Beschaffungslogistik

Die Stellug der Beschaffungslogistik in der Versorgungskette und die wichtigsten Matrial und deren vorgelagerte Informationsflüsse der Beschaffungslogistik gehen aus den folgenden zwei Abbbildungen hervor 

An Nutzen orientierte Funktionsbereiche der Beschaffungslogistik sind Beispielsweise : 

• Physische Versorgung der verschiedenen Unternehmensbereiche 
• Abrufe und Nachschuborganisation aufgrund von Rahmenverträge 
• Transport umschlag und Lagerung in der Anliferung 
• Wareneingang und interne Bereitstellung

Der Beschaffungsabwicklung in der Auftragsabwicklung der Wertschöpfungskette direkt vor gelagert ist die Matrialwirtschaft, direkt nachgelagert die Produktion (nur Industrie und Gewerbebetriebe ) oder Distributionen (Handelsbetriebe) 

Die Beschaffungsabwicklung ist in der Wertschöpfungskette eine wertschöpfende Prozesskette von den externen Liferanten zu den internen Abnahmestellen. Sie beinhaltet alle EInzelprozesse 

• Von der Zuordnung der von der Bedarfsplanung der Matrialwirtschaft ermittelten Sekundär und anderen Bedarf 
• Über die Beschaffungsadministration und Beschaffungslogistik 
• Bis hin zur Lagerung und Bereitstellung der für die wertschöpfenden Leistungs und Produktionsprozesse notwendigen Materialien, Waren und Informationnnen.

Gerade in der Matrialwirtschaft sieht sich die Beschaffungslogistik vielen Zielkonflikten gegenüber. Beispiele dazu : hohe Produktionskosten , hohe Kapitalbindung , hohe Lagerkosten , hohes Lagerrisiko, hohe Bezugskosten , hohe Fehlmengenkosten , strake Umweltbelastung , möglicherweise geringe Zuberlässigkeit und Qualität 

Das Prolrm besteht darin , das sich die meisten Ziele nicht zu 100 % erfüllen lassen , ohne dass ein anders Ziel darunter leiden muss . Dies macht die Matrialwirtschaft oft zu einem Drahtseilakt. In der Theorie spricht man daher von einer sogenannten Zielantinomie

Der Beschaffungsabwicklung in der Auftragsabwicklung der Wertschöpfungskette direkt vorgelagert ist die Matrialwirtschaft , direkt nachgelagert die Produktion (nur Industrie und Gewerbebetriebe) oder die Distribution (Handelsbetriebe)

Aus dieser Darstellung wird ersichtlich , dass die operative Beschaffung ( Der Einkaufsprozess) eine nachgelagerte Stelle dr strategischen Beschaffung (Bedarfs und Liferantenklärung)ist. Die nachgelagerten Hauptaufgaben Controlling und Feedback runden den Gesamtprozess ab. Je nach Unternehmens Größe und Branche sowie der gewählten organisationsstruktur werden diese Aufgaben zentral oder eben dezentral wahrgenommen. Die Electronic-Sourcing-Ansätze vervollständigen die Grafik.

• Planung der operativen Beschaffung 
• Disposition der operativen Beschaffung 
• Bestellentscheidung 
• Koordination der operativen Beschaffungsabwicklung 
• Anliferung und Wareneingangslogistik 
• Operatives Beschaffungscontrolling 

Die wesentlichen Aufgaben der operativen Beschaffung im Gesamtprozess fangen mit der Bestandeskontrollr an un enden mit dem Kennzahlencontrolling 

Wie die einzelnen Aufgaben und Funktionen gehandhabt werden, ist in den Unternhemen unterschiedlich (Beispielsweise papierbasierte Beschaffungsabwicklung vs elektronische Beschaffung e-Commerce ) Einzelne können auch ganz wegfallen (z.b wenn kein Liferantenaudit durchgeführt wird oder wenn die Anliferung durch einen Logistikdienstleister vertraglich vereinbart wurde ). 

