Projektmanagement

Das Pareto-Prinzip macht deutlich, dass für die angemessene Erledigung einer Aufgabe meist deutlich weniger Zeit benötigt wird als für die perfekte Erledigung. In Ableitung des Ver-hältnisses 20 : 80 bedeutet dies für das Zeitmanagement, dass man i. d. R. in 20% Zeitauf-wand 80% der Ergebnisse erzielt.

In der ABC-Analyse ist es die Frage nach der Wichtigkeit und damit nach den Konsequenzen der Erfüllung bzw. Nichterfüllung einer Aufgabe:

• Die anfallenden Aufgaben werden eingeteilt in sehr wichtige A-Aufgaben (15%), durch-schnittlich wichtige B-Aufgaben (20%) und unwichtige C-Aufgaben (65%).

• Als Faustregel für die Zeiteinteilung gilt: 65% der Arbeitszeit für A-Aufgaben, 20% für B-Aufgaben und 15% für C-Aufgaben einsetzen.

Das Eisenhower-Prinzip teilt Aufgaben ein nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Für E-Mails gilt dasselbe Prinzip, doch empfiehlt es sich, jene sofort zu erledigen, die höchs-tens 2 Minuten Zeit beanspruchen.

Das Delegieren von Aufgaben bringt Vorteile:

• Entlastung des eigenen Zeitbudgets

• Persönlicher Zeitgewinn für die Wahrnehmung von wichtigeren Aufgaben

• Motivation für die Mitarbeitenden dank mehr Kompetenz und Selbstständigkeit

• Das Können und die Erfahrungen der Mitarbeitenden wertvoller einsetzen

Die persönliche Leistungskurve gibt Anhaltspunkte für die Prioritäten in der Tagesplanung: In leistungsstarken Phasen sollte man die wichtigsten Aufgaben erledigen, in leistungs-schwachen die Routinearbeiten.

Stress ist ein körperlicher und emotionaler Reaktionsprozess auf Belastungssituationen. Man unterscheidet zwischen dem Eustress als positiv und dem Distress als negativ empfundenen Stressgefühl.

Das Stressmanagement sieht drei Schutzmechanismen gegen Stress vor:

• Bewältigung: Einstellung ändern, Umgang mit Stress ändern (Anpassung an das Umfeld)

• Prävention: Stressoren beseitigen oder verändern (Anpassung des Umfelds)

• Externe Hilfe: im Krankheitsfall oder bei Burn-out

• Soll-Ist-Vergleich zwischen den Soll- und Ist-Zeiten bzw. zwischen den Zielen und den erreichten Ergebnissen durchführen und Gründe für Abweichungen ermitteln.

• Grundlagen für die weitere Planung und für Veränderungen schaffen.

Durch eine Voranzeige wird das Finden eines Termins für schwer zusammenzubringende Teilnehmer erleichtert und die inhaltliche Vorbereitung der Sitzung eingeleitet: Es wird ein Redaktionsschluss für Anträge bekannt gegeben; evtl. werden Aufträge zum Erstellen von Berichten, Dokumentationen, zum Zusammentragen von Zahlenmaterial usw. übermittelt.

Die Traktanden, d. h. die Tagungs- oder Sitzungsthemen, sind in einer Traktandenliste fest-zuhalten (gilt grundsätzlich für jede Sitzung und für feste wie wechselnde Traktanden).

Zur Organisation von Sitzungen gehört das Einholen der Traktanden (mit Redaktions-schluss) und ihre Bereinigung in einer verbindlichen Liste, auch Tagesordnung genannt.

Zu jeder wichtigen Sitzung mit nicht konstanter Teilnehmerrunde sollte schriftlich eingeladen werden. In die Einladung gehören:

1. Datum und Zeit (voraussichtliche Dauer).

2. Ort (wenn nicht allgemein bekannt, mit präziser Adresse und Telefonnummer).

3. Kreis der Teilnehmer oder namentliche Aufzählung der Eingeladenen.

4. Traktanden (Themen) oder Programm.

5. Unterlagen zu den Traktanden.

6. Eine Einleitung und ein Schluss (Begrüssung und Begründung der Einladung; positiver Schlusssatz).

7. Talon (falls Anmeldung erforderlich ist).

Es sind alle organisatorischen Vorbereitungen zu treffen, die einen reibungslosen Sitzungs-verlauf gewährleisten: Reservationen, Organisation von Hilfsmitteln, Verpflegung, Reisen usw.

Man unterscheidet folgende Protokollarten:

1. Protokoll über den Gesprächsverlauf (entweder alle Einzelvoten mit Namen oder Zusam-menfassung der wesentlichen Voten ohne Namen), sog. Kurzprotokoll.

2. Beschlussprotokoll (nur gefasste Beschlüsse).

Wörtliche Protokolle kommen im Geschäftsalltag nicht vor.

Aufbau: Gleich bleibende Angaben am Anfang und am Ende. Mittelteil: eigentlicher Proto-kollinhalt in leicht verständlicher Sprache und klar gegliedert.

Als administrative Arbeiten im Nachgang von Sitzungen fallen an:

Protokoll genehmigen lassen / Protokoll versenden / Beschlüsse und Aufträge weiterleiten / Spesen abrechnen / Protokoll sicher aufbewahren.

Herkunft (Rechtsquellen)

Rang

Geltungsbereich

Beteiligte