Personalassistent HRSE

Arbeitsbestätigung und Arbeitszeugnis sind nicht identisch.

Welche Themen fehlen in der Arbeitsbestätigung gegenüber dem Arbeitszeugnis?

Nennen Sie 3 Themen.

Nach OR 330a haben Mitarbeitende jederzeit (also nicht nur beim Austritt) Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Zwar nur auf Verlangen, doch sollte automatisch beim Austritt immer eines erstellt werden (arbeitgeberische Fürsorgepflicht), zumal eine nachträgliche Erstellung (Verjährungsfrist 10 Jahre) einen grossen Aufwand verursacht und die Erstellung wegen mangelnder Nachvollziehbarkeit oft kaum mehr möglich sein wird.

Vollmacht / bestimmte Art von Geschäften, i.d.R. für eine einmalige Vertretung; kein Eintrag im HR

Handlungsvollmacht / beschränkt für regelmässig wiederkehrende Handlungen, Zusatz i. V.; kein Eintrag im HR

Prokura / erweitert für Geschäftsbereich, Zusatz ppa.; Eintrag im HR

Generalvollmacht (Direktoren, Geschäftsführer, VR) / Generalvollmacht; Eintrag im HR

• Personaldaten zur Gewährleistung einer internen Kommunikation aktuell zur Verfügung stellen.
• Abläufe und Schnittstellen zu internen und externen Stellen effizient sicherstellen.

• Personaldaten erfassen, bewirtschaften und verarbeiten                                                         
• Zielgerechte Prozesse definieren und umsetzen
• Geeignete Instrumente entwickeln und umsetzen
• Einhaltung der Standards und gesetzlichen Vorgaben überprüfen z.B. Arbeitszeit
• Administrative Umsetzung
• Internen und externen Informationsfluss sicherstellen

Prozesse: logische Verknüpfung von einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten zur Erreichung eines bestimmten Ziels.

Instrumente: Hilfsmittel zur Erleichterung und Vereinheitlichung der einzelnen Prozess-Schritte wie z.B. Formulare Mustervorlagen, Checklisten, usw.

Informationen:  Sicherstellung einer stufengerechten und zeitlich korrekten Information von internen und externen Stakeholdern und Bewirtschaftung der Kommunikations- und Informationskanäle (Schwarzes Brett, persönliche Ansprache, ICT, PIS, Intranet, usw.

Rechtliche Grundlagen: Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Berücksichtigung von Neuerungen der rechtlichen Grundlagen wie z.B. OR, ArG. Ggf. GAV, GIG, DSG, Sozialversicherungsgesetze Mitwirkungsgesetz, usw.

Das Unternehmen  / wir sind…

Die zu besetzende Position  / wir suchen…      

Die Anforderungen an den Stelleninhaber  / wir erwarten…

Die betrieblichen Leistungen (das Anreizsystem)    /wir bieten…

Bewerbungsmodalitäten   /  Ihre Berwerbung…                                         

-  Einsatzbedarf  =Deckt die personelle Kapazität ab, die unter Ausschluss personeller Leerzeiten (z.B. Ferien) dem Soll- Personalbedarf entspricht.                                    

-  Reservebedarf = Berücksichtigt die unvermeidlichen Ausfälle, welche im allgemeinen mit Hilfe einer Durchschnittlichen Fehlquote vom Einsatzbedarf abgeleitet werden könnte.

- Ersatzbedarf = Pensionierung / Invalidität / Tod / Militärdienst, Zivilschutz / Kündigung, Entlassung /   (zu ersetzende Beförderung Mitarbeitende)

- Neubedarf = Erweiterungsinvestitionen / Organisatorische Änderungen (zusätzliche Mitarbeitende)

• Bedarfsschätzungen
• Stellenplananalysen
• Arbeitsmarktanalysen
• Kennzahlen, Statistiken
• Balanced Scorecard

• Mitarbeiterbeurteilungen
• Potenzialbeurteilungen
• Mitarbeiterumfragen
• Standards
• Personalportfolios

