Projektmanagement

Bei der Zielformulierung kommt die SMART-Formel zur Anwendung:

• Spezifisch und konkret: ein eindeutiger Gegenstand bzw. Schwerpunkt

• Messbar: ein klarer Massstab oder Leistungsstandard

• Attraktiv und erreichbar: eine realistische und motivierende Herausforderung

• Resultatorientiert: ein definiertes Ergebnis oder Endprodukt

• Terminbezogen: ein eindeutiger Zeitraum oder ein definierter Termin

Unterjährige Zielanpassungen sind notwendig, wenn die ursprünglichen Ziele aufgrund von Fehlannahmen, Ressourcenproblemen, veränderten Rahmenbedingungen oder unvorherge-sehenen Ereignissen nicht erfüllbar sind oder wenn neue Erkenntnisse oder Methoden sie ver-ändern oder überflüssig machen.

Es liegt dann ein Problem vor, wenn der Ist-Zustand vom Soll-Zustand abweicht. 

• Lösbarkeit: Wie gross ist die Wahrscheinlichkeit, eine Lösung zu finden?

• Erfassbarkeit: Wie klar bestimmbar sind die Ursachen?

• Zerlegbarkeit: Wie gut lässt sich das Gesamtproblem in Teilprobleme aufteilen?

• Ähnlichkeit: Gibt es ein verwandtes oder handelt es sich um ein isoliertes Problem?

• Nützlichkeit: Wie stehen der Aufwand und der Nutzen einer Lösung zueinander?

• Subjektive Bewertung: Welche Rolle spielt die persönliche Betroffenheit?

Der Schwierigkeitsgrad bestimmt auch das Vorgehen bei der Problemlösung:

• Einfache Probleme sind gut strukturiert und lassen sich mit klaren Vorgaben, Anleitungen oder detaillierten Checklisten sowie «gesundem Menschenverstand» lösen.

• Komplizierte Probleme sind schlecht strukturiert und erfordern darum ein strukturiertes Vorgehen anhand des Problemlösungsprozesses.

• Komplexe Probleme sind unstrukturiert und dynamisch, sodass es das vernetzte Denken für die Entwicklung ganzheitlicher Lösungen braucht.

Fünf Prinzipien des vernetzten Denkens lauten:

• Blickwinkel öffnen: Perspektivenwechsel, Metaebene

• Zusammenhänge verstehen: Gesamtproblem erfassen, nicht nur die Details

• Dynamik der Beziehungen verstehen: Intensität und zeitlicher Verlauf

• Ungewissheit ertragen: Rahmenbedingungen respektieren, langfristig denken

• Wirksame Lösungen finden: umsichtig, situationsgerecht und anpassungsfähig

Der Kommunikationsprozess setzt einen Sender, einen Empfänger sowie eine Nachricht oder Botschaft voraus:

• Der Sender codiert (übersetzt) seine inneren Gedanken in Signale. Seine Haltung, seine Erfahrungen und seine Werthaltungen bestimmen den Codierschlüssel.

• Der Empfänger decodiert (entschlüsselt) daraufhin die gesendeten Signale. Dazu benützt er seinen eigenen Codierschlüssel, der von seinen eigenen Erfahrungen und Lern-geschichten geprägt ist.

• Mit seinem Feedback zeigt der Empfänger dem Sender, wie er die Nachricht entschlüs-selt hat.

Zu Missverständnissen in der Kommunikation kommt es aus folgenden Gründen:

• Dasselbe Signal wird unterschiedlich interpretiert.

• Innere und äussere Filter beeinträchtigen die Sinneswahrnehmung.

Die fünf Kommunikationsgrundsätze (Axiome) nach Watzlawick lauten:

1. Man kann nicht nicht kommunizieren.

2. Jede Kommunikation hat eine Sach- und eine Beziehungsebene.

3. Kommunikationsabläufe werden unterschiedlich strukturiert.

4. Kommunikation erfolgt digital und analog.

5. Kommunikation verläuft symmetrisch und / oder komplementär.

dass eine Nachricht immer vier Botschaften enthält, die der Sender übermittelt und der Empfänger interpretiert.

• Sachinhalt (Sachverhalt, Fakten, Daten)

• Selbstoffenbarung (eigene Persönlichkeit, Einstellung, Haltung)

• Beziehung (Beziehung zum Gegenüber)

• Appell (Ziel, Einflussnahme, Aufforderung)

«Aktives Zuhören» ist ein einfühlsames Zuhören. Der Empfänger bemüht sich, die Mitteilung im Sinne des Senders zu decodieren und dessen Ansicht zu verstehen. Dafür braucht es ein offenes Ohr für den anderen, offene Augen, die ungeteilte Aufmerksamkeit und das Herz.

Eigene Meinungen und Gefühle sollen in Ich-Botschaften mitgeteilt werden. So entsteht Klarheit und Verbindlichkeit. Anklagende oder angreifende Du-Botschaften sind wann immer möglich zu vermeiden, aber auch verallgemeinernde Ausdrücke wie «wir» oder «man».

Unter Spiegeln versteht man, die Mitteilung des Gegenübers in eigenen Worten zusammen-zufassen, um allfälligen Missverständnissen vorzubeugen.

Durch wirksames Fragen will man weitere Informationen gewinnen. Der bewusste, situationsgerechte Einsatz der unterschiedlichen Frageformen ist ein wichtiges Gesprächs-führungsmittel.

«Kommunikation über die Kommunikation». Von einer überblickenden Ebene aus reflektieren die Gesprächspartner das Gespräch. Konse-quent angewandte Metakommunikation

• fördert das Unternehmen im Sinne einer lernenden Organisation,

• sensibilisiert bezüglich Kommunikations- und Konfliktkultur und

• fördert die Persönlichkeitsentwicklung.

Eine Präsentation ist dann gelungen, wenn folgende Komponenten aufeinander abgestimmt sind:

• Inhalt der Präsentation

• Art und Weise der Präsentation

• Persönlichkeit und Verhalten der präsentierenden Person

Präsentationen haben einen informativen, einen motivierenden oder einen interaktiven Charakter. 

Präsentationen haben einen informativen, einen motivierenden oder einen interaktiven Charakter. Die Präsentation gliedert sich in die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.

Die Präsentation kann mit dem bewussten Einsatz von Präsentationsmedien unterstützt werden. Die Wahl der Hilfsmittel richtet sich nach dem Zielpublikum, dem Thema, der Präsen-tationsdauer und nach den Raumverhältnissen. Die bekanntesten Präsentationsmedien sind:

• Kopien (Handout)

• Beamer

• Videosequenzen

• Whiteboard

• Flipchart

• Pinnwand

• Projektor / Visualizer

Rhetorik ist die Kunst des Redens und die Kunst, durch Reden zu überzeugen.

Für eine gekonnte Präsentation stehen verschiedene Gestaltungsmittel zur Verfügung:

• Verbal: Atem, Stimmbildung, rhetorische Stilmittel

• Nonverbal: Körpersprache, Kleidung und Umgangsformen

• Visualisierung: Darstellung von Texten, Grafiken und Symbolen, Tabellen und Diagram-men sowie von Overhead-Folien

• Persönlichkeit: Ausstrahlungskraft (Charisma) und persönliche Einstellung

Bei der Formulierung der Lebensziele sind sieben Punkte zu beachten:

• Work-Life-Balance berücksichtigen

• Klare Ziele setzen

• Auch utopische Ziele aufnehmen

• Motivierende Ziele setzen

• Flexibel bleiben

• Ziele positiv formulieren

• Ziele visualisieren

Ziele bilden die Grundlage für die Aktivitätenplanung. Es empfiehlt sich, die verschiedenen Zielebenen auch im Zeitmanagement zu berücksichtigen: Gesamtziele in Etappenziele hinun-terbrechen, Jahresziele in Monats-, Wochen- und Tagesziele konkretisieren.

Bei der Zielformulierung kommt die SMART-Formel zur Anwendung:

• Spezifisch und konkret: ein eindeutiger Gegenstand bzw. Schwerpunkt

• Messbar: ein klarer Massstab oder Leistungsstandard

• Attraktiv und erreichbar: eine realistische und motivierende Herausforderung

• Resultatorientiert: ein definiertes Ergebnis oder Endprodukt

• Terminbezogen: ein eindeutiger Zeitraum oder ein definierter Termin

Zielgerichtet planen bedeutet:

• Planungshorizont, Zielebene und Zeitplan abstimmen.

• Klare Termine setzen.

• Schriftlich planen.

• Ziele regelmässig überprüfen.