Um lernzielgerecht trotzdem alle möglichen Aufagben, Funktionen ,Zielsetztung und Maßnahmen /tätigkeiten beschreiben zu können , ist vorstehend ein (idealtypischer) Beschaffungsprozess im Prozessmodel abgebildet 

Aus der Abbildung geht auch hervor, wie sich die operative Beschaffung im Unternehmen im Vergleich mit der strategischen Beschaffung , der Matrialwirtschaft und dem Rechnungswesen üblicherweise abgrenzt

Die Anforderungen und Zielen an die operative Beschaffung werden aus dem strategischen Gesamtauftrag abgeleitet 

Die Strategische Beschaffung hat die für die Wertschöpfung Ressourcen Bedarfs gerecht und wirtschaftlich auf dem Beschaffungsamrkt zu beschaffen und mithilfe der operativen Beschaffung im Unternehmen bereitzustellen 

Aus diesem Gesamtauftrag lassen sic die zwei Kernausssagen zu den im Folgenden aufgeführten Hauptanforderungen und Hauptziel der operativen Beschaffung abgeleitet : Bedarfsgerecht und Wirtschaftlich

• Die Richtige Beschaffungsobvjekte 
• Zur Richtigen Zeit 
• Am Richtigen Ort 
• Richtige Menge 
• Richtige Qualität
• Richtige Kosten 
• Richtige Information

• Hohe Liferbereitschaft und Lifertreue 
• Hohe Versorgungssicherheit 
• Kurze Wiederbeschaffungs und Durchlaufzeiten 
• Hohe Flexibilität 
• Hohe Qualität 
• Hohe Wirtschaftlichkeit 
• Niedrige Kapitalbindunf 

Die wesentlichen Funktionen der operativen Beschaffung im Gesamtorozess sind : 

• Planung der Opertiven Beschaffung 
• Disposition der operativen Beschaffung 
• Bestellentscheidungen 
• Koordination der operativen Beschaffungsabwicklung 
• Anliferung- und wareneinganlogistik 
• Operatives Beschaffungscontrolling

Die drei Phasen des Beschaffungsprozesses : 

Abbahnungspahse 

Vereinbarungspahse 

Abwicklungspahse 

• hohe Liferberitschaft und Lifertreue (Termineinhaltung) 
• Hohe Versorgungssicherheit 
• Kurze Wiederbeschaffungs und Durchlaufzeiten 
• Hohe Flexiblität 
• Hohe Qualität 
• Hohe Wirtschaftlichkeit 
• Niedrige Kapitalbindung

Zu ermittelnde Warenbedarfsarten sind : 

• Investitionsbedarf : waren die im Produktions oder Handelsbetrieb beschafft oder hergestellt werden, um betriebsinterne verkaufsfähige Fertigwaren oder Dienstleistungen herzustellen 
• Konsumwarenbedarf: Verkauffähiger Primärbedarf für den direkten Weiterverkauf durch Handelsbetrieb (gross oder Detailhandel) an Konsumenten
• Produktionsbedarf: Sekundär , Tertiär , Brutto und Nettobedraf für die Produktion 
• Primärbedarf : Verkaufsfähige Fertigwaren 
• Sekundärbedarf: waren wie Baugrupprn und Teile zur Herstellung des Primärbedarf 
• Tertiärbedarf : Verbrauchsabhänige Betriebsmittel und Hilfstoffe 
• Bruttobedarf : Warenbedarf vor Abzug der Vorräte und offenen Bestellungen. 
• Nettobedarf : Warenbedarf nach Abzug der Vorräte und offenen Bestellungen

• Geplanter großer Investitionsbedarf das bewilligte Jahresbudget der Finazabteilung 
• Geplanter oder ungeplanter kleinere oder mittlere Investitionsbedarf das bewilligte jährliche Abteilungsbudget der internen Abteilung 
• Primär und Konsumwarenbedarf: die Jährliche oder rollende Primärbedarfsermittlung mittels Absatzplan durch die Verkaufs / Marketing Abteilung 
• Produktionsbedarf : Sekundärbedarfsermittlung mittels Stückliste durch die Matrialwirtschaft (AVOR) 

• Vergangenheitsorientiert aus Verbrauch zurückliegender Zeitperioden bestimmt 
• Gegenwartsorientiert : ungeplanter Spontanbedarf 
• Zukunftsorientiert : geplanter bedarf aus Zukunftsprognosen