Volkswirtschaft

Betriebswirtschaft

Aktionärswert, - nutzen, Unternehmenswert

Anspruchsgruppen

Strengths / Stärken

Weaknesses / Schwächen

Opportunities / Chancen

Threats / Gefahren, Risiken

Ausgewogener Auswertungsbogen:

Eines der zentralen Instrumente, um die Umsetzung der Strategie eines Unternehmens zu messen, zu dokumentieren und damit auch zu steuern

Anspruchsgruppen

Non Governmental Organizations / Nichtregierungsorganisationen

Adaption / Für Anpassung an die Umwelt

Goal Attainment / Für die Zielverfolgung

Integration / Für Eingliederung der verschiedenen Teilsysteme

Latency / Für Aufrechterhaltung des Systems mit seinen Strukturen und Werten

Personalinformationssystem

Management-Informations-Systems

Customer Relationship Management

Enterprise Resource Planning

Wissensmanagement

• Zeitmanagement

• Alpen Methode, Pareto Prinzip, ABC Analyse & das Eisenhower Prinzip

• Grundlagen des Projektmanagement

• Projektplanung / Phasenplan

• Projekt Controlling

• Projektrisiken

Aufgaben 

Länge 

Pufferzeiten 

Entscheidungen 

Nachkontrolle

Welche Aufgaben wollen Sie wie perfekt erfüllen? Das ParetoPrinzip sensibilisiert für den eigenen Perfektionsanspruch. 

Das Pareto-Prinzip erleichtert die Prioritätensetzung. Es geht zurück auf den Volkswirtschaftler und Soziologen Vilfredo Pareto (1848 – 1923), der herausfand, dass Ende des 19. Jahrhunderts 20% der Bevölkerung Italiens 80% des Volksvermögens besassen. Das Verhältnis 20:80 taucht auch in der Betriebswirtschaft auf. So stellen Unternehmen fest, dass 20% ihrer Kunden 80% des Umsatzes erbringen oder dass 20% der Lagerartikel 80% des Lagerwerts ausmachen. Bezogen auf das Zeitmanagement sagt das Pareto-Prinzip Folgendes aus: In 20% der aufgewendeten Zeit werden 80% der Ergebnisse erreicht. Umgekehrt gilt: In den übrigen 80% der Zeit werden nur 20% der Ergebnisse erreicht

Die ABC-Analyse hilft bei der Beurteilung der Wichtigkeit.

Welche Aufgaben sind sehr wichtig, welche weniger wichtig oder sogar unwichtig? Die Buchstaben A, B und C stehen für diese drei Aufgabenkategorien. 

A: Sehr wichtig  / selber erfüllen / dringend erledigen

B: Durchschnittlich wichtig / nicht selber erfüllen / späterer Zeitpunkt verschieben

C: Unwichtig / nicht selber erfüllen / späterer Zeitpunkt verschieben

Mithilfe des Eisenhower-Prinzips lässt sich diese Reihenfolge der Aufgabenerledigung einfacher bestimmen.

Das Eisenhower-Prinzip hilft, die Prioritäten bei der Aufgabenerledigung richtig zu setzen, indem es sich auf die beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit abstützt. Es ist nach dem amerikanischen General und späteren Präsidenten der Vereinigten Staaten Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969) benannt

 Diese Risiken treten sehr wahrscheinlich ein und können das Projekt schwer schädigen. Risiken in diesem Feld werden daher als kritische Risiken bezeichnet. Bei der Planung der Gegenmassnahmen gilt es, sich den Massnahmen mit einer grossen Verantwortung zu widmen

Die Risiken in diesem Feld sind unwahrscheinlich, können aber grossen Schaden anrichten. Es kann sinnvoll sein, für den Fall ihres Eintretens fertige Massnahmenpläne zu haben.

Diese Risiken treten mit hoher Wahrscheinlichkeit ein, bedeuten aber nur einen geringen Schaden für das Projekt. Erfahrungsgemäss handelt es sich bei ihnen oft um die „Sandkörner im Getriebe“, die in der Summe zu gravierenden Problemen führen können. Diese Risiken sollten sehr genau beobachtet werden.