BüWi - Beschaffung

Informationen sind ein wichtiger Wettbewerbsfaktor für ein Unternehmen. Nur durch sie können Entscheidungen getroffen werden. Sie müssen immer aktuell und schnell verfügbar sein. 

Die Einkaufsabteilung beschäftigt sich hauptsächlich mit der Beschaffung von Waren. Die Grundlage zum Einkauf bietet immer der Absatzplan.

Bei dem Einkauf sind folgende Abläufe wichtig:

1. Bedarfsermittlung
2. Bezugsquellenermittlung
3. Vertragsabschluss
4. Lieferungsüberwachung.

Er ist Grundlage der Beschaffung. Hier wird festgelegt, wie viel und welches Produkt hergestellt werden soll. (z.B. durch die Anzahl der Bestellungen, durch Trends....)

Die Bedarfsermittlung hat folgende Aufgaben:

• Mengenplanung (welche Menge?)
• Preisplanung (zu welchem Preis?)
• Lieferung (Wer? & Wann?)

In diesem Teil der Beschaffung werden:

• Informationen gesammelt über Lieferanten
• Informationen weren in eine "Kartei" übrnehmen und verwaltet

Beim Vertragsabshcluss sind folgende Punkte zu erledigen:

• Angebote einholen und vergleichen
• Lieferanten (mit Hilfe der Bezugsquellen) auswählen
• Auftrag erteilen

Hier werden:

• Liefertermine kontrolliert
• Wareneingang kontrolliert & gebucht
• Rechnungen geprüft
• gegebenfalls Lieferanten mahnen

Die Einkaufsplanung ist wie folgt unterteilt:

• Sortiementsplanung
• Mengenplanung
• Zeitplanung
• Preisplanung

Bei der Sortimentsplanung geht es vor allem darum:

Was soll gekauft werden?

Bei der Mengenplanung wird geplant, wie viel gekauft werden soll. Hierfür werden der Verkauf der Vergangenheit und mögliche Änderungen (durch Jahreszeit, Trends, Wirtschaftslage...) berücksichtigt.

Ebenfalls Aufgabe der Mengenplanung ist die optimale Bestellmenge zu ermitteln.

Bei jeder Bestellung fallen Lager- & Beschaffungskosten an. Die optimale Bestellmenge muss mithilfe dieser Kosten ermittelt werden.

Dazu zählen alle Kosten, die bei der Beschaffung anfallen. z.B. Personalkosten, Lagereinrichtungen, Wartungskosten, Sachkosten (EDV, Internet,..) Miet- & Pachtkosten, Porto, Verpackung....

Je größer eine Bestellmenge ist, umso mehr Kapital wird gebunden und umso höhere Lagerkosten verursacht. 

Kleiner Bestellmengen binden wenig Kapital, aber sie verurachen höhere Beschaffungskosten.

Also:

Je höher die Beschaffungskosten, je niedriger die Lagerkosten.

Je niedriger die Beschaffungskosten, je höher die Lagerkosten.

Die Beschaffungskosten und Lagerkosten entwickeln sich also gegenläufig.

Für die optimale Bestellmenge & -häufigkeit werden die Bestellmengen, der durchschnittliche Lagerbestand (weil ja nicht immer die komplette Bestellung im Lager liegt), die durchschnittlichen Lagerkosten und die Bestellkosten berechnet. Aus der Summe der durchschnittlichen Lagerkosten und der Bestellkosten ergeben sich die Gesamtkosten. Um die Optimale Bestellmenge zu finden. muss man anhand der Anzahl der Bestellmengen die Gesamtkosten vergleichen.

Die Bestellmenge gibt an wie viel Artikel bestellt werden müssen. Um sie zu berechnen muss man :

Gesamtbedarf / (durch) Bestellanzahl

rechnen.

Der durchschnittliche Lager bestand wird wie folgt berechnet:

Die ermittelte Bestellmenge / (durch) 2

Die durchschnittlichen Lagerkosten werden wie folgt berechnet:

durchschnittlicher Lagerbestand * (mal) die Lagerkosten/Stück 

Die Bestellkosten * (mal) die Anzahl der Bestellungen

durchschnittliche Lagerkosten + die Bestellkosten

Wenn man die Tabelle mit allen Zahlen zusammen gestellt hat, kann man in den Gesamtkosten ablesen, welches die optimale Bestellmenge ist. Es ist immer der niedrigste Wert.

Durch einige Faktoren kann es sein, dass ein Unternehmen nicht die optimale Bestellmenge nimmt:

• z.B. Lieferer schreibt Mindestabnahmen vor
• Trends ändern sich
• nicht genug Kapital
• nicht genug Lagerplatz
• starke Preisschwankungen...

Bei der Zeitplanung wird der Frage nach gegangen, wann soll bestellt / gekauft werden?

Hierfür sind folgende Punkte von Bedeutung:

• Beschaffungsdauer (Lieferzeiten)
• Lagerfähigkeiten
• Eignung des Lagerraums
• evtl Preisentwicklungen
• Zeitpunkt des Angebots (Jahreszeiten...)

Desweiteren muss

• die Bestelldauer im Haus
• Bearbeitung beim Lieferer
• Warenannahme & -prüfung
• sowie der innerbetriebliche Transport 

berücksichtig werden.