• Stochastisch (Verbrauchsorientiert)  : Hochrechnung aus zurückliegenden Verbrauchsmengen 
• Deterministisch (auftragsorientiert) : ermittelt aus den Auftragsbeständen und Stücklisten 
• Heuristisch (geschätzt) : Ohne Referenzwerte hypothetisch geschätzt 

Mit der Absatzprognose werden die Absatzmöglichkeiten hinsichtlich Art, Menge und Zeitraum des Primärbedarfs mittels obiger terminlicher und mengenmäßiger Ermittlungsmethoden vorausgesagt und im Absatzplan eingetragen 

Dazu werden MArkt und Verkaufsdaten (z.b Informationen über Kundenanforderungen , Preisentwicklung oder Entwicklung der Nachfrage aufgrund der Verkaufsdaten der vergangenen Periode ) erhoben und in die Zukunft fortgeschrieben 

Diese Fortschreibung geshieht mittels verschiedenen Prognosenverfahren. Ein Eine Absatzprognose kann auch nur aufgrund von zu erwartenden oder bereits fest zugesagten Kunden Aufträge erfolgen 

Aufgrund der Absatzprognose wird der Absatzplan erstellt . In ihm Werden Art , Menge und Zeitpunkt der Verkaufenden Fertigwaren bestimmt

Der im Absatzplan ermittelte Primärbedarf ist noch nicht der tatsächliche einzukaufende Konsumwarenbedarf oder herzustellende Produktionsbedarf . Dazu müssen noch folgende Faktoren im Beschaffungsplan (Konsumwarenbedarf) oder Produktionsplan (Produktionsbedarf ) ermittelt werden : 

Beim Beschaffungsplan für die Beschaffung des Konsumwarenbedarfs

• Die Lagerrestbestände aus der Vorperiode 
• Die wirtschaftliche optimale Bestellmenge 

Beim Produktionsplan für die Produktion des Produktionsbedarf 

• Wie beim Verkaufsplan die Lagerrestbestände aus der Vorperiode 
• Zusätzlich die optimale Losgrösse aufgrund der vorhandenen Kapazitäten 
• Zusätzlich die technisch mindestmöglichen Durchlaufzeiten aufgrund der vorhandenen Kapazitäten 

Die Ermittlung des Primärbedarfs mittels Verkaufs oder Produktionsplan ist im Grundsatz gleich und kann am Beispiel des Produktionsplans wie folgt aufgezeigt werden

Ermittelt wird bei diesem Beispiel der Primärbedarf aus den Lagerbeständen und der Endmontage des Sekundärsbedarfs in zwei Montagelinien

Wirtschaftlich optimale ist die Bestellmenge , wenn Bestellmenge und Gesamtkosten der Bestellung Ideal aufeinander abgestimmt sind 

Es gibt verschiedene Berechnungsmodelle zur Ermittlung der wirtschaftlichen optimalen Bestellmenege des Primärbedarfs (und Sekundärbedarfs nach Stücklistenauflösung) wie etwa die bekannten Bestellpunkte und Bestellrhythmusverfahren

Eine weiteres bekanntes Berechnugsmodell ist die klassische Losgrössenrechnung nach Andler. Hier werden mit einer Formel die folgenden Faktoren berechnet 

M = Bedarfsmene je Periode 

BK= Auftragsdienst Bestellkosten 

EP= Einstandspreis je Mengeneinheit in Franken 

LHS = Lagerhaltungskostensatz in % 

Die Formel zur Berechnung schaue Foto

Der zu beschaffende oder herzustellende Sekundär - und Tertiärbedarf wird durch eine stufenweise Auflösung des Primärbedarfs in Fertigwarenkomponenten anhand der Stücklistenarten 

• Mengenstückliste 
• Strukturstückliste
• Baukastenstückliste 
• Variantenstückliste 

Über alle Stufen der Stücklistenstruktur von Fertigwaren ermitteln Die Stücklistenstruktur zeigt bei allen Stücklistenarten von oben nach unten 

• Als Strukturstammbaum Oder 
• In Tabellenstruktur 

stufenweise die Auflösung der Fertigware (Auflösungstufe 0) und /oder seiner Komponenten (vorwiegend Baugruppen und Teile der Auflösungsstufen 1,2,3 etc.)

Terminliche Ermittlungsmethoden der Fristen sind : 

• Vergangenheitsorientiert : aus Verbrauch zurückliegender Zeitperiode bestimmt 
• Gegenwartsorientiert : ungeplanter Spontanbedarf 
• Zukunftsorientiert : geplanter Bedarf aus Zukunftsprognosen 

• Stochastisch ( Verbrauchsorientiert ) Hochrechnung aus zurückliegenden Verbrauchsmengen 
• Deterministisch (auftragorientiert)  ermittelt aus den Auftragsbeständen und Stücklisten 
• Heuristisch (geschätzt) ohne Referenzwerte hypothetisch geschätzt 

Ein weiters bekanntes Berechnungsmodell ist die klassische Losgrössenrechnung nach Andler. Hier werden mit einer Formel die folgenden Faktoren berechnet 

M = Bedarfsmenge je Periode 

BK = Auftragsdienst Bestellmenge 

EP = Einstandspreis je Mengeneinheit in Franken 

LHS = Lagerhaltungskostensatz in % 

Die FOrmel zur Berechnung lautet Siege foto

• Mengenstückliste 
• Strukturstückliste 
• Baukastenstückliste 
• Variantenstückliste

Unternehmen müssen aus einer Vielzahl ihre potenziellen Liferanten auswählen und fundiert bewerten. Ein System zur Liferantenberuteilung muss damit leistungsfähig sein , geringen Aufwand bei der Datenpflege erfordern und jederzeit aktuell und vergleichbare Informationen enthalten . Und dies, noch bevor eine Liferung des Liferanten an den möglichen Abnehmer erfolgt Ist. 

Die Liferantenbewertung erfolgt zyklisch aufgrund der Anliferung und Kontakte mit dem Liferanten 

Die Beiden Hauptaufgaben ermöglichen in der Vereinbarungspahse den geeignetsten Liferanten auszuwählen und diesen als Abschluss der Abwicklungspahse kontinuierlich weiterzuentwickeln

• Liferantenauswahl 
• Anfrage 
• Angebot 
• Verhandlung 
• Liferantenbeurteilung

Liferantenvorauswahl , Anfrage

Bei diesem ersten Schritt der Lieferantenauswahl geht es darum , aus den ermittelten Bezugsquellen eine Vorauswahl an Liferanten für die Angebotslegung zu treffen 

Hier gilt generell dass Unternehmen nicht nur bestehende Liferanten berücksichtigen, sondern auch neue Liferanten evtl. auch bessere Lösungen finden sollte 

Neue Liferanten können aufgrund der Liferantenbeurteilung ( siehe nachfolgend) ihrer besseren Leistungen und günstigeren Preise in den Stamm der potenziellen Liferanten aufgenommen werden . 

Zu beachten ist , dass die Neuliferanten Altliferanten ersetzen, damit sich die Anzahl der Liferanten nicht erhöht und die Verwaltungskosten nicht zusätzlich ansteigen. Die operative Beschaffung kann in der Regel nur eine begrenzte Anzahl an Liferanten ausreichend überwachen und steuern . Es ist sinnvoll , mit wenigen , dafür enger angebundenen Liferanten (Rahmen-/Kopperationsverträge ) zusammenzuarbeiten

Liferanten werden durch mündlich oder schriftliche Anfragen aufgefordert , ein Angebot für den vorgegebenen Bedarf zu erstellen. das Spektrum reicht von streng formal geregelten Ausschreibungen bis hin zu formlosen telefonischen Anfragen. Es ist zu unterscheiden , ob es sich um eine erstmalige oder eine wiederholte Anfrage bei dem Liferant handelt.

• Eine Wiederholte Anfrage ist einfacher, den es liegt bereits ein Lieferantenabnehmer Beziehung vor , meist in form eines strategischen Beschaffungsvertrags. Hier entfällt der Vorgänge Schritt der Liferantensuche, und die nachfolgenden Schritte der Beurteilung und Verhandlung können vereinfacht werden. Auch den Ihnhalt von ANfrage und Angebotsdokumentation ist weniger umfangreich, da sowohl die allgemeine Liferantenangaben als auch der Preis ,Konditionen sowie Gewährleistung bereits bekannt und meist auch in einem strategischen Beschaffungsvertrag geregelt sind .
• Die Erstmalige Anfrage kann infolge der damit verbunden Definitionen und Regelungen für beide Seiten viel aufwendiger sein. Zudem sollten Angebote von verschiedenen Liferanten eingeholt werden. Auchder Umfang von Anfrage und Angebotsdokumentation ist je nach Komplexität der Ware oder Dienstleistung höher

Dieser Schritt beinhaltet die Analyse und das Vergleichen der erhaltenen Angebote 

Die meisten von der strategischen Beschaaffung vorgegebenen wichtigsten Kriterien der verschiedenen Angebote wie z.b Qualitätserwartungen , Preis / Kostenbestandteile oder Lieferzusagen werden untereinander verglichen. Das Ergebniss ist entweder die Auswahl des Liferanten oder die Reduzierung auf ein bis drei Angebote , bei denen Erfolgpotenziale in den Verhandlungen gesehen wird. 

Der Input für die Verhandlungen mit den Liferanten ist das Ergebnis aus dem Angebotsprozess der Output ist ein gegenseitig verbindlicher Vorschlag für den Beschaffungsvertrag. Die Verhandlung werden mit dem Ziel geführt, das entsprechende Bedarfsvolumen und die Beschaffungssituation wirtschaftlich zu gestalten und den Beschaffungsvertrag nach den nächsten Schritten Genehmigung und Liferantenbeurteilung abzuschließen . 

Der Aufwand für diese Phase ist abhängig vom Beschaffungsvolumen das zu deckenden Bedarfs sowie von Art und Ihnhalt des Beschaffungsvertrags. Der Verhandlungsstil ist abhängig von der Marktposition der verhandelnden Unternehmen . Die Bandbreite erstreckt sich je nach Art des Beschaffungsvertrags von kurzen Anrufen bis hin zu mehrstufigen und mehrtägige Verhandlungen .

Mögliche erst Liferanten werden vor der Bestellung anhand einer Ckeckliste auf ihre EIgnung hin bezüglich der von der strategischen Beschaffung festgelegten Anforderungen beurteilt. Die Beurteilung umfasst üblicherweise allgemeine Informationen über die Firma , deren Organisation , Preis ,Lifertermine ,Garantien Angaben zu allfäligen Qualitätsmanagementssystem und Leistungs oder Warenauskünfte.

Wo immer sinnvoll oder wenn vorgeschrieben ,wird zur Beurteilung beim Erstliferanten vor Ort ein Audit durchgeführt, Wie die Beurteilung dient dieser zur Abklärung der Konformität mit den gestellten Anforderungen. Dessen Ergebnis wie auch das Resultat der Eingangsprüfung bei der Erstliferung können auf der Checkliste dokumentiert werden 

• Den in den einzelnen Teilfunktionen des Liferantenmanagements schriftlich festgelegten Anforderungen 
• Den von der strategischen Beschaffung aufgrund dieser Anforderung bestimmten und gewichteten Bewertungskriterien 
• Der Liferantenbeurteilung bei Erstliferanten 
• Dem Bericht aus dem Liferanten Audit  (wenn vertraglich festgelegt ) 
• Den Prüfberichten des Liferanten oder des eigenen Wareneingangs 
• Andere Erkentnisse aus dem Beschaffungsprozess (Reklamationen usw.) 

• Anliferqualität 
• Zuverlässigkeit 
• Reklamationen 
• Zusammenarbeit 
• Liferabwicklung 
• Logistik 

Ein System zur Liferantenbeurteilung muss leistungsfähig sein ,geringen Aufwand bei der Datenpflege erfordern und jederzeit aktuell und vergleichbare Informationen enthalten . Und dies, noch bevor eine Liferung des Liferanten an den möglichen Abnehmer erfolgt ist 

DieLiferantenbewertung erfolgt zyklisch aufgrund der Anliferungen und Kontakte mit dem Liferanten