Problemrelevanz (Zweckorientierung)
• Wahrscheinlichkeit (Grad der Sicherheit, wahr zu sein)
• Bestätigungsgrad (Glaubwürdigkeit aufgrund verfügbarn Erfahrungswissens)
• Überprüfbarkeit (Möglichkeit, den Wahrheitsgehalt festzustellen)
• Genauigkeit (Präzision, Detailliertheit)
• Aktualität (Neuheitsgrad)

b) Nach Cobit:

• Effektivität
• Effizienz
• Vertraulichkeit
• Integrität
• Verfügbarkeit
• Compliance (Bei Inf.verarbeitung werden Gesetze und rechtliche Bestimmungen eingehalten)
• Zuverlässigkeit

(siehe Buch Seite 141.)

Dezentral: Gefahr von Redundanz mit negativer Auswirkung auf die Wirtschaftlichkeit. Besser Kompromiss: dezentralen IT-Abteilungen werden Aufgaben zugeordnet, die für jeweiliige Geschäftsbereiche spezifisch sind; der zentralen IT-Abteilungen die Aufgaben, die übergreifend für das gesamtunternehmen von Bedeutung sind. Koordination des gesamten IT-Bereichs erfolgt durch die zentrale IT-Abteilung.

Die Aufgabe und Tätigkeit eines Datenschutzbeauftragten wird in Deutschland in § 4f und § 4g des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie den entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften geregelt. Der Beauftragte für Datenschutz wirkt auf die Einhaltung des BDSG und anderer Gesetze hin (TMG, TKG, etc.). Eine wesentliche Aufgabe ist die Kontrolle und Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung von Datenverarbeitungsprogrammen. Das Personal, welches mit dem Umgang von personenbezogenen Daten beschäftigt ist, wird in geeigneter Form mit dem Gesetz und seiner praktischen Umsetzung (Schulung) vertraut gemacht.

Ein Datenschutzbeauftragter muss bestellt werden, wenn personenbezogene Daten (z. B. Arbeitnehmerdaten in der Personalabteilung, Kunden- und Interessentendaten) automatisiert verarbeitet werden, und zwar in allen öffentlichen Stellen (bsp. Behörden) und nichtöffentlichen Stellen (bsp. Unternehmen, Vereine), wenn mind. 10 Personen mit der Verarbeitung dieser Daten beschäftigt sind oder Zugriff auf diese Daten haben.

• Relevanz und Nutzen
• Richtigkeit (keine falschen Daten)
• Vollständigkeit (keine Datenlücken)
• Aktualität (Veränderungen der Wirklichkeit schnell folgen + Angabe des Zeitbezugs)
• Genauigkeit (angemessener Detaillierungsgrad)
• Konsistenz (einheitlich dargestellt und widerspruchsfrei)
• Verständlichkeit
• Verfügbarkeit (einfach, direkt und in angemessener Zeit)

• Lebenszyklusmanagement befasst sich mit der Planung, Überwachung und Steuerung von Objekten über deren gesamte Lebensdauer hinweg.
• konzentriert sich auf Phase nach der Inbetriebnahme
• verfolgt den Zweck einer aktiven Beeinflussung o. Steuerung des betreffenden Objekts (z.B. Produkt o. Dienstleistung) über den Zeitverlauf unter Kosten- und Nutzungsgesichtspunkten

• Erweiterung des Hierarchical Storage Management (Möglichkeit, Kosten der Datenspeicherung zu senken)
• Gegenstand des Konzeptes sind NICHT Informationen, sondern Daten!
• bezeichnet systematische Verwaltung von Daten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg
• Ziel: möglichst geringe Speicherkosten bei akzeptablen Zugriffszeichen auf die Daten zu realisieren (unter Einhaltung rechtlicher Bestimmungen)

Teilaufgaben (Phasenmodell des ILM):

1. Analyse des IS-Architektur (Identifizierung der Datenbestände, die für Verlagerung in Frage kommen)
2. Beschreibung relevanter Datenbestände
3. Klassifizierung der Daten
4. Verlagerung der Daten

(siehe Seite 361)

Ziel: jede Art von Investitionen im IT-Bereich unter dem Formalziel Wirtschaftlichkeit zu beurteilen.

Ergebnis: Kosten-Nutzen-Verhältnis des untersuchten Objekts.

Dies erfolgt durch Analyse, d.h. durch Zerlegen des betrachteten IS in Teile, das Untersuchen dieser Teile und das Zusammenfassen der Beurteilungen zu einem Befund, nämlich dem der Wirtschaftlichkeit.

Analysiert wird dabei konkret:

• Kostenstruktur (Entwicklungs-, Nutzungs-/Betriebs- und Wartungskosten)
• Nutzenstruktur (direkt, indirekt und nicht monetär messbarer Nutzen)
• Beziehungen zwischen Kosten & Nutzen (Nutzenarten und Kostenarten werden vernetzt sodass zahlenmäßige Abbildung der Beziehung hergestellt wird)

Die Wirtschaftlichkeitsanalyse kann durch Wirtschaftlichkeitsrechnungen (Planungs- & Kontrollrechnungen) ergänzt werden. Sie sind für monetäre Ziele entwickelt worden und berücksichtigen daher keine qualitativen Wirkungen.

Laut ISO 9000 wird QM als aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Leiten und Lenken einer Organisation bezüglich Qualität bezeichnet. QM im Zusammenhang mit der Informationsinfrastruktur heißt, strategische Qualitätsziele zu setzen, daraus ein unternehmensweites Rahmenkonzept für alle qualitätsbezogenen Tätigkeiten abzuleiten und durch Maßnahmen so durchzusetzen, wie dies zur Erfüllung der strategischen Qualitätsziele erforderlich ist.

Aufgaben des QM gem. ISO 9000 sind

• Qualitätsplanung
• Qualitätslenkung und -prüfung
• Qualitätssicherung
• Qualitätsverbesserung

• Integrität (Vollständigkeit & Unverfälschtheit der Elemente der Inf.infrastruktur)
• Verfügbarkeit (Elemente der Inf.infr. sind betriebsbereit und keine Beeinträchtigung in der Funktionalität)
• Vertraulichkeit (Inhalt sicherheitsrelevanter Elemente nur befugten Aufgabenträgern bekannt)
• Anonymität (Nutzer von IS nicht identifizierbar)
• Authentizität (keiner der beien Kommunikationspartner kann behaupten, nicht teilgenommen oder eine Nachricht nciht gesendet o. empfangen zu haben)
• Verbindlichkeit (Rechtssicherheit im Zusammenhang der IT)

BSI-Standard 100-1. Siehe Abbildung.

(siehe Fraport-Aufgabe)

• Entwurf & Fortschreibung IT-Strategie
• Innovationsanstoß
• Initiierung von Strategiekonzepten
• Weiterbildung IT-Personal
• IT-Investitionsplanung
• Management von Managementprozessen (Entscheidungsprozesse der IT)
• Architekturmanegement
• Vermittlung zwischen Fachbereichen

Das IT-Budget beträgt idR etwa 3-10% des Gesamtbudgets des Unternehmens. Allerdings sind dies keine empfohlene, sondern nur beobachtete Werte. Das Budget schwanken je nach Branche, Unternehmen etc. und kann nicht genau definiert werden.

• Klare Informationspolitik und Weiterbildung der MA
• Enge Zusammenarbeit zw. CIO und Leiter des internen Service Bereichs
• Komplexitätsreduzierung
• modularisierte IT-Architektur
• Einhaltung von Architekturprinzipien
• Adäquate Genehmigungsverfahren
• partnerschaftliche Rolle statt Machtdominanz einnehmen

Gewinn = Umsatz - Kosten = Menge x Preis - Kosten

also: entweder Umsatz (Menge und/oder Preis) erhöhen oder Kosten senken

Menge erhöhen:

• durch schnellere Abwicklung von Aufträge werden mehr Kunden angezogen
• neue Produkte oder Dienstleistungen können angeboten werden
• durch bessere Vorhersage kann die Verfügbarkeit von Waren gesteigert werden

Preis erhöhen:

• durch IT können bestehende Produkte ergänzt und damit der Preis erhöht werden

Kosten reduzieren:

• Klassiker: durch Reduzierung des Arbeitsaufwands für einen Prozess können Mitarbeiter eingespart werden
• durch bessere Vorhersage des Warenflusses können Bestände verringert werden

Gewinn = Umsatz - Kosten = Menge x Preis - Kosten

also: entweder Umsatz (Menge und/oder Preis) erhöhen oder Kosten senken

Menge erhöhen:

• durch schnellere Abwicklung von Aufträge werden mehr Kunden angezogen
• neue Produkte oder Dienstleistungen können angeboten werden
• durch bessere Vorhersage kann die Verfügbarkeit von Waren gesteigert werden

Preis erhöhen:

• durch IT können bestehende Produkte ergänzt und damit der Preis erhöht werden

Kosten reduzieren:

• Klassiker: durch Reduzierung des Arbeitsaufwands für einen Prozess können Mitarbeiter eingespart werden
• durch bessere Vorhersage des Warenflusses können Bestände verringert werden

(siehe Fraport Aufgabe 6)

• Rahmenbedingungen zum effektiven & effizienten IT-Einsatz schaffen (Leitlinien)
• Managementqualität (reaktiv, proaktiv)
• IT-Sicherheit
• Reduktion von Komplexität (Einsatz von Std.SW)
• Nachhaltigkeit

Kostenumlage:

am Ende der Periode werden alle angefallenen Kosten auf die verschiedenen Bereiche aufgeteilt. Direkt zuordbare Kosten werden zugeordnet, der Rest (overheads) werden über einen Verteilungsschlüssel auf die Bereich gestreut.

Verrechnungspreise:

Für jeden Auftrag wird wie bei einem Dienstleister ein Preis erstellt, der dann intern verrechnet wird. Am Ende der Periode werden evtl übergebliebene Kosten nicht mehr verrechnet, sondern dem Gesamtunternehmen angelastet.

Sie dienen u.a. der erforderlichen Informationsbeschaffung. Folgende zentrale Rollen werden durch die Mitarbeiter des CIM wahrgenommen (siehe Fraport):

• Corporate Information Manager [Langfristige Planung der Weiterentwicklung aller Informationssysteme zur Stärkung der strategischen Position des Unternehmens.]
• IT-Sicherheitsbeauftragter [Steuerung des Sicherheitsprozesses, Unterstüzung der Leitungsebene und Koordination bei Erstellung von Sicherheitsstrategie & -konzepten, Realisierung v. Sicherheitsmaßnahmen initiieren & überprüfen, Sicherheitsvorfälle untersuchen, Schulungen für Fach- & Führungskräfte initiieren]
• IT-Compliance-Manager [Dokumentation und entsprechende Anpassung der IT-Ressourcen und Analyse und Bewertung der entsprechenden Problem- oder Gefahrenpotentiale]
• Managementsystembeauftragter IT [Mitwirkung bei Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung unseres integrierten Managementsystems]
• Strategische Planer IT [Analyse, Planung und Weiterentwicklung des internen Systems sowie Risikobewertungen für IT-Systeme und -Lösungen]
• Enterprise Architect [Architekturentwicklung /-anpassung (geschäftliche Tätigkeit des U & der Unterstützung dieser Tätigkeiten durch die IT) mithilfe von SW-Werkzeugen wie ARIS IR architect]
• IT-Architect [analysieren und optimieren von Schnittstellen und Systemtests und erarbeiten von Lösungskonzepten für die Produkte]
• IT-Risikomanager [Identifizieren, Bewerten und Überwachen von Risiken aus Strategie, Personal, Prozessen etc. in enger Zusammenarbeit mit den operativ verantwortlichen (Risikoanalysen durchführen)]
• IT-Continuity-Manager [Sicherstellung, dass die benötigte IT-Technik und Steuereinrichtungen (einschließlich Service Desk und technischer Support) innerhalb der erforderlichen und vereinbarten Zeit wiederhergestellt werden können]
• Admin-C der diversen Sites [Verbindliche Entscheidung über sämtliche die Domain betreffenden Angelegenheiten und ist Ansprechpartner der DENIC]
• Vertreter in relevanten Branchen-, Forschungs- und Normierungsgremien
• Owner der CA (Certificate Auhority) und IP-Adressen

ZIELCHARAKTER:

Strategische IT-Ziele sind

• Formalziele (beschreiben, mit welcher Quali o. Güte die Sachziele verfolgt/erreicht werden) oder
• Sachziele (Zweck der Gestaltung von Inf.funktion und Inf.infrastruktur)

Sachziele können unterschieden werden in

• betriebswirtschaftlich orientierte Ziele (Streben nach Prozessorientierung, Virtualisierung o. Wissensorientierung)
• technisch orientierte Ziele (Nutzung von Grid Computing, Parallelverarbeitung, SOA, Zugangskontrollsystemen)

ZIELINHALTE:

Nach empirischer Zielanalyse sind strategische Formalziele:

• Sicherheitsstreben
• Produktivitätsstreben
• Wirtschaftlicheitsstreben

Nach theoretischer Zielanalyse sind strategische Formalziele:

• Anpassungsstreben
• Durchdringungsstreben
• Wirksamkeitsstreben