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Prozessmanagement Test

Die Übungsserien im Prozessmanagement

Die Übungsserien im Prozessmanagement

62
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Flashcards 62
Language Deutsch
Category Micro-Economics
Level Other
Created / Updated 02.12.2024 / 02.12.2024
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https://card2brain.ch/box/20241202_prozessmanagement_test
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Geschäftsprozessoptimierung (GPO)

  • Definition: Kleine, schrittweise Verbesserungen bestehender Prozesse, um sie effizienter, günstiger oder schneller zu machen.
  • Merkmale: Evolutionär, geringes Risiko.
  • Beispiel: Digitalisierung von Formularen.

Business Process Reengineering (BPR)

  • Definition: Radikale Neugestaltung von Prozessen, um große Verbesserungen zu erzielen.
  • Merkmale: Revolutionär, grundlegende Veränderungen, höheres Risiko.
  • Beispiel: Vollautomatisierung einer Produktion.

Unterschiede GPO / BPR 

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Förderung der Veränderungsfähigkeit von Mitarbeitenden

  • Ängste und Vorbehalte respektieren:

    • Offen mit Bedenken umgehen und Verständnis zeigen.
    • Aktive Kommunikation und Empathie fördern Vertrauen.

  • Gute Feedback- und Fehlerkultur leben:

    • Fehler als Lernchancen nutzen, offenes Feedback ermöglichen.
    • Förderung einer positiven Haltung gegenüber Veränderungen.

Was beurteilt die Performance eines Prozesses?

  • Ergebnis bzw. Nutzen:

    • Wie effektiv der Prozess das gewünschte Ziel erreicht.

  • Ziel-Aufwand-Verhältnis:

    • Wie effizient der Prozess im Verhältnis zu den eingesetzten Ressourcen ist.

Vorgehen bei der IST-Modellierung

  • Vorbereitung: Ziele und Rahmen festlegen.
  • Eingrenzung: Fokus auf relevante Prozesse setzen.
  • Erhebung: Daten und Informationen sammeln.
  • Analyse: Prozesse auswerten und Schwachstellen identifizieren.

Unterschied: Interner vs. Externer Veränderungsimpuls

  • Interner Veränderungsimpuls:

    • Definition: Veränderung wird durch interne Faktoren ausgelöst.
    • Beispiele: Unzufriedenheit der Mitarbeitenden, ineffiziente Prozesse, neue interne Ziele.

  • Externer Veränderungsimpuls:

    • Definition: Veränderung wird durch äußere Einflüsse angestoßen.
    • Beispiele: Marktveränderungen, neue gesetzliche Vorgaben, technologische Innovationen.

Was ist eine Schnittstelle?

Eine Schnittstelle ist der Punkt, an dem Verantwortung und Informationen zwischen zwei Stellen wechseln.

Wie baut man ein Vertrauensverhältnis auf? (Schnittstellenmanagement)

  • Gemeinsame Prozesse entwickeln und vereinbaren
  • Feste Ansprechpartner bestimmen
  • Offene und direkte Kommunikation
  • Gegenseitiger Einblick in Probleme
  • Sich auch privat kennenlernen

Wie erfolgt eine effiziente Abwicklung der Aufträge? (Schnittstellenmanagement)

  • Rechtzeitige Auftragserteilung
  • Klare, unmissverständliche Aufträge erteilen

Wie stellt man marktgerechte und faire Preise sicher?

  • Aufträge nur mit schriftlichen Offerten ausführen
  • Gelegentlich Konkurrenzofferten einholen
  • Für regelmäßige Routinearbeiten Festpreise vereinbaren

Was sind die Phasen und Tätigkeiten der Soll-Modellierung?

  • Vorbereitung:

    • Verantwortlichkeiten definieren
    • Referenzmodelle prüfen

  • Grobentwurf:

    • Prozesslandkarte erstellen
    • Support- und Managementprozesse definieren

  • Modellierung:

    • Workshops durchführen
    • ICT-Anforderungen ableiten

  • Bewertung:

    • Vergleich und Bewertung der Varianten
    • Auswahl der passenden Variante

  • Einführung:

    • Prozessverantwortliche Person bestimmen
    • Präsentation und Training für Anwender erstellen

Welche Phasen durchläuft man im Change Management?

  • Überraschung:

    • Er ist überrascht über die Veränderungen und empfindet vieles als persönliche Kritik.

  • Verneinung:

    • Er lehnt Veränderungen ab und möchte, dass sich die Gäste an seine Arbeitsweise anpassen.

  • Einsicht:

    • Vielleicht ist eine Veränderung nötig, da sich die Bedürfnisse der Gäste ändern.

  • Akzeptanz:

    • Er fühlt sich wohl im Team und sieht den Erfolg der Alpensonne auch als seinen Erfolg.

  • Lernen:

    • Er ist bereit, Vorschläge zu testen und eigene Ideen einzubringen.

  • Erkenntnisse:

    • Die Tests bringen positive Erkenntnisse und Verbesserungen.

  • Integration:

    • Die Veränderungen haben Fortschritt gebracht, und er fühlt sich sicher für die Zukunft.

Was sind Barrieren bei der Prozessoptimierung, und wie können sie allgemein aussehen?

  • Sachbarrieren:

    • Mangel an Ressourcen (z. B. Platz, Materialien).
    • Unvorhergesehene äußere Bedingungen, die den Prozess behindern.

  • Prozessbarrieren:

    • Unnötige Schritte oder ineffiziente Abläufe im Prozess.
    • Schwierigkeiten bei der Koordination und Kommunikation zwischen Abteilungen.

  • Kulturbarrieren:

    • Widerstand gegenüber Veränderungen von Mitarbeitenden oder Führungskräften.
    • Werte und Einstellungen, die Veränderungen behindern (z. B. Traditionen oder langjährige Arbeitsgewohnheiten).

Welche Barrieren treten am häufigsten bei der Prozessoptimierung auf?

Sachbarrieren

Warum?: Häufig aufgrund begrenzter Ressourcen wie Zeit, Platz oder Technologie.

Nennen Sie 4 Aufgaben, die Sie als Prozessverantwortliche/r wahrnehmen müssen.

  • Prozesskennzahlen bestimmen
  • Ziele festlegen und periodisch überprüfen
  • Führungsfunktion und Ergebnisverantwortung
  • Messverfahren bestimmen und einführen
  • Verbesserungsmaßnahmen bestimmen, umsetzen und kontrollieren
  • Messergebnisse analysieren
  • Zielerreichung überprüfen
  • Information der am Prozess beteiligten Mitarbeitenden
  • Prozessziele mit den Mitarbeitenden festlegen

Wie lauten die 3 Ebenen im Organisationswürfel?

  • Beziehungen
  • Dimensionen
  • Elemente

Welches Vorgehen in der Reorganisation des Restaurants herrscht mehrheitlich vor?

Antwort:

  • Eine GPO (Geschäftsprozess-Optimierung)

Warum?
GPO wird bevorzugt, da es um schrittweise Verbesserungen ohne große Risiken geht.

Was ist Lean-Management und was ist das Ziel?

Antwort:

  • Lean-Management: Prozessoptimierung durch Verschwendungsreduktion.
  • Ziel: Höhere Effizienz, weniger Verschwendung, bessere Qualität.

Auf der Organisationsebene:

  • Flache Hierarchien
  • Kurze Dienstwege

Auf der Prozessebene:

  • Maximales Ergebnis mit vorgegebenem Ressourceneinsatz
  • Effizienzsteigerung, Ziel mit minimalem Ressourceneinsatz erreichen

Nennen Sie 3 sinnvolle Aufgaben eines Prozess-Zirkels/Prozessüberwachungsteams.

  • Überwachung der Kennzahlen
  • Analyse der Abweichungen
  • Umsetzungs- und Wirkungskontrolle der Maßnahmen

Was sind die Vorteile und Nachteile der Ist-Modellierung?

  • Vorteile:

    • Vorhandene Stärken und Strukturen nutzen
    • Mitarbeitende können mitreden

  • Nachteile:

    • Aufwändiger, da alles Bestehende analysiert werden muss
    • Gefahr, an alten Strukturen festzuhalten

Wie heißt das magische Dreieck im Prozessmanagement?

Qualität – Zeit – Kosten